Volltextsuche Dateien App ICloud Drive

[THOFR]

ist die App http://falcon.star-lord.me/exporter/ die im App-Store erhältlich ist. Diese habe ich ausprobiert und ermöglicht den direkten Export der Notizen

Danke für die Recherche und die Info. Darauf basierend werde ich meine Vorgehensweise hinsichtlich der Nutzung der Notizen App anpassen, zumal mit iOS 17 der Funktionsumfang der App erweitert wird. Das kommt mir sehr gelegen.

 

[NewBeeApple]

Bis jetzt klappt es ganz gut mit dem Aufbau meiner privaten Dokumentenverwaltung mit Apples Notizen. Der Workflow mit Erfassung der Dokumente, Bewerten/Sortieren, Taggen, ablegen und das Wichtigste - Wiederfinden - funktioniert bestens. Auf allen Geräten, der Sync ist recht zügig.

Woran aber die ganze Übung nur doch scheitern könnte und ich bei DevonThink bleibe, ist der Import des mehrere 1'000 PDF umfassenden Archives.

Ein Massenimport von grösseren Gruppen - zum Beispiel Jahre - wobei dann jedes PDF eine eigene Notiz bilden soll und der Titel des PDF der Name der Notiz ist, ist nicht möglich.

Aktuell ist es so, dass in einer erstellten Notiz mehrere Anhänge eingefügt werden können. Zum Beispiel der Ordner 2020 enthält 5 Notizen und an jede Notiz werden 100 Anhänge (PDFs) hinzugefügt. So sind alle 500 PDF aus dem Jahre 2020 in Notizen verfügbar. Auch die Suche (Volltext) funktioniert. Ebenso der Sync. Jedoch ist es nicht möglich ein Dokument als 'Einzeldokument' zu behandeln. Also zu taggen oder eine Information dazu zu schreiben. Das geht nur wenn das PDF eine eigene Notiz ist.

Die App 'Notebooks' von Alfons Schmid - die einen recht ähnlichen Aufbau hat, kann das. Momentan habe ich die Testversion installiert. Damit ist es möglich alle 500 Dokumente aus dem Jahre 2020 in einem Zug zu importieren, jedes PDF ist dann eine eigene Notiz und kann separat verwaltet werden.

Nun könnte man sagen, nutz halt diese App - klar, könnte man. Aber mein Ursprunsgedanke war ja der, die Dokumentenverwaltung mit Apple eigenen Apps zu realisieren.

Falls jemand noch eine Idee hat, wie ich den Import wunschgemäss umsetzen kann, bin ich für jeden Tipp dankbar.

 

[davemacios]

Ich nutze dafür Genius Scan. Dort kann man automatisiert mehrere Dokumente importieren und mit OCR versehen oder bereits Dokumente mit OCR importieren und die App-Interne Suchfunktion findet auch Text in Dateien auf dem iPhone.
Die Dokumente werden in die iCloud importiert.

Dachte auch an die Notiz-App aber wie bereits erwähnt wurde ist es ein Problem viele Dokumente zu importieren und exportieren.

Ich scanne den wichtigen Posteingang mit dem iPhone über Genius Scann und lege alles in einem Ordner ab.
Tags verwende ich dabei direkt im Dateiname. So kann man in Zukunft leicht auf andere Systeme umziehen, wenn es nötig wäre.

Habe auch schon Apple geschrieben, dass folgende funktionen fehlen:
- automatisches OCR von, in iCloud abgelegte Dateien. (Erkennung von der Apple OCR ist verdammt genau)

Wenn mehrere sich bei Apple melden mit Wunsch dieser Funktionen wird es vielleicht früher kommen.

 

[RedWolf1808]

Bis jetzt klappt es ganz gut mit dem Aufbau meiner privaten Dokumentenverwaltung mit Apples Notizen. Der Workflow mit Erfassung der Dokumente, Bewerten/Sortieren, Taggen, ablegen und das Wichtigste - Wiederfinden - funktioniert bestens. Auf allen Geräten, der Sync ist recht zügig.

Woran aber die ganze Übung nur doch scheitern könnte und ich bei DevonThink bleibe, ist der Import des mehrere 1'000 PDF umfassenden Archives.

Ein Massenimport von grösseren Gruppen - zum Beispiel Jahre - wobei dann jedes PDF eine eigene Notiz bilden soll und der Titel des PDF der Name der Notiz ist, ist nicht möglich.

Aktuell ist es so, dass in einer erstellten Notiz mehrere Anhänge eingefügt werden können. Zum Beispiel der Ordner 2020 enthält 5 Notizen und an jede Notiz werden 100 Anhänge (PDFs) hinzugefügt. So sind alle 500 PDF aus dem Jahre 2020 in Notizen verfügbar. Auch die Suche (Volltext) funktioniert. Ebenso der Sync. Jedoch ist es nicht möglich ein Dokument als 'Einzeldokument' zu behandeln. Also zu taggen oder eine Information dazu zu schreiben. Das geht nur wenn das PDF eine eigene Notiz ist.

Die App 'Notebooks' von Alfons Schmid - die einen recht ähnlichen Aufbau hat, kann das. Momentan habe ich die Testversion installiert. Damit ist es möglich alle 500 Dokumente aus dem Jahre 2020 in einem Zug zu importieren, jedes PDF ist dann eine eigene Notiz und kann separat verwaltet werden.

Nun könnte man sagen, nutz halt diese App - klar, könnte man. Aber mein Ursprunsgedanke war ja der, die Dokumentenverwaltung mit Apple eigenen Apps zu realisieren.

Falls jemand noch eine Idee hat, wie ich den Import wunschgemäss umsetzen kann, bin ich für jeden Tipp dankbar.

Hast du mal versucht über Kurzbefehle etwas hinzubekommen?
Quasi Dateien auswählen, dann per wiederholen pro Datei eine Notiz erstellen, diese mit dem Dateinamen versehen und das pdf einfügen?

Hab es nicht getestet, kam mir nur grad so als Gedanke.

Würde dann natürlich eine Weile dauern, da Kurzbefehle nicht gerade schnell laufen, aber wäre nen Ansatz.

Edit: so funktioniert schon mal der Grund.
Problem bei der Variante, Unterordner werden als eigene Notiz ohne Inhalt erstellt und die darin befindlichen Dateien werden nicht berücksichtigt.

Müsste man also verfeinern bzw dann jeden Ordner extra auswählen.

 

[NewBeeApple]

Hier mal wieder ein kurzer Statusbericht zur Volltextsuche:

Mittlerweile habe ich mein Homeoffice zu 100% auf iCloud Drive umgestellt. Mit dem erweiterten Datenschutz fühle ich mich sicher, dass auch meine privaten Dokumente dort sicher aufgehoben sind.

Ein wesentliches Kriterium dafür war auf allen Clients eine gut funktionierende Volltextsuche nutzen zu können, da - insbesondere meine rund 6‘000 PDF - nicht immer - eigentlich fast nie - einen selbsterklärenden Dateinamen besitzen.

Ich weiss ja nicht, ob Apple in den letzten Monaten nachgebessert hat, aber jetzt funktioniert die Volltextsuche sowohl auf dem MacBook - da schon immer - aber auch im iPhone und am iPad (Dateien-App).

Nach mehreren Wochen der Nutzung auf unterschiedlichen Clients funktioniert die Volltextsuche einwandfrei. Davon ausgenommen ist die Nutzung der iCloud (Drive) via Browser. Damit ist eine Volltextsuche nicht möglich.