Muß ich als Einzelhändler meine alten HDDs aufbewahren

[ranii]

Hi,

man hört desöfteren das das Finanzamt bei Betriebprüfungen sich Kopien der Festplatten zieht.
Warum (?) : In unserem Geschäft findet dieser Tage eine Aktualisierung der Hardware statt und somit kommen auch neue Festplatten ins Geschäft. Die alten Daten werden kopiert, allerdings möchte ich nur die aktuellen Lagerbestandsdaten kopieren und die Daten der vergangenen Jahren auf den alten HDDs bewahren und physisch zerstören.

Inventurdaten zum jeweils 31.12. sind in Papierform erhalten.

Meine Frage : bin ich verpflichtet meine alten Festplatten für das Finanzamt aufzuheben ?

 

[Jakob]

Daten fürs Finanzamt musst Du 10 Jahre lang aufheben. Ob auf CD, HDD, Papierform etc. ist egal.

 

[Grobi112]

Wie groß sind denn die alten Platten und gibst Du sie günstig ab?

 

[ranii]

Ja danke , aber was ist wenn meine HDDs in den kommenden Jahren im Lagerraum im feuchten Keller hops gehen ?

Ich gehe also richtig in der Annahme, das ich die Daten für bspw. einen Geschäftsnachfolger nicht auf die neue Hardware kopieren muß, trotzalledem diese für die Zeit meiner Geschäftsführung vorhalten muß ?

 

[Jakob]

Sie müssen 10 Jahre vorrätig sein (mache Dinge auch kürzer). Wenn sie das nicht mehr sind, wirst Du geschätzt. Und das kann sehr böse ausgehen.

 

[aretiss]

tip: backup!

 

[jan]

Wenn die Daten in Papierform vorliegen, okay. Ansonsten haltn Studenten hinsetzen der den relevanten Krempel komplett ausdruckt oder Platten in einer dichten Box aufbewahren.

 

[Mabbel]

Ich hab mal irgendwo gelesen das die Medien wie CD und auch Festplatte nach 5 Jahren meist schrott sind. Cds wohl schon nach 2 Jahren.

Wäre vllt schlauer die auf Papier zu bringen..oder ne Festplatte alle 3 Jahre austauschen..

 

[MacEnroe]

Ich hab mal irgendwo gelesen das die Medien wie CD und auch Festplatte nach 5 Jahren meist schrott sind. Cds wohl schon nach 2 Jahren.

Nein, das stimmt nicht.

Mir ist in 15 Jahren noch keine Platte und auch erst 1 CD kaputtgegangen,
die CD hat was abbekommen. Bei normal gelagerten CD passiert nicht
viel. Jedenfalls nicht in den ersten 10 Jahren.

 

[Krizzo]

Da war auch was mit 30 Jahren Aufbewahrungspflicht in irgend einem Bereich glaub ich. Aber ob das was mit Einzelhandel zu tun hat weiß ich nicht, wahrscheinlich nicht.

Falls du solche Daten hast, würd ich die jedenfalls nicht auf der Platte lassen, ewr weiß wie lange die abrufbar sind.

CDs halten in der Regel lange, meien Mutter hat noch Musik CDs aus den späten 80ern und es soll 70 Jahre alte Schallack Platten geben, die man noch spielen kann

Und Schellack hält bei weitem nicht so gut wie Acryl oder aus was auch immer CDs sind.

 

[Touchy]

Wann die Festplatten und andere Datenträger kaputt gehen kann man nicht genau sagen. Es kommt halt auf den Anwender an. Papier hält mehr als 100 Jahre, das ist schon mal gut...

 

[Jakob]

jetzt sind viele Jahresdaten rumgeschubst worden. Aktuell nach HGB ist es so (Hervorhebungen von mir):

§ 257 Aufbewahrung von Unterlagen
Aufbewahrungsfristen

(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handelsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).
(2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.
(3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, daß die Wiedergabe oder die Daten
1. mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
Sind Unterlagen auf Grund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden.
(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.
(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluß festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluß aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

CDs sollen 10 Jahre halten. Darauf verlassen würde ich mich nicht. Beim FA bist Du im Zweifel der Dumme.

 

[censorcaesar]

Vielleicht fangen wir erst mal bei § 1 HGB an & klären ob er überhaupt Kaufmann ist.

 

[Jakob]

Vielleicht fangen wir erst mal bei § 1 HGB an & klären ob er überhaupt Kaufmann ist.

Ja stimmt, das ist wichtig. Ich nahm an, dass er dem HGB untersteht, da er Inventur macht. Würde er fragen, wenn das nur seine für-sich-selbst-Inventur ist?
ranii, würdest Du?

 

[trepidus]

Ihr seit Helden.

Vielleicht fangen wir erst mal bei § 1 HGB an & klären ob er überhaupt Kaufmann ist.

Ist egal. Solange er steuerpflichtig ist gilt zumindest für das Steuerrecht §147 AO und für Lohnunterlagen §41 EStG (Absatz 1 Satz 9)

Edit: Der Knackpunkt liegt in Absatz 5 von 147 AO. Die Festplatte an sich nützt dir also nichts. Weil du auf deine Kosten einen Computer bereitstellen musst um sie zu lesen. Ob das in 8 Jahren auch noch geht? Die geforderten Unterlagen würde ich ausdrucken und in einen Aktenraum einlagern.

 

[ranii]

Ja stimmt, das ist wichtig. Ich nahm an, dass er dem HGB untersteht, da er Inventur macht. Würde er fragen, wenn das nur seine für-sich-selbst-Inventur ist?
ranii, würdest Du?

Yo, es handelt sich um eine Apotheke und ich bin e.K. Geht um die Lagerhaltungssoftware und die Frage wie lange Ich die Daten aufheben muß.

 

[robert_mucde]

Das kann dir doch alles dein Steuerberater sagen und im Notfall das Finanzamt fragen.

 

[ranii]

Das kann dir doch alles dein Steuerberater sagen und im Notfall das Finanzamt fragen.

Erstere Anfrage läuft bereits, allerdings war man sich bei den "neuen" Medien noch nicht ganz sicher.

Aber Danke für alle bisherigen infos.

 

[chrischiwitt]

An den Platten hätte ich auch Interesse........

Ansonsten wurde es ja schon gesagt: Die DATEN müssen vorliegen.
Jeder Depp sollte begreifen, daß Festplatten Verschleissteile sind, kapeister gehen und somit ab und an mal umkopiert werden muss.