Devonthink 3 Pro: Welche Datenbankstruktur ist die richtige?

[Torrelleum]

Liebe alte Devonthink-Hasen,

ich habe mal ein bißchen mit dem Programm experimentiert und probehalber eine erste Datenbank angelegt. Jetzt will ich DT ernsthaft einsetzen und überlege, welche Datenbankstruktur für meine Zwecke am besten ist. Die Kernfrage für mich ist im Augenblick: Ist es besser, viele einzelne Datenbanken anzulegen oder wenige große mit jeweils vielen Gruppen?

Ich will das Programm vor allem beruflich einsetzen, aber auch privat. Ich würde deshalb spontan denken, daß ich zwei Datenbanken anlegen sollte, eben eine für die Arbeit, die andere für meinen Privatkram. So ähnlich halte ich es im Finder und im Mailprogramm. Dort habe ich jeweils einen großen Ordner für die Arbeit, der Rest ist privates Zeug. Der Arbeitsordner gliedert sich in folgende Unterordner: Manuskripte -> Medien/Verlage -> Publikationen -> Jahrgänge -> Artikel. Auf der untersten Ebene, in den Artikel-Ordnern, sammele ich die Manuskript-Versionen. Eine identische Ordnerstruktur gibt es neben dem Manuskripte-Ordner noch einmal für die Recherche. Dort sammele ich für jeden Artikel oder jedes Projekt getrennt das jeweilige Recherchematerial.

Mir erscheint es sinnvoll, diese Struktur auch in DT zu übertragen. Wenn ich es richtig gesehen habe, kann ich keine Datenbanken innerhalb von Datenbanken anlegen. Also würde ich dann mit Gruppen arbeiten, also jeweils eine Gruppe für „Medium X“, „Medium Y“, „Medium Z“ usw. anlegen und darin wiederum Untergruppen nach Jahrgängen und Artikeln. Es entstünden also zwei große Datenbanken für Arbeit und Privates. Das erscheint mir spontan am übersichtlichsten. Aber ist es wirklich sinnvoll?

Die Alternative wäre ja, für jedes Projekt (also zum Beispiel jeden Artikel oder jedes Hobby) eine eigene Datenbank anzulegen. Die wären sicher schneller und leistungsfähiger, da kleiner, aber dann hätte ich ziemlich schnell eine ziemlich lange Datenbankliste in der Seitenleiste.

Was würdet Ihr mir also empfehlen?

Ich weiß, daß man Datenbanken schließen kann, was für meine Zwecke ziemlich sinnvoll ist, da ich alte Projekte gern ablege und archiviere. Könnte ich eventuell diese Datenbanken nach Medien und Jahrgängen gruppieren? Dann hätte ich in den offenen Datenbanken nur meine aktuellen Projekte liegen.

 

[Schiffversenker]

Ich würde bei beruflicher Nutzung immer zwei Benutzer anlegen auf dem Rechner und dadurch privat und geschäftlich von Anfang an strikt trennen.

 

[chris25]

Beruflich und privat in zwei Datenbanken zu trennen, halte ich für sinnvoll.

Ich habe in Erinnerung, dass das Auto-Sortieren-Tool besser lernt, wenn die Datenbank größer ist. Das wäre ein Grund den Content nicht noch auf weitere Datenbanken zu verteilen. Ob das immer noch so ist, kann ich gerade nicht sagen, mittlerweile funktioniert es auch datenbankübergreifend.

 

[Torrelleum]

Vielen Dank für Eure schnellen Reaktionen.

@Schiffversenker Ich verstehe den Gedanken dahinter, aber ich finde das für mich nicht praktikabel, weil sich Arbeits- und Privatleben bei mir oft vermischen. Dann jedesmal den Benutzer zu wechseln, ist mir zu umständlich. Ist bislang auch gar nicht nötig gewesen, weil ich im Finder und im Mail-Programm die Bereiche gut trennen kann. Und auch in DT ist eine solche Trennung ja an sich möglich. Die Frage ist, wie man dabei am besten vorgeht.

Um das noch mal zu konkretisieren: Daß ich in DT Arbeit und Privates trenne und dafür unterschiedliche Datenbanken anlegen werde, steht außer Frage. Mich interessiert vor allem, wie ich das für den Arbeitsbereich handhaben soll, weil ich da bislang eine sehr klare Ordnerstruktur habe, die ich gern in DT übernehmen würde. In der Privatdatenbank wäre mir die Aufteilung nicht ganz so wichtig.

 

[MacKaz]

Moin,

letztendlich kannst Du ihn DT auch nachträglich die Strukturen sehr schnell anpassen, die Gefahr sich völlig zu verrennen ist eher gering.
Wenn Du bestimmte Strukturen gewohnt bist, würde ich die durchaus auch in DT so anwenden, weil es zu viel Nachdenken im Sinne von „wo war das noch gleich“ ersparen kann. Wenn es sich im Laufe der Zeit anders ergibt, ist es natürlich was anderes (ich habe durchaus einiges im „Ablagedenken“ angepasst, seit ich DT nutze).

Privat und Job zu trennen, erscheint durchaus sinnvoll, die sonstige Struktur würde ich aber nicht (mehr) zu tief machen, letztendlich mehr dokumentbezogenen arbeiten (also u.a. Tags anwenden).

Zu den Datenbanken:
Was für Geräte möchtest Du denn einsetzen, welche zusätzliche Software mit DT-Anbindung hast du ggf. im Einsatz und wie groß sind die Recherche-Ordner?
Ich würde vermutlich mischen und zum Beispiel (neben der privaten) eine Datenbank für aktive Projekte und eine für archivierte Projekte verwenden. Das kann vorteilhaft sein, wenn Du auch andere Geräte einsetzt und synchronisierst. Ich finde es in Devonthink to go angenehmer, nicht zu viel „Müll“ dabei zu haben, aber aktuelles zu syncen ist für mich eine der wichtigsten Funktionen.
Ich würde aber nicht zu viele Datenbanken anlegen, denn das wird irgendwann zu nervig bei der Pflege.
Eine handvoll ist ok, aber bei zwanzig dauerhaft eingebunden oder so hört es auf.
Eventuell kann es Sinn machen, besonders wichtiges in einer extra-Datenbank zu sammeln und die von Syncs und co. auszunehmen.

Für automatische Recherchen/Datenbezüge habe ich mir eine extra Datenbank angelegt, aus der ich erst hinterher die relevanten Dinge in meine eigenen Datenbanken rüberziehe. Ich mag es nicht so gern, wenn zu viel in meinem Arbeitsbereich landet und ggf. auch schon Suchen verwässert, noch bevor ich was für mich als relevant herausgesucht habe.

Ach ja, ganz wichtig: Überleg Dir, wie Du ggf. syncst (auch aus Datenschutz-Aspekten) und vor allem, wie Du das Backup durchführst (da gibt es Artikel drüber im DT-Blog). Einfach nur Kopien anlegen ist nicht ausreichend.

 

[Torrelleum]

Was für Geräte möchtest Du denn einsetzen, welche zusätzliche Software mit DT-Anbindung hast du ggf. im Einsatz und wie groß sind die Recherche-Ordner?

Ich arbeite grundsätzlich auf dem Mac. Die App fürs iPhone benutze ich bislang nicht und habe es derzeit auch nicht vor. Ich überlege, mir mittelfristig einen neuen Scanner zu kaufen (derzeit habe ich einen Uralt-Canon, den ich ab und an auf meinem alten Rechner unter Snow Leopard aktiviere; natürlich nicht praktikabel für DT). Dabei ziehe ich auch einen Buchscanner in Betracht, weil ich den Gedanken reizvoll finde, Bücher auf dem Rechner zu nutzen (sie zählen bei bestimmten Artikeln zu meinen Hauptquellen). Es kommt so oft vor, daß ich mich zwar an bestimmte Fakten erinnern kann, aber nicht mehr, wo ich sie gelesen habe. Da kommt mir dann die Suche der entsprechenden Stellen mit DT extrem gelegen. Allerdings bräuchte ich dann sicher noch ein iPad, weil das Lesen der Bücher am Rechner mich doch schnell ermüdet.

Als zusätzliche Software nutze ich bislang nur den PDF-Squeezer, um Dokumente zu komprimieren.

Worauf bezieht sich die Frage nach der Größe der Recherche-Ordner? Auf die Anzahl der Dokumente darin oder auf den Speicherplatz? Was die Anzahl angeht: Das ist ganz unterschiedlich. Bei kleineren oder übersichtlicheren Geschichten sind es fünf bis zehn Dokumente, bei größeren können es auch 50 sein.

Ich würde vermutlich mischen und zum Beispiel (neben der privaten) eine Datenbank für aktive Projekte und eine für archivierte Projekte verwenden.

Den Gedanken hatte ich auch schon. Dann würde ich eine große Archiv-Datenbank für die Arbeit anlegen und darin für jedes Medium eine Gruppe. So könnte ich doch die beendeten Projekte dahin verschieben, sobald ich sie erledigt habe, und sie bei Bedarf erneut in meine aktive Arbeitsdatenbank verlegen, wenn ich sie wieder brauche.

Eine handvoll ist ok, aber bei zwanzig dauerhaft eingebunden oder so hört es auf.

Mit dauerhaft eingebundenen meinst Du aktive Datenbanken, oder?

Überleg Dir, wie Du ggf. syncst (auch aus Datenschutz-Aspekten) und vor allem, wie Du das Backup durchführst (da gibt es Artikel drüber im DT-Blog). Einfach nur Kopien anlegen ist nicht ausreichend.

Solange ich nur mit der stationären Version auf dem Mac arbeite, muß ich ja nicht synchronisieren. Sollte ich dann doch auch die Mobil-App dazunehmen, würde ich auf keinen Fall über eine Wolke synchronisieren, wenn ich es vermeiden kann. Die benutze ich praktisch nicht.

Zum Backup: Reicht es nicht, daß ich mein System regelmäßig per Time Machine sichere? Ich werde mir mal das Blog ansehen.

 

[Froyo1952]

Das Thema wird hier schon behandelt: https://www.macuser.de/threads/sammelthread-devonthink.588121/

 

[Torrelleum]

Es ist eher umgekehrt: Ich habe ursprünglich hier ein neues Thema dafür angelegt und dann später in der anderen Diskussion hierauf verwiesen. Ist nicht günstig, ich weiß, aber es erschien mir besser, als diese Diskussion hier immer wieder hochzuholen, um noch weitere Antworten zu erhalten. Da im anderen Faden dann auch geantwortet wurde, habe ich dort darauf reagiert.

 

[bin_ichs?]

Zum Backup: Reicht es nicht, daß ich mein System regelmäßig per Time Machine sichere? Ich werde mir mal das Blog ansehen.

Ja, das reicht. Ansonsten gelten die üblichen Grundregeln für Backups: Time Machine reicht ich nicht grundsätzlich, idealerweise machst du noch ein „Old School Backup“ mit einem anderen Tool.

In DEVONthink selbst ist auch eine Backup-Funktion enthalten, diese sichert aber nicht die eigentlichen Dokumentebestände, sondern die Metadaten.

Hier kannst du ein wenig weiterlesen: https://www.therapage-apfelcomputer.de/blogpost/backups-von-devonthink-datenbanken