Rechnung per PDF und selber ausdrucken?

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ICRedaktionDUS

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Habe da mal ne Frage. Seit 2001 schicke ich Rechnungen per PDF aus meiner Datenbank an meine Kunden. Die Kunden drucken sich die Rechnungen aus und legen sie beim Finanzamt vor. Das Finanzamt hat sich bisher noch nicht beschwert. Auch ich drucke meine Rechnungen selber aus und gebe diese der Steuerberaterin. Die hat auch kein Problem damit. Nun ist ein (möglicher) Kunde der Überzeugung das dies seit 2004 nicht mehr gehen soll? Kann mir da jemand mal einen Tipp geben, warum das nicht gehen soll?
 
Das ist alles nicht so problematisch. Rechnungen per PDF verschicken ist immer mehr verbreitet und durchaus anerkannt. Dem Gegenüber steht die Anforderung der Finanzämter in der Buchhaltung ausschließlich mit Originalen zu Arbeiten.

Nun sieht die Rechnung auf Deinem Laserdrucker gedruckt und per Post gesendet nun mal genauso aus, wie per E-Mail geschickt und beim Kunden gedruckt. Der prüfende Finanzbeamte kann es nicht mehr unterscheiden und kann im Einzelfall eine qualifizierte E-Mail Signatur verlangen. Große Präzedensfälle gibt es wohl noch nicht.

Hier noch eine Info der IHK zu diesem Thema

Rechnungsversand per E-Mail hat Tücken

Immer öfter verschicken Unternehmen ihre Rechnungen an Kunden nicht mehr per Brief sondern per E-Mail. Wenn der Empfänger damit einverstanden ist, liegen die Vorteile dieser Praxis auf der Hand: die Übermittlung erfolgt schnell, einfach und kostengünstig. Allerdings ist oftmals nicht bekannt, dass dies erhebliche steuerliche Auswirkungen haben kann. Denn nach dem Umsatzsteuergesetz muss eine Rechnung, die auf elektronischem
Wege übermittelt wird, mit einer qualifizierten, elektronischen Signatur versehen sein. Alternativ kann auch ein qualifizierter elektronischer Datenaustausch (EDI) erfolgen.

Laut Pressemitteilung der Kommunikationsagentur Schrader aus Hannover könnten diese Anforderungen künftig verstärkt kontrolliert werden, denn die Oberfinanzdirektionen der Länder erarbeiten im Moment eine Grundlage für die Überprüfung des digitalen Rechnungswesens.

Schlimmstenfalls könne es bei einer Betriebsprüfung zu einer Rückforderung des Vorsteuerabzugsbetrages durch das zuständige Finanzamt kommen. Dass dabei durchaus enorme und damit den Bestand des Unternehmens gefährdende Summen auflaufen können, sollte jedem klar sein. Daher empfehle es sich, bei der Erstellung elektronischer Rechnungen professionelle Hilfe einzuholen.
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Hoffe, dass hilft ein wenig weiter.
 
Wir haben hier schon einen langen Thread dazu..

Offiziell wird eine elektronische Signatur verlangt, praktisch macht das
aber kein Geschäftspartner, den ich kenne.

Wenn du jetzt aber offensichtlich einen Partner hast, der darauf besteht,
dann schicke ihm die Rechnungen doch per Post.
 
Dem Ausdruck im Ordner sieht man aber nicht mehr an, dass die Rechnung mal als PDF ankam. Fürs Archivieren der PDF als Grundlage der Buchhaltung gilt das mit der Signatur.
(Aus "Tarngründen" selber ausdrucken, Eingangsstempel drauf und 2 x falten. :D )
 
MacEnroe schrieb:
Offiziell wird eine elektronische Signatur verlangt, praktisch macht das
aber kein Geschäftspartner, den ich kenne.
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Ich habe genau einen, der das macht. Ein VOIP-Anbieter aus Düsseldorf verschickt E-Mail-Rechnungen mit zugehöriger Signatur.

Es gibt diverse Anbieter dafür und das ist auch glaub ich gar nicht so teuer, hatte das Thema selbst mal, aber irgendwie immer ignoriert. Wenn wirklich mal was sein sollte, und das kann maximal von Finanzamtseite sein, dann kann man das auch auf normalem Wege noch klären, oder mit einem zusätzlichen Versand mit Originalstempel (oder Unterschrift).

Die Gesetzgeber sind sich da irgendwie noch nicht so wirklich einig.
 
Ja.
Einmal der Bund.
Und dann noch 16 Bundesländer.
D.h. es gibt in Deutschland insgesamt 17 verschiedene Gesetzgeber…
 
HäckMäc schrieb:
Ja.
Einmal der Bund.
Und dann noch 16 Bundesländer.
D.h. es gibt in Deutschland insgesamt 17 verschiedene Gesetzgeber…
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Richtig, aber doch nicht richtig! :cool:

Wikipedia schrieb:
In der Praxis wird die Gesetzgebungskompetenz überwiegend durch den Bund ausgeübt, der die konkurrierende Gesetzgebung an sich gezogen hat, um einheitliche Rechts- und Wirtschaftsverhältnisse in Deutschland zu schaffen.
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Genug, klug gesch...
 
Nicht unbedingt.
Wenn ich schreibe "Genug, weggehen (als Imperativ)" oder "Genug, ich gehe" ist das ok. :D
 
... dann kommen die EU-Kommissar-Diktatoren und werfen die Bundesgesetze über den Haufen und geben Richtlinien für neue Gesetze heraus weil sowas Spaß macht, wenn man ernannt wird und mehr zu sagen hat als gewählte Volksvertreter ... in den westlichen "Vorzeigedemokratien".

Aber zurück zum PDF: Sieht man der vom Kunden ausgedruckten Rechnung die digitale Signatur an?
 
falkgottschalk schrieb:
Nicht unbedingt.
Wenn ich schreibe "Genug, weggehen (als Imperativ)" oder "Genug, ich gehe" ist das ok. :D
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In dem Fall wäre es o.k.. Aber Genug, gegangen ist falsch wie in dem
Beispiel oben. :rolleyes: Soviel Ordnung muss sein. :D
 
mac-am-stecken schrieb:
...
Aber zurück zum PDF: Sieht man der vom Kunden ausgedruckten Rechnung die digitale Signatur an?
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Nein, da ist kein "Stempel" o.ä. drauf.

Habe gerade mal die Rechnungen von der T-Com angesehen und mich sehr gewundert, dass die überhaupt keine Signatur verwenden. Da es hier wohl nicht an Geld mangelt um diese qualifizierte Signatur einzubauen, wird es wohl zu mindestens inoffiziell geduldet ohne zu versenden egal wie die Rechtslage ist.
 
Das mit dem "Sichtvermerkt" stimmt - es geht um ne elektronische Signatur, die muss man nicht sehen, da muss kein Hinweis in Schriftform drauf.

Aber das mit der Telekom: Nein, das passt schon so!
Wenn Du die Rechnung per Mail zugestellt bekommst, dann muss ne Signatur drauf. Wenn Du sie aber selbst downloadest (also, von ner Webseite oder so), muss keine Sig drauf!
Kleine, aber nicht zu unterschätzende Lücke im System...
 
Ich bekomme Sie ja, wie viele andere auch, per E-Mail pünktlich einmal im Monat zu geschickt und da ist ...(Trommelwirbel)... keine Signatur dabei.
 
Bist Du Privat oder Geschäftskunde?
 
Privatkunde - Im Büro kriege ich noch eine gute alte Papierrechnung von der T-Com.

Macht aber nach den Aussagen der IHK keinerlei Unterschied, oder doch?
 
Ich denke mal, dass wegen dieser Formfehler noch nicht viele Unternehmen hops genommen wurden, sonst hätte man das Geschrei schon bis nach Nepal gehört.

Mir war die Erfordernis bis jetzt zwar auch bekannt, aber aus den o.a. Gründen habe ich bis jetzt mit der Schulter gezuckt. Die mir zuliefernden Unternehmen haben allerdings auch weitgehend auf signierte PDFs umgestellt.

Kennt denn jemand eine günstige und einfach zu implementierende Möglichkeit, eigene Rechnungen entsprechend zu signieren, um für die Zukunft gerüstet zu sein?
 
Doch, das macht schon einen Unterschied.
Es geht ja um die Vorsteuer - und die darfst Du Dir als Privatkunde nicht ziehen!

Die Rechnung ist mit oder ohne Signatur ein rechtsgültiges Dokument.

Nur schreibt die OfD zusätzlich zu dem im geschäftlichen Bereich eine Signatur zwingend vor, um die Rechnung anzuerkennen.

Charlie
 
Also, das bedeutet zusammengefasst folgendes:

Für Unternehmen:
- Sicherer in Sachen Finanzamt ist das Versenden einer PDF Rechnung mit qualifizierter Signatur. In der Praxis spielt es eine geringfügige Rolle, ob tatsächlich eine vorhanden ist.

Für Privatpersonen:
- Egal, zahlen muss ich alle Rechnungen, welche reinflattern und zwar egal auf welchem Weg die mir vorgelegt werden bzw. mit/ohne Signatur.
 
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