Kundenverwaltung mit Excel !kompliziert!

Dieses Thema im Forum "Office Software" wurde erstellt von QuickSilverEX, 18.06.2006.

  1. QuickSilverEX

    QuickSilverEX Thread Starter MacUser Mitglied

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    Hallo,

    bei mir im Geschäft, laufen jeden Tag Zahlungen über das EC-Gerät.
    Auf den EC-Belegen steht immer die Kontonummer/BLZ der jeweiligen Person.
    Jetzt würde ich gerne jeden Tag, nach dem Abschluss, diese Nummern in einem Excel Dokument eintragen.
    So könnte ich sehen, welche Nummer wie oft bei mir einkauft, welche Summe er ausgibt, um wie viel Uhr er kommt etc.pp.

    Mit Excel kenne ich mich eigentlich schon recht gut aus, allerdings weiß ich bei dieser Überlegung überhaupt nicht, wie ich daran gehen soll.
    Z.B. müsste Excel auch selbstständig erkennen, dass ich eine Zahl eintippe, die möglicherweise schon vorhanden ist und diese dann zusammen führt usw.

    Falls einer weiß wie man sowas macht, oder wie ich anfangen sollte, bitte hier melden =)
    Danke!
     
  2. THX1138

    THX1138 MacUser Mitglied

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    Versuch's mal mit einer Pivot-Tabelle.
     
  3. QuickSilverEX

    QuickSilverEX Thread Starter MacUser Mitglied

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    Pivot-Tabelle kenne ich nur aus sample-files
    Was das genau ist und wie man es benutzt weiß ich leider überhaupt nicht.
    Kannst du mich aufklären?
     
  4. peterg

    peterg MacUser Mitglied

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    Hallo,

    Dein Geschäft lässt Dir ja noch viel Zeit und die Warenwirtschaft ist wohl auch sehr übersichtlich gestaltet... ;-)

    Versuchs mal mit der Hilfe-Funktion. THX1138 hat Dir ja schon einen wichtigen Begriff genannt.

    Gruß
    Peter
     
  5. THX1138

    THX1138 MacUser Mitglied

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    Mit einer Pivot-Tabelle kannst Du Daten übersichtlich zusammenfassen. Nachdem Du den Quellbereich angegeben hast, wird (vorzugsweise in einem neuen Tabellenblatt) eine übersichtliche Gliederung angezeigt, in die Du Zeilen- und Spaltenfelder hineinziehen kannst. Ich weiß, daß das jetzt mehr Fragen aufwirft, als es beantwortet, aber eine umfassende Erklärung dieser Funktion würde diesen Rahmen sprengen. Du wirst aber schnell den Dreh bekommen, wenn Du ein wenig damit herumexperimentierst.
     
  6. QuickSilverEX

    QuickSilverEX Thread Starter MacUser Mitglied

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    @THX1138
    Danke für deine Hilfe.
    Was du da schreibst habe ich so auch ungefähr im inet gelesen.
    Sprich die Pivot-Tabelle stellt schon vorhandene Datensetze übersichtlich dar.
    Problem ist, dass ich die Daten noch nicht erfasst habe und mich noch frage wie ich die Daten am sinnvollsten eingebe.

    Ich könnte z.B. eine Tabelle machen in der steht DATUM; UHRZEIT; KONTONUMMER/BLZ; BETRAG

    Dort würde ich dann immer jede Kontonummer mit Betrag und Uhrzeit eingeben. Jetzt würde ich aber nicht sehen, ob ich eine Kontonummer vielleicht schon einmal eingetippt habe, oder das dieser Kunde schon öfters da war diesen Monat etc.

    Ich glaube ich muss mir erstmal gedanken über den allgemeinen Aufbau dieser Datenbank/Tabelle machen, bevor ich weiter machen kann.
     
  7. wegus

    wegus MacUser Mitglied

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    Entgegen der weitläufigen Annahme handelt es sich bei Excel um ein Kalkulationsprogramm!

    Die Anwendung hier hat mehr etwas mit Datenbanken zu tun! Es ist definitiv ein Fehler Excel zur Datenhaltung zu benutzen. Das erlebe ich täglich im Berufsleben immer wieder, wenn Anwender mit zerschossenen "Datenbeständen" aufkreuzen. Nat. ist dann immer Excel Schuld. Die wenigsten Menschen nehmen eine Gabel zum Suppe essen, viele aber Excel zur Datenhaltung :kopfkratz:
     
  8. Hemi Orange

    Hemi Orange MacUser Mitglied

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    Du hast ja recht, aber hier geht es glaube ich nicht darum, gleich mal mit einer Kanone wie Filemaker auf die Spatzen zu schiessen. Wenn jemand noch nicht mal weiß, was eine Pivot-Tabelle ist, wie willst du da gleich in eine DB einsteigen?

    Er/sie kann doch erstmal mit Excel anfangen und die Daten erfassen und dann später entscheiden, ob diese Info was taugt oder nicht. Falls ja kann man immer noch eine richtige Datenbank dafür einsetzen. Das Spreadsheet hat man in 5 Minuten da rein migriert.
     
  9. Hemi Orange

    Hemi Orange MacUser Mitglied

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    Du machst einfach folgendes:
    - alle Daten die dich interessieren (s.o.) in einzelne Spalten eingeben
    - jede Spalte sauber formatieren (Datumsformat etc.)
    - jede Spalte bekommt eine Überschrift
    - darunter erfasst du täglich jeden Beleg in einer Zeile mit allen Angaben

    Du brauchst dir keine Gedanken machen, was schon mal war etc. Den Rest macht der Pivot-Assistent. Erklärt sich fast von selbst.
     
  10. Jabba

    Jabba MacUser Mitglied

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    @wegus
    Naja, so dramatisch sehe ich das nicht, in diesem Falle handelt es sich doch nicht um grosse Datenbestände... und wenn er z.B. (um bei Office zu bleiben) Access nehmen würde, so steht er immer noch vor dem gleichen Problem: Wie gebe ich das am gescheitesten ein.
    Ansonsten gebe ich Dir natürlich Recht.

    @QuickSilverEX
    Ich glaube, Dein Wunsch bei der Eingabe schon Auswertungen zu erhalten, lässt sich nur mittels VBA und einer dort erstellten benutzerdefinierten Eingabemaske realisieren.
    Die hat mehrere Textfelder und ein Listfeld, was ev. Treffer schon Anzeigt. Gleichzeitig werden dann die Daten bei "OK" in Deine Tabelle geschrieben.

    Es könnte auch ohne VBA gelöst werden, aber etwas aufwendiger bei der Eingabe.
    1. Du gibts die Daten in der Tabelle ein (z.B. mit der vorgefertigen Datenmaske, dann sind die Felder auch da wo sie hinsollen)
    2. Du gibst die Kontonummer nochmals in einem anderen Blatt (wegen Überischtlichkeit) ein, und zwar in ein spezielles Feld.
    3. Auf dieses Feld beziehen sich dann weitere Funktionen, die diese Zahl auswerten... Ganz einfach z.B. Zählenwenn & Summewenn.
    D.h. Deine eingegebene Zahl wird Suchkriterium genommen und mit dieser dann Dein Datenbestand (Bereich) durchsucht und addiert, bzw. es wird bei Zählenwenn die Anzahl ausgegeben. z.B. Kontonummer 3 mal = 3 Einkäufe.

    Das hört sich wesentlich komplizierter an, als es ist. Absolut gruselig und leider zu Zeiten der Pivottabellen fast vergessen sind die Datenbankfunktionen, mit den man mit einfachsten Formeln Auswertungen vom Daten erlangt, die so aussehen, als hättest Du ein gewaltiges VBA Modul zusammengebastelt. (DBANZAHL und Kollegen) Auch gibt es prima Formeln, die in einer Tabelle z.B. Top-Ten Werte geben. Mit KGRÖSSTE suchts Du Dir z.B. Deine höchste Einnahme raus (oder zweit, dritt etc.) und mit SVERWEIS das dazugehörige Datum.

    Ich hoffe, ich habe geholfen und nicht verwirrt!
    :)
     
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