Rechnung per eMail

Jakob

Mitglied
Thread Starter
Mitglied seit
05.01.2004
Beiträge
1.070
Hallo,

sofern der Kunde einwilligt, darf man ja auch Rechnungen per eMail verschicken. Laut UStG (glaube §14) müssen diese aber zertifiziert sein.

Welche am Mac funktionierende und vor allen Dingen kostengünstige Lösung (eigene Zertifikate liegen ja im vierstelligen €-Bereich) nutzt ihr?

Grüße.
 

MacEnroe

Mitglied
Mitglied seit
10.02.2004
Beiträge
19.800
Wieso müssen die zertifiziert sein?

Wenn der Kunde einwilligt, geht es auch ohne Rechnung.

Wenn er sich das PDF ausdruckt, hat er doch was er braucht.

Ich hab schonmal sowas gehört, arbeite aber immer wieder mal
mit Rechnugen per Fax oder PDF, nicht zertifiziert und hatte
noch keine Probleme.
 

Jakob

Mitglied
Thread Starter
Mitglied seit
05.01.2004
Beiträge
1.070
Die Rechnung ist nicht gültig, wenn digital und nicht zertifiziert (UStG §14 Abs. 3). Natürlich kann der Kunde sie sich ausdrucken und Du kannst hoffen, dass das Finanzamt das bei einer Prüfung nicht rausfindet. Aber das kommt nicht besonders professionell, ist illegal und wozu der Umstand, wenn es relativ kostengünstige Lösungen da draußen gibt?
Kennt jemand eine verlässliche?
 

Mure

MacUser Mitglied
Mitglied seit
05.12.2006
Beiträge
365
Bei jedem Mobilfunkunternehmen kannst Du alles per Rechnung Online machen also frage ich mich was daran zertifiziert sein muss.
 

Nik13

Mitglied
Mitglied seit
21.07.2006
Beiträge
2.039
Wieso müssen die Rechnungen zertifiziert sein ?
Gilt nicht für Mails so ziemlich das gleiche Recht (Briefgeheimnis e.t.c.) wie auch für Briefe ?
 

Jakob

Mitglied
Thread Starter
Mitglied seit
05.01.2004
Beiträge
1.070
Damit „Echtheit der Herkunft“ und „Unversehrtheit des Inhalts“ gegeben sind.
Bei Fragen empfehle ich wirklich mal den verlinkten Gesetzestext oben zu lesen.

Ich habe auch längere Zeit die einfach per verschlüsseltem PDF geschickt, aber im Falle einer Steuerprüfung sind die eben alle nichtig, was sowohl für einen selbst als auch für den Auftraggeber sehr ärgerlich werden kann.
(Die Finanzämter sind oft entgegenkommend: Nach Ausdruck und Nachweis von Ein- und Auszahlungen werden die Rechnungen nachher meist anerkannt. Aber ich möchte auch nicht, dass ein Kunde mich anrufen und nach gültigen Rechnungen für die letzten fünf Jahre fragen muss.)

Gibt es keinen, der hier seine Rechnungen gesetzmäßig verschickt oder weiß, wie es am Mac gehen würde?
 

hns

Mitglied
Mitglied seit
16.09.2004
Beiträge
315
Ich habe mal das hier gelesen: http://www.jurpc.de/aufsatz/20020099.htm und es ganz laienhaft so verstanden:

Eine Rechnung ist eine Urkunde. Und eine Urkunde kann nur physisch auf Papier (ausnahmsweise Fax) übermittelt werden.

Die Datei aus der die Urkunde gedruckt wird ist selbst keine Urkunde. Und der Empfänger darf die Urkunde nicht selbst ausdrucken. Sondern der Rechnungssteller muß wohl auf demselben Drucker dieselbe Datei zweimal ausdrucken und ein Exemplar aufheben, so daß man das bei Streitigkeiten miteinander vergleichen kann. Deshalb gab es früher Kohlepapier :)

Wie das nun mit einer PDF-Datei ist, wo man schwerlich einen Unterschied feststellen kann, konnte ich da aber auch nicht rauslesen.

-- hns
 

pipe

Mitglied
Mitglied seit
27.12.2005
Beiträge
269
Mure schrieb:
Bei jedem Mobilfunkunternehmen kannst Du alles per Rechnung Online machen also frage ich mich was daran zertifiziert sein muss.
Darum bekommt man sie auf Wunsch mit Signatur. Zumindest bei seriösen Unternehmen. Ohne Signatur kannst du sie dir bei einer strengen Finanzamtprüfung ans Bein schmieren.
 

NetNic

Mitglied
Mitglied seit
02.12.2004
Beiträge
1.986
Die Strato AG verschickt z.B. ihre Rechnungen per eMail, inkl. digitaler Signatur.

Ohne Sig würde ich nichts per eMail machen.
Wie einige hier schon geschrieben haben:
Im Falle einer Steuerprüfung kann es dann evtl. passieren, dass diese Rechnungen nicht anerkannt werden.

Ok, bei einer Rechnung über 20,- Euro für z.B. CD-Rohlinge ist das nicht schlimm, dass kann man dann zur Not noch verkraften.
Aber wenn es um größere Summen geht....
 

hns

Mitglied
Mitglied seit
16.09.2004
Beiträge
315
Ich glaube die in dieser Diskussion ungeklärte Frage ist woher ein Prüfer überhaupt wissen kann, daß es eine elektronisch übermittelte Rechnung ist? In der Akte sind ja nur die Ausdrucke abgelegt. Und auf denen (z.B. meinen Strato-Rechnungen) steht überhaupt NICHT drauf, daß das eine elektronische Rechnung ist. Also kann sie genausogut per Post gekommen sein. Das kann ich i.d.R. genausowenig beweisen.

-- hns
 

wike63

Mitglied
Mitglied seit
24.03.2005
Beiträge
33
Bei 1&1 oder T-Online habt ihr i.d.R. einen Abbuchungsauftrag unterschrieben. Die Rechnung dient als Nachweis der Kosten, das Geld wird automatisch eingezogen. Kunden, die auf Rechnung zahlen, bekommen nach wie vor die Rechnung mit einem Überweisungsträger oder der Forderung, den Betrag zu überweisen, zugeschickt (also ein Original). Gleiches gilt für Versicherungen ect.

Wenn ich einem Kunden eine Rechnung schreibe, muss diese physisch vorliegen und von mir unterschrieben sein. Ansonsten wird diese zumindest hier im Rhein-Main-Gebiet vom Finanzamt nicht anerkannt. Im Übrigen fordern alle meine Kunden eine Originalrechnung. Ausserdem bin ich der Meinung dass der Kunde ein Recht auf eine gute und nachvollziehbare Rechnung hat, die er anfassen kann, mit einem Eingangstempel und seinen Bemerkungen versehen kann und zu seinen Akten heften kann (die Mail wird er gleichfalls ausdrucken und weitergeben). Eine Mail empfinde ich als unpersönlich (ist Geschmackssache).

Aber mit der neuen "Gesundheitskarte" soll jedermann/frau in Genuss der elektronischen Unterschrift kommen.

"Guckst du hier:"

http://www.heise.de/newsticker/meldung/52694


http://www.krankenkassen.de/gesundheit/Gesundheitskarte/


Bis es mit der preiswerten digitalen Signatur auf der Gesundheitskarte in 2008 so weit ist, kann der Kunde ja einen Abbuchungsauftrag unterschreiben.
Dann ziehst du per Lastschrifteinzug den Betrag von seinem Konto ein und sendest ihm die Rechnung per Mail ;-)
 

NetNic

Mitglied
Mitglied seit
02.12.2004
Beiträge
1.986
hns schrieb:
Ich glaube die in dieser Diskussion ungeklärte Frage ist woher ein Prüfer überhaupt wissen kann, daß es eine elektronisch übermittelte Rechnung ist? In der Akte sind ja nur die Ausdrucke abgelegt. Und auf denen (z.B. meinen Strato-Rechnungen) steht überhaupt NICHT drauf, daß das eine elektronische Rechnung ist. Also kann sie genausogut per Post gekommen sein. Das kann ich i.d.R. genausowenig beweisen.

-- hns
Na ja, es kommt wahrscheinlich auch ein bisschen auf die "Optik" der Rechnung an:
Wenn du das PDF in einer einigermaßen ordentlichen Qualität ausdruckst, wird er da bestimmt nicht drüber stolpern.
Nur wenn man z.B. deutlich sieht, dass das Teil selbst ausgedruckt ist (schwarz-weiß auf irgendeinem Gammelpapier, am besten noch schräg), wird er wahrscheinlich auch mal nachfragen.

Der Typ hat ja keinen "Ist-das-eine-eMail-Rechnung?-Scanner" dabei. ;)
 

Katrin

Mitglied
Mitglied seit
12.07.2002
Beiträge
327
In einem von der IHK-Website heruntergeladenen PDF zum Thema Pflichtangaben auf Rechnungen – Stand August 2006 heißt es u. a.:

"Auch bei Rechnungen, die von oder an ein
Computertelefax oder per E-Mail übermittelt
werden, handelt es sich um elektronisch
übermittelte Rechnungen. Das heißt, dass
auch in diesen Fällen eine qualifizierte
elektronische Signatur oder eine qualifizierte
elektronische Signatur mit Anbieter-
Akkreditierung erforderlich ist. Nicht
erforderlich ist eine qualifizierte elektronische
Signatur ausschließlich bei der Übertragung
von Rechnungen von Standard-Telefax an
Standard-Telefax."


Nun habe ich bereits an mehreren, so hoffte ich, kompetenten Stellen agerufen, wo man eine solche Signatur denn herbekäme, doch es herrscht offensichtlich Verwirrung:

IHK: "Da kann ich jetzt nicht sofort Auskunft geben. Für Sie wäre das aber viel zu teuer. Versenden Sie die Rechnungen lieber per Post." – Hmm, nicht sehr aufschlussreich.

Meine Bank: "Haben wir nie gehört. Wenden Sie sich bitte an Ihr Finanzamt." – Ok, warum nicht ...

Finanzamt: "Der Rechnungsempfänger muss nur mit der elektronischen Übermittlung einverstanden sein. Dies kann stillschweigend durch mehrmalige Praktizierung oder formlos geschehen. Dann kann er sich die Rechnung ausdrucken, diese ist somit gültig.":confused:

Meine Frage, ob ich mich ohne diese Signatur nicht auf rechtlichem Glatteis bewegte, konnte nicht klar beantwortet werden. Ich wäre sehr an Euren Erfahrungen zu diesem Thema interessiert. Besonders interessant sind ja die Angaben zu den Kosten eines solchen Zertifikats: Von 20 € bis vierstellig :eek: ...
 

Mr. D

Mitglied
Mitglied seit
24.10.2003
Beiträge
3.402
Bei mir in der Firma verschicken wir auch zertifizierte Rechnungen. Diese werden von einer Tochtergesellschaft der Telekom www.global-esign.com signiert. Technisch läuft das so ab. Wir senden täglich alle Rechnungen als PDF per sftp auf deren Server. Dort werden diese nacheinander abgearbeitet und in ein Verzeichnis gelegt, wo wir diese dann automatisiert wieder als .zip abholen. In dem ZIP-Archiv ist dann sowohl das PDF als auch die dazugehörige Signatur-Datei P7S. Anschließend kann der Kunde dann wiederum auf einer Seite von Global Esign PDF und Zertifikat überprüfen.
 

yens

Mitglied
Mitglied seit
14.11.2003
Beiträge
345
So eine Signatur ist mal wieder typisch Deutschland.
Unnötige komplizierte Bürokratie ohne Ende.

Ich habe für mich beschlossen diesen Quatsch einfach zu ignorieren. Ich verschicke meine Rechnungen ganz normal per E-Eail an meine Kunden. Und bekomme auch Rechnungen(teilweise auch von großen Firmen ohne Signatur) per E-Mail die ich ausdrucke und abhefte. Und wenn der Steuerprüfer kommen sollte behaupte ich, ich habe alles per Post bekommen. Viel Spaß dabei das Gegenteil zu beweisen.

Mal was anderes. Muss ich eigentlich die Orginale meiner Rechnungen vorhalten. Oder genügt eine Kopie? Oder kann ich Sie auch einscannen und Digital vorhalten?

Gruß Jens
 

Augustus

Mitglied
Mitglied seit
18.03.2005
Beiträge
35
wike63 schrieb:
Wenn ich einem Kunden eine Rechnung schreibe, muss diese physisch vorliegen und von mir unterschrieben sein.
Seit wann muss eine Rechnung denn unterschrieben sein?
Ich habe in meinem ganzen Leben noch keine unterschriebene Rechnung gesehen!
 

2nd

Mitglied
Mitglied seit
25.07.2004
Beiträge
9.020
yens schrieb:
Mal was anderes. Muss ich eigentlich die Orginale meiner Rechnungen vorhalten. Oder genügt eine Kopie? Oder kann ich Sie auch einscannen und Digital vorhalten?
Welcher Rechnungen meinst Du yens? Die, die an Dich gestellt werden?

2nd
 

phoenix2004

Mitglied
Mitglied seit
10.06.2005
Beiträge
699
wike63 schrieb:
...Wenn ich einem Kunden eine Rechnung schreibe, muss diese physisch vorliegen und von mir unterschrieben sein....
Ein skupelloser Kunde schreibt einfach "BAR ERHALTEN AM ......" über Deine
Unterschrift, heftet diese ins Kassenbuch und fährt von DEINER Kohle in den Urlaub. ;-)
 

hns

Mitglied
Mitglied seit
16.09.2004
Beiträge
315
yens schrieb:
So eine Signatur ist mal wieder typisch Deutschland.
Unnötige komplizierte Bürokratie ohne Ende.
Ich glaube das ist der Knackpunkt. Eine Rechnung per Post oder notfalls noch normalem Telefax braucht keine Unterschrift (!) und sollte auch keine haben...

Eine elektronische Rechnung muß eine haben. Das soll einer verstehen. Vor allem, da es schon so viele Scheinrechnungen (vermutl. auf Papier) gegeben hat, über die in der Presse bei verschiedenen Bestechungs- und Betrugsvorgängen berichtet wird.

-- hns