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Sammelthread DEVONthink

Diskutiere das Thema Sammelthread DEVONthink im Forum Office Software.

  1. Fröschl

    Fröschl Mitglied

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    Hat jemand sein DT Pro Office 2.9 schon mit seiner Synology Cloud-Station synchronisiert?
     
  2. user chris

    user chris Mitglied

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    Hat jemand eine Lösung bzgl. Mails und Anhänge?

    Habe folgendes gefunden - wird aber (wie so oft..) nicht weiter beschrieben.
    Vor allem das mit dem separaten Anhang würde mich interessieren.

    Dann noch was allgemeines
    - bewahrt Ihr eigentlich die original Dateien (Pages, Numbers usw.) zusätzlich auf oder nur das PDF?

    ..weitermachen
    Chris
     
  3. MacMat

    MacMat Mitglied

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    Hallo!

    Ich hoffe es ist okay, wenn ich dieses Thema hier benutze, um eine Frage bezüglich Eurer Nutzung von DT zu stellen. Ich dachte hier sind ja die Cracks versammelt....

    Ich teste die Software zur Zeit und überlege mir DTPO zu kaufen. Ich habe DTPO jetzt seit Mitte letzter Woche auf meinen Rechnern laufen und kann über die Zuverlässigkeit nicht klagen, alles tiptop. Die iOS App hat noch ein einige Baustellen, die teste ich auch gerade, aber Desktop ist 1a.

    Anfangs war ich auch sehr enthusiastisch was die Software angeht. Habe meine ganzen Fachartikel eingelesen und mehrere DB erstellt (bis jetzt ca. 4GB Umfang). Die Artikel habe ich OCRed und verwalte sie in thematischen Gruppen innerhalb der DB. Mittlerweile frage ich mich aber immer wieder, wo eigentlich der extreme Vorteil gegenüber der Verwaltung in Ordnern auf der Platte liegt. Ja, DTPO hat eine sehr gute Suche, aber die Vorschläge der Devon AI, was Verknüpfungen zu anderen Dokumenten angeht beschränken sich meist nur auf Dokumente die eh in der gleichen Gruppe liegen oder sind total daneben.

    Spotlight sucht jetzt auch nicht so schlecht, wenn die Dokumente OCRed sind. Und hier verwalte ich die Dokumente halt in Ordnern und nicht in Gruppen. Dafür sind die Dokumente hier offen und nicht in einer Datenbank, die mir vielleicht mal "kaputt geht". Automatisierungen kann ich auch auf Ordnerebene mit Hazel erreichen.

    Ich hatte mir irgendwie "mehr" von DTPO versprochen, kann aber jetzt gar nicht mehr so klar sagen, was dieses "mehr" sein soll. Ich nutze Omnifocus und Fantastical und kann hier einen deutlichen Mehrwert erkennen gegenüber den Bordmitteln. Bei DTPO bin ich hier etwas am zweifeln, kann mir aber vorstellen, dass das Programm einfach zu komplex ist um es in einer Woche zu erfassen.

    Was ist denn euer Mehrwert, den ihr bei DTPO seht in eurem täglichen Nutzen des Programms?
    Das würde mich echt interessieren. Auch wenn ihr andere Inputs habt zu meiner Fragestellung würde ich mich freuen.

    Danke!
     
  4. Ergebnis

    Ergebnis Mitglied

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    Dann fange ich mal an: M. E. ist der Zugriff bei DT deutlich schneller als das Durchklicken in verschachtelten Ordnerstrukturen. Außerdem liefert mir die Suche von DT - im Gegensatz zu deiner Erfahrung - bisher immer die richtigen Treffer.
     
  5. SwissBigTwin

    SwissBigTwin Mitglied

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    Da gibts schon so einiges... ;)

    • Alle Dokumente und Dateien werden in einer Datenbank gespeichert (keine lokalen Kopien erforderlich)
    • Datenbank kann einfach gesichert und übertragen werden z.B. auf USB-Stick für unterwegs oder in Dropbox
    • Ein zentraler Ablageort für Dateien und Dokumente (Archivierung)
    • Einfache Suche nach Dokumenten und Dateien
    • E-Mails und Notizen können schnell in die jeweiligen Ordner abgelegt werden.
    • Verwendung von Templates (Vorlagen z.B. Artikelvorlagen können aufgerufen werden)
    • Schnelles abspeichern von Internetseiten, durch Plugin in Safari (auch als zusammenhängendes Bild oder PDF-Dokument)
    • Mehrere Datenbanken können angelegt werden. Die Trennung nach Projekten, Themen oder Kategorien wird dadurch erleichtert.
    • Nahezu alle Dokumente (Texte, PDF) können in der Software bearbeitet werden. Ein Wechsel zwischen Programmen ist deshalb selten notwendig.
    • Schritt in Richtung „papierloses Büro“ (Kosteneinsparung und innovatives Arbeitsumfeld)
    • Dokumente (in Datenbanken) können besser für andere zugänglich gemacht und geteilt werden. Dies ist besonders wichtig im Bezug auf Wissensmanagement.
    • Viele Zusatzfunktionen möglich (je nach Software) z.B. Texterkennung von eingescannten Dokumenten
    • Dateien öffnen: Dokumente und Bilder werden direkt in einem Editor geöffnet. Das Öffnen in einem externen Programm
    • Schnell Notizen oder Markdown-Text erstellen: Notizen, Telefonnotizen, Text oder Markdown-Text können direkt dem Ordner in der Datenbank hinzugefügt werden.
    • Erweiterung für Safari: Neben der Speicherung als Lesezeichen, Text oder HTML-Seite kann die Internetseite auch als PDF (zusammenhängende Seite) abgespeichert werden.
    • Erweiterung für OS X: Eine weitere Erweiterung ist der sog. „Sorter“. Dieser wird am Rand des Bildschirms angezeigt (auch bei Vollbilddarstellung). Dateien können per Drag&Drop über den Sorter schnell der Datenbank hinzugefügt werden. Ebenfalls ist es möglich direkt im Sorter Notizen zu erstellen.
    Hab das so jetzt nicht selbst verfasst, sondern hier geklaut... http://www.appslication.de/2014/03/30/mac-dateiverwaltung-und-dokumentenmanagement-devonthink-pro/
     
  6. MacMat

    MacMat Mitglied

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    Hey, danke für die Antwort.

    Es ist nicht so, dass die Suche in DT falsche Ergebnisse liefert, aber ich kann für meinen Teil keine bessere Genauigkeit oder mehr Funde erkennen als bei Spotlight.

    Aber wenn Du sagst, der Zugriff ist schneller als das Klicken durch verschachtelte Ordnerstrukturen (meine Ordner sind tatsächlich verschachtelt!), wie organisiert Du denn Deine Daten in DT? Ich habe halt bei mir auch Ordner nachgebildet, die heissen dann halt Gruppen...
     
  7. MacMat

    MacMat Mitglied

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    Hallo!

    Auch Dir danke, für die schnelle Antwort.

    Check! Du bist ja ein langer Nutzer der Software, zumindest schreibst Du ja hier im Forum schon einiges dazu. Hast Du noch nie Probleme mit der Integrität der DB gehabt? Ist alles safe, was da drin ist?
    Die Mobilität der Daten ist natürlich so eine Sache, denn um an diese heranzukommen, brauche ich dann unterwegs auch DT. Sind die Daten in Ordnern, kann ich theoretisch via VPN mit jedem Gerät (auch fremden) darauf zugreifen...

    Einfach ja, das stimmt. Nett ist vor allem, dass einem die Software direkt anzeigt, wo die Fundstellen sind. Das geht bei Spotlight nicht. Hast Du die Treffergenauigkeit zwischen Spotlight und DT mal verglichen?

    Ich habe halt das Gefühlt, das man doch nur wieder Ordner verwaltet, genau wie auf der Platte. Wie tief ist denn so eure Ordnerstruktur (Ebenen)?

    Check! Definitiv ne gute Sache, schon mit den Vorlagen die dabei sind (Telefonnotiz usw.)

    Das ist so ein Punkt, der stört mich eher. Für pdfs nutze ich etwa pdf Expert. Finde ich ein super Programm, vor allem durch die HandOff Unterstützung zu iOS. Ich öffne eher immer die pdfs in diesem Programm und nutze eben nicht die interne Funktion von DT. Und hier stört mich dann der Rechtsklick "Öffnen mit", das ist zusätzlich Reibung... Mit dem Doppelklick auf die Datei geht nämlich immer die interne Engine von DT auf...
     
  8. SwissBigTwin

    SwissBigTwin Mitglied

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    Auch Dir danke, für die schnelle Antwort.

    Check! Du bist ja ein langer Nutzer der Software, zumindest schreibst Du ja hier im Forum schon einiges dazu. Hast Du noch nie Probleme mit der Integrität der DB gehabt? Ist alles safe, was da drin ist?
    Die Mobilität der Daten ist natürlich so eine Sache, denn um an diese heranzukommen, brauche ich dann unterwegs auch DT. Sind die Daten in Ordnern, kann ich theoretisch via VPN mit jedem Gerät (auch fremden) darauf zugreifen...


    DT ist safe, was ich sagen kann, nie Probleme damit gehabt. Mit einem Klick kannst du die gesamte Datenbank als "Finderkonform" exportieren, so hast du alles in ganz normalen Ordnern im Finder. Die neue IOS App kenne ich nich nicht, soll aber gut sein. Mit VPN zuhause zugreifen erfordert natürlich immer Internet und dazu ein schneller Upload zuhause.

    Einfach ja, das stimmt. Nett ist vor allem, dass einem die Software direkt anzeigt, wo die Fundstellen sind. Das geht bei Spotlight nicht. Hast Du die Treffergenauigkeit zwischen Spotlight und DT mal verglichen?

    DT ist schneller und Treffsicherer und wird es mit der Zeit immer mehr.

    Ich habe halt das Gefühlt, das man doch nur wieder Ordner verwaltet, genau wie auf der Platte. Wie tief ist denn so eure Ordnerstruktur (Ebenen)?

    Ordnerstruktur wird sehr flach gehalten, z.B....

    1. Versicherung
    - AXA
    - Helvetia

    2. Wohnen
    - Verwaltung
    - Energie
    - TV, Internet


    Check! Definitiv ne gute Sache, schon mit den Vorlagen die dabei sind (Telefonnotiz usw.)

    Das ist ein sehr grosser Vorteil von DT... schnell eine Telefonnotiz anlegen, eigene Vorlagen anlegen, etc.

    Das ist so ein Punkt, der stört mich eher. Für pdfs nutze ich etwa pdf Expert. Finde ich ein super Programm, vor allem durch die HandOff Unterstützung zu iOS. Ich öffne eher immer die pdfs in diesem Programm und nutze eben nicht die interne Funktion von DT. Und hier stört mich dann der Rechtsklick "Öffnen mit", das ist zusätzlich Reibung... Mit dem Doppelklick auf die Datei geht nämlich immer die interne Engine von DT auf...

    Gewöhnungssache... es arbeitet sich sehr schnell mit DT in pdf's und man hat schnell den Workflow raus



    Was ich generell bei DT mag, ist die sehr gute Volltextsuche, hier lernt DT auch dazu... oder die Verlinkung von Dokumenten, z.B. eine KFZ-Versicherungsrechnung kannst du in "Versicherung > AXA" ablegen und in "Automobil" verlinken... oder die Rechnung Garagenmiete in "Wohnen > Verwaltung" ablegen und bei "Automobil" verlinken. Auch kannst du Dokumente in x möglichen Formaten exportieren oder bearbeiten. Mit Safari ganze Webseiten speichern oder Bilder aus Webseiten und gleich bearbeiten.

    Wer sehr viel mit Dokumenten arbeitet, für denjenigen lohnt sich DT, für einen normalen Haushalt nicht unbedingt.[/QUOTE]
     
  9. Ergebnis

    Ergebnis Mitglied

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    Ich habe in DT die erste Ebene in 9 Gruppen unterteilt, dann geht das verschachtelt weiter bis zu drei weiteren Unterebenen. Normalerweise suche in der Struktur, finde ich etwas nicht, dann mit dem Suchfeld. Das kurze Anklicken und Aufklappen geht deutlich schneller als die Doppelklicks in einer normalen Ordnerstruktur. Außerdem habe ich die wichtigen Felder immer offen, das wird mir mit einer Ordnerstruktur auf der Festplatte und mehreren Finderfenstern schnell völlig unübersichtlich.

    Was ich bei den Vorteilen vergessen hatte, ist die blitzschnelle Ablage von E-Mails im Eingang durch Mausklick. Dort liegen sie, bis ich nacheinander alle in die richtigen Ordner bewege. Außerdem sind sie in DT als eml-Datei abgelegt, die durchsuchtbar ist. Wenn ich eine eml-Datei einfach auf die Festplatte kopiere, erkennt der Finder - jedenfalls nach meinen Versuchen - den Inhalt nicht.
     
  10. MacMat

    MacMat Mitglied

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    Danke SwissBigTwin und Ergebnis für das Feedback.

    D.h. Eure Erfahrung ist, dass die KI immer besser wird, je mehr man mit DT arbeitet?

    Arbeitet Ihr mit Tags oder lasst Ihr das sein?

    @SwissBigTwin

    Ich habe irgendwo in den Foren von DT gelesen, dass man dort empfiehlt mit Untergruppen zu arbeiten um die Effektivität der KI zu verbessern. Bei Deiner flachen Hierarchie läuft die KI aber gut?

    Ob ich mich wirklich umgewöhnen „will“ was die pdf Bearbeitung in DT angeht weiss ich nicht. Ich mag pdf Expert zu sehr. Weisst Du ob man in DT definieren kann, dass beim Doppelklick nicht der interne Editor geöffnet wird, sondern ein anderes Programm?

    @Ergebnis

    Dass eml-Dateien nicht von Spotlight/Finder durchsucht, hatte ich nicht gewusst. Okay, dass wäre sicher auch ein Vorteil. Die Suche von Mail ist manchmal nicht ganz so optimal, wie ich festgestellt habe. Das wäre wirklich ein Vorteil! D.h. Du verwaltetest auch alle Emails in DT?
     
  11. Ergebnis

    Ergebnis Mitglied

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    Ja, aber nur diejenigen, die ich aufheben will. Mir hat mal ein ITler gesagt, ein E-Mail-Programm sei nicht zum Archivieren geeignet. Daran halte ich mich.

    Tags nutze ich nicht.
     
  12. SwissBigTwin

    SwissBigTwin Mitglied

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    Ich arbeite nur mit einer flachen Hierarchie, da ich privat nicht so viel Dokumente habe, daher ohne Probleme. Tags, Stichworte nutze ich ebenfalls.
     
  13. Ergebnis

    Ergebnis Mitglied

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    Rechter Mausklick und dann Öffnen mit.
     
  14. MacMat

    MacMat Mitglied

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    Hallo!

    Ich nochmal. Ich "kämpfe" noch immer mit der Suche von DEVONthink. Momentan habe ich den Eindruck, dass Spotlight sogar treffsicherer ist, aber wahrscheinlich mache ich etwas falsch.

    Wenn ich in Spotlight drei Begriffe eingebe: z.B. Melisse Frost Düngung, dann spuckt mir Spotlight aus einem Datensatz 13 Treffer aus. Egal wie herum ich die Begriffe eingebe. Mache ich das Gleiche in DTPO mit dem gleichen Datensatz (nur habe ich die Daten hier importiert), dann erhalte ich immer weniger hits. Maximal sind es 9, minimal 3. In DTPO hängt die Anzahl der hits vor allem auch davon ab, in welcher Reihenfolge ich die Worte eingebe: Melisse Düngung Frost gibt z.B. mehr hits als Frost Düngung Melisse....

    In der Anleitung zu DTPO finde ich nichts dazu, ob die Reihenfolge eine Auswirkung hat. Auch kommt es mir so vor, als würde Spotlight Melisse auch finden, wenn Zitronenmelisse im Dokument steht, DTPO aber manchmal nicht. Nur wenn ich mit ~melisse arbeitet, findet DTPO auch die Zitronenmelisse.

    Wenn ich dann Dokumente die Spotlight gefunden hat, DTPO aber nicht, mit z.B. pdf Expert öffne und nach den Begriffen durchsuche, findet pdf Expert sie im Dokument....

    Was mache ich falsch bei der Suche in DTPO?
     
  15. Switcher5

    Switcher5 Mitglied

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    Vielleicht hilft dies weiter: http://forum.devontechnologies.com/viewtopic.php?f=22&t=22489
     
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