Mail Archivierung

[haikokurt]

Liebe Mac User,

ich bin seit zehn Jahren Mac-Nutzer und verwende die Apple Mail App für eMails. Da viele Mail Anbieter nur begrenzten Speicherplatz bieten, muss ich diverse Postfächer immer wieder leeren und hab mir schon von Anfang an eine lokale Mailbox in der Mail App Eingerichten, in die ich regelmäßig die Mails aus den verschiedenen IMAP-Mailboxen verschiebe. Bislang funktionierte das relativ gut, auch wenn mich die regelmäßige Handarbeit etwas nervt.

Jetzt bin ich auf einen neuen Mac umgestiegen, den ich von Grund auf neu aufsetze (um mal ein paar angesammelte Altlasten los zu werden). Dabei habe ich festgestellt, dass das exportieren von meinen lokalen Mailboxen in mbox-Archive sehr mühsam und auch noch fehlerbehaftet ist. Deshalb hier ein paar Fragen an Euch:

Gibt es eine schlauere Methode Mails zu archivieren, die möglicherweise auch noch automatisiert geht?

Gibt es eine Software, die einen beim Übertragen vom Mailboxen aus der Mail App auf einen anderen Mac unterstützt?

Wie archiviert Ihr Eure Mails? Oder löscht Ihr sie einfach nach einer gewissen Zeit?

Ich bin sehr gespannt auf Antworten.
Viele Grüße Haiko

 

[mike33]

Mail Archiver X dürfte deinen Ansprüchen genügen:

- Archivieren nach Zeitplan automatisch.
- Re-Import von Mailboxen zurück ins Mailprogramm möglich (z.B. anderer Mac).
- Parallel auch Archiv im PDF-Format.
- Läuft stabil. Guter Support.

Kannst es dir ja mal angucken.

Mike

 

[tamuli]

Da ich genug iCloud Speicher gebucht habe, verschiebe ich alle Mails von anderen Mailaccounts nach etwa einem Jahr in ein Archiv-Postfach mit Jahres-Unterpostfächern, das ich in iCloud-Mail eingerichtet habe. Ich mache das manuell, aber man könnte es sicherlich auch mit erstellten Regeln automatisieren. So habe ich alle Mails auf allen Apple Geräten in der Mail App.

 

[haikokurt]

Das ist eine wirklich gute Idee, auf die ich noch gar nicht gekommen bin. Ich habe den 2TB Speicherplan (alleine wegen der Fotos) und noch genug Platz für die Mail Archive. Der Vorteil wäre dazu noch, dass ich die archivierten Mails auch auf jedem Gerät und mobil dabei habe!

Danke für den Tip!

 

[raveya]

Da ich genug iCloud Speicher gebucht habe, verschiebe ich alle Mails von anderen Mailaccounts nach etwa einem Jahr in ein Archiv-Postfach mit Jahres-Unterpostfächern, das ich in iCloud-Mail eingerichtet habe. Ich mache das manuell, aber man könnte es sicherlich auch mit erstellten Regeln automatisieren. So habe ich alle Mails auf allen Apple Geräten in der Mail App.
Anhang anzeigen 385215

Finde ich eine super Lösung.

Kann man auch anstelle verschieben die Mails oder gesamte Ordner von z.B. Outlook oder Gmail einfach nur kopieren? Wenn ja wie geht das ?

 

[lisanet]

Es gäbe auch ne ganz andere Alternative.

Besorge dir eine eigene Domain und einen vernünftigen Provider wie z.Bsp netcup.de. Da kriegst du Pakete für rd. 3 EUR mtl. mit 75 GB Platz für Mails. Neben all den anderen Möglichkeiten einer eigenen Domain.

 

[Debianer]

...kann ich auch nur empfehlen.

- Per IMAP auf allen Geräten synchron verfügbar.
- keine Sorge wegen Backup - ein ordentlicher Provider hat sowas
- kein Platzproblem, du musst nicht archivieren - dein Postfach reicht ewig.

 

[MichaEx]

...kann ich auch nur empfehlen.

- Per IMAP auf allen Geräten synchron verfügbar.
- keine Sorge wegen Backup - ein ordentlicher Provider hat sowas
- kein Platzproblem, du musst nicht archivieren - dein Postfach reicht ewig.

- zu große Datenbestände für eine funktionierende Suchmaschine
- Performanzprobleme schon bei normalen Internetleitungen
- Wiederherstellung bei Datenbankindexproblemen dauert ewig

E-Mail ist prinzipbedingt kein Ersatz für ein gutes DMS oder sogar ein Archivsystem, auch wenn viele es als solches mißbrauchen.

 

[Debianer]

- zu große Datenbestände für eine funktionierende Suchmaschine
- Performanzprobleme schon bei normalen Internetleitungen
- Wiederherstellung bei Datenbankindexproblemen dauert ewig

E-Mail ist prinzipbedingt kein Ersatz für ein gutes DMS oder sogar ein Archivsystem, auch wenn viele es als solches mißbrauchen.

Für mich persönlich kann ich deine nachgetragenen Punkte nicht nachvollziehen. Aber worüber schreiben wir hier?
Ich rede von einem Emailbestand von aktuell 14 Jahren für 2 Personen. Dieser beträgt 5,7 GB.
Performanceprobleme oder Einschränkungen bei der Suche kenne ich nicht.
Wiederherstellen musste ich noch nie, aber das wäre auch nicht mein Job. Das macht der Provider nur einen Klick entfernt.
Das ist auch kein DMS. Wichtige Anhänge speichere ich lokal. Es ist eher mein ausgelagertes Gedächtnis.

 

[THEIN]

Liebe Mac User,

ich bin seit zehn Jahren Mac-Nutzer und verwende die Apple Mail App für eMails. Da viele Mail Anbieter nur begrenzten Speicherplatz bieten, muss ich diverse Postfächer immer wieder leeren und hab mir schon von Anfang an eine lokale Mailbox in der Mail App Eingerichten, in die ich regelmäßig die Mails aus den verschiedenen IMAP-Mailboxen verschiebe. Bislang funktionierte das relativ gut, auch wenn mich die regelmäßige Handarbeit etwas nervt.

Jetzt bin ich auf einen neuen Mac umgestiegen, den ich von Grund auf neu aufsetze (um mal ein paar angesammelte Altlasten los zu werden). Dabei habe ich festgestellt, dass das exportieren von meinen lokalen Mailboxen in mbox-Archive sehr mühsam und auch noch fehlerbehaftet ist. Deshalb hier ein paar Fragen an Euch:

Gibt es eine schlauere Methode Mails zu archivieren, die möglicherweise auch noch automatisiert geht?

Gibt es eine Software, die einen beim Übertragen vom Mailboxen aus der Mail App auf einen anderen Mac unterstützt?

Wie archiviert Ihr Eure Mails? Oder löscht Ihr sie einfach nach einer gewissen Zeit?

Ich bin sehr gespannt auf Antworten.
Viele Grüße Haiko

Das Problem kann ich nicht wirklich nachvollziehen. Ich nutze auch Apple Mail (seit ewigen Jahren schon) für mehrere Postfächer verschiedener Anbieter und archiviere die Mails, die ich behalten will, in einem lokalen Archiv auf dem Mac - innerhalb der Mail-App. Vor der Migration auf mein neues MBP habe ich das gesamte Archiv über die Mail-App exportiert und dann auch wieder in einem Rutsch auf dem neuen Mac importiert. Der einzige Knackpunkt hier, ist dass man beim Export darauf achten muss, erst den Button "Optionen einblenden" zu drücken und dann ein Häkchen zu setzen bei "alle Unterordner exportieren" - das wird gerne übersehen.

Und natürlich sichere ich meine Mails (inkl. Archiv) über Time Machine und die wichtigen Dokumente zusätzlich auf der Platte in der jeweiligen Ordnerstruktur für meine Daten. Und der ganze Kram wird dann nochmals per Backup gesichert. Alles kein Problem und läuft seit Jahren ganz geschmeidig.

 

[haikokurt]

Das Problem kann ich nicht wirklich nachvollziehen. Ich nutze auch Apple Mail (seit ewigen Jahren schon) für mehrere Postfächer verschiedener Anbieter und archiviere die Mails, die ich behalten will, in einem lokalen Archiv auf dem Mac - innerhalb der Mail-App. Vor der Migration auf mein neues MBP habe ich das gesamte Archiv über die Mail-App exportiert und dann auch wieder in einem Rutsch auf dem neuen Mac importiert. Der einzige Knackpunkt hier, ist dass man beim Export darauf achten muss, erst den Button "Optionen einblenden" zu drücken und dann ein Häkchen zu setzen bei "alle Unterordner exportieren" - das wird gerne übersehen.

Und natürlich sichere ich meine Mails (inkl. Archiv) über Time Machine und die wichtigen Dokumente zusätzlich auf der Platte in der jeweiligen Ordnerstruktur für meine Daten. Und der ganze Kram wird dann nochmals per Backup gesichert. Alles kein Problem und läuft seit Jahren ganz geschmeidig.

@THEIN Danke für Deine Antwort. Tatsächlich habe ich das über zehn Jahre ganz genauso gemacht, wie Du beschreibst. Und das hat auch alles funktioniert, mal abgesehen von der Beobachtung, das Apple-Mail immer träger wurde im Laufe der Zeit, was ich auf die Menge der Mails zurück führe. Man muss vielleicht dazu sagen, dass ich mir keinerlei Mühe gegeben habe, Mails die nicht archivierungswürdig sind, auszufiltern. Bis auf Spam, den ich regelmäßig lösche, ist alles im Postfach geblieben (auch Werbemails), was sich in einem der Postfächer auf 100.000 Mails summiert hat.

Dadurch, das ich TimeMachine Backups mache, war ein früherer Umzug auf einen neuen Mac auch unproblematisch. Einfach das TimeMachine Backup eingespielt und die lokalen Mail-Archive waren wieder in Mail.

Bei dem letzten Umzug verhielt es sich aber anders. Ich wollte mal wieder etwas entschlacken und habe deswegen den Mac von Grund auf neu eingerichtet. Dabei nur noch die Apps installiert, die ich wirklich noch benötige und auch bei den Dokumenten und Mails etwas durchgefegt. Beim exportieren in ein mbox-Archiv ist mir aber aufgefallen, dass Mails nicht mit exportiert wurden, bzw. es beim Import zu Fehlermeldungen kam, dass nicht alles importiert wurde. Bei 100.000 Mails, kann man natürlich schlecht feststellen, welche Mails fehlen, deswegen habe ich dann kleinere Portionen der Mails exportiert und wieder importiert. Das war mühsam, aber hat dann weitestgehend funktioniert. Ich hatte den Eindruck, dass es immer dann Probleme gab, wenn das mbox-Archiv an die 1GByte Grenze reichte.

Das mit der von Dir beschriebenen Option hatte ich tatsächlich nicht gesehen, da muss ich nochmal nachschauen. Ich hatte mich gewundert, dass Unterordner nicht exportiert wurden. Das hätte mir viel Arbeit erspart.

Herzliche Grüße

Haiko

 

[THEIN]

Bei 100.000 Mails, kann man natürlich schlecht feststellen, welche Mails fehlen, deswegen habe ich dann kleinere Portionen der Mails exportiert und wieder importiert. Das war mühsam, aber hat dann weitestgehend funktioniert. Ich hatte den Eindruck, dass es immer dann Probleme gab, wenn das mbox-Archiv an die 1GByte Grenze reichte.

Das mit der von Dir beschriebenen Option hatte ich tatsächlich nicht gesehen, da muss ich nochmal nachschauen. Ich hatte mich gewundert, dass Unterordner nicht exportiert wurden. Das hätte mir viel Arbeit erspart.

Die Option "alle Unterordner exportieren" übersieht man tatsächlich schnell. Ich weiß auch nicht, warum Apple einen extra Zusatzbutton zum Anzeigen nur dieser einen Option eingeführt hat. Vielleicht sollte da irgendwann noch mehr kommen?!

Das mit der 1 GB-Grenze kann ich nicht beurteilen... Ich habe eben mal nachgeschaut und die Größe meines im Rahmen des letzten "Umzugs" exportierten "Mail-Archivs" auf dem Mac betrug ca. 950 MB, also knapp unter der vermeintlichen 1 GB-Grenze. Bei früheren OS-Versionen war es noch so, dass beim Import künstlich über wirklich jeden Unterordner eine Zwischenebene eingeschoben wurde, die einfach nur irgendwas mit mbox hieß. Die dann alle von Hand wieder zu löschen war schon arg nervig. Als ich zuletzt von High Sierra auf Monterey umgestiegen bin, war das aber nicht mehr der Fall. Der Umzug meines lokalen Archivs verlief somit äußerst entspannt und problemlos.

Zur Not versuch mal dein lokales Archiv in mehrere Teile logisch aufzuteilen und diese getrennt zu exportieren. Das wäre auch nicht viel Arbeit und sollte ebenso problemlos funktionieren.

 

[haikokurt]

Zur Not versuch mal dein lokales Archiv in mehrere Teile logisch aufzuteilen und diese getrennt zu exportieren. Das wäre auch nicht viel Arbeit und sollte ebenso problemlos funktioniere

Genauso habe ich es auch gemacht!

 

[haikokurt]

Da ich genug iCloud Speicher gebucht habe, verschiebe ich alle Mails von anderen Mailaccounts nach etwa einem Jahr in ein Archiv-Postfach mit Jahres-Unterpostfächern, das ich in iCloud-Mail eingerichtet habe. Ich mache das manuell, aber man könnte es sicherlich auch mit erstellten Regeln automatisieren. So habe ich alle Mails auf allen Apple Geräten in der Mail App.
Anhang anzeigen 385215

Kleines Problem bei dem Vorgehen: Größere Mails mit Anhängen können nicht verschoben werden (Ich habe das bei Mails ab ca. 40 GB beobachtet, weiß jemand die genaue Grenze?). Ist für mich nicht so dramatisch, da es nur sehr wenige Mails sind und ich in der Regel die Anhänge sowieso schon wo anders gespeichert habe -> ich entferne dann die Anhänge und verschiebe die Mail ohne Anhänge.