iPad in der Firma - gemeinsamer Zugriff auf Daten

[BennyG]

Hallo,

ich frage für einen Freund ...

Ich selber kenne mich recht gut mit dem iOS aus, und werde auch immer gerne um Rat gebeten, wenn es um Anwendungen oder das iOS ansich geht.

Aber mit dieser Frage bin ich leider an meine Grenzen gestoßen, und möchte sie daher an das große Wissen des MUF weitergeben:

Ein Freund hat ein Fuhrbetrieb (Abriss / Kies / Recycling / Container), und alle seine Mitarbeiter letztens mit einem iPad ausgestattet. Diese iPads sind vom jeweiligen Besitzer mit einer eigenen Apple-ID eingerichtet. Insgesamt handelt es sich um ca. 25 Mitarbeiter (einschl. Büro & Leitung). Bei einer Familie kann man ja gut mit der "Familienfreigabe" arbeiten, damit eben die Familie auf gemeinsame Daten zurückgreifen können.

Hier hat er vor, folgendes zu teilen (Liste wird ggf. erweitert):

- Terminkalender
- Aufträge mit Bemerkungen (zu erledigen / gerade dabei / erleidigt) und wer den Auftrag durchführen soll
- Zugriff auf pdf-Dateien

Es kann natürlich sein, dass es dafür auch eine Branchen-Lösung gibt, aber kann ich das alles auch mit den Hausmitteln bewerkstelligen ? Bei der Famlilienfreigabe ist das Limit ja auch 5 Personen begrenzt, kann man die Anzahl der "Mitnutzer" auf 25 Personen erweitern ?

Hat hier jemand einen Tipp für eine spezielle Lösung oder auch für die Standard-Apps ?

Über Eure Tipps würde ich mich sehr freuen

Und bitte fragt nicht, warum er die iPads vor einem Lösungsansatz schon gekauft hat ...

 

[iQuaser]

Das könnte man mit nextcloud lösen, da gibt es Kalender (die man auch freigeben kann), ToDo-Listen für Aufträge und natürlich kann man Dateien (per Freigabe) teilen

 

[BennyG]

Das könnte man mit nextcloud lösen, da gibt es Kalender (die man auch freigeben kann), ToDo-Listen für Aufträge und natürlich kann man Dateien (per Freigabe) teilen

Ah - das sieht doch schon mal gut aus ... Alternativ könnte man dann ja wahrscheinlich (je nach "Geschmack") auch GoogleDrive (Google Workspace) nutzen, oder ?

Man muss dann mal den Workflow, die Benutzeroberfläche, den Preis und die Sicherheit (Datenschutz) vergleichen ...

 

[iQuaser]

Ah - das sieht doch schon mal gut aus ... Alternativ könnte man dann ja wahrscheinlich (je nach "Geschmack") auch GoogleDrive (Google Workspace) nutzen, oder ?

Da es für eine Firma ist würde ich keine Daten zu google u.ä. hochladen. Ich würde eine eigene Nextcloud-Instanz aufsetzen bei der ich weiß, wo der Server steht und wer darauf Zugriff hat.

 

[BennyG]

Habe gerade mal kurz geschaut (bin noch auf der Arbeit) ... D.h., ich müsste dann einen eigenen Server (NAS) aufsetzen, und hätte dann alles sicher bei mir.

Liege ich da richtig ? Ich muss mich sonst mal am Wochenende genauer in NextCloud einlesen ...

 

[iQuaser]

Ich kenne jetzt die Firmenstruktur nicht. Aber ja, man könnte nextcloud auf einem NAS aufsetzen, auf das man z.B. per VPN zugreift. Oder man mietet einen Server, ich bin bei all-inkl.com und sehr zufrieden.

Installier die nextcloud mal auf einem NAS und schau, ob es Dir überhaupt zusagt. Anschließend würde ich mir Gedanken machen, wo man es hostet und wie man es für die Benutzer einrichtet.

 

[bowman]

@iQuaser ...ich kenne den Dienst beim Anbieter nicht aus eigener Erfahrung (ich betreibe meine eigene Nextcloud-Instanz) aber Storage Share bei Hetzner ist als Nextcloud-Angebot ist preislich ziemlich interessant, hat keine Limitierung bei der Benutzeranzahl und und bietet auch eine Kalenderfunktion:
https://www.hetzner.com/de/storage/storage-share

Für Termine bzw. geteilte Kalender klappt das einwandfrei, für Aufträge mit Statusverfolgung würde ich eine Projektmanagement-Lösung wie OpenProject nehmen, das kann man direkt als Dienst lizensieren. Wenn man es selbst hosten will, braucht man dann aber ein NAS oder einen externen Hoster und Systemadministrationserfahrung...

https://www.openproject.org/de/

Mit dem kommenden macOS Sonoma soll eine Art Kanban-Board-Funktionalität in Apples Erinnerungen.app eingebaut werden, ob und wie weit das auf dem iPad genuzt werden kann weiss ich nicht. Ebensowenig, ob sich das mit Nextcloud synchronisiert. Die Erinnerungs.app taugt aber generell eher wenig für den genannten Zweck, da sich darüber zwar geteilte Kalender gemeinsam nutzen lassen, m.W. aber nicht direkt adressierte Erinnerungen an Andere. Man kann natürlich auch einfach für jeden Mitarbeiter einen geteilten Ordner anlegen und dort den Auftrag in eine Textdatei reinschreiben, die der Mitarbeiter im Webeditor dann ergänzt. Da muss man zur Kontrolle sich halt jedes Dokument einzeln ansehen...

 

[iQuaser]

@iQuaser ...ich kenne den Dienst beim Anbieter nicht aus eigener Erfahrung (ich betreibe meine eigene Nextcloud-Instanz) aber Storage Share bei Hetzner ist als Nextcloud-Angebot ist preislich ziemlich interessant, hat keine Limitierung bei der Benutzeranzahl und und bietet auch eine Kalenderfunktion:
https://www.hetzner.com/de/storage/storage-share

Es gibt viele Anbieter - und viele davon sind mit Sicherheit sehr gut. Meine Empfehlung von all-inkl ist halt einer, den ich kenne.

Ich denke auch in diesem Thread werden noch einige Alternativempfehlungen zu nextcloud kommen. Denn auch nextcloud ist nicht die einzig mögliche Lösung. Aber ich habe es halt empfohlen weil ich es kenne und gut finde.

 

[tocotronaut]

Einfach einen Kalender bei einem Anbieter seiner Wahl erstellen und den für alle 25 mitarbeiter freigeben.
Eventuell ist ein (Hosted-) Exchange dafür sinnvoll.

Gemeinsamen Zugriff auf Dateien könnte man gut mit einem Onedrive erledigen. Aber es tut auch jede andere Cloud, die man in die "Dateien" App einbinden kann.

Die Auftragsliste ist in sofern kompliziert, dass wir ja nicht wissen was als Datenbasis schon da ist.
Eventuell reicht es das mit Erinnerungen umzusetzen. Die könnte man auch auf dem Exchange konto einbinden.

 

[BennyG]

Auf jeden Fall schon alles sehr gute Ansätze, die ich weiterverfolgen werde. Vielen Dank erst einmal !

Und dass der eine a) empfiehl, und der andere b) hilft mir auch weiter. Dann kann man eben zwischen den bisher 2 Anbietern gut vergleichen, und letzt endlich muss das mein Freund entscheiden.

Aber ich kann ihm dann nach dem Einlesen die für mich offensichtlichen Vor- und Nachteile aufzeigen, wobei er es ja auch anders sehen könnte. Aber auf jeden Fall gibt es nicht DEN EINEN Vorschlag, sondern es werden auch (#9) alternative Vorschläge aufgezeigt.

Wie gesagt / geschrieben: Bin für eine Lösungsfindung für alles offen ...

 

[iCookiemonster]

Wenn man nicht selber "basteln" will, könnte man das alles auch mit MS Teams umsetzen. Dort hast du über (OneDrive) dann die Dateiablage, kannst diese im Frontend aber auch mit Aufgaben im Planer verknüpfen und Teammitgliedern zuwiesen. In den Aufgaben kann man dann über Status Updates den aktuellen Stand gut nachverfolgen.

Ich kann dir jetzt nicht sagen, was dies für ein kleines Unternehmen kostet, aber Office wäre dann ja auch noch mit dabei (und ich denke mal, das wird das Büro sicherlich auch brauchen).

 

[iQuaser]

Wenn man nicht selber "basteln" will, könnte man das alles auch mit MS Teams umsetzen. Dort hast du über (OneDrive) dann die Dateiablage, kannst diese im Frontend aber auch mit Aufgaben im Planer verknüpfen und Teammitgliedern zuwiesen. In den Aufgaben kann man dann über Status Updates den aktuellen Stand gut nachverfolgen.

Ich kann dir jetzt nicht sagen, was dies für ein kleines Unternehmen kostet, aber Office wäre dann ja auch noch mit dabei (und ich denke mal, das wird das Büro sicherlich auch brauchen).

Dann kannst Du auch zu google gehen. Denn die Daten liegen auf Servern von denen man nicht weiß wo sie stehen - und wer darauf Zugriff hat.

Sobald personenbezogene Daten (und da reicht bei den "Aufträgen" schon Name und Adresse eines Kunden), könnte man ein Problem mit der EU-DSGVO bekommen.

 

[BennyG]

... könnte man ein Problem mit der EU-DSGVO bekommen

und genau damit sollte sich ein Unternehmen ja nicht "anlegen" ... Aber ein guter Hinweis, worauf ich meinen Freund auch aufmerksam machen muss !

 

[tocotronaut]

Ja klar. DSGVO ist wichtig und muss beachtet werden.

aber so viel wird da ja kaum drinstehen...
Wirkte für mich eher wie: Bitte 4 Tonnen Kies zu Meyer in der Schlumpfstraße 32

Nun ist ja die Frage wie das bisher gehandhabt wurde.
Irgendein System werden sie ja z.b. auch jetzt schon zur Rechnungserstellung verwenden.

 

[Hotze]

Dann kannst Du auch zu google gehen. Denn die Daten liegen auf Servern von denen man nicht weiß wo sie stehen - und wer darauf Zugriff hat.

Sobald personenbezogene Daten (und da reicht bei den "Aufträgen" schon Name und Adresse eines Kunden), könnte man ein Problem mit der EU-DSGVO bekommen.

Man kann bei Google den Standort der Server auswählen. Europa, USA, Asien. Standorte in Europa sind u. a. Irland und Deutschland.
Google ist durchaus DSGVO konform. Noch eher als Microsoft...

Ich finde es etwas schwierig jemanden Nextcloud und Co. zu empfehlen, am Besten auch noch selbst auf einem NAS gehostet, der offensichtlich nicht so viel Ahnung hat.
Selbst eine hostet Nextcloud ist nicht für jeden was. Da sollte dann schon eher ein FullService dahinter stehen.
Sowas macht nämlich schon eher ein DSGVO Problem, weil die Einstellungen nicht passen oder die Sicherheitslücke aktiv ausgenützt wird.

 

[BennyG]

Wirkte für mich eher wie: Bitte 4 Tonnen Kies zu Meyer in der Schlumpfstraße 32

Es sei denn, dass sie mal ein Fundament für einen Neubau ausheben sollen, eventuell für eine Bank / Behörde. Vielleicht nicht DSGVO-relevant, aber eventuell sicherheitsrelevant ...

 

[tocotronaut]

Ja. klar. Ihr müsst euch schon gedanken machen, dass alles sauber&sicher gespeichert wird.

Ich würde das nicht selbst aufziehen.

 

[dg2rbf]

Hi,
Ich habe Zugriff auf eine Nextcloud, durch unseren Verein, unser Vorstand hat diese auf seinem Server laufen, er ist aber absolut fit, in Sachen Nextcloud usw.
Franz

 

[dg2rbf]

..

 

[KOJOTE]

Macht man sowas nicht gleich besser mittels MDM?
https://support.apple.com/de-de/guide/deployment/depc0aadd3fe/1/web/1.0

Zusammenarbeiten am iPad bis 100 Personen geht auch noch:
https://support.apple.com/de-de/HT206181