Verstecken von Standardordnern "Dokumente", "Schreibtisch" im Finder: kann das Nebeneffekte haben?

[thulium]

Moin.

Ich helfe in einer kleinen gemeinnützigen Organisation, wo die 3 Mitarbeiterinnen nicht sehr technikaffin sind.

Ich werde dort in den nächsten MS 365 Business aufsetzen und sie werden gemeinsam einen Sharepoint-Ordner verwenden.

Damit sie auch mal von zuhause arbeiten können, sollten keinerlei Dateien lokal abgelegt werden.

Um das sicherzustellen, erwäge ich das Verstecken typischer lokaler Standardordner wie "Dokumente" und "Schreibtisch" im Finder.

Seht ihr dabei die Gefahr unerwünschter Nebeneffekte/Probleme und würdet abraten?

Über einen kurzen Rat freue ich mich.

 

[maba_de]

Seht ihr dabei die Gefahr unerwünschter Nebeneffekte/Probleme und würdet abraten?

ja, auf jeden Fall. Ich kann mir vorstellen, das diverse Programme, die den Ordner Dokumente erwarten und dann nicht finden, Probleme bereiten.
Ist es denn so schwierig, den Mitarbeitern einfach zu sagen, das sie dort nicht speichern sollen?

 

[lisanet]

Rein technisch gesehen kann es halt bei Programmen, die auf Standardverzeichnisse setzen zu Problemen kommen, wobei es halt schon genau darauf ankommt, welche Ordner du "verbieten" willst. Besonders beim Schreibtisch kann ich mir auch vorstellen, dass das System an sich das nicht so mag. Das wäre aber mal einen Test wert.

Ganz anderes sehe ich die Situation von einer anderen Seite. Wenn das private Geräte sein sollten, dann finde es es nicht in Ordnung, dass du dort so massiv eingreifst und Standardordner versteckst. Schließlich können und sollen die ja auch ruhig im privaten Umfeld genutzt werden.

Ich würde da eher eine Lösung mal in Betracht ziehen, dass du MS Office den Zugriff auf den Dokumente-Ordner in den Systemeinstellungen untersagst. Eine andere Idee wäre dann nur noch, dass du eine Cloud-only Software verwendest, die von vorneherein einen Export auf lokal unterbindet. Ob es sowas gibt, ist mir allerdings nicht bekannt.

Zudem solltest du auch bedenken, dass selbst wenn du "Dokumente" und andere Standardordner irgendwie "sperrst", immer noch das Home-Verzeichnis übrig bleibt und dort sowohl Dateien gespeichert, als auch problemlos neue Ornder, sogar direkt aus dem Speichern-Dialog heraus, erstellt werden können.

IMO ist der beste Weg, die betreffenden Personen zu schulen und das Verständnis für eine einheitliche Datei-Ablage herzustellen, anstatt mit Restriktionen zu arbeiten.

 

[iQuaser]

IMO ist der beste Weg, die betreffenden Personen zu schulen und das Verständnis für eine einheitliche Datei-Ablage herzustellen, anstatt mit Restriktionen zu arbeiten.

Wahre und weise Worte von lisanet

Wird in der heutigen Zeit leider viel zu wenig berücksichtigt - da wird gleich gesperrt und verboten.

 

[marcozingel]

Soll diese Funktion nicht eventuell mit macOS Big Shur 11.0 kommen (oder bekommt das Apple nicht hin Ordner schützen zu können)...

 

[thulium]

@lisanet
Ich selber verwende seit Jahren die Standardordner Dokumente, Bilder und Schreibtisch nicht und habe sie daher von Anfang an versteckt (Umbenennung mit Punkt davor) die Liste an Ordnern auf der Hauptebene des Nutzerverzeichnisses frei von Unbenutztem zu halten.
Probleme hatte ich noch nie.
Einige wenige Programme (Etikettendrucker) wollen dort was ablegen und konnten das auch.

Die Geräte sind nicht privat, sondern werden allein beruflich verwendet.

Geschult habe ich die Mitarbeiterinnen schon viele Male.

Die Erfahrung zeigt:
Nach einigen Tagen, spätestens nach einigen Wochen ist alles vergessen. Und wenn ein Ordner mit einem so schönen Namen wie "Dokumente" existiert, dann wird er auch benutzt.

 

[iQuaser]

Ich würde denen den Sharepoint-Ordner automatisch mounten, kann man über den Desktop aufrufen.
Dann noch in die Seitenleiste des Finder ziehen (vielleicht ganz oben) - und klipp und klar sagen, dass sie nur da speichern dürfen.

Eventuell noch nen Screenshot, den Ordner rot einrahmen und jeden auf den Arbeitsplatz legen.

Wenn wirklich jemand lokal speichern will, dann findet er dazu immer Wege, entweder wie von @lisanet beschrieben oder er hängt einen USB-Stick dran oder iCloud oder oder oder...

Soweit ich weiss kann man in MS Office die Standardspeicherorte auch festlegen, könnte man sich auch überdenken.

Ordner verstecken ist ja auch nur ein Hilfskonstrukt, da man sich auch versteckte Ordner anzeigen lassen kann.
Zugriffsrechte auf Dokumentenordner und Schreibtisch entziehen könnte den kompletten User schrotten.

Edit: @thulium war ein paar Sekunden schneller, da ist der ein oder andere Punkt von mir hinfällig

 

[iQuaser]

Soll diese Funktion nicht eventuell mit macOS Big Shur 11.0 kommen (oder bekommt das Apple nicht hin Ordner schützen zu können)...

Bekommt Windows auch nicht hin. Da macht man sich halt in den root-Ordner seinen "persönlichen Ordner" und schon ist man aus der Zentralverwaltung raus

 

[maba_de]

Wahre und weise Worte von lisanet

Wird in der heutigen Zeit leider viel zu wenig berücksichtigt - da wird gleich gesperrt und verboten.

schlicht, weil es nicht funktioniert.
Im Bereich Information Security und dort speziell im Bereich ISO27001 sowie im Datenschutz sprechen wir von TOM, technisch organisatorischen Maßnahmen - Maßnahmen, die technisch und/oder organisatorisch umgesetzt werden.
Und das Organisatorische funktioniert nicht, wie Auswertungen nicht nur bei uns sondern bei praktisch allen Unternehmen zeigen.
Das Betrifft praktisch alle Bereiche des Bürolebens. Wie arbeite ich, mit welchen Geräten, wo speichere ich Daten etc..
Es gab mal eine Auswertung von IBM, die sich sicher waren, dass die Mitarbeiter nur genehmigte Clouddienste nutzen und in der Auswertung kam raus, das über 70% aller Mitarbeiter Daten in nicht genehmigten Clouddiensten speichern.
Bei uns in der Firma sah das noch schlimmer aus.

Mitarbeiter sind wie Wasser, die finden immer einen Weg an den offiziellen Regularien vorbei.

Bei @thulium und seinen drei Kollegen mag das gehen, aber ich kann die Frage nach einer technischen Lösung absolut verstehen.

 

[thulium]

@iQuaser

Es geht ja nicht um Verbote. Es geht um Vereinfachung. Je weniger parallel nutzbare Wege bereitstehen, desto wahrscheinlich ist eine konsistente Ablage.

Letztlich betrachte ich es als Mangel des OS, dass man keinen Modus wählen kann "Keinerlei Dokumente lokal ablegen, sondern nur im Clouddienst X".

X müsste selbstverständlich ebenso frei wählbar sein, wie ein Standardbrowser oder ein Standardmailer.

 

[iQuaser]

Ohne Gewähr: In den Systemeinstellungen beim Benutzer den Benutzerordner verschieben, z.B. in Sharepoint.

Wenn die Mitarbeiter von zu Hause an privaten Geräten arbeiten, dort einen geschäftlichen Benutzer anlegen und auch dann den Benutzerordner verschieben.

 

[fa66]

Die Geräte sind nicht privat, sondern werden allein beruflich verwendet.

Es geht ja nicht um Verbote. Es geht um Vereinfachung. Je weniger parallel nutzbare Wege bereitstehen, desto wahrscheinlich ist eine konsistente Ablage.

Word etwa erlaubt ja zumindest, einen Standardspeicherort für Dateien anzulegen.
Das verhindert zwar nicht das Wechseln über den Finder, könnte den Nutzer aber erstmal in den vorgesehenen Server-Ordner führen.

 

[Lor-Olli]

Bei einem kleinen Verein der vor genau dem selben Problem stand (dazu noch wechselnde Mitarbeiter…), hat es geholfen einen Ordner > Dokumente für "Verein"( oder eben alternativ) anzulegen, farbig zu markieren und im Programm so festzulegen, dass er in der Auswahl beim Speicherort obenan steht. Funktioniert jetzt seit 3 Jahren reibungslos, wichtig ist nur, dass sich sofort die Routine einstellt, den Rest erledigt dann die Gewohnheit…

 

[lisanet]

Letztlich betrachte ich es als Mangel des OS, dass man keinen Modus wählen kann "Keinerlei Dokumente lokal ablegen, sondern nur im Clouddienst X".

Nee, das sehe ich ganz und gar nicht als Mangel des OS. Das ist die grundsätzliche und grundlegend andere Systematik eines "persönlichen Computers" (damit meine ich nicht Windows-PCs, sondern den generischen Begriff) gegenüber einem zentralisiert organisierten System aus Thin- / Thumb-Client und Host.

Daher ja auch mein Hinweis, auf cloud-only-Groupware. Die könnte da einen Mittelweg darstellen und dir ermöglichen, außerhalb der Cloud nicht speichern zu können. Open365 ist z.B. so eine Lösung. Ob die lokales Speichern unterdrücken lässt weiß ich allerdings nicht, sollte sich aber raus finden lassen.

Und wenn du nach Schulungen noch den Eindruck hast, dann kann ich dir nur empfehlen, auch mal dein Schulungskonzept anzugehen und zu modifizieren, ggf. in kleinere Häppchen verteilen, öfter mal wiederholen und vorallem, loben, loben, loben. Ich kann dir aus Erfahrung von über 3 Jahrzehnten Führungs- und auch Schulungsarbeit sagen, dass langfrisitg nur die Mitnahme von Menschen wirkt und das braucht halt auch permanentes beschäftigen, schulen, wiederholen. Restriktionen bringen nichts außer Frust und dann erst recht ein "Suchen nach Auswegen".