Hallo, ich wollte mal testweise meine pdf Dateien in die iCloud schieben um zu sehen ob ich die iCloud als Cloudspeicher verwenden will. Kann es sein, das die Dateien App die Volltextsuche in den pdf Dateien nicht durchführen kann? Egal was ich eingebe, kein Suchergebnis. Oder übersehen ich da was? Die PDFs sind alle mit OCR versehen.
Volltextsuche Dateien App ICloud Drive
- Ersteller MS1980
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Text in den Dokumenten (OCR) kann die Suche auf dem Mac finden, die auf dem iPhone/iPad leider nicht.
Allgemein ist die Suche durchwachsen. Teile von Wörtern in den Titeln von Dokumenten können z.B. auf beiden nicht richtig gefunden werden (bspw. statt "Wohnung" nur "ohnung" findet er nicht).
Allgemein ist die Suche durchwachsen. Teile von Wörtern in den Titeln von Dokumenten können z.B. auf beiden nicht richtig gefunden werden (bspw. statt "Wohnung" nur "ohnung" findet er nicht).
NewBeeApple
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Hallo
In der Tat ist es im Jahr 2023 unverständlich, dass die Dateien-App nach wie vor keine vernünftige Volltextsuche anbietet. Aber über ein Brille stundenlang referieren, die in den nächsten 5 Jahren sowieso kein „Sus scrofa domesticus“ kauft, anstatt heutige Anforderungen abzudecken.
Seit 2011 verwalten ich den privaten Papierkram zu nahezu 100% papierlos. Ich nutze weder eine Ordnerstruktur (nur Jahre) noch sind meine Files nach einem System benannt. Meistens sogar nur eine Laufnummer. Aber alle sind OCR behandelt. Wichtig sind jedoch TAGS, die auf allen Geräten synchronisiert werden. Das alles funktioniert mit der Nutzung der Volltextsuche auf dem MBP perfekt. Aber eben. Das MBP ist nicht immer dabei.
Aktuell nutze ich (wieder) DEVONThink in Kombination mit den entsprechenden Apps auf iPhone und iPad. Das funktioniert auch recht gut. DEVONThink ist dabei eine Art ‚Übersetzter’. Aber eben. Eine native Lösung - also die ausschliessliche Nutzung der Apps des Apple-Universum würde ich bevorzugen.
Wie löst Ihr das?
Welche App nutzt ihr um gegebenenfalls eine Volltextsuche per iPad/iPhone zu bewerkstelligen?
In der Tat ist es im Jahr 2023 unverständlich, dass die Dateien-App nach wie vor keine vernünftige Volltextsuche anbietet. Aber über ein Brille stundenlang referieren, die in den nächsten 5 Jahren sowieso kein „Sus scrofa domesticus“ kauft, anstatt heutige Anforderungen abzudecken.
Seit 2011 verwalten ich den privaten Papierkram zu nahezu 100% papierlos. Ich nutze weder eine Ordnerstruktur (nur Jahre) noch sind meine Files nach einem System benannt. Meistens sogar nur eine Laufnummer. Aber alle sind OCR behandelt. Wichtig sind jedoch TAGS, die auf allen Geräten synchronisiert werden. Das alles funktioniert mit der Nutzung der Volltextsuche auf dem MBP perfekt. Aber eben. Das MBP ist nicht immer dabei.
Aktuell nutze ich (wieder) DEVONThink in Kombination mit den entsprechenden Apps auf iPhone und iPad. Das funktioniert auch recht gut. DEVONThink ist dabei eine Art ‚Übersetzter’. Aber eben. Eine native Lösung - also die ausschliessliche Nutzung der Apps des Apple-Universum würde ich bevorzugen.
Wie löst Ihr das?
Welche App nutzt ihr um gegebenenfalls eine Volltextsuche per iPad/iPhone zu bewerkstelligen?
JenaroFios
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Hallo,
also ich finde sowohl in „Dateien“ per Volltext-Suche als auch per Spotlight-Suche, nahezu alle Dokumente die ich elektronisch auf iPad/iPhone abgelegt habe.
Sogar bei Fotos/Screenshots (mit Text) aus 2009 die in Dateien abgelegt sind, klappt das die Volltextsuche sehr gut.
also ich finde sowohl in „Dateien“ per Volltext-Suche als auch per Spotlight-Suche, nahezu alle Dokumente die ich elektronisch auf iPad/iPhone abgelegt habe.
Sogar bei Fotos/Screenshots (mit Text) aus 2009 die in Dateien abgelegt sind, klappt das die Volltextsuche sehr gut.
NewBeeApple
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@JenaroFios
Wenn ich via iPhone/iPad mit Spotlight ein PDF (OCR bearbeitet) das auf dem jeweiligen Gerät oder in der iCloud abgelegt ist suche, wird das gesuchte Dokument nicht gefunden. Selbstverständlich auf dem MacBook Pro schon.
Nur um ganz sicher zu sein: Volltext bedeutet, dass ein bestimmtes Wort in einem Dokument vorkommen muss, damit es per Volltextsuche gefunden wird. Der Name der betreffenden Datei bzw. des Dokumentes spielt dabei keine Rolle.
Findest Du wirklich via iPad/iPhone Dokumente anhand eines Stichwortes das im Dokument vorkommt? Wenn dem so wäre, würde mich der Weg dorthin schon sehr interessieren.
Wenn ich via iPhone/iPad mit Spotlight ein PDF (OCR bearbeitet) das auf dem jeweiligen Gerät oder in der iCloud abgelegt ist suche, wird das gesuchte Dokument nicht gefunden. Selbstverständlich auf dem MacBook Pro schon.
Nur um ganz sicher zu sein: Volltext bedeutet, dass ein bestimmtes Wort in einem Dokument vorkommen muss, damit es per Volltextsuche gefunden wird. Der Name der betreffenden Datei bzw. des Dokumentes spielt dabei keine Rolle.
Findest Du wirklich via iPad/iPhone Dokumente anhand eines Stichwortes das im Dokument vorkommt? Wenn dem so wäre, würde mich der Weg dorthin schon sehr interessieren.
JenaroFios
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@NewBeeApple Ich muss meine Aussage etwas einschränken
. Sorry, gerade nochmal an verschiedenen Dateien ausprobiert.
Über die Suche in Dateien finde ich keine Inhalte in den Dokumenten, also keine Volltextsuche.
Über Spotlight hingegen klappt es gut, auch mit Dateien/Bildern die in iCloud/Dateien abgelegt sind. Suche ich z. B. nach einem Text der nur in einer Numbers-Tabelle auftaucht, findet Spotlight diese Tabelle in Dateien. Bei einem Foto klappt das auch.
. Sorry, gerade nochmal an verschiedenen Dateien ausprobiert.Über die Suche in Dateien finde ich keine Inhalte in den Dokumenten, also keine Volltextsuche.
Über Spotlight hingegen klappt es gut, auch mit Dateien/Bildern die in iCloud/Dateien abgelegt sind. Suche ich z. B. nach einem Text der nur in einer Numbers-Tabelle auftaucht, findet Spotlight diese Tabelle in Dateien. Bei einem Foto klappt das auch.
NewBeeApple
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OK. Herzlichen Dank für die Klarstellung. Das passt so für mich.@NewBeeApple Ich muss meine Aussage etwas einschränken
Über die Suche in Dateien finde ich keine Inhalte in den Dokumenten, also keine Volltextsuche.
Über Spotlight hingegen klappt es gut, auch mit Dateien/Bildern die in iCloud/Dateien abgelegt sind. Suche ich z. B. nach einem Text der nur in einer Numbers-Tabelle auftaucht, findet Spotlight diese Tabelle in Dateien. Bei einem Foto klappt das auch.
Bestätigen kann ich, dass ich ich via iPhone/iPad gespeicherte Pages/Numbers Dateien anhand eines Stichwortes im Dokument finden kann. Jedoch keine am exakt gleichen Ort abgelegten durchsuchbaren PDFs.
Kannst Du bei Dir bitte mal probieren, ob Du allenfalls PDFs auch finden kannst. Wenn dem so wäre, läge es allenfalls an meinen Einstellungen, wobei ich jetzt so auf die Schnelle nicht wüsste, wo ich das gegebenenfalls einstellen müsste.
JenaroFios
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Nein, funktioniert leider auch mit Spotlight nicht.
Die Suche in Dateien weist ja schon auf den „Namen“ hin. Darüber wird auch nichts in passenden PDFs gefunden.
So gesehen habe ich bei meinen bisherigen Suchen wohl eher Glück gehabt.
Kann Dir also nur zustimmen, traurig, dass Apple keine ordentliche Volltextsuche vorhält.
NewBeeApple
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@JenaroFios
Dann sage ich mal "Danke" für Deinen Support.... und ich werde mich weiterhin mit Devonthink durch den Dschungel meiner PDFs navigieren bis auch die Damen und Herren bei Apple merken, dass hier noch etwas fehlt was in Zukunft vielleicht das 'One more thing' sein könnte (mindestens für mich). Hoffe, dass ich das noch erlebe... bin schon Ü60 ;-)
Dann sage ich mal "Danke" für Deinen Support.... und ich werde mich weiterhin mit Devonthink durch den Dschungel meiner PDFs navigieren bis auch die Damen und Herren bei Apple merken, dass hier noch etwas fehlt was in Zukunft vielleicht das 'One more thing' sein könnte (mindestens für mich). Hoffe, dass ich das noch erlebe... bin schon Ü60 ;-)
Ich könnte mir vorstellen, dass die Notizen App von Apple Deine Anforderungen erfüllt.
Meiner Erfahrung nach findet Spotlight PDF-Dokumente in Notizen auch anhand des Dokumentinhaltes.
NewBeeApple
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Das ist ein interessanter Hinweis, den ich auf jeden Fall genauer anschauen werde. Feedback folgt...
NewBeeApple
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Ich habe jetzt die Notizen App mit gut einem Dutzend PDFs in derselben Ordnerstruktur eingerichtet wie in DevonThink. Habe die Suchfunktion (Volltext) benutzt, PDFs hin und her geschoben, neue eingescannt, Tags (Hashtags) vergeben, Notizen zu den PDFs hinzu gefügt usw.
Ich glaube diese App wird stark unterschätzt. Tatsächlich kann ich mit Stichworten in den PDFs suchen und die Dokumente werden auch gefunden. Also Volltext, so wie ich es mir vorstelle. Die Bedienung der App ist sehr intuitiv, sogar intelligente Ordner können eingerichtet werden. Für mich bis hierher also wirklich eine Möglichkeit, mit Bordmitteln meine Dokumente (alles PDF) so zu verwalten, dass sie auf allen Geräten zur Verfügung stehen, Volltext durchsucht werden können und auch der Workflow passend für mich abgebildet werde kann.
Ich werde mich noch damit beschäftigen, ob und wie die Migration meiner PDFs in diese App vonstatten gehen könnte. Gesamthaft habe ich rund 6'000 PDF. Diese alle zu migrieren ist ein recht grosser Aufwand. Allenfalls ist eine Teilmigration eine Lösung. Heisst, so ein, zwei Jahre zurück und der Rest bleibt im Archiv (DevonThink). Mal sehen was es da noch für Möglichkeiten gibt.
Ein Gedanke zur Sicherheit:
Ich nutze den Erweiterten Datenschutz und die Notizen-App fällt in die Kategorie Apps, die damit geschützt sind: Kann ich davon ausgehen, dass die Notizen damit gut geschützt sind? Aktuell nutze ich ja DevonThink und die Daten sind lokal. Die Synchronisation erfolgt verschlüsselt. Was ist Eure Meinung dazu?
Ich glaube diese App wird stark unterschätzt. Tatsächlich kann ich mit Stichworten in den PDFs suchen und die Dokumente werden auch gefunden. Also Volltext, so wie ich es mir vorstelle. Die Bedienung der App ist sehr intuitiv, sogar intelligente Ordner können eingerichtet werden. Für mich bis hierher also wirklich eine Möglichkeit, mit Bordmitteln meine Dokumente (alles PDF) so zu verwalten, dass sie auf allen Geräten zur Verfügung stehen, Volltext durchsucht werden können und auch der Workflow passend für mich abgebildet werde kann.
Ich werde mich noch damit beschäftigen, ob und wie die Migration meiner PDFs in diese App vonstatten gehen könnte. Gesamthaft habe ich rund 6'000 PDF. Diese alle zu migrieren ist ein recht grosser Aufwand. Allenfalls ist eine Teilmigration eine Lösung. Heisst, so ein, zwei Jahre zurück und der Rest bleibt im Archiv (DevonThink). Mal sehen was es da noch für Möglichkeiten gibt.
Ein Gedanke zur Sicherheit:
Ich nutze den Erweiterten Datenschutz und die Notizen-App fällt in die Kategorie Apps, die damit geschützt sind: Kann ich davon ausgehen, dass die Notizen damit gut geschützt sind? Aktuell nutze ich ja DevonThink und die Daten sind lokal. Die Synchronisation erfolgt verschlüsselt. Was ist Eure Meinung dazu?
NewBeeApple
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In der Tat habe ich auch nicht daran gedacht. Der Tipp kam von @THOFR und der Gedanke reizt mich, mal damit eine zeitlang parallel zu arbeiten. Devonthink bietet natürlich eine Vielzahl mehr Möglichkeiten, wovon ich aber nur einen Bruchteil verwende.
Mein Workflow (Privat-Haushalt) ist relativ übersichtlich und einfach
a) Dokument erfassen
Dokumente, die in Papierform eintreffen scanne ich mit dem iPhone oder ScanSnap. Manchmal kommen sie per E-Mail oder ich lade Sie direkt vom Ersteller herunter. Aktuell immer in den Eingangsordner von Devonthink. Oder eben jetzt parallel in Notizen.
b) Dokument triagieren, gegebenenfalls taggen (Rechnung, abwarten oder gleich ablegen)
Abwarten heisst, dass noch eine Aktion erfolgt. Zum Beispiel warten bis eine Postsendung eintrifft. Diese Dokumente liegen dann bis zur Erledigung im 'Abwarten' Ordner. Wenn erledigt, dann in die Ablage. Rechnung müssen bezahlt werden, danach ebenfalls in die Ablage.
c) Dokument ablegen (und via Volltext immer finden)
Die Ordnerstruktur ist simpel:
- Eingang
- Abwarten
- Offene Rechnungen
- (Ablage) 2023 (also immer das Jahr in welchem das Dokument eintrifft)
Wie gesagt, ich werde jetzt einige Zeit parallel damit arbeiten und in der Folge dann meine Erfahrungen hier kund tun.
Kannst Du etwas zur Sicherheit sagen? Der erweiterte Datenschutz (E2E) ist aktiviert.
Zu deiner Frage hinsichtlich der Sicherheit kann ich dir leider mangels Kenntnis keine belastbare Antwort geben. Meine Vorgehensweise in dem Zusammenhang wie folgt: Da ich neben dem iPhone noch einen Mac habe, nutze ich diesen für die Datensicherung: Notizen sichere ich lokal via TimeMachine und Stick.
Hinsichtlich der Nutzung von Notizen möchte ich noch folgenden Gedanken mit einbringen: Ich schätze die Möglichkeiten, die Notizen zur Verfügung stellt sehr und habe diese in der Vergangenheit intensiv für meine privaten Angelegenheiten (auch viele PDF´s) genutzt. In der Formulierung steckt ein "aber" und zwar ganz bewusst. Ich habe mir dann mal die Frage nach einer "Exit-Strategie" gestellt. Diese "Exit-Strategie" war dann mit sehr viel händischer Arbeit verbunden, da Apple - meiner Kenntnis nach - keine Export-Möglichkeit anbietet. Dafür gibt es dann zwar Apps von Drittanbietern, die für mich, mit meiner Ablagestruktur, nicht wirklich hilfreich waren.
Daher habe ich mir ein System überlegt, in dem die Notizen App zwar noch eine wesentliche Rolle spielt, ich aber nicht vollständig "abhängig" bin. In Kurzform nutze ich Notizen für Projekte, Wissen und Ideen. Dokumente mit "Beweissicherung-Charakter" oder mit emotionaler Bedeutung speichere ich im Dokumenten-Ordner.
Mir ist bewusst, dass ich damit Komfort-Funktionen (z. B. Volltextsuche) von Notizen nicht mehr nutzen kann, mir war allerdings wichtiger, meine wichtige Dateien nicht in einer Datenbank-Struktur zu verwalten.
Ich habe meine Erfahrungen ganz bewusst etwas ausführlicher dargestellt, um entsprechende Denkanstöße zu geben, die dann - bei Bedarf, Nachvollziehbarkeit und persönliche Präferenzen- mit berücksichtigt werden könnten.
Hinsichtlich der Nutzung von Notizen möchte ich noch folgenden Gedanken mit einbringen: Ich schätze die Möglichkeiten, die Notizen zur Verfügung stellt sehr und habe diese in der Vergangenheit intensiv für meine privaten Angelegenheiten (auch viele PDF´s) genutzt. In der Formulierung steckt ein "aber" und zwar ganz bewusst. Ich habe mir dann mal die Frage nach einer "Exit-Strategie" gestellt. Diese "Exit-Strategie" war dann mit sehr viel händischer Arbeit verbunden, da Apple - meiner Kenntnis nach - keine Export-Möglichkeit anbietet. Dafür gibt es dann zwar Apps von Drittanbietern, die für mich, mit meiner Ablagestruktur, nicht wirklich hilfreich waren.
Daher habe ich mir ein System überlegt, in dem die Notizen App zwar noch eine wesentliche Rolle spielt, ich aber nicht vollständig "abhängig" bin. In Kurzform nutze ich Notizen für Projekte, Wissen und Ideen. Dokumente mit "Beweissicherung-Charakter" oder mit emotionaler Bedeutung speichere ich im Dokumenten-Ordner.
Mir ist bewusst, dass ich damit Komfort-Funktionen (z. B. Volltextsuche) von Notizen nicht mehr nutzen kann, mir war allerdings wichtiger, meine wichtige Dateien nicht in einer Datenbank-Struktur zu verwalten.
Ich habe meine Erfahrungen ganz bewusst etwas ausführlicher dargestellt, um entsprechende Denkanstöße zu geben, die dann - bei Bedarf, Nachvollziehbarkeit und persönliche Präferenzen- mit berücksichtigt werden könnten.
Ich werf dann mal kurz easySearch in den Raum, ist möglicherweise genau das, was Du suchst. Damit können Dateien lokal und auch in iCloud, Dropbox und Onedrive indiziert werden. Die Indizierung der iCloud-Ordner dauert ein wenig, die Suche funktioniert dann aber prima.
Neben PDF unterstützt das Tool auch Plain Text Formate (TXT, CSV, JSON, Markdown ...), RTF, HTML, Office (MS & Apple), eBooks (EPUB, MOBI, PDB ...), Webarchive, Mindmapping Tools und auch Bilder mittels OCR Erkennung.
Einziger Nachteil: Kostet halt etwas, kann aber kostenlos ausprobiert werden.
Neben PDF unterstützt das Tool auch Plain Text Formate (TXT, CSV, JSON, Markdown ...), RTF, HTML, Office (MS & Apple), eBooks (EPUB, MOBI, PDB ...), Webarchive, Mindmapping Tools und auch Bilder mittels OCR Erkennung.
Einziger Nachteil: Kostet halt etwas, kann aber kostenlos ausprobiert werden.
NewBeeApple
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@THOFR
Ja, in der Tat habe ich zwar noch nicht abschliessend, aber doch auch an eine mögliche Exit-Strategie gedacht. Bei DevonThink ist das problemlos möglich. Eine Exportfunktion habe ich in der Notizen App auch (noch?) nicht gefunden.
@hardy: Danke für den Tipp. Diese App kannte ich bis jetzt noch nicht. Selbstverständlich darf eine App etwas kosten. DevonThink ist ebenfalls kostenpflichtig. Noch verfolgt mich aber der Gedanke, mit den Bordeigenen Apps/Möglichkeiten eine Lösung zu implementieren.
Rein auf Mac OS X bezogen bietet der Finder alles was ich benötige. Jedoch der Dateien App (iPhone/iPad) fehlt die Volltextsuche. Wäre dieses Feature vorhanden, wäre der Fall klar.
Ja, in der Tat habe ich zwar noch nicht abschliessend, aber doch auch an eine mögliche Exit-Strategie gedacht. Bei DevonThink ist das problemlos möglich. Eine Exportfunktion habe ich in der Notizen App auch (noch?) nicht gefunden.
@hardy: Danke für den Tipp. Diese App kannte ich bis jetzt noch nicht. Selbstverständlich darf eine App etwas kosten. DevonThink ist ebenfalls kostenpflichtig. Noch verfolgt mich aber der Gedanke, mit den Bordeigenen Apps/Möglichkeiten eine Lösung zu implementieren.
Rein auf Mac OS X bezogen bietet der Finder alles was ich benötige. Jedoch der Dateien App (iPhone/iPad) fehlt die Volltextsuche. Wäre dieses Feature vorhanden, wäre der Fall klar.
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KOJOTE
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@KOJOTE
Danke für den Hinweis. Das habe ich in der Zwischenzeit ausprobiert und funktioniert.
Die etwas elegantere Lösung, weil die ganze Ordnerstruktur, die Notizen und alle Anhänge exportiert werden, ist die App http://falcon.star-lord.me/exporter/ die im App-Store erhältlich ist. Diese habe ich ausprobiert und ermöglicht den direkten Export der Notizen in einen beliebigen Ordner/Ort.
Falls - und da muss ich mich noch schlau machen - es möglich ist, die App via Automator automatisiert laufen zu lassen wäre das für mich die beste Lösung.
Danke für den Hinweis. Das habe ich in der Zwischenzeit ausprobiert und funktioniert.
Die etwas elegantere Lösung, weil die ganze Ordnerstruktur, die Notizen und alle Anhänge exportiert werden, ist die App http://falcon.star-lord.me/exporter/ die im App-Store erhältlich ist. Diese habe ich ausprobiert und ermöglicht den direkten Export der Notizen in einen beliebigen Ordner/Ort.
Falls - und da muss ich mich noch schlau machen - es möglich ist, die App via Automator automatisiert laufen zu lassen wäre das für mich die beste Lösung.