Prozess-Planer

[McOdysseus]

Hallo zusammen!

Ich werde in Zukunft beruflich mit eine Vielzahl paralleler Prozesse konfrontiert sein, die zwar von der Grundstruktur ähnlich, jedoch nie genau gleich sind. Dazu gehören unter Anderem veränderliche Kundenwünsche mit unterscheidlichen Anforderungen an Reaktion, anzusprechende Kooperationspartner (und natürlich die Reaktion diesen gegenüber...) undsoweiter....

Meine Frage wäre, ob es für solche Dinge ein probates Hilsmittel in Form eines Programmes gibt, das eine graphische oder Listenartige Unterstützung bietet. Damit meine ich keine Gantt-Diagramme, da meine Erfahrung hierbei ist, daß diese erst dann wirklich effektiv sind, wenn man den ganzen Tag nix Anderes macht, als die Dinger zu pflegen...

Kurz: Ich suche ein Programm (möglichst für OS X und Windows), in dem ich (für mich alleine) Projekte anlegen, To-Do-Listen zuordnen und Termine setzen kann, das einigermaßen übersichtlich ist. (...letzteres hängt natülich auch von der Selbstorganisation ab.)

Vielen dank schon mal für Eure Tipps!

 

[bjbo]

Hallo!

Das sind schon sehr spezielle Anforderungen. Ich selbst arbeite in einem Unternehmen, dass Tools für Prozessmodellierung, Verwaltung und Maintenance entwickelt und verkauft. Es ist durchaus möglich, wenn man das entsprechende "Vokabular" beherrscht, diese Prozesse sehr gut abzubilden und auch Workflows anzuhängen, die bei entsprechenden Stellen ausgelöst werden und den Prozess weiterlaufen lassen. Problem könnte der Preis werden, es handelt sich da eher um ein Toolset für Unternehmen, die als Gesamtheit ihre Prozesse organisieren.

So wie deine Beschreibung klingt, benötigst Du eine Software, die irgendwo ein Mittelding zwischen Prozess- und Projektmodellierung/Verwaltung/Darstellung liegt. Da ist mir persönlich nichts bekannt, wäre aber für Tipps ebenfalls dankbar.

Privat würde ich mich vielleicht mit Stift und Zettel hinsetzen und die Prozesse abbilden und schauen, ob man das nicht mit einem Tool wie Visio oder Omniplan (Problem Gantt-Charts, ansonsten genau das was Du auf deinem Wunschzettel hast) abbilden und verwenden kann. MS Project kann ebenfalls nur Gantt-Charts. Eigentlich fallen mir da nur Tools ein, die Gantt-Charts verwenden, um zeitliche Abläufe und Abhängigkeiten abzubilden.

Was eine Möglichkeit wäre... eine Kombination aus zwei Programmen. Ein GTD-Tool wie Things in Verbindung mit einem Tool wie Omniplan. Nicht optimal, aber besser als nichts, da man automatische Erinnerungen bekommt und auch Termine automatisch in den Kalender geschrieben werden.

 

[Willeswind]

Ok, du wirst jetzt ziemlich vieles auf einen Haufen. Prozesse, Projekte, Timemanagement, ...

Ich verstehe dich so, dass du in verschiedenen Prozessen jeweils einzelne Aktivitäten zu absolvieren hast, richtig? Es geht also nicht darum, eigene Prozesse zu definieren, Projekte zu managen oder was auch immer.

Die Einzelaktivitäten zeichnen sich dadurch aus, dass du (mehr oder weniger) definierte Inputs bekommst (Antrag zur Freigabe, Bearbeitung, ...), diese mit (mehr oder weniger) definierten Tools&Techniques bearbeitest (gesunder Menschenverstand, Rechnerei, Anwendung, ...) und als Ergebnis einen (mehr oder weniger) definierten Output lieferst (Arbeitsergebnis, Go/No-Go, Empfehlung, ...) Der Input kommt üblicherweise von der gleichen Quelle (Projektleiter, Kunde, ein System, ...), der Output geht retour oder an den nächsten Bearbeiter.

Wenn ich das richtig verstehe, hilft dir (als einfachstes Mittel) Outlook. Du kannst je nach Prozess, zu dem die Aktivität gehört, farblich getrennte Kategorien definieren. Jeder Anfrage (Input) wird zu einer Aktivität in Outlook, mit Datum, Reminder, Kategorie, etc. Das reicht für die meisten Fälle.

Wenn dir das nicht taugt, dann empfehle ich ein Ticketsystem. Es gibt da zum Beispiel Jira, das sehr einfach aufgebaut ist, selbsterklärend, mit Dashboard, damit du den Überblick über alles Phasen hast, etc. Kostet für privat bzw. Einzelpersonen (fast) nichts, muss aber auf einem Webserver installiert werden. Weiss nicht, inwieweit du das in der Firma machen kannst.

Lat but not least: Die Geheimwaffe. Der Killer: EXCEL. Kann alles. Besser.

Edit: Falls ihr in der Firma Sharepoint verwendet, geht das auch super damit. In Excel die Struktur vorgeben, nach Sharepoint importieren, dort verschiedene Filter, Sichten, Notifications, etc. bauen. Geht recht einfach.

 

[Maex]

Ich glaub du musst das noch mal konkreter formulieren. Für mich hört sich das eher nach Projektmanagement an.
Evtl. reicht dir eine webbasierte Freeware wie redmine aus: http://www.redmine.org

 

[McOdysseus]

Danke schon mal für die Antworten!


Also meine Aufgabe ist konkret, Kostenvoranschläge mitsamt externen Dienstleistungen zu generieren. Dazu stellen sich pro Anfrage unterschiedlichste Aufgaben, Konstellationen der externen Leistungen und vor Allem Kontaktpersonen. Aus diesem Grund bestehen auch keine einheitlichen Prozesse, sondern entwickeln sich aus der Reaktion des Kunden auf Vorschläge von uns. (Wir haben sowohl Profi- als auch Rookie-Kunden, von den internationalen, denen man die Prüfungsvorgaben der Bundesoberbehörde verklickern muß gar nicht zu reden.)

Das von mir gesuchte Programm soll erstmal nur von mir genutzt werden, als Gedächtnisstütze und eben To-Do-Liste, so daß ich die einzelnen Tasks erfasse (um sie nicht zu vergessen!) und in eine "Reihenfolge" bringe, um den Fortschritt ablesen zu können. Ein Vernetzen mit anderen Kollegen ist vorerst ausdrücklich nicht gewünscht. Ich will erstmal selbst Routine bekommen, ohne auf Andere Rücksicht nehmen zu müssen. Wenn ein Kollege das gleiche Programm nutzen würde, wäre das natürlich zum Erfahrungsaustausch und späteren Vernetzen supi.

Wille, für Sharepoint sind wir zu klein. Gibt es eine Stelle im Netz, wo einem durchschnittlich begabten Excel-Anwender gezielte Fragen zu diesem Themenbereich beantwortet werden?

Um das nochmal klar zu machen: Ich suche ein kleines, schlankes Programm, mit dem ich meinen wirren Geist projektbezogen auf den neuesten Stand bringen kann, das mir (bei entsprechender Pflege) kurz bescheid gibt, wem ich noch antworten, danken, in den Hintern treten muß.

Ich suche ausdrücklich KEIN Programm-Monster, das alles kann, aber erst nach einer Schulung von mehreren Wochen, das mir dann freudestrahlend erzählt, daß der Kardiologe in Lummerland gerade einen F*rz gelassen hat.

Puh, ich hoffe, ich konnte meine (wahrscheinlich überzogenen) Erwartungen etwas präzisieren.

Maex, danke für den Tipp, ich werde mir das mal ansehen und Feedback geben.

 

[Steffen geht ab]

Notizzettel

 

[Willeswind]

Wille, für Sharepoint sind wir zu klein. Gibt es eine Stelle im Netz, wo einem durchschnittlich begabten Excel-Anwender gezielte Fragen zu diesem Themenbereich beantwortet werden?

Also, eine gute Hilfe für Excel-Geschichten ist hier: http://www.office-loesung.de

So wie ich dich verstehe, brauchst du tatsächlich kein Projekt- oder Prozessmanagement Tool, sondern eine Todo-Liste, die unterscheidet zwischen

• Projekt/Prozess/Kunde
• Beschreibung der Aufgabe
• Status der Aufgabe (offen/in Arbeit/erledigt) -> Das kann angepasst werden, z. B. (Entwurf fertig, Ext. Lieferant angefragt, Angebot erhalten, zusammengerechnet, Kostenvoranschlag eingereicht, ...)
• Priorität
• Notizen (Warten auf Antwort von x, Absprache mit y, ...)
• Termin (gerne mit Reminderfunktion)

Zufälligerweise hat mein Lieblingsexcel genau das!
Ich kann es gerne anonymisieren und dir dann schicken.

 

[McOdysseus]

Dafür wäre ich Dir sehr dankbar und würde eine Runde Bärenfutter springen lassen!
(Der von der Stadt aus gesehen linke sah arg abgemagert aus.)

 

[Willeswind]

Dafür wäre ich Dir sehr dankbar und würde eine Runde Bärenfutter springen lassen!
(Der von der Stadt aus gesehen linke sah arg abgemagert aus.)

Oben am Graben stehen regelmässig kleine Touristenkinder. Ich denke, die Bären wären sehr dankbar, wenn mal eins davon versehentlich in den Graben geschubst wird.

 

[Maex]

Ich glaube das dir eigentlich redmine mehr als ausreicht, da es all das was du beschreibst abdeckst. Zusätzlich hast du die Funktion es in Zukunft auch mit mehreren Leuten zu benutzen.
Vielleicht solltest du (falls nicht schon vorhanden) auch noch über ein CRM-Tool nachdenken, in Kundendaten speichern und jede Art von Kommunikation dokumentieren kannst (evtl. wäre das was für dich: http://www.fatfreecrm.com).

 

[funkjoker]

also wir sind eine kleine Firma und wir nutzen SuperOffice für genau solche Sachen. Das ist allerdings kostenpflichtig......aber kannst ja mal auf www.superoffice.de selber schauen.....

 

[wiimac]

Wie wärs zB. mit Daylite? http://marketcircle.com/daylite/
http://www.youtube.com/watch?v=rfkMG9exhVg

 

[ProUser]

Hallo zusammen!

Ich werde in Zukunft beruflich mit eine Vielzahl paralleler Prozesse konfrontiert sein (..)

Meine Frage wäre, ob es für solche Dinge ein probates Hilsmittel in Form eines Programmes gibt (..)

Kurz: Ich suche ein Programm (möglichst für OS X und Windows), in dem ich (für mich alleine) Projekte anlegen, To-Do-Listen zuordnen und Termine setzen kann, das einigermaßen übersichtlich ist. (...letzteres hängt natülich auch von der Selbstorganisation ab.)

Mir scheint fast, Du suchst Revolver Office bzw. Revolver Solo

Organizer, Projekte, Zeiterfassung, Faktura, Controlling

Für Mac OS X/Wndows/(bald auch) iOS

Alle Daten liegen bei Ihnen - kein riskantes Fremd-Hosting

Vielen dank schon mal für Eure Tipps!

Bitte, bitte..

 

[McOdysseus]

Ganz herzlichen Dank dafür, daß Ihr alle geantwortet habt!

Ich werde das alles mal ausprobieren und dann meine Erfahrungen berichten. Ich hoffe, der Thread ist für andere user mit ähnlichen Problemen nützlich.

 

[psi]

Und nu?

 

[wiimac]

Und nu?

ja, würde mich auch interessieren....

 

[Maex]

Mich auch, aber wahrscheinlich ist schon jeder Prozess verplant ;