Software Dokumentenverwaltung

[GrJ0505]

Hallo an alle Mac Benutzer,

ich brächte für unsere kleine Firma so eine Art Software für Dokumentenverwaltung.

Wir besitzen seit diesem Jahr einen MacMini Server, in welchem 2 iMac, 1 MacBook pro sowie 3 iPhones und 2 iPad`s eingebunden. Der zentrale Speicher ist wie gesagt der kleine Server.
Dies funktioniert insoweit nahezu perfekt.

Nur bekommen wir das Problem, dass der gesamte Dokumenten-Eingang/Ausgang (Rechnungen, Schriftverkehr etc. - wird alles in pdf-Format eingescannt) immer mehr und von daher auch recht unübersichtlich wird.

Brauche ich hier eine spezielle Software für Dokumentenverwaltung oder mit Datenbank, da eben alles auf Server liegend? Oder einfach nur eine Software wie z.B. Papers, Paperless etc. welche ich jeden Client damit bestücke?
Und wie sieht es in Sachen iPhone, iPad aus? Welche Software-Hersteller unterstützen die Einbindung von iPhone/iPad?
Auch habe ich einmal gelesen, dass bei manchen Software OCR unterstützt wird. Soll das heißen das dies nur für die Suchfunktion von Dokumenten dient oder eben man damit komplette Dokumente per OCR bearbeiten kann wie z.B. Readiris usw.

Wäre für Antworten dankbar.

Grüße aus der Oberpfalz

 

[Spuckie]

schau Dir doch mal Doo an - das hat auch eine automatische Verschlagwortung - sollte eigentlich passen: https://doo.net/de/

 

[DDA]

geht auch windows in emulation, wenn ja: www.docuware.com
mit ipad app und webzugriff

macht automatisch ocr auf den dokumenten, mag gern pdf

 

[onebuyone]

Evenote
alle nutzen es,,,
https://evernote.com/intl/de/

 

[Ergebnis]

Bitte bedenken: Die Anzahl der Notizbücher bei Evernote ist beschränkt. Wenn ich richtig liege, sind es 250.

Je nach Ablagestruktur kann das eine Beschränkung sein, welche die Nutzung beeinträchtigt bzw. behindert.

 

[YoungApple]

doo halte ich für noch nicht ausgereift genug.

Schau dir mal die Devonthink-Produkte an. Hier noch eine Beschreibung, wie jemand das Produkt einsetzt. Es erfordert viel Disziplin eine papierlose Dokumentenverwaltung produktiv zu gestalten und zu erhalten. Klare Richtlinien der Handhabung müssen von allen Beteiligten eingehalten werden. Aber wenn, dann flutscht die Sache!

Die Datensicherung ist dann die nächste Baustelle. Wichtige Dokumente nie an einem Ort aufbewahren! Es sollte klar sein, dass ich meine sensiblen Dokumente nicht einem Service, wie Evernote, Dropbox oder so zur Verfügung stelle. Entweder Oecher-Wolke oder Amazon S3 (Server Irland und verschlüsselte Übermittlung und Speicherung z.B. mit Arq).

 

[mac*berlin]

Aussagekräftige Dateinamen, eine vernünftige ordnerstruktur auf dem Server und vielleicht ein paar Tags in die Informationen prügeln und gut ist's.

Bist auf keine Software angewiesen und plattformunabhängig.

Datensicherung realisiere ich über die OecherWolke seit nem halben Jahr ca und bin Super zufrieden

 

[Hausbesetzer]

Tags sind das Minimum, allein schon um steuerrelevante Rechnungen zu markieren

 

[GrJ0505]

Erstmal großen Dank für die diversen Antworten.

Habe bezüglich euerer Tips auch ein bisschen im Net nachgelesen. Also meiner Ansicht nach wäre das Devonthink Pro Office auch das Interessanteste. Zumindest lt. Beschreibung auf Hersteller-Homepage sowie diverser Erfahrungsberichte im Net.
Habe mir aus diesem Grund mal die 30tägige Testversion heruntergeladen und installiert. Irgendwie ist das Programm sehr umfangreich und wirkt extrem schwer zur Handhabung. Auch eben die Anleitung, welche leider nur auf Englisch erhältlich und somit ein bisschen schwierig für ein sog. Fremdsprachen-Profi
Irgendwie komm ich schon allein nicht mit der Grundeinstellung klar. Muss ich im Programm selbst meinen Server erwähnen bzw. eintragen? Wie läuft die Synchronisierung mit den iPhones und iPads?

Vielleicht kann mir jemand von euch ein bisschen weiterhelfen, zumindest bei der Inbetriebnahme

 

[GrJ0505]

Nochmals zu meinem bzw. unserem System, welches wie folgt aussieht


Wir haben einen zentralen MacMini Server, an welchem die Clients sowie 2 iPhones u. 2 iPads über Netzwerk eingebunden. Die einzelnen Benutzer melden sich somit also über Domain mittels Benutzername und Kennwort an. Auch läuft der gesamte Datenverkehr über Server und wird auch nur dort auf der Festplatte abgelegt - außer Software, welche sich auf den Clients befindet.


Wie sollte ich nun das Programm Devonthink Office Pro installieren bzw. vielmehr einstellen? Muss ich dabei dieses Software auch zugleich auf dem Server (MacMini) installieren oder reicht es ganz einfach nur auf den einzelnen Clients?
Auch wie sieht beim Zugriff der Dokumente von Unterwegs aus z.B. per iPhone oder iPad? Der Server selbst ist mittels einer festen iP-Adresse von Außen erreichbar.


Für Hilfe wäre ich sehr sehr dankbar.

 

[win2mac]

Zugriff vom Internet würde ich nur über VPN machen. Lies dir mal die Doku bei Devon durch.

Gruß

win2mac

 

[peterg]

Hallo,

erlaube mir noch einen ganz anderen Hinweis: Du betreibst einen Server, der aus dem Internet zugänglich ist. Auf dem verarbeitest Du geschäftliche Daten, d.h. Daten, die für Dich, Dein Unternehmen und vermutlich auch für Deine Kunden wichtig sind. Für den sicheren Betrieb eines solchen Servers sind erhebliche Kenntnisse erforderlich…

Zu Deiner Ausgangsfrage: Es gibt diverse Software zur Dokumentenverwaltung. Doch was soll man empfehlen? Es kommt auf den Workflow in Deinem Unternehmen an. Es gibt z.B. Software, die alle Daten zusammenhält und die Archivierung von Dokumenten (Word, Mail, PDF usw.) gemeinsam mit Terminen und sonstigen Kundendaten zu Kunden bzw. Projekten erlaubt. Diese integrierten Lösungen gibt es z.T. für wenige hundert Euro…

Peter