Filemaker: "Bericht", nach Monaten strukturiert

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  1. msg

    msg Thread Starter MacUser Mitglied

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    Hi Forum-KollegInnen!

    Ich habe auf Filemaker eine DB gestrickt, wo ich die Einnahmen und Ausgaben im Rahmen meiner freiberuflichen Arbeit verwalte. Als ich noch auf Access gearbeitet habe, habe ich eine Abfrage erstellt mit 2 Datumsgrenzen (von-bis, also in meinem Fall das letzte Quartal, oder das ganze Jahr) und aus dieser Abfrage heraus habe ich einen Bericht erstellt, der die Einnahmen und die Ausgaben nach den Monaten und Kategorien (Kategorien sind jedweils eigene Felder in den DB von Einnahmen und Ausgaben) gliedert.

    Also, zB:

    Ausgaben

    Monat: März 2006
    Kategorien: - Miete ...... xxx€, - Literatur ...... xxx€, - ....
    Monat: April 2006
    Kategorien: - .....

    oder:

    Kategorien: - Fahrtkosten
    Monat: Jänner: xxx€, Februar: xxx€, ...
    Kategorien: - Fortbildung
    Monat: Jänner: xxx€, Februar: xxx€, ...

    Kann mir wer helfen, wie ich das auf Filemaker umsetzen kann?
    LG,
    msg
     
  2. joachim14

    joachim14 MacUser Mitglied

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    Äh, ja.
    Ich fürchte, ich habe die Frage nicht ganz verstanden. Denn die Antwort wäre: so ähnlich, wie Du es von Access gewohnt bist.
    Du suchst Datensätze zB vom 1.1.2006...31.3.2006. Die gefundenen Datensätze kannst Du nach Wunsch darstellen.
    Aber war es das wirklich?
     
  3. msg

    msg Thread Starter MacUser Mitglied

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    Danke! jaja, aber wie stellt FM denn die Daten zB vom 1.1.2006...31.3.2006 nach Monaten strukturiert und zusammengefasst dar? Also daas wären Jan/Feb/März und da wiederum pro Monat zu einem Kriterium (=1 best. Feld im Datensatz) zusammengefasst? Also: Jan: Miete Summe, Benzin Summe, Literatur Summe usw., Feb: Miete Summe, Benzin Summe, Literatur Summe usw., .... lg, msg
     
  4. joachim14

    joachim14 MacUser Mitglied

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    Du brauchst eine Teilauswertung nach den Monaten.
    Du legst ein neues Feld an, zB "Monat". Alle Datensätze vom 1.1.2006 bis 31.1.2006 erhalten darin den Eintrag "Januar", entsprechend Februar und März.
    Dann brauchst Du ein (neues) Layout, in dem ein Bereich mit der Teilauswertung einhalten ist, in diesem Bereich steht das Feld "Monat".
    Dann müssen alle auszugebenden Datensätze nach dem Feld "Monat" sortiert werden (ggf. zusätzliche Sortierkriterien sind möglich).
    Anschließend sind im Druck (bzw. Seitenansicht) die Januar-Datensätze zusammen mit dem Feld "Monat", in dem jetzt "Januar" steht, zu sehen, entsprechend die Februar und Märzdaten.
     
  5. msg

    msg Thread Starter MacUser Mitglied

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    wow, das klingt ja mächtgi kompliziert - das war bei Access ein Optionsfeld mit "nach Monaten gliedern" :-( ... danke, aber wenns so kompliziert ist, exportier ich die Daten nach Excel und probiers dort ...
    lg, msg
     
  6. ThoRo

    ThoRo MacUser Mitglied

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    Also die vorhandene Werte erst zu Excel zu exportieren und dann dort nochmals aufbereiten lassen: das ist kompliziert.

    In FileMaker machst Du eine Suche nach den Daten (Datumsbereich suchen), sortierst das Eregbnis nach Monaten und schaltest zum Layout mit dem Berichtslayout um, fertig.
    Das Ganze kann man sich wunderbar als Script erstellen (auf Wunsch auch mit frei wählbaren Zeiträumen - Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr) und bei Bedarf immer wieder abrufen.
    Bei dem Berichtslayout hilft Dir der Layoutassistent, wenn Du das nicht alleine erstellen möchtest....

    MfG

    ThoRo
     
  7. joachim14

    joachim14 MacUser Mitglied

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    Empfehlung zu kompliziert?

    Ach!
    Das fällt einem irgendwann gar nicht mehr auf.
    Nebenbei lernst Du bei der Gelegenheit wieder einiges zu FileMaker dazu.

    Im übrigen - auch in anderen Programmen - wollen die Daten sortiert sein, irgendwo will ein Layout erstellt sein, dass gedruckt werden kann, irgendwo muss angegeben werden, dass Datumswerte vom 1.1.2006 bis 31.1.2006 als "Januar" ausgegeben werden.

    Und wenn Du es dann noch mit einem Script laufen lässt, wie von Thoro empfohlen, klickst Du einmal und der Bericht fällt aus dem Drucker...
     
  8. msg

    msg Thread Starter MacUser Mitglied

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    joachim14, kannst du mir bitte erklären, wie ich diese Teilauswertung bewerkstellige? wo lege ich das Feld an? Datenbank, Wertliste, ...? da bin ich ja bei der Datumsbereich-Eingaben auf ein spezifisches Jahr angewiesen, nächstes Jahr muss ich ja alle Jahreszahlen umändern, oder?
    Was meinst du mit dem: "Dann brauchst Du ein (neues) Layout, in dem ein Bereich mit der Teilauswertung einhalten ist, in diesem Bereich steht das Feld "Monat". ... Dann müssen alle auszugebenden Datensätze nach dem Feld "Monat" sortiert werden (ggf. zusätzliche Sortierkriterien sind möglich)."
    Danke für die Hilfe,
    msg
     
  9. joachim14

    joachim14 MacUser Mitglied

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    Oh, das ist ja schon eine Weile her, dass die Frage kam.

    Also, jetzt der Versuch einer Erklärung. Es klingt zuerst etwas kompliziert und es geht sicher auch einfacher, aber versuche es erst einmal so nachzubauen:

    Du legst in der Datendefinition 2 neue Felder an:
    Monatszahl (Zahl)
    Monatsname (Text)

    Beide Felder bringst Du
    - in Deinem Eingabelayout unter, in dem die Datensätze erfasst werden,
    - in einem neuen Layout unter, das die Auswertung zeigen soll. Das erstellst Du entweder mit Neues Layout oder
    Du kopierst ein Layout, das schon die von Dir gewünschte Auswertung enthält, aber noch nicht die Auswertung.
    Die Auswertung ergänzt Du im Layout durch das Hinzufügen eines neuen Bereichs für Teilauswertung - Symbol in das Layout hineinziehen.
    In diesen Bereich für die Teilauswertung platzierst Du die beiden Felder Monatszahl und Monatsname. Und dann musst Du für das Layout noch angeben, wie die Auswertung sortiert sein soll (Ohne richtige Sortierung wird garnichts gescheites angezeigt) Nimm für das erste die Sortierung nach "Monatszahl".

    Dann musst Du - wieder im Blätternmodus - Deine Datensätze ergänzen. Du lässt alle Datensätze suchen vom 1.1.2006 bis 31.1.2006. Es werden vermutlich n Datensätze angezeigt. Dann gehts Du in das Feld Monatszahl und lässt in allen Datensätzen den Wert durch "1" ersetzen und im Feld Monatsnamen lässte Du alle Werte durch "Januar" ersetzen.

    Weiter in gleicher Weise für Februar, März usw.
    (Die Eingabe der Monatszahlen und Monatsnamen lässt man später natürlich besser beim Erstellen der Datensätze automatisch machen)

    Dann suchst Du alle Datensätze vom 1.1.2006 bis 31.3.2006. Dasselbe Ergebnis erhälst Du, wenn Du alle Datensätze mit den Monatszahlen 1 bis 3 suchst.

    Dann sortierst Du diese Datensätze nach Monatszahl mit dem Ergebnis, dass zuerst der Januar kommt, dann der Februar, dann der März.

    Dann schaltest Du in Dein Auswertungslayout um und gehst in die Seitenansicht.
    Jetzt sollten erst alle Datensätze Januar, darunter eine Zeile mit "1" und "Januar" erscheinen, dann alle Datensätze Februar, darunter eine Zeile mit "2" und "Februar" usw.

    Wenn Du das grundsätzliche verstanden hast, geht es auch durchaus noch direkter und besser, das kommt dann später.

    Und dann lies bitte mal in der FileMaker Hilfe den Abschnitt zu Auswertung und Teilauswertung...
     
  10. msg

    msg Thread Starter MacUser Mitglied

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    danke, ich glaub -ohne das jetzt alles nachgebaut zu haben- grundsätzlich habe ich die Funktionsweise verstanden.

    Ich hab bereits die Datensätze (an die 1000) der letzten Jahre seit 2003 eingegeben. Wie kann ich denn im Nachhinein die Formel "MonatZahl(Datum)" über alle Datensätze drüberrennen lassen?

    lg,
    msg
     
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