Papierloses Büro?

Udo2009 schrieb:
Mensch, frag doch einfach mal beim Finanzamt nach, wieviel Wert die auf "Revisionssicherheit" legen... was ich darüber gelesen habe, dann ist das was für Unternehmen, wie die Bahn, Thyssen-Krupp, etc. - aber nicht für den Einmann Unternehmer, der noch nicht mal doppelte Buchführung machen muss...
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Ob die darauf jetzt Wert legen oder nicht spielt gar keine Rolle, in 5 Jahren kann das anders aussehen und.
 
Udo2009 schrieb:
Mensch, frag doch einfach mal beim Finanzamt nach, wieviel Wert die auf "Revisionssicherheit" legen... was ich darüber gelesen habe, dann ist das was für Unternehmen, wie die Bahn, Thyssen-Krupp, etc. - aber nicht für den Einmann Unternehmer, der noch nicht mal doppelte Buchführung machen muss...
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Das ist das Problem - der MA am Telefon kann die viel erzählen, wenn eine Prüfung kommt, gilt das Gesetz und wie der Prüfer dieses interpretiert.

So einfach ist das mit dem Deutschen Staat leider nicht ;)
 
Ich bekomme ein papierloses Büro nicht hin. Ich brauche etwas, was auf dem
Schreibtisch liegt, damit ich weiß, ich habe noch was zu tun. Ebenso mag ich
den Ausdruck von wichtigen Dokumenten im Ordner im Schrank zu wissen ...

Meine Steuersachen brauche ich auch "offline", bzw. "analog" - was, wenn mal
die HD abraucht?
 
Hausbesetzer schrieb:
... gilt das Gesetz und wie der Prüfer dieses interpretiert.
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Dieser Passus aus der Abgabenordnung ist auch für Einzelunternehmer wichtig: "(6) Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige."
Zollunterlagen müssen auch in Papierform aufbewahrt werden.
Alle anderen Vorschriften - auch die des HGB - treffen m. E. auf einen Klein-/Einzelunternehmer, der keine doppelte Buchführung machen muss, sondern nur eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, nicht zu.
Macht doch nicht alle Pferde scheu, nur weil wieder ein Schlagwort durch die Gegend geistert....
 
Diplo schrieb:
...
Meine Steuersachen brauche ich auch "offline", bzw. "analog" - was, wenn mal
die HD abraucht?
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Time Machine auf die TC, Plattenklon via CCC, existenzielle Daten via Devonthink auf dem iPad, Cloudsicherung auf zwei Kontinenten. Wenn das alles mal nicht mehr erreichbar ist, hab ich und die Welt wahrscheinlich andere Probleme als ein paar physisch vorhandene Schriftstücke lösen könnten.
 
Seit unsere Firma auf Papierlos oder besser gesagt "weniger Ausdrucken" umgestellt hat, hat sich der Papierverbrauch nahezu verdoppelt..

Verkehrte Welt..:)
 
das papierlose büro ist bei mir sowas ie ein hobby. grundsätzlich gibt es bei mir noch die üblichen ordner für den büroservice und den steuererberater. aber: die stehen bei mir weit weg in der garage, zum arbeiten brauche ich die nicht. und bei einer betriebsprüfung bekommt der prüfer halt den garagenschlüssel ...

aber daraum geht es mir gar nicht. meine hilfsmittel für mein papierloses büro sind:

devonthink pro office
evernote pro auf ipad, iphone, macs und win7 rechner mit wacomtablett
diverse iPads mit bamboo paper und stift
google gdrive
dokumentenscanner scansnap s1500m
einen stempel mit "HANDNOTIZ"
eine schublade mit der beschriftung: noch zu scannen, noch NICHT archiviert
eine schublade mit der beschriftung: bereits in devonthin archiviert. (das geht dann in die papierbuchhaltung zum büroservice)

also, jedes dokument was per post kommt wird sofort archiviert. email-rechnungen werden ausgedruckt aber auch elektronisch in devonthink archiviert. telefonnotizen und kundengespräche werden per handschrift in evernote gesammelt. geschrieben entweder auf dem iPad oder direkt mit dem grafiktablett unter win7 in evernote.
anfallende papiernotizen wie zb. zeichnungen, abmaßungen oder zettel von kunden bekommen den stempel HANDNOTIZ und ab rein in devonthink.

der sinn vom ganzen ist dinge schneller zu finden.
welch grösse hatte doch gleich mal das bestellte polo vom kunden? ich krame dann nicht papierkorb durch um den postit zu finden, sondern sehe in devonthink unter HANDNOTIZ nach.
wo hast du die akkus von der APC bestellt? mist der ordner ist noch beim steuerberater ..., nein! ich sehe in devonthink nach!

mahnung vom lieferanten bekommen? kann gar nicht sein! rechnungsnummer eingeben, die archivierte rechnung zusammen mit gescanntem kontoauszug als PDF zum lieferanten gemailt. sorry, war ein versehen...
zeitdauer dafür, keine 5 minuten. auftragsnummer? schadenfreiheitsrabatt, äh, moment....
mach das mal alles mit klassischer ordnerführung.

also, es geht mir selbst nicht darum ob das papierlose büro nun eine buchprüfung standhält, sondern darum betriebliche abläufe zu beschleunigen und die zettelwirtschaft im alltag abzuschaffen. und DAS habe ich geschafft.
 
Devonthink Pro Office habe ich hier auch schon seit Jahren und mache die Kundenverwaltung damit, speichere Rechnungen, Angebote etc.
Aber für ein Papierloses Büro taugt es meiner Meinung nach nichts, da die Dateien alle wild durcheinandergewürfelt auf der Festplatte abgelegt werden.
Ein Auffinden bestimmter Dateien ohne Devonthink ist unmöglich.
Dann lieber die Dateien sinnvoll benennen, tags direkt im PDF speichern, OCR, und so kann man diese auch überall und unabhängig wiederfinden.
Spotlight leistet hier hervorragende Dienste.
 
ich mag mich ja auf immens dünnes eis begeben, aber ich archiviere seit beginn meiner selbstständigkeit fast ausschließlich auf papier, digital gesendete rechnungen drucke ich aus, weil mein steuerberater sie in papierform benötigt. digital vorliegende sachen archiviere ich natürlich, was aber eher die ausnahme ist.

ich bin selbstständiger grafiker, habe mehere kunden und bin oft extern in agenturen gebucht.
und ich muss euch sagen: ich lebe mit was für eine gefahr auch immer, weil ich für so ein o.g. procedere definitiv keine zeit habe.

mein papierverbrauch hält sich in grenzen, am ende des jahres habe ich einen dicken aktenordner gefüllt mit belegen, die ich entweder selbst ausgedruckt oder zugeschickt bekommen habe. mit dieser sünde kann ich gut leben. und ich glaube definitiv nicht, dass man mir deshalb später mal das haus unterm ***** wegpfänden wird.

soweit für dieses jahr, guten rutsch euch allen,
al
 
an mondmann

das ist so nicht richtig mit devonthink! devonthink legt alle seine PDFs in einem ordner ab. was anderes als PDFs archiviere ich mit diesem programm auch nicht. also, keine mails, internetseiten, musik, videos, memos etc
also, dokumente werden mit dem dokumentenscanner gescannt, in durchsuchbare PDFs umgewandelt und dann von devonthink in seinem ordner eingeordnet.
schon vorhandene PDFs kann man auch gleich in den sorter von devonthink verschieben und gegebenenfalls später durchsuchbar machen.

diese PDF ablage war ein grund für den kauf von devonthink, nämlich ich komme an meine dokumente auch dann ran, wenn devonthink nicht installiert ist. und da durchsuchbare volltext PDFs findet man das was man sucht.

zum beispiel synce ich nur, und nur den PDF-ordner von devonthink zu google-drive. dort kann ich alle datensätze ganz ordinär per volltextsuche durchsuchen und bestimmte daten schnell finden. zum beispiel die suche nach rechnungsnummer.

natürlich fehlen dabei die metadateien wie tags, gruppierungen usw. ist aber nicht weiter dramatisch. (die datenbank wird aber auch noch mehrfach komplett gesichert, logisch)

man kann seine gruppen später wieder sehr schnell aufbauen, wenns denn nötog sein würde.

ich finde zum beispiel die intelligenten ordner von devonthink deswegen sehr gut. duch die suche nach der bestimmten steuerernummer im dokument kann man so sehr schnell seine liferantenrechnungen aus tausenden von dokumenten rausfiltern wenn man noch als suchwort vielleicht seine kundennummer und das wort rechnung mit angibt.
devonthink bildet bei mir sicherlich die basis edr datenerfassung bei mir. zugreifen auf diese informationen kann ich aber halt ebenso von windowsrechner und sogar online über google-drive auf iPad und iPhone.

es stimmt also nicht, dass man seine PDFs nicht mehr wieder findet. man findet sie sogar zielführend plattformübergreifend wieder.

und devonthink ist eben ein teil von meinem papierlosen büro.

was mir noch fehlt ist ein iPad mit wacom-stifteingabe und evernote ebenso mit stifteingabe auf dem ipad und dem mac, auf win7 geht das ja schon.

devonthink nur fùr seine rechnungen und angebote zu nutzen ist eine riesen verschwendung.
diese beiden punkte bilden bei mir automatisch zwei intelligente gruppen ab, es ist quasi abfall der aus einen teil der 7500 PDFs von mir gebildet wird :)
 
Hey:)

DT kann nicht die von mir gewünschte Ordnerstruktur abbilden. Ziehe ich meine PDF's in DT, dann werden unter Files.noindex verschieden Ordner angelegt.
Das System dahinter ist nicht nachvollziehbar.
Mache ich meine eigene Ordnerstruktur und das konsequent finde ich meine gewünschten Dateien ohne irgendeine Suchmaske.
Im Finder kann ich auch intelligente Ordner anlegen und gescannte Dateien durchsuchen. Fällt mein Mac OS aus, kann ich unter Windows/Linux die Dateien von Wuala ziehen und mich durch meine Struktur hangeln um die gewünschte Datei zu finden.

Naja, ich wohl Ansichtssache:)
DT weiß ich sehr wohl zu schätzen, aber für eine Plattformunabhängige Verwaltung ist es das Falsche.
Ich kann natürlich auch indizieren, statt kopieren, das ist dann aber das Doppelte an Arbeit.
Grüßle und guten Rutsch
 
Al Terego schrieb:
ich mag mich ja auf immens dünnes eis begeben, aber ich archiviere seit beginn meiner selbstständigkeit fast ausschließlich auf papier, digital gesendete rechnungen drucke ich aus, weil mein steuerberater sie in papierform benötigt. digital vorliegende sachen archiviere ich natürlich, was aber eher die ausnahme ist.

ich bin selbstständiger grafiker, habe mehere kunden und bin oft extern in agenturen gebucht.
und ich muss euch sagen: ich lebe mit was für eine gefahr auch immer, weil ich für so ein o.g. procedere definitiv keine zeit habe.

mein papierverbrauch hält sich in grenzen, am ende des jahres habe ich einen dicken aktenordner gefüllt mit belegen, die ich entweder selbst ausgedruckt oder zugeschickt bekommen habe. mit dieser sünde kann ich gut leben. und ich glaube definitiv nicht, dass man mir deshalb später mal das haus unterm ***** wegpfänden wird.

soweit für dieses jahr, guten rutsch euch allen,
al
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:unterschreibe:
 
ja, devonthink arbeitet nach dem prinzip der chaotischen lagerhaltung. dieses ist auch ein thema beim einsortieren seiner fotos. ordner oder tags?

aber gerade das macht DT in der nutzung schnell, weil eingescannte dokumente auf grund von schlüsselwörtern automatisch in virtuelle ordner eingeodnet werden. so passiert es, dass ich eine PDF in mehreren "ordnern" finde.

aber ich verstehe dein anliegen, da ich bei meinen fotos auch meine probleme hatte und habe meine eigene ordnerstrucktur zu verlassen. und fotos kann man eben nicht inhaltlich per OCR durchsuchen: suche berg, wasser, camaro ....

aber es ist schon eine tolle sache dokumente zu finden ohne den ordner aus dem regal zu nehmen. wie das im einzelnen geschiet ist nebensache.
natürlich braucht man bei einem ordner pro jahr nicht in diese technik investieren, allerdings muss man nicht nur firmendaten archivieren. meine frau scannt rezepte ein, teile von bedienungsanleitungen, die urlaubspostkarten von freunden, eintrittskarten, visitenkarten, die menuekarte vom pizzahaus. alle interessanten PDF werden gesammelt.
ich mache keine kopien mit dem kopierer mehr, sondern scanne es ein.

das wichtigste dabei ist aber tatsächlich ein guter dokumentenscanner, ohne dem ist es beschwerlich.

das alles vermeidet keinen papierwust, aber man sieht das papier nicht mehr und muss mit ihm auch nicht mehr arbeiten. alleine das schafft ordnung auf dem schreibtisch, der pinwand, dem regal. ich brauche keine postits mehr, das notitzbuch ist fast abgeschafft.
 
Aber gerade bei Rezepten, Pizzakarten usw macht DT keinen Sinn, zumindest bei uns. Ich möchte in der Wohnung nicht immer meinen Laptop rumschleppen, sondern mein Tablet benutzen. Da es DT für Anroid nicht gibt, komme ich um eine Ordnerstruktur nicht herum...
 
Den gibts doch erst ab 2.5?
Außerdem müsste da der Mac immer an- und online sein um als Server zu fungieren, was hier bei uns suboptimal ist.
Habe für dieses Problem bereits Fritz!Nas implementiert.
 
Leider ist DT preislich auch fies, denn eigentlich kann man das erst ab der Office Version nutzen.
Hat jemand schon eine Alternative getestet? iDocument zb
 
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