viele Dokumente an viele Adressen per Mail

cosmovitelli

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Hallo zusammen,
hat jemand einen Automatisierungstipp?Ich muss einen Haufen Formulare versenden, jeweils das entsprechende an die richtige Adresse. So circa 80. Das ganze regelmäßig, wie kann man das auf Knopfdruck hinkriegen?
Mit dem Automator vielleicht?
cosmo
 

lengsel

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Alle Empfänger im Adressbuch? Evtl. in einer eigenen Gruppe? Welcher Art ist das Formular, also Datei oder Link ins Netz?
Angenommen es wären Dateien, könnte man den Link zur jeweiligen Datei im Notizenbereich unterbringen, und dann liesse sich das sicher was scripten.
Paar Details vielleicht?

Grüße,
Flo
 

cosmovitelli

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die Formulare sind Worddokumente, jeder Adressat erhält sein eigenes.
Alle Adressen sind im Adressbuch.
cosmo
 

lengsel

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Mit folgendem Script lässt sich zumindest schon mal relativ bequem jeder Person "ihr" Formular, respektive der Pfad zur Datei zuweisen.
Das klappt aber nur dann reibungslos wenn den Personen noch keine Notizen zugeordnet wurden, da das Script bereits vorhandene Notizen ohne Nachfrage mit dem Pfad zur Datei überschreibt. Falls also schon Notizen vergeben wurden muss man eben ein anderes (noch ungenutztes) Feld "missbrauchen".

Weil es auf die Schnelle zusammengeschustert ist ist das Script recht simpel und besticht nicht durch brilliante Menüführung und Logik oder Sicherungsmechanismen.

Nach Aufruf erscheint ein Dialogfenster das nach der Person fragt. Hier sollte ein eineindeutiger Namensbestandteil der betreffenden Person angegeben werden. Die Eingabe von z.B.: fri findet Fritz.
Besser mal eine Gruppe mit unsensiblen Daten zusammenstellen und da rumprobieren. Es erfolgt auch keine Bestätigung welche Person sich das Script tatsächlich ausgewählt hat, es empfiehlt sich also den Namen so präzise wie möglich anzugeben.
Danach kommt ein neues Dialogfenster mit der Möglichkeit eine Datei auszuwählen.
Die ganze Prozedur wiederholt sich wenn man bei der Namenswahl nicht auf Abbruch klickt bis St.Nimmerlein.
Der Effekt ist dann eben dass in den Notizen der Person der Pfad zur jeweils korrespondierenden Datei steht. Die Anzeige im Adressbuch wird übrigens leider nicht automatisch aktualisiert, was nicht heisst dass der Eintrag nicht vorhanden wäre!
Hier mal das Script:
Code:
set response to ""
repeat until response = "NEIN"
	
	set thePerson to display dialog "Person" default answer ""
	set aPerson to text returned of thePerson as string
	
	tell application "Finder"
		activate
		set fileName to choose file
	end tell
	
	get fileName as string
	set t to POSIX path of fileName
	-- display dialog t
	-- display dialog Person
	
	tell application "Address Book"
		set b to people of group "Name der Gruppe" where name contains aPerson
		set selected_card to b
		tell item 1 of selected_card
			set note to t
		end tell
	end tell
end repeat

"Name der Gruppe" muss natürlich entsprechend angepasst werden.
Direkt laufen lassen oder als Programm speichern, je nach Gusto. Das zweite Script das dann die Notizen ausliest und die entsprechende Datei versendet ist in Arbeit. Viel Spaß damit bis hierher.

Grüße,
Flo
 

cosmovitelli

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hey, AppleScriptexperte, danke dafür. Da werde ich mich mal ans testen machen.
cosmo
 

lengsel

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Hier also nun das Script das die Mailarbeit übernimmt:

Code:
tell application "Address Book"
	set selected_cards to every person of group "Gruppenname"
	repeat with i in selected_cards
		tell i
			set pfad_1 to note as string
			set name_1 to name as string
			set mail_1 to value of email 1 as string
		end tell
		
		set theSubject to "Formular für" & name_1
		set theContent to "Hallo" & name_1 & ", 
anbei Ihr Formular"
		
		set theSenderAdress to "absender@domain.de"
		set theRecipient to name_1
		set theRecipientAdress to mail_1
		set theAttachment to pfad_1
		
		tell application "Mail"
			set newMessage to make new outgoing message with properties {subject:theSubject, content:theContent & return & return}
			
			tell newMessage
				set visible to true
				set sender to theSenderAdress
				make new to recipient at end of to recipients with properties {name:theRecipient, address:theRecipientAdress}
				
				tell content
					make new attachment with properties {file name:theAttachment} at after the last paragraph
				end tell
				
				activate
				-- send newMessage
				
			end tell
		end tell
	end repeat
end tell

Das Script schickt eine Mail an jede in der Gruppe vorhandene Person (zu der es eine Mailadresse gibt) mit der jeweils in den Notizen zur Person angegebenen Datei.
Folgendes nach Bedarf ändern:

"Gruppenname": (natürlich) entsprechend ändern.
set theSubject to "Formular für" & name_1: Betreff der Mail
set theContent to "Hallo" & name_1 & ",
anbei Ihr Formular": Inhalt der Mail
set theSenderAdress to "absender@domain.de": Absenderadresse
set visible to true: In diesem Fall bekommt man die neue Mail für jeden Empfänger zu sehen. Bei 80 Empfängern vermutlich kein Spaß wenn 80 Fensterchen mit einer Mail aufpoppen. Falls nicht gewünscht auf "false" setzen
-- send newMessage: Die Kommentarzeichen "-- " entfernen, sonst wird nichts gesendet

Auch hier wieder: Am besten erst ein bisschen rumprobieren vor dem tatsächlichen Produktiveinsatz.
Ausführen/Speichern siehe oben.

Und wie ich schon sagte, zum Experten ists bei mir noch weit. Ohne den entscheidenden Hinweis von Folker aus dem AS-Forum von Fischer-Bayern wäre ich wohl nicht sehr weit gekommen.

Viel Spaß! Wünsche und Kritik willkommen.

Grüße,
Flo
 

cosmovitelli

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nochmal danke, mal sehen ob ich am Wochende zum Testen komme.
Apple Sript und Automator sind eine feine Sache. Mit dem Automator hab ich schon einiges an Erleichterung zusammen bauen können. Bei Apple Script fehlt mir leider so einiges an Wissen.
cosmo
 

BalkonSurfer

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Öhh - ich glaub nicht dass das die Erfinder vom Internet im Sinn hatten :D
Wie wärs mit 1x hochladen und dann Links verschicken?
 

lengsel

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cosmovitelli schrieb:
nochmal danke, mal sehen ob ich am Wochende zum Testen komme.
Apple Sript und Automator sind eine feine Sache. Mit dem Automator hab ich schon einiges an Erleichterung zusammen bauen können. Bei Apple Script fehlt mir leider so einiges an Wissen.
cosmo

Gern geschehen, ich tue mir zwar auch nicht immer leicht mit AS, habe aber das Gefühl dass ich damit sehr viel mehr erreichen kann als mit dem Automator (mit dem ich irgendwie nicht warm werde). :)

Grüße,
Flo
 

lengsel

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BalkonSurfer schrieb:
Öhh - ich glaub nicht dass das die Erfinder vom Internet im Sinn hatten :D
Wie wärs mit 1x hochladen und dann Links verschicken?

Wenn es um nur ein Dokument ginge...es geht aber um 80 verschiedene Dokumente an die entsprechenden (auch 80 an der Zahl) Empfänger.
Das schreit nach Automatisierung...und mailen ist immer noch entspannter als irgendwas irgendwo hinladen und dann evtl. noch vor unbefugten Blicken schützen...ein ungleich höherer Aufwand und weniger gut automatisierbar.

Grüße,
Flo
 

BalkonSurfer

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lengsel schrieb:
Das schreit nach Automatisierung...und mailen ist immer noch entspannter als irgendwas irgendwo hinladen und dann evtl. noch vor unbefugten Blicken schützen...ein ungleich höherer Aufwand und weniger gut automatisierbar.
Ein hochlad-script sind 2 Zeilen und es geht erheblich schneller, da Du die Daten nicht 80 mal hochladen musst.
Zum Schutz macht man einfach nen .htaccess und schickt das Passwort per eMail...
Also es ist SICHERLICH nicht einfacher oder schneller, dass alles per E-Mail zu verschicken...
 

starbuxx

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cosmovitelli schrieb:
die Formulare sind Worddokumente, jeder Adressat erhält sein eigenes.
das heisst doch, dass alle unterschiedlich sind, gell? dann muss man's eh 80mal hochladen.

gruesse,
sbx
 

lengsel

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BalkonSurfer schrieb:
...da Du die Daten nicht 80 mal hochladen musst...

Also:
bei 80 Dateien für 80 Leute müsste man sehr wohl 80 mal was hochladen (ob per Hand oder automatisiert spielt in dem Fall keine Rolle). Lies bitte mal die Aufgabenstellung genau durch. :rolleyes:
Es ist dann eben durchaus einfacher gleich die Dokumente mit der Mail mitzuschicken, das spart Hochladen, sicher machen und dann nochmal 80 Benachrichtigungsmails. Aber klar warum einfach wenn es auch umständlich geht. Aber ich vermute mal cosmo will es auch lieber einfach, aber falls Du vor ähnlichen Aufgaben stehst, tu Dir keinen Zwang an...

Grüße,
Flo
(Der es begrüßen würde wenn hier demnächst wieder qualifiziert am Thema und nicht an hirnverbrannten was-wäre-wenn-Szenarien diskutiert würde.)
 
Zuletzt bearbeitet:

Bobs

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abgesehen von der realisierung ist es wohl auch wesentlich kundenfreundlicher, jemandem eine mail mit anhang zu schicken, als eine mail, in der steht was man machen muss um an die datei zu kommen.
(man bedenke, nicht alle kunden haben das computerwissen um mal eben eine datei von irgendwo runterzuladen. für uns ne selbstverständlichkeit, aber eben nicht für alle menschen).
 

cosmovitelli

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so ist es, daran hab ich auch schon gedacht und vorher ein bißchen die Gewohnheiten erforscht. Das klappt nicht.
Aber abgesehen davon, eigentlich finde ich es ist zeitgemäß wenn ein modernes OfficeProgramm diese Funktion miterfüllen sollte. Anstatt Serienbrief eben Serienmail. Zeit wird es dafür.
cosmo
 

pks85

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lengsel schrieb:
Also:
bei 80 Dateien für 80 Leute müsste man sehr wohl 80 mal was hochladen (ob per Hand oder automatisiert spielt in dem Fall keine Rolle).

Naja ob mans jetzt auf nen FTP hochlädt, oder zum jeweiligen Empfänger schickt ist IMHO das gleiche...
 

lengsel

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pks85 schrieb:
Naja ob mans jetzt auf nen FTP hochlädt, oder zum jeweiligen Empfänger schickt ist IMHO das gleiche...

Ein letzter Erklärungsversuch für die Unverbesserlichen:

Wenn ich 80 Leuten eine Mail schicke mit der Datei im Anhang, dann ist die Arbeit damit (ruckzuck dank AS) erledigt. Versender und Empfänger sind glücklich und zufrieden.
Wenn ich 80 Dateien irgendwo hinlade, muss ich die eben irgendwo hin uploaden, dann dort u.U. sichern, und dann noch die Links zu den Dateien per Mail verschicken. Der Empfänger muss den Link aufrufen, sich evtl. autorisieren, und die Datei runterladen. Der Arbeitsaufwand ist ungleich höher, mithin ist es also weder für den Versender noch für die Empfänger praktischer. Daran gibt es auch nichts zu deuteln, das ist einfach so. Punkt.
Jeder halbwegs mit durchschnittlicher Intelligenz gesegnete Mensch sollte das kapieren, oder zumindest einsehen.
Und auch unter dem Aspekt der Automatisierung ist ersteres einfacher, schlicht und ergreifend allein schon deswegen weil weniger Arbeitsschritte zu automatisieren sind.

Können wir also bitte diese dämliche "so-wäre-es-aber-besser" Diskussion dann an dieser Stelle beenden :mad: , und uns cosmsos Problem widmen...

Grüße,
Flo
 

lengsel

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cosmovitelli schrieb:
...eigentlich finde ich es ist zeitgemäß wenn ein modernes OfficeProgramm diese Funktion miterfüllen sollte. Anstatt Serienbrief eben Serienmail. Zeit wird es dafür.
cosmo

Office:mac mit Entourage bietet das (anscheinend) nicht an?

Grüße,
Flo
 
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