Rechtssichere Digitalisierung und Archivierung mit dem Mac (Dokumenten Management)

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Keule

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Liebe Macuser,

ich will die meiner geschäftlichen Papierunterlagen digitalisieren (scannen), archivieren (DMS) und das Papier danach schreddern. Geschäftliche Dokumente sind zum Beispiel Eingangsrechnungen, Angebote, Telefonrechnungen, Versicherungsdokumente. Wichtige Versicherungs- und Vertragsdokumente werde ich weiterhin als Originalpapier aufbewahren.

Meine Ziele
  • Mehr Platz im Schrank (weniger Papierordner)
  • gescannte Dokumente elektronisch leicht wiederfinden
  • Rechtssichere Archivierung (Anerkennung beim Finanzamt bzw. bei Rechtsangelegenheiten)
Rechtssicher bedeutet nach meinem Verständnis:
Jeder Scan-Vorgang wird dokumentiert, die gescannten Dokumente sind manipulationssicher gespeichert. Weitere Informatmationen habe ich auf der Webseite von Impulse.de, bei der IHK und beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entdeckt.

Meine Frage an Euch
Welche rechtssichere Scan- und Archivierungs-Lösung gibt es für den Mac?

Hinweis 1: Ich will keinen Windowsrechner und keine virtuelle Umgebung (VMWare/Parallesls) aufbauen. Ich schaue nach einer Lösung, die nativ auf Mac OS X 10.12 funktioniert.


Dankeschön,
Keule
 
Ich habe da nur einmal das gefunden:
http://www.documentxpath.com/de/home.html
mit 3000€ sicherlich kein Schnäppchen klingt aber nach einem sorglos Paket... Jedoch müssen dann deine Daten gut gesichert sein also ein 3 Orte backup ist da unumgänglich.
 
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Also ich würde mit dem Festplattendienstprogramm ein AES-256 Encrypted mitwachsendes sparsbundle Image erstellen. Dort alle Verzeichnisse erstellen, also Versicherung, Rechnungen, Abschreibungen usw. und dann die Scanns mit einem nützlichen Namen versehen und dort reinlegen. Das könnte man mit rsync auf eine oder mehrere Platten spiegeln. Zum suchen kann man mit z.B DiskCatalogMaker einen Index anlegen in dem man auch ohne das Image zu aktivieren suchen kann. Der Vorteil: alle Programme bis auf DiskCatalogMaker sind im OSX enthalten. Man könnte auch mit OSX einen durchsuchbaren Index erstellen.
z.B:
ls -R /Volumes/VerschlusseltesImage >> ~/Desktop/`date +%F`' GeschaftsIndex.txt'"
 
Das kommt ein wenig auf den Umfang der zu archivierenden Dokument an.
Online könnte archivwerk.com was sein - gibt natürlich eine menge andere.

Betriebsgröße, Invest Bereitschaft usw. Sind da ausschlaggebend.

Ich hab alles in Devonthink und mehrfach gesichert. Ist jetzt nicht Rechtssicher
aber ausreichend für mich als Einzelunternehmer laut Steuerberater und Betriebsprüfer.
Was ab Dieses Jahr kommt (GoBD und weitere) wird sich zeigen und bestimmt auch einige Gerichte beschäftigen.
 
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wieviele und wie groß insgesamt sind denn eure zu archivierenden dokumente?
wieviel würde man monatlich für's archivieren bezahlen wollen?
 
Tobich schrieb:
Ich habe da nur einmal das gefunden: http://www.documentxpath.com/de/home.html
Zum Vergrößern anklicken....
Dankeschön Tobich. Diese Lösung ist für mich als Einzelunternehmer technisch interessant, preisich jedoch nicht attraktiv.

Atalantia schrieb:
mit dem Festplattendienstprogramm ein AES-256 Encrypted mitwachsendes sparsbundle Image erstellen ... alle Verzeichnisse erstellen ... Scanns ... dort reinlegen.
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Ich Danke Dir Atlantia. Deine Variante ist mir geringem finanziellem Einsatz realisierbar. Allerdings fehlt die vom Finanzamt anerkannte Rechtssicherheit.

user chris schrieb:
Ich hab alles in Devonthink ... nicht Rechtssicher aber ausreichend für mich als Einzelunternehmer laut Steuerberater und Betriebsprüfer.
Was ab Dieses Jahr kommt (GoBD und weitere) wird sich zeigen und bestimmt auch einige Gerichte beschäftigen.
Zum Vergrößern anklicken....
Lieber Chris, Dankeschön für Deine Ausführung. Ich werde eine lokale Variante nutzen.
Umfang: 1 Ordner voller Belege aus den letzten 10 aufbewahrungspflichtigen Jahren + 10 weitere Ordner mit wichtigen Fahrzeug- Versicherungs- und Weiterbildungsunterlagen.
In Summe also 20 volle Ordner, deren Inhalt ich digitalisieren und leicht wiederfinden will.
Fuji ScanSnap ix500 + DevonThink Office Pro ist dafür auf dem Mac geeignet. Wie Du es bereits sagtest: DevonThink protokolliert keinen Scanvorgang. Die dokumente sind nicht manipulationssicher abgelegt. Somit nicht rechtssicher.


Olivetti schrieb:
wieviele und wie groß insgesamt sind denn eure zu archivierenden dokumente?
wieviel würde man monatlich für's archivieren bezahlen wollen?
Zum Vergrößern anklicken....
Lieber Olivetti, zur Archivgrösse habe ich eine Antwort weiter oben genannt. Monatlich werde ich nichts zahlen. (außer den Energiekosten für Rechner und Archivsystem). Ich will eine Kauflösung, die in meiner Büroumgebung steht.
 
Ich wäre bei der Sache eher vorsichtig. Das BSI schreibt beispielsweise auf der verlinkten Seite in einem der Dokumente vor, dass zur Kompression der Scanergebnisse kein „Symbol Coding“ verwendet werden darf. Schaut man sich dann mal den auf folgender Seite dokumentierten Fall an, wird einem schlecht: http://www.dkriesel.com/blog/2013/0802_xerox-workcentres_are_switching_written_numbers_when_scanning

Kurz zusammengefasst, David Kriesel hat ein fehlerhaftes „Symbol Coding“ bei Profigeräten entdeckt. Nun könnte man sagen, nicht schlimm, im Handbuch steht ja drin, bei welchen Scan-Modi dieses Verfahren verwendet wird und bei welchen nicht, muss man sich nur ans Handbuch vom Hersteller halten und ist fein raus. Leider nicht, denn es stellte sich heraus, dass dieses Verfahren auch in den Modi verwendet wurde, bei denen der Hersteller angegeben hat, es werde dort nicht verwendet.
Und genau das ist ein fataler Fehler, denn so ein Bug könnte dann schlagartig dazu führen, dass von heute auf morgen alle Scans nicht mehr den Richtlinien entsprechen. Und wenn dann die Originale vernichtet wurden, steht man dumm da. Gut, wenn der Bug bekannt ist und man dem Finanzamt gegenüber glaubhaft machen kann, dass der Hersteller den Fehler gemacht hat (ist dann nicht schwer), weil eben verbotene Verfahren verwendet werden, obwohl der Hersteller das Gegenteil im Handbuch behauptet hat, wird man da wohl problemlos rauskommen (wobei auch das wohl Zeit und Nerven kosten dürfte). Wenn der Bug jedoch noch nicht bekannt ist, wird es wohl schwierig werden. Denn wenn das Finanzamt in den gescannten Dokumenten beispielsweise auf Grund von besagtem fehlerhaften „Symbol Coding“ Fehler entdeckt (Summen stimmen nicht oder ähnliches), wird das Finanzamt zurecht alle gescannten Dokumente ablehnen und es liegt an dir zu beweisen, dass nicht du den Fehler gemacht hast sondern der Scanner bzw. dessen Hersteller.
 
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Eine kleine Anmerkung zu vielzitierten "Rechtssicherheit", ein Programm kaufen und nutzen ist sicher ein guter Ansatz, aber das alleine ist nicht "rechtssicher", es gehört in jedem Fall eine Verfahrensbeschreibung dazu!

Bei dem von Dir genannten Umfang von 20 Ordnern würde ich persönlich diesen Aufwand nicht betreiben. Suche Dir ein beliebiges DMS aus das Dir gefällt, scanne und verschlagworte die Dokumente, und stelle die Ordner mit den Originalen aus Papier dann in den Keller. Sollte dann jemand die Daten haben wollen aber Dein Verfahren anzweifeln kannst Du getrost auf die Originale zurückgreifen. Und für alles interne kannst Du bequem mit dem DMS arbeiten.
 
mafri schrieb:
es gehört in jedem Fall eine Verfahrensbeschreibung dazu
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aber auch dann ist es doch nicht wirklich überprüfbar. irgendwo beim übergang zum digitalen muss ich eben einfach sagen, hier häng ich ein tag mit meiner signatur dran, weil ich dafür verantwortlich bin. früher wurde ja auch mit unterschrift und fax gearbeitet.
 
Richtig, ansonsten müsste man zunächst jeden einzelnen Scan überprüfen und dafür unterschreiben dass der bildlich mit dem Original übereinstimmt. Aber auch für alles was nach dem Scannen kommt brauchst Du die Verfahrensbeschreibung, wie will man die "Unveränderbarkeit" garantieren? Genau, gar nicht!
 
also mal ganz ernsthaft, das mach ich sowieso, wenn ich papier mit digitalem ersetzen will.
fehler passieren aber und die sind vorher eben auch passiert.
heutzutage kann ich aber rechnunge gleich digital und via schnittstellen übermitteln, dann würde der ganze scanscheiss eh' wegfallen. warum fordert man da nicht entsprechendes anzugehen. einen bisher völlig unnützen digi-personalausweis hat man in DE ja doch schon.
 
mafri schrieb:
wie will man die "Unveränderbarkeit" garantieren? Genau, gar nicht!
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die gibt's doch im analogen auch nicht. das ist es ja, was mich so wurmt. nur weil drei zu blöd sind, richtig zu verfahren oder sogar betrügen, müssen alle anderen mit erhöhtem aufwand agieren.
 
Naja, da gibt es ja immerhin mal die Idee mit dem Zugferd... Aber wir schweifen ab, aus all diesen Gründen würde ich bei dem geringen Belegaufkommen des TE auf den ganzen "Rchtssicher Quatsch" verzichten und einfach eine praktikable DMS Lösung zum Arbeiten nehmen und als Notnagel die Originale eben (mindestens) nach Vorgaben aufbewahren
 
ja, du hast ja recht, sorry fürs OT.

nur kurz noch: frag mal wieviele den witz vom FeRD je gehört haben. :p
 
user chris schrieb:
Was ab Dieses Jahr kommt (GoBD und weitere) wird sich zeigen und bestimmt auch einige Gerichte beschäftigen.
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Das ist genau das, was ich damit gemeint habe...
Ich denke als "kleine" Firma einfach machen und die "wirklich relevanten" Unterlagen aufheben - oder eben den Stb. aufs Auge drücken.

E-Mails müßen ja auch vollständig archiviert werden (nicht nur die Rechnung darin) Das Klappt ganz gut mit DevonThink und den Mailscripten- alternativ eben MailStore.

Bei größeren Firmen läuft das digitale schon seid Jahren - aber das sind dann auch Welten zu einer Einzelplatzlösung.
 
Olivetti schrieb:
die gibt's doch im analogen auch nicht. das ist es ja, was mich so wurmt. nur weil drei zu blöd sind, richtig zu verfahren oder sogar betrügen, müssen alle anderen mit erhöhtem aufwand agieren.
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Hm nja also im analogen Bereich gibt es das Wasserzeichen, oder Spezielles Papier wen ich mich richtig erinnern mag hatte mein Letzter Betreibungsregisterauszug auch ein Wasserzeichen inkl Stempel und Kürzel des Beamten.

Ein Wasserzeichen kann man ja auch in eine Datei machen, nur wie stellt man sicher das die Datei danach nicht mehr manipuliert wird...
 
das kannst du ja eben nie sicherstellen. du kannst aber mittels signatur die manipulation feststellen.

das problem auch im analogen ist doch, dass du annimmst, wenn es einen stempel und ein beamtenkürzel hat, muss es echt sein. es kann aber ja trotzdem manipuliert worden sein.
 
Was meinst du jetzt mit signatur? Wird diese ins Dokument geschrieben? ( BSP: Fußzeile Bearbeitet durch MR:X am 3.1.2016 22:50:22)

Aber angenommen ich habe eine PDF Datei und bearbeite die ändert sich da nicht der Hash wert oä?
 
na, ich meine schon eine richtige digitale signatur, wie in eID, gpg oder acrobat.

genau darum geht's doch, wenn du sie bearbeitest, wurde sie manipuliert.
speichern kannst du dann, gegen manipulation geschützt, auf RO-medien oder glacier vault lock.
 
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