Wie haltet ihr Ordnung in Mail?

... Im Dockicon werden nur die Mails angezeigt die in der INBOX sind. Das ist so. Kann man nicht ändern. Punkt. :D ...
Das war sicher mal so, hat sich aber offenbar geändert; ich habe hier Mail 3.4, und da kannst du das Icon Badge jetzt auch für alle Postfächer angezeigt bekommen:

Mail > Einstellungen > Ungelesene Mails im Dock anzeigen > Alle Postfächer
 
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Ich sortiere keine Mails. Alle Mailadressen werden abgegrast und per Filter in einen Ordner 'Alle Mails' verschoben.

Darauf bauen verschiedene intelligente Ordner auf: 'ungelesen' ist sicherlich der wichtigste. Wegsortieren brauche ich da nichts, sobald gelesen 'verschwindet' die Mail von dort. 'Markiert'/'hohe Priorität'/'hat Anhang' funktionieren genauso.

Für Projekte/Themen/Personen mit denen ich oft korrespondiere sind auch intelligente Ordner eingerichtet. (Hier könnte man mit Ordnern für intelligente Ordner noch eine hierarchischere Unterteilung machen als ich bis jetzt)

Den Rest findet Spotlight.

Vorteil: - seit ich einen Mac habe, habe ich keine einzige Mail mehr manuell verschoben bzw. wegsortiert.

Nachteil: - Mail unterstützt leider keine Tags. Macht manche Listen leider etwas umständlicher als sie seien könnten
 
seit Spotlight halte ich keine Ordnung mehr - das braucht mehr Zeit als es spart. Früher hatte ich auch verschiedene Ordner für alles und jeden, heute ist es die Inbox und "alte mails" in den alles wandert was vor 1. Januar des laufenden Jahres gekommen ist. Damit habe ich in meiner Inbox mehrere tausend Mails, die nach Eingangsdatum sortiert sind; mehr Ordnung brauch ich nicht.
 
ich benütze sehr selten spotlight (im allgemeinen), ich mache lieber alles händisch, da fühle ich mich besser und habe den besseren überblick...die filter und intelligente ordner machten mich von anfang an verwirrt.
ich habe in mail einen ordner post rein und post raus (auf der arbeit, wegen den kunden), diese ordner haben unterordner mit den jeweiligen namen des kunden und eventuell auch noch unterordner (monat/jahr/projekt)... im postfach eingang wird nach eingangsdatum sortiert und alle e-mails gleich gelesen, die die wichtig sind werden markiert (entweder mit fahnchen oder farblich mit der farbpalette und eigene etiketten) oder gleich ausgedruckt, nach der erledigung der aufgaben in der mail, wird diese hingeschoben (oder einfach per rechtsklick) wo sie hingehört. im postfach gesendet werden die mails nach sendedatum sortiert und auch je nach erledigung der sachen verschoben.
 
Ich finde mich in vielen Beschreibungen wieder...

Ich nutze ebenfalls IMAP auf einem eigenen Mailserver von einem Hoster. Da habe ich massig Platz für Mails und Ordner.
Alles was Werbung ist geht in den Mülleimer, zu bearbeitende Mails bleiben erstmal im Eingang, und bearbeitete und beantwortete Mails gehen in entsprechende Ordner, die ich meist thematisch geordnet habe. So im Sinne von: OnlinedienstXY, Freund TZ, Haushalt, Geschäft. So halt...

Beste Grüße

Detlev
 
Mal ne noob-Frage: Wie erstelle ich Ordner? Ich mach schon die ganze Zeit Rechtsklicks überall aber es passiert nix.
 
In Mail einfach links unten auf das "+" klicken, und dann neues Postfach auswählen -> fertig. ;)
 
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Apple verwendet für Ordner den Begriff Postfach, wenn man das weiß,
ist es zusätzlich zum schon erwähnten + auch ganz einfach über die
Menüleiste zu finden :teeth:
 
Mal ne andere Frage: Ich habe einige Regeln erstellt, vor allem um gaaaanz alte Mails automatisch zu sortieren und um wichtige farblich zu markieren. Allerdings passiert wenn ich auf Regeln anwenden gehe nichts. Naja fast nichts, eine Mail ist markiert... hab ich was falsch gemacht?

SO, jetzt wird es ganz komisch - sortieren funktioniert jetzt und ich habe außerdem eine Regel erstellt, dass bestimmte Mails von bestimmten Absendern wenn sie älter sind als 1 Woche in einen Ordner verschoben werden sollen - doch jetzt taucht jede Mail 4 mal in dem Ordner auf! Kann mir das jemand erklären? Was mache ich falsch?
 
Zuletzt bearbeitet:
Im Posteingang habe ich nur aktuell eingegangene Mails, die kurzfristig bearbeitet werden, absteigend sortiert nach Eingangsdatum, also die frischesten immer oben. Normalerweise bleibt hier keine Mail länger als ein, zwei Tage drin. Schrott wird direkt gelöscht. Zusätzlich habe ich einen Ordner namens "Zwischenablage", in den ich manuell alle Mails aus dem Ordner "Posteingang" reinziehe, die erst irgendwann demnächst bearbeitet werden müssen.

Daneben gibt es bei mir zahlreiche Archiv-Ordner, in die ich alle Mails reinziehe und archiviere, wenn sie bearbeitet/beantwortet sind und die aus irgendwelchen Gründen aufhebenswert sind (Friends & Family, Firma, Kundenprojekte, Privat, Shopping, Urlaub, ebay usw.). Alle Mails, die ich z.B. von Freunden erhalte und an Freunde schicke, kommen in den Ordner "Friends & Family"; nach Ein- und Ausgang trenne ich nicht, so ist gleich alles chronologisch zusammen (wie immer sortiert nach Eingangsdatum).

Alles, was ich als unwichtig einschätze, wird sofort gelöscht.

Irgendwann - normalerweise nach etwa 2 bis 3 Jahren - werden die älteren Mails bzw. ganze Ordner archiviert (rechter Mausklick auf den Ordner > Archivieren) und dann aus Mail endgültig gelöscht. Die erstellten Archivdateien schiebe ich, soweit (für mich) sinnvoll, in entsprechende Ordner auf der Festplatte. Mails von und an Kunden kommen z.B. in einen Ordner "Archiv Mail-Korrespondenz", der beim entsprechenden Kundenprojekt gespeichert wird.
 
Es wurden ja schon viele Methoden erwaehnt die ich auch anwende. Zusaetzlich verwende ich noch die Gruppen im Adressbuch, auf denen viele meiner Regeln basieren
 
Kann mir das jemand erklären? Was mache ich falsch?

Ohne das du uns deine Regeln als Screenshot postest, wird dir hier wohl niemand helfen können.

Ich selbst sortiere meine Emails nach Farben - wie ich finde ein geniales Feature! So sind alle Emails im Posteingang und ich finde trotzdem schnell das, was ich suche. Damit kann man sogar unwichtigeres ausblenden (Textfarbe grau). Für ganz wichtiges habe ich auch Intelligenze Postfächer (z.B. Rechnungen) und einige Ordner zum Archivieren (z.B. Zugangsdaten).

Achja: Löschen von Emails, die man nicht braucht, ist natürlich das A und O beim Ordnung halten ;)

Eine Frage hätte ich allerdings: Kann man beim Farbe ändern Text- und Hintergrundfarbe kombinieren? z.B. hellen Text auf dunkler Farbe? Ich hab das irgendwie nicht hinbekommen, da - wenn man eine Farbänderung auswählt - scheinbar keine zusätzliche Farbänderung mehr möglich ist!?
 
Zuletzt bearbeitet:
Ich verschiebe alles was wichtig ist in Jahresarchive (seit 1997) und der Rest wie Newsletter, Foren usw. bleibt bis Jahresende im Posteingang und wird dann gelöscht. Mehr sortieren brauche ich nicht, immerhin gibt es in jedem Programm eine funktionierende Suchfunktion.
 
Also ich habe mir folgendes System zurechtgelegt.

Zunächst habe ich mehrere email Konten, z.B. eines für Privates sowie eines für Berufliches. Auf diese Weise sind die entsprechenden Nachrichten also schonmal getrennt.

Wichtige emails die ich schnell wieder finden möchte weil sie etwas wichtiges enthalten, oder die etwas enthalten was ich abarbeiten muss, markiere ich in Mail mit dem Fähnchen (dafür kann man sich einen Button in die Symbolleiste legen). Über ein intelligentes Postfach kann ich mir alle mit Fähnchen markierten emails anzeigen lassen. Wenn diese Abgearbeitet sind, entferne ich das Fähnchen wieder.

Dann verwende ich ein AppleScript von John Gruber, welches beim Aufruf folgendes macht: es nimmt alle emails aus dem Posteingang jedes Kontos (mit Ausnahme der mit dem Fähnchen markierten emails) und verschiebt diese in ein "Archive" Postfach im jeweiligen Konto. (Link zum Skript steht unten).

Dieses Skript führe ich im Schnitt jede Woche aus, oder immer dann wenn mein Posteingang zu unübersichtlich wird. Am Jahresende nehme ich dann alle Nachrichten aus dem "Archive" Postfach und verschiebe diese in ein Jahresarchiv auf dem jeweiligen Konto.

Link zum Archiv Skript:
http://daringfireball.net/2007/07/simple_inbox_sweeper
 
Ich habe 3 E-mail Adressen:
1) für privates & berufliches
2) für eBay, Newsletter, ProgrammRegistrierungen, Internetbestllungen, Firmen, etc.
3) für Spam

Komischerweise halten sich die Absender seit Jahren an diese Aufteilung - so sind 1 + 2 recht übersichtlich und nur diese werden abgerufen.


Aus Faulheit bleibt alles in der Inbox, sortiert nach dem 'Gesendet' Datum. Möchte ich alle E-mails eines Absenders sehen, so markiere ich ein E-Mail und klicke ich in die Absender Spalte.

Dann sortiert mir Mail.app noch in den eingebauten Spam Ordner, was aber nur mittelgut funktioniert.

Wichtig ist ist noch ein Ordner 'Antworten', in die ich Mails werfe, die bearbeitet werden wollen, ich dies aber nicht, wie gewöhnlich, sofort mache. Manchmal lasse ich diese Mails zur Erinnerung aber auch einfach geöffnet - was ja erstaunlicher- und praktischerweise einen Neustart von Mail überlebt. Bei wichtigen E-mails zur Wiedervorlage ziehe ich die Mail in das URL Feld eines iCal Termins.

Alles andere finde ich über das eingebaute Suchfeld.

Aus Spaß habe ich mir mal eine intelligenten Ordner 'Verläufe' gebastelt, in dem Postein- und Ausgang zusammen nach Verläufen sortiert sind. In der Praxis benutze ich den aber eigentlich nicht.


Gerne würde ich manchmal Haftnotizen, Verweise auf iCal Termine oder Dateien in den Mails, oder in den Anhängen anbringen. Das aber scheint nicht zu gehen.
 
IMAP. Posteingang bleibt immer möglichst leer. Nach Empfang und lesen in einen passenden Ordner verschieben (Lizenzen, Freunde, Newsletter, Foren, Shopping, ...)

Im Posteingang bleiben alle Mails, die noch abzuarbeiten sind, wichtige Mails landen anschließend in entsprechenden Ordnern

So mach ich es auch. Sowohl mit meinem privaten Account als auch im Büro. Versteh garnicht das manche Leute hunderte Emails im Posteingang haben. Wirlich nur die die noch zu bearbeiten sind. Alles andere verschieb ich in Unterordner.

Bin auch der einzige Mensch auf der Welt, der nicht einen vollen Ordner gesendet hat. Hab auch Unterordner für gesendet, wo erledigte Mails dann in die entsprechenden Unterordner verschoben werden.

Falls man mal was suchen muß, ist die Suche von Mail bei 20.000 Emails einfach spitze ;)
 
Intelligente Postfächer angelegt:

z.B. eBay, Versicherung, Privat und dann automatisch einsortieren lassen. Einen Ordner als Sonstiges definiert, der ggf. ab und zu ausgemistet wird.
Die Sachen die im Eingang sind, werden gelegentlich in das Regelwerk zugefügt um Ordnung zu haben, nach kurzer Zeit klappt das (ein wenig Disziplin vorausgesetzt) ganz gut. ;)
 
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