Serienbrief PDF trennen, PDFs auslesen und automatisiert per Apple Mail versenden - Wer kann helfen?

Dennis_H

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Ich suche schon länger nach einer Lösung, wie ich meine Rechnungen per E-Mail versenden kann. Ich nutze im Moment Confidencepost.de. Ich lade bei diesem Anbieter derzeit ein langes PDF Dokument, mit zum Beispiel 50 Rechnungen hoch. Das PDF Dokument wird vom Anbieter in einzelne Briefe getrennt und dann werden die Briefe per Post versendet. Das Ganze stört mich zunehmend und ich würde gerne auf E-Mail umstellen.

Grundlage ist ein langes PDF Dokument. Hier drin befinden sich zum Beispiel 50 Rechnungen. Diese Rechnungen sollten im ersten Schritt separat aus dem langen PDF herausgetrennt und gespeichert werden.

Confidencepost hat das PDF nach einem bestimmten Wort getrennt. Bei mir heisst das "Trenner" in Weißschrift in der Kopfzeile der jeweiligen Rechnung. Sehr simpel, das hat aber zuverlässig funktioniert. Manche Rechnungen sind zum Beispiel zwei oder dreiseitig. Daher die Trennung über das "Keyword" und nicht nach Seitenzahl.

Ich gehe mal davon aus, dass die Trennung am Mac möglich ist und ich alle 50 Dokumente benannt nach Rechnungsnummern in einem separaten Ordner wieder finden kann.

Diese 50 Rechnungen würde ich jetzt gerne an die E-Mail Adressen versenden, die sich in den jeweiligen Rechnungen befinden. Ich kann die E-Mail Adressen der Empfänger einfach per Serienbrief einfügen, sodass die E-Mail-Adresse ein Teil der Kopfzeile des Briefes wird.

In Apple Mail nutze ich das kleine Tool "SmallCubed MailSuite". Damit werden E-Mails zeitverzögert versendet. Die E-Mails liegen also noch ein paar Minuten im Ausgang und man könnte noch mal kontrollieren, ob alles korrekt ist. Im Idealfall würde der Versand über den Automator auch von "SmallCubed MailSuite" für ein paar Minuten "ausgebremst", so dass die E-Mails nochmals zur Kontrolle im Postausgang liegen.

Die E-Mails sollten einen Standard Text und einen Standard Betreff erhalten, in dem auch zum Beispiel die Anrede und die Rechnungsnummer vermerkt werden kann. Alle diese Angaben definieren sich über die einzelnen PDF Dokumente und müssten dort herausgeholt werden.

Ich hoffe, ich hab meinen Workflow gut beschrieben. Ich bin mir ziemlich sicher, dass mir hier jemand helfen kann. Ich kenne mich leider mit dem Automator Null aus und bräuchte Hilfe bei der ganzen Implementierung auf meinem Mac.

Wer hat Interesse an dem Auftrag und mit welchen Kosten muss ich rechnen? In einem anderen Forum habe ich bereits ein Skript gefunden, dass meine Forderungen bereits zu einem Großteil erfüllt. Leider kann ich mit dem Skript nicht umgehen und auch keine Anpassungen vornehmen.

Viele Grüße

Dennis
 

Pi88no

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Grundsätzlich sollte das mit Kurzbefehle oder dem Automator möglich sein, ob meine Fähigkeiten dafür ausreichen kann ich dir nicht sagen, aber probieren kann man's ja. Wo gibt's denn das Script welches du gefunden hast... man muss ja das Rad nicht neu erfinden.

Nebenbei... die Rechnungen bekommst du nicht von vornherein getrennt..? Mir kommt kein Szenario in den Kopf, welches mir sinnvoll erscheint das 50 Rechnungen in einem Dokument sind die für viele verschiedene Personen sein sollen. :unsure:
 

Dennis_H

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Hallo Pi88no,
danke für deine Antwort. Die Rechnungen werden aus Word als Serienbrief erstellt. Dann als PDF gespeichert. Ich hätte dir das gerne per PN geschrieben, weiß aber leider nicht wie das geht :-(. Der jenige, der das Skript geschrieben hat, dass ich oben erwähnt habe, würde mir dafür eine Lösung bauen. Es hat sich jetzt übers Wochenende ergeben. Ich denke, das hat sich damit erledigt. Ich komme gerne noch mal auf dich zu, sollte es sich anders ergeben. Ansonsten kannst du mir auch gerne eine PN senden, dann schicke ich dir den Link zum Original-Skript. Falls es dich interessiert.
Grüße, Dennis
 

tocotronaut

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Der weg, eine PDF mit vielen Rechnungen zu erzeugen, sie aufzutrennen, die Daten aus den PDF zu extrahieren und das ganz dann an das mailsystem zu übergeben scheint mir reichlich kompliziert und Fehleranfällig.

Kann das Rechnungsprogramm nicht 50 einzelne Rechnungen direkt an das Mailsystem übermitteln?
 

Dennis_H

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Die Rechnungen generieren sich aus einer Excel Datei uns werden per Word Serienbrief erstellt. Heute würde ich vermutlich anders starten.
 

WirbelFCM

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Ich würde lieber mal über ein sinnigeres Rechnungsprogramm nachdenken. GrandTotal fällt mir da spontan ein. Lange PDFs trennen? Da fällt mir spontan Vorschau ein: PDF öffnen und jede einzelne Seite über den Druckdialog in ein PDF „drucken“ 🤷‍♂️
 

Dennis_H

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Ich würde lieber mal über ein sinnigeres Rechnungsprogramm nachdenken. GrandTotal fällt mir da spontan ein. Lange PDFs trennen? Da fällt mir spontan Vorschau ein: PDF öffnen und jede einzelne Seite über den Druckdialog in ein PDF „drucken“ 🤷‍♂️
Ja, das würde grundsätzlich gehen. Das Thema ist etwas komplexer, da sich die Rechnungen aus tausenden Datensätzen generieren.
 

Dennis_H

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Danke an alle, die hier geholfen haben. Das Original-Skript wurde auf meinen Fall angepasst. Damit habe ich eine super Lösung (y).
 

Pi88no

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Nur wegen meines Wissendurstes, wenn du das Script bereit stellen kannst, sehr gerne. @Dennis_H

Btw. eine PN kannst du hier z.B. über das Profil starten... also User Profil aufrufen und nach dem Button "Unterhaltung starten" suchen.
Manuell, dazu hier: https://www.macuser.de/conversations/ -> Unterhaltung beginnen -> Username eingeben...
 

Dennis_H

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Nur wegen meines Wissendurstes, wenn du das Script bereit stellen kannst, sehr gerne. @Dennis_H

Btw. eine PN kannst du hier z.B. über das Profil starten... also User Profil aufrufen und nach dem Button "Unterhaltung starten" suchen.
Manuell, dazu hier: https://www.macuser.de/conversations/ -> Unterhaltung beginnen -> Username eingeben...
Geht leider beides nicht. Vielleicht ist mein Profil zu neu. Such am besten nach "PDF auslesen E-Mail senden"
 

Pi88no

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Hmm... möglich... das du noch "gesperrt" bist... Spamschutz und so.

Da ich hier im Forum nichts gefunden habe mit deinen Suchwörtern, nehme ich an ich muss das www tiefer durchforsten? Einen Link hast du nicht parat?
 

Dennis_H

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Hmm... möglich... das du noch "gesperrt" bist... Spamschutz und so.

Da ich hier im Forum nichts gefunden habe mit deinen Suchwörtern, nehme ich an ich muss das www tiefer durchforsten? Einen Link hast du nicht parat?
Such bei Google.
 

tbo

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Für Serienmails kann ich noch SerialMailer empfehlen, damit sind auch individuelle Anhänge möglich. Die Daten müsste man ja auch aus der gleichen Quelle holen können wie sie schon Word erhalten hat, oder?
 

Dennis_H

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Für Serienmails kann ich noch SerialMailer empfehlen, damit sind auch individuelle Anhänge möglich. Die Daten müsste man ja auch aus der gleichen Quelle holen können wie sie schon Word erhalten hat, oder?
Ja, Serialmailer habe ich mir auch angesehen. Ich brauchte eine Lösung, die in meine bestehenden Workflow passt.
 

Pi88no

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Habe ich natürlich... bin auf ein Forum gestoßen... dort wird ein Script angeboten, welches für kl. Geld zu haben ist. Da ich selbst keinen Nutzen habe, habe ich darauf verzichtet. Keine Ahnung ob's das richtige bzw. gleich ist wie deines, aber passt schon. @Dennis_H

Ich kann nur mutmaßen, warum du hier keinen Link teilen möchtest... stell dir vor überall wird mit "Suche bei Google" geantwortet... das würde ja den Sinn eines jeden Forums und auch dein Versuch nach Hilfe hier im Forum total überflüssig machen. o_O

Vielleicht sollte ich mit meiner Hilfsbereitschaft hier ja in Zukunft auch sparsamer umgehen, man weiß ja nie ob's aus dem Wald wirklich genauso heraus schallt wie ich hineinrufe...
 
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