Outlook365 - Offlinenutzung

[MIRO24]

Hallo zusammen, ich habe ein Problem nach der Neuinstallation von Outlook 365. Ich nutze Microsoft 365 Business und habe sämtliche E-Mails dort organisiert. Zum einen der Posteingang, und einen weiteren Ordner, in dem ich alle relevanten in einer Ordnerstruktur E-Mails ablegen (auch alte).
Sowohl beim New Outlook, als auch bei der alten Variante kann ich online auf sämtliche E-Mails zugreifen. Sobald ich jedoch offline bin, was zum Beispiel im Flieger oder Ähnliches der Fall ist, kann ich nur auf die im Posteingang befindlichen E-Mails zugreifen. Leider nicht auf die separat abgelegten E-Mails.
Ich kenne unter der Windows Variante von Outlook, dass ich unter Einstellungen, Konten, User.... einstellen kann, über welchen Zeitraum zurück ich auf E-Mails zugreifen kann (diese lokal auf dem Recher gespeichert werden sollen). Diese Funktion finde ich allerdings auf beiden Outlookvarianten des Mac leider nicht.
Habt ihr vielleicht einen Tipp was ich einstellen muss um dauerhaft alle Emails lokal speiche (im Cache habe)?
Viele Grüße miro

 

[BEASTIEPENDENT]

Das hat nichts mit 365 oder gekaufter Version zu tun. Es liegt daran, dass Du Emails in lokalen Ordner auf dem Rechner hast und bei IMAP und Exchange (was Outlook verwendet) auf dem Server.

Du kannst Die Ordner auf „Auf meinem Rechner“ verschieben, dann hast Du sie auch offline (sie belegen aber den ganzen Speicherplatz, den sie nunmal einnehmen).
Im Cache sind hingegen nur zuletzt abgerufene Mails… Andere Einstellmöglichkeiten sind mir da nicht bekannt, die mag es natürlich geben.

 

[MIRO24]

Hallo Beastiependent, vielen Dank für Deine schnelle Antwort und den hilfreichen Tipp.

Allerdings hatte ich ich der Vergangenheit (also bis letzte Woche, wo ich das Macbook neu aufgesetzt habe ;-)) einen anderen Workflow.
Ich habe die "gelesenen" Emails unter Outlook365 auf dem Exchange Serverauf einem selbst angelegten Ordner (Mailablage) in Outlook angelegt.

Dies "sah in Outlook genauso aus" wir von Dir beschrieben, jedoch lagen die Emails auf dem Server. Dies hatte den Vorteil, dass ich mit anderen Devices (also Iphone, IDAD, andere Rechner) auch darauf zugreifen konnte.
Ferner konnte ich auch weiterhin offline auf diese Email zugreifen, was ja mein Ziel ist.
Sie liegen immer noch dort, nur synchronisiert das lokale Outlook auf dem Mac sie nicht vollständig. Mit meinem Lenovo Notebook funktioniert das auch noch immer, denn in der Windows Variante von Outlook kann man unter "Einstellungen, Konten, User,..." den"Offlineverfügbarkeitszeitraum" einstellen. Siehe unten...

Und genau das suche ich unter Outlook for Mac ;-), denn diese Einstellung ist sowohl unter der Legacy, als auch unter der New Outlook Variante unter Mac OS nicht auffindbar. Oder ich stelle mich zu blöd an ;-), kann ja auch sein.

 

[fa66]

Hallo Beastiependent, vielen Dank für…

Hinweis: Schalte besser das Dauerfett im Text aus.

 

[BEASTIEPENDENT]

Okay. Solch eine Einstellung habe ich tatsächlich noch nie gesehen. Bin aber froh, dass ich das Legacy-Outlook nicht mehr benutzen muss, vielleicht gab es die da.

 

[M001]

Diese Einstellung gibt es leider beim aktuellen Mac Outlook nicht mehr.
Früher hies das auch mal Exchange Cache Modus. Der sorgte dafür dass E-Mails auch im Outlook lokal gespeichert wurden.

Vereinfacht gesagt geht Microsoft den Weg, nur noch einen Art E-Mail Web-Browser als Outlook zu verwenden.
In etwa wie OWA (Outlook Web Access) nur als lokales Programm.

 

[MIRO24]

Okay. Solch eine Einstellung habe ich tatsächlich noch nie gesehen. Bin aber froh, dass ich das Legacy-Outlook nicht mehr benutzen muss, vielleicht gab es die da.

Leider gab / gibts die auch da nicht. Hab nachgesehen ;-).

 

[M001]

Vielleicht wäre es für Dich eine Möglichkeit den Exchange Account in Apple Mail einzubinden?
Hier werden die Mails weiterhin zwischengespeichert.

 

[MIRO24]

Vielleicht wäre es für Dich eine Möglichkeit den Exchange Account in Apple Mail einzubinden?
Hier werden die Mails weiterhin zwischengespeichert.

Gute Idee , hab ich auch schon gemacht.
Doch leider ist das nur eine "Notlösung", da meines Wissens nach (ich bin mir da aber nicht sicher, habe es aber schon ohne Erfolg versucht) darin die Abstimmung für MS Teams Sitzungen (Einladungen mit Teamszugangsdaten nicht im Mac Calender übernommen werden).

 

[M001]

Ja, das stimmt so wenn Du nur den iCloud oder lokalen Apple Kalender verwendest.
Ich habe seinerzeit den Exchange Kalender in den Apple Kalender integriert und diesen als Haupkalender festgelegt.
Dann hat es bei mir funktioniert.

 

[MIRO24]

Ja, das stimmt so wenn Du nur den iCloud oder lokalen Apple Kalender verwendest.
Ich habe seinerzeit den Exchange Kalender in den Apple Kalender integriert und diesen als Haupkalender festgelegt.
Dann hat es bei mir funktioniert.

Klasse Idee, vielen Dank . Das werde ich direkt mal ausprobieren

 

[BEASTIEPENDENT]

Ich habe auch den Outlook-Kalender (mit beruflichen Terminen) in Kalender abonniert und das klappt gut, mit Erinnerungen, Anhängen…

 

[MIRO24]

Auch mit den Links von MS Teams (also ein- und ausgehende Termine)?

 

[BEASTIEPENDENT]

Links von Teams sagt mir jetzt auch Anhieb nix. Meinst Du die Links zu einer Teams-Konferenz? Habe ich noch nicht probiert aus Kalender heraus…

 

[MIRO24]

Auch mit den Links von MS Teams (also ein- und ausgehende Termine)?

Genau diese Links meine ich ;-). Bei der Nutzung von Outlook werden der entsprechende Link der Konferenz beim Versenden (also wenn ich die Konfrenz initiiere) dem Termin beigefügt. Wenn ich dann noch extene Partner über den Termin mit einlade, dann erhalten diese dien Teams-Link der Sitzung direkt. Bei Apple Kalender und Mail ist das meines Wissens nach nicht direkt der Fall, oder? Hier muss ich erst einen Teams-Termin in MS Teams erstellen, den Link kopieren und in den Kalender eintragen, oder?

 

[BEASTIEPENDENT]

Hm, vielleicht doch: Blau sind meine Outlook-Termine.

 

[MIRO24]

Stimmt, da hast Du recht.
Ich hab den Fehler wohl gemacht, den Termin im Kallender einzustellen, dann fehlt (mir zumindest) die Möglichkeit darin einen Teams Link zu erstellen. Wenn ich aber in Teams den Termin erstelle, wird er im Kallender mit Teams Link dargestellt

Inzwischen glaube ich auch festgestellt zu haben, dass das fehlerhafte synchronisieren des Exchange Servers nichts mit dem Mail-Client zu tun hat. Ich habe nun festgestellt, dass sowohl mit Outlook365, als auch Apple Mail leider nicht alle E-Mails heruntergeladen werden. Zumindest glaube ich das. Ich habe den Account für Apple Mail erneut konfiguriert und mir wurde gesagt, dass alle E-Mails heruntergeladen werden. Ich hab der Kiste echt viel Zeit gelassen (4 Stunden) und dann in Mail einen Export meiner "Emailablage" gestartet. Dieser war mit 6 GB viel zu klein und edliche Verzeichnisse fehlten. Leider konnte ich hinter den fehlenden Verzeichnissen keine Syntax finden. Es fehlen sowohl sehr alte, als auch neue Verzeichnisse. Auch die Größen der Zeichnisse variieren. Ich vermute daher, dass es mit dem Exchange Server zu tun hat. Der aber in den Standardeinstellungen von Microsoft läuft. Im ersten Stepp habe ich nun bereits dort den Support kontaktiert, dieser ist zwar freundlich und schnell, allerdings leider nicht sehr hilfreich. Ich bin mal gespannt.