Word - Automatisch Namen aus Excel Liste einfügen

[Lockenheld]

Hallo, ich würde gerne in das rote Feld meiner Bewertung automatisch alle Kindernamen aus meiner Excelliste einfügen und ausdrucken. Ich möchte damit vermeiden, dass ich jeden Namen einzeln eingeben muss. Ist das möglich?

 

[Der Reisende]

Namen kopieren und als Verknüpfte Zelle einfügen.

 

[Lockenheld]

Vielen Dank für den Tip. Leider stehen dann alle 20 Namen untereinander. Ich möchte, dass im roten Feld immer nur ein Name steht und gedruckt wird. Also jeder Schüler soll einen solchen Rückläufer erhalten.

 

[KOJOTE]

Ich hoffe ich verstehe dich richtig: Du willst alle an anderere Stelle gelisteten Namen jeweils einzeln in der Zelle verfügbar (zur Auswahl) haben?

Wenn ja, dann würde ich eine Excel-Tabelle in der Word-Datei einbinden - ich persönlich würde ja die ganze Datei gleich in Excel bzw. in Numbers erstellen, aber das ist ja nicht deine Frage - und dort ein Auswahlfeld mit Verweis auf die Tabelle mit den Namen erstellen. Dann kannst du immer einen Namen nach dem anderen auswählen und drucken.
Vermutlich musst du aber vorab einmal eine entsprechende Tabelle mit den Namen der Schüler hinterlegen. Mangels Word & Excel kann ich aber sonst leider nicht weiter helfen.

 

[Lockenheld]

Vielen Dank für deinen Ratschlag. Ich möchte dort leider kein Auswahlfeld. Dort müsste ich dann noch 20x klicken und den korrekten Namen aussuchen und dann den Befehl zum Drucken geben.

Ich möchte quasi einen Seriendruck erstellen. Ich möchte das Dokument einmal drucken und Word oder was auch immer setzt mir dann nacheinander alle 20 Namen aus der Excelklassenliste ein. Also ich sende einmal den Befehl zum Drucken, erhalte aber 20 Seiten mit 20 unterschiedlichen Namen.

 

[KOJOTE]

Das entspricht jetzt nicht im entferntesten deiner ursprünglichen Frage.

 

[Peacekeeper]

Das kannst Du über die "Seriendruck"-Funktion machen.
Im Bereich "Sendung" kannst Du eine Liste von Empfängern dann mit verschiedenen Feldern in deinem Dokument verknüpfen. Du könntest damit sogar die Leistungsbewertung, falls Du die schon als Excel hast automatisch mit einfügen lassen.

https://support.microsoft.com/de-de/office/seriendruck-mithilfe-einer-excel-tabelle-858c7d7f-5cc0-4ba1-9a7b-0a948fa3d7d3#MergeWithExcel=macOS

 

[Lockenheld]

Oooh, danke! Habe es mit deinem Post gefunden. Was ein Traum in Erfüllung geht, alle Daten aus dem Computer per Hand in ausgedruckte Tabellen zu hämmern - alles Vergangenheit!

 

[Lockenheld]

Ist es möglich, dass ich auf einer Seite 2 Schüler habe? Also in der unteren Tabelle sollte dann schon der 2. Schüler aus der Excelliste eingefügt werden.

 

[Peacekeeper]

Ist es möglich, dass ich auf einer Seite 2 Schüler habe? Also in der unteren Tabelle sollte dann schon der 2. Schüler aus der Excelliste eingefügt werden.

Meines Wissens geht das nur wenn Du dann die Daten von jeweils zwei Schülern in einer Zeile pflegen würdest. Würde ich nicht empfehlen.
Wenn's um sparsamen Umgang mit Papier geht würde ich mir zwei Vorlagen bauen und es in zwei Durchläufen drucken (also einmal obere Hälfte, einmal untere und dann einmal jede gerade Zeile durchhauen und einmal jede ungerade aus der Excel).

 

[DoroS]

Meines Wissens geht das nur wenn Du dann die Daten von jeweils zwei Schülern in einer Zeile pflegen würdest. Würde ich nicht empfehlen.
Wenn's um sparsamen Umgang mit Papier geht würde ich mir zwei Vorlagen bauen und es in zwei Durchläufen drucken (also einmal obere Hälfte, einmal untere und dann einmal jede gerade Zeile durchhauen und einmal jede ungerade aus der Excel).

Oder Format A5 einstellen.

 

[cubd]

Ist es möglich, dass ich auf einer Seite 2 Schüler habe? Also in der unteren Tabelle sollte dann schon der 2. Schüler aus der Excelliste eingefügt werden.

so weit ich das bisher ausprobiert habe, geht das über den Serienbrief nicht! Ich mache meine Klausurbewertungen seit langem über den Serienbrief. Und wenn es irgendwann einmal klappt, Daten aus einer Numbers Tabelle zu ziehen, wäre das echt super, bisher speichere ich immer ein weiteres Word Dokument mit den Punkte …
Aber wie DoroS schrub: Format auf A5 oder gar A6 und dann im Druckermenü einstellen, dass mehrere Seiten auf einem Blatt gedruckt werden sollen.

 

[fa66]

Aber wie DoroS schrub: Format auf A5 oder gar A6 und dann im Druckermenü einstellen, dass mehrere Seiten auf einem Blatt gedruckt werden sollen.

Jaaaa … aber zu den Grundannahmen:

1. Seriendruckfunktion: ja, der hier m.E. richtige Weg.
Letztlich haben wir es mit drei Dokumentdateien zu tun:
a. Die Datenquelle (hier die Excel-Arbeitsmappe),
b. das Seriendruckhauptdokument (ein Word-Dokument mit dem Rahmentext und den Seriendruck-Platzhaltern) und
c. das Seriendruckdokument (mit dem Ergebnis der Zusammenführung von Datenquelle und Seriendruckhauptdokument); da gibt es keine Felder mehr drin.

2. Die Verwaltung der Datensätze in der Arbeitsmappe sauber und für jeden einzelnen benötigten Parameter eindeutig halten (eine Arbeitsmappe ist ja keine relationale Datenbank).

Heißt: Eine Zeile, ein Datensatz. Und spaltenweise alle Vornamen unter «Vorname», alle Nachnamen unter «Nachname», allen individuellen Parametern eine eigene Spalte innerhalb des Datensatzes (alias Zeile). Nur so kann in Words Seriendruckfunktion mittels Seriendruckfeld eindeutig darauf zugegriffen werden.

3. Das mit den Seiten reduziert sich auf die Frage, ob es möglich ist, die Ergebnisse zweier Datensätze auf eine Seite auszugeben. Letztlich sind «Neuer Datensatz» und «Neue Seite» auch nur Feldbefehle.

So gesehen enthält das Seriendruckhauptdokument (siehe Foto in #9) bspw. zwischen den zwei Formularbereichen ein «Next» (oder mit Bedingungen versehen ein «NextIf»), um zum nächsten Datensatz der verbundenen Datenquelle zu springen.

Via Druckbefehl zwei Blatt auf eine Seite drucken zu lassen, ist so gesehen nur der Notnagel, wenn nun alle anderen Optionen versagen – oder es keine gibt.

4. An die ggf. benötigten erweiterten Seriendruckoptionen kommt man aber oft nur via Einfügen > Feld… > Kategorie: Seriendruck und dann die Optionen… zu den Feldnamen:. Oder beim händischen Eintippen in der Feldfunktionsansicht: (fn) F9.

 

[cubd]

Das klingt spannend, danke @fa66 ! Das probiere ich bei einem Vokabeltest oder den SoMiNoten mal aus …