Rechnungen als PDF mit Post verschicken

[7zeichen]

Hallo ihr Lieben,

ich hoffe ich bin im richtigen Unterforum und ihr könnt mit meinem Titel etwas anfangen.

Normalerweise verschicke ich alle meine Rechnungen nur noch per PDF, das klappt seit Jahren reibungslos. Hier steht mein alter Lexmark Laserdrucker mit Öko-Papier. Für meine eigene Buchhaltung und ein paar Mails reicht der mir völlig und auch mit dem gräulichen Papier hab ich keine Probleme.

Nun habe ich einen neuen Kunden und der möchte gern eine physische Rechnung als Brief mit der Post. Ich möchte mir wegen ein paar Ausdrucken pro Jahr aber keinen neuen Farbdrucker kaufen, und auch keinen extra Stapel schönes weißes Papier. Und wegen zwei Ausdrucken in den Copyshop laufen, muss nicht sein.

Über Google bin ich auf Dienstleister gestoßen, über die ich physische Briefe verschicken kann. Ich muss mir keine Gedanken um Umschläge, Briefmarken usw. machen und der Kunde bekommt seine schicke farbig ausgedruckte Rechnung mit der Post. Idealerweise lade ich einfach mein PDF hoch, oder kann ganz fancy beim PDF-Export den Dienstleister wählen und der macht dann den Rest.

Nun würde ich mich mal hier umhören, was ihr so benutzt, und welche Erfahrungen ihr mit dem Thema habt.

Danke schonmal!

 

[phonow]

Ich schicke dann halt eine schwarz weisse Rechnung

 

[dodo4ever]

Ich schicke dann halt eine schwarz weisse Rechnung

Hätte ich jetzt auch vorgeschlagen.
Wobei so ein Online-Service sicher auch nicht schlecht ist

 

[7zeichen]

Hab ich auch schon überlegt.

Falls die Rechnung dort eh nur gescannt wird und dann in den Müll wandert, geht das sicher. Aber sie soll schon auch gut aussehen, und ich weiß halt nicht ob sie nicht doch bei einem Mitarbeiter auf dem Tisch landet zur Freigabe.

Für den Fall kann ich da unmöglich mit einem schrotigen Ausdruck auf Billigpapier ankommen...

 

[7zeichen]

Ja nur welcher, es gibt ja einige, und ich hab halt null Erfahrung damit.

 

[dodo4ever]

Falls die Rechnung dort eh nur gescannt wird und dann in den Müll wandert, geht das sicher.

Das ist heutzutage in vielen Betrieben eigentlich Standard. Spätestens seint COVID-19 und dem damit verbundenen "mobilen Arbeiten" ist es bestimmt bei zahlreichen Betrieben, die noch keinen digitalen Rechnungsworkflow nutzen, auf der Agenda.

Du kannst ja auch – ganz klassisch – 500 Bogen farbiges Briefpapier bei einer Online-Druckerei vordrucken lassen. Das Briefpapier kannst du dann s/w mit deiner Rechnung bedrucken. Das hätte den Vorteil, dass du damit auch andere, höherwertige Geschäftssachen realisieren könntest. (Du meintest ja, du hast sonst nur s/w und Öko-Papier). Vielleicht eine gute Ergänzung um den bisherigen Drucker weiter nutzen zu können. Und Briefpapier drucken ist mittlerweile wirklich sehr sehr günstig.

 

[7zeichen]

Das ist heutzutage in vielen Betrieben eigentlich Standard. Spätestens seint COVID-19 und dem damit verbundenen "mobilen Arbeiten" ist es bestimmt bei zahlreichen Betrieben, die noch keinen digitalen Rechnungsworkflow nutzen, auf der Agenda.

Guter Punkt, stimmt schon.

Du kannst ja auch – ganz klassisch – 500 Bogen farbiges Briefpapier bei einer Online-Druckerei vordrucken lassen. Das Briefpapier kannst du dann s/w mit deiner Rechnung bedrucken. Das hätte den Vorteil, dass du damit auch andere, höherwertige Geschäftssachen realisieren könntest. (Du meintest ja, du hast sonst nur s/w und Öko-Papier). Vielleicht eine gute Ergänzung um den bisherigen Drucker weiter nutzen zu können. Und Briefpapier drucken ist mittlerweile wirklich sehr sehr günstig.

Ich hatte ungefähr 10 Jahre lang Briefbogen und das genau so gemacht. Irgendwann sind sie mir ausgegangen und siehe da, jeder meiner Kunden war mit einem PDF zufrieden. Die kosten wirklich nichts mehr, ich weiß schon, aber mir deswegen einen Stapel in die Schubladen zu legen, inklusive Umschläge die dann nach ein paar Jahren nicht mehr klebten, Briefmarken, Portoänderungen, das möchte ich einfach nicht mehr.

 

[fa66]

Für den Fall kann ich da unmöglich mit einem schrotigen Ausdruck auf Billigpapier ankommen...

Auch die Telekom verwendet graues Rezyklierungspapier. Und was in den 80ern noch an Neunnadelgedrucktem als Belege daherkam, war nach heutigen Maßstäben wirklich schrotig. Das bringt dein halbwegs aktueller Drucker vermutlich nicht zustande.

 

[7zeichen]

Auch die Telekom verwendet graues Rezyklierungspapier.

Ich bin Grafiker, und kein Telekommunikations-Dienstleister ;-)

 

[fa66]

Ich bin Grafiker,…

…umso eindrucksvoller, wenn sich die Dienstleistung optisch von der Rechnung über die Dienstleistung wohltuend und positiv abhebt.

 

[picknicker1971]

Also ich wüsste nicht warum eine Rechnung in Farbe sein muss - (d)ein gutes Logo sollte so gestaltet sein, dass es auch in S/W bzw Graustufen zu erkennen ist.
Wenn Du so besorgt um das Erscheinungsbild Deiner Rechnung bist, aber Dich vor der "Investition" eines Paket weißes Papier scheust, dann geh zum Kollegen/Copyshop etc und frag freundlich nach 10 Bogen Papier

Ernsthaft - ist das jetzt wirklich ein Thema für Dich? Das ist wie Du Deine Arbeitszeit verwendest...?
Geh in den nächsten Schreibwarenladen und kauf Dir Sichtfensterumschläge, ein Paket Papier und gut is...

 

[Sp0tlight]

Über E-Post kannst du einen Brief (SW oder Farbe) online schreiben / ein existierendes PDF anhängen und ausgedruckt über die Post versenden lassen. Die erste Einrichtung dauert etwas weil sie dir einen Legitimationscode zuschicken; für solche Zwecke, bei denen man auf einen analogen Brief nicht verzichten kann, nutze ich das aber ganz gerne.
https://www.deutschepost.de/de/e/epost/privatkunden/briefe-online-versenden.html

 

[Schiffversenker]

Wenn der Kunde unbedingt Papierrechnungen benötigt - was spricht dagegen, daß er sie selbst ausdruckt?
Das originale PDF hat er ja vorliegen.

 

[MacEnroe]

Wenn der Kunde unbedingt Papierrechnungen benötigt - was spricht dagegen, daß er sie selbst ausdruckt?
Das originale PDF hat er ja vorliegen.

Er möchte sie ja per Post. Soll man dem Kunden wirklich sagen, „schick sie dir doch selber zu“?
Könnte irgendwie schlecht rüberkommen...

 

[erikvomland]

Ja, kommt teilweise auch schlecht rüber weil es wird gerne fälschlicherweise angenommen dass alle schon digitale Buchhaltung betreiben würden,
und das ist bei weitem nicht der Fall schaut man mal auf Einzelunternehmer oder kleine Betriebe.
Ich seh´s ja noch ein wenn die Telekom ihre monatl. Rechnung per PDF schickt, dann druck ich die halt am Jahresende alle 12 aus, macht Sinn.

Aber wenn mir die EnBW Hochglanzbröschuren zuschickt plus zig Mails jetzt werde alles nur noch digital usw. dann ist das schräg.
Weil von denn bekam ich bislang 1-mal im Jahr einen Brief für die umfangreiche Gesamtabrechnung, mehrere Seiten vorne und hinten bedruckt,
denn loche ich zur Not noch und hefte ihn ab und fertig bis zum Jahresabschluss..
Wenn die nicht in der Lage sind mir für über 600.- Jahreskosten einen Brief/Jahr für ne fertige Aufstellung zu schicken
und dafür noch Umweltgründe vorschieben, dann wirs peinlich.
Sind dann gerne so moderene Schlaumeier die sich 25 Pakete von überall zuschicken lassen um dann 3/4 wieder zurückzuschicken..

Wäre besser, wenn mal jemand sich dieser Werbeprospekte-Flut annimmt und abstellt. Meisst in Hochglanz jede Woche von Aldi, Netto, Lidl usw. usw.
schätze mal locker 1-2 Kilo / Monat..

Wird eigentlich nur nicht boykottiert, dass der Nachwuchsausträger aus dem Dorf etwas Kohle einnehmen kann, dazu kommt noch einmal im Jahr
die Altpapiersammlung vom Sportverein, die die Tonnen Papiermüll dann wieder einsammeln um wieder etwas Geld dafür zu bekommen..

Kranke Wurst, aber letzlich sinds doch solche "Verirrungen" die man der Umwelt ersparen könnte..

 

[pc-bastler]

Über Google bin ich auf Dienstleister gestoßen, über die ich physische Briefe verschicken kann. Ich muss mir keine Gedanken um Umschläge, Briefmarken usw. machen und der Kunde bekommt seine schicke farbig ausgedruckte Rechnung mit der Post. Idealerweise lade ich einfach mein PDF hoch, oder kann ganz fancy beim PDF-Export den Dienstleister wählen und der macht dann den Rest.

Bei solchen Dienstleistern schießt mir unwillkürlich immer als erstes das Wort "Datenschutz" in den Kopf. Da hier Kundendaten verarbeitet werden, sollte man den Dienstleister hieraufhin einmal abklopfen (lassen) und entspr. Verträge (Datenverarbeitung im Auftrag) schließen, wenn man sowas macht.

Wäre besser, wenn mal jemand sich dieser Werbeprospekte-Flut annimmt und abstellt. Meisst in Hochglanz jede Woche von Aldi, Netto, Lidl usw. usw.
schätze mal locker 1-2 Kilo / Monat..

Zumindest ich stecke diese Prospekte öfters mal in einen braunen (nicht durchsichtig!) Umschlag und sende sie unfrei an die im Impressum stehende Adresse mit der Bemerkung "Nicht benötigt, zur weiteren Verwendung zurück!". Leider scheinen das zu wenig Menschen zu machen, so dass die Firmen noch nicht in Umschlägen versinken...

 

[Schiffversenker]

Er möchte sie ja per Post. Soll man dem Kunden wirklich sagen, „schick sie dir doch selber zu“?
Könnte irgendwie schlecht rüberkommen...

Ich sehe den Schwerpunkt der Forderung auf "physische Ausfertigung" und nicht, ob er es mit der Deutschen Post ins Haus bekommt oder mit einem anderen Dienstleister oder ob der TE sie selbst bei ihm einwirft.
Er wird ja kaum die Umschläge mit den Briefmarken sammeln.

 

[7zeichen]

Danke für eure umfangreichen Beiträge. Allerdings geht das alles ein bisschen an meiner ursprünglichen Frage vorbei. Ich wollte lediglich wissen, ob sich hier einer von euch mit einem der Dienstleister auskennt. Und weniger was ich tun sollte, wie ich meine Arbeitszeit verbringe ;-)

 

[dodo4ever]

Danke für eure umfangreichen Beiträge. Allerdings geht das alles ein bisschen an meiner ursprünglichen Frage vorbei. Ich wollte lediglich wissen, ob sich hier einer von euch mit einem der Dienstleister auskennt.

Über E-Post kannst du einen Brief (SW oder Farbe) online schreiben / ein existierendes PDF anhängen und ausgedruckt über die Post versenden lassen. Die erste Einrichtung dauert etwas weil sie dir einen Legitimationscode zuschicken; für solche Zwecke, bei denen man auf einen analogen Brief nicht verzichten kann, nutze ich das aber ganz gerne.
https://www.deutschepost.de/de/e/epost/privatkunden/briefe-online-versenden.html

 

[MacEnroe]

Ich sehe den Schwerpunkt der Forderung auf "physische Ausfertigung" und nicht, ob er es mit der Deutschen Post ins Haus bekommt

Genau darum geht es aber. Der Kunde will nichts ausdrucken. Steht so im ersten Beitrag:

der möchte gern eine physische Rechnung als Brief mit der Post

Ich finde auch die Lösung, selbst zu drucken, in SW auf Ökopapier, am besten und einfachsten für
die wenigen einzelnen Rechnungen des einen Kunden.