PDF organisieren

[zephyr]

Hallo,
ich möchte meinen ganzen privaten Papierkram gerne als PDF einscannen und mit verschiedenen Computern (alle Mac) darauf zugreifen. Also z.b. Rechnungen, Versicherungen, Lohnabrechnungen, halt alles was so an Papierkram anfallen kann. Als Ablageort möchte ich eine externe Festplatte am Airport nutzen.

Bislang sind ca. 800 PDF's auf der externen Platte abgelegt, die ich alle mühsam per Hand umbenannt habe, da der Standard-Name nach dem scannen "MFC12345678_1234" lautet, was nicht besonders aussagekräftig ist.

Damit ich mir das umbenennen zukünftig sparen kann habe ich YEP installiert (Version 1.2, da erstens deutsch und zweitens kostenlos). Das ist schon ganz nett, aber noch nicht zufriedenstellend.

Mit den folgenden Punkten bin ich noch nicht ganz glücklich:
1. Tags, die ich auf einem Mac vergeben habe werden von den anderen Macs nicht erkannt
2. In der Beschreibung von YEP habe ich gelesen, das Dokumente nach Schlagworten (oder Tags) durchsucht werden. Das funktioniert bei mir nicht.
3. Ebensowenig funktioniert die Suche mit Spotlight. Ich habe bereits eine OCR-Software über einzelne Dokumente laufen lassen, erhalte aber trotzdem keine Suchergebnisse im Spotlight. Habe ich da in der Funktionalität von Spotlight etwas falsch verstanden? Oder kann ich beim scannen irgend etwas falsch machen?

Um es nochmal in der Kürze auf den Punkt zu bringen:
Ich suche einen Workflow, mit dem ich Dokumente einscannen und Verschlagworten kann um dann von mehreren Computern aus auf die Dokumente und deren Schlagworte zugreifen zu können.

In dem Zusammenhang stellt sich mir ebenfalls die Frage wie sicher die iDisk ist. Legt ihr persönlich sensible Daten auf der iDisk ab? Der Upload ist ja nicht unbeding der schnellste (zumindest mit einer 2000er DSL Flatrate). Lohnt sich sowas?

Veile Grüße
Zephyr

 

[XVCD]

Teste doch mal Papers: http://mekentosj.com/papers/

 

[Bom0815]

3. Ebensowenig funktioniert die Suche mit Spotlight. Ich habe bereits eine OCR-Software über einzelne Dokumente laufen lassen, erhalte aber trotzdem keine Suchergebnisse im Spotlight. Habe ich da in der Funktionalität von Spotlight etwas falsch verstanden? Oder kann ich beim scannen irgend etwas falsch machen?

Ist die externe Platte auch von Spotlight indiziert - oder hattest Du sie von der Indizierung ausgenommen ?

Habe selbst zahlreiche PDFs auf einer angestöpselten USB-Platte, Spotlight findet da alles, was es soll.

 

[williamcave]

Yep

 

[walfrieda]

3. Ebensowenig funktioniert die Suche mit Spotlight. Ich habe bereits eine OCR-Software über einzelne Dokumente laufen lassen, erhalte aber trotzdem keine Suchergebnisse im Spotlight. Habe ich da in der Funktionalität von Spotlight etwas falsch verstanden? Oder kann ich beim scannen irgend etwas falsch machen?

ja, wenn du deinen Papierkram als Grafikdatei einscannst, dann kann diese nicht durchsucht werden. Manche Scanner tun so, als könnten sie "Scan to pdf", machen aber in Wirklichkeit kein durchsuchbares pdf draus, sondern nur eine Grafikdatei im "pdf-Mantel". Vielleicht kannst du die Details in deinem Scanprogramm/Scannertreiber einstellen.
Ich scanne meine Sachen mit einem auch schon etwas älteren Canon Lide70, der kann echtes Scan-to-pdf, und Spotlight findet wirklich alles.

 

[zephyr]

ja, wenn du deinen Papierkram als Grafikdatei einscannst, dann kann diese nicht durchsucht werden. Manche Scanner tun so, als könnten sie "Scan to pdf", machen aber in Wirklichkeit kein durchsuchbares pdf draus, sondern nur eine Grafikdatei im "pdf-Mantel". Vielleicht kannst du die Details in deinem Scanprogramm/Scannertreiber einstellen.
Ich scanne meine Sachen mit einem auch schon etwas älteren Canon Lide70, der kann echtes Scan-to-pdf, und Spotlight findet wirklich alles.

Genau sowas habe ich befürchtet. Ich habe einen Brother MFC7420. Weiß jemand ob der echtes "Scan to pdf" kann? Ich habe die gescannten Dokumente, zumindest einzelne, aber auch schon durch eine OCR-Software laufen lassen, kann es sein das der Text dann von Spotlight immer noch nicht erkannt wird, oder sollte das dann normalerweise funktionieren? Kann ich den Mac dazu verleiten alle vorhandenen Dokumente, das sind ca. 6GB, neu zu indizieren?

Die externe Platte habe ich nicht (wissentlich) von der Indizierung ausgenommen. Wenn man die Indizierung nicht explizit einschalten muß wird sie demnach indiziert. Die Dokumente die ich getestet habe lagen allerdings im Dokumenten-Verzeichnis auf der internen Platte. Ich versteh das alles nicht...

Papers hat mich von der Beschreibung her nicht wirklich überzeugen können. Werden die Dokumente dort immer importiert? Das würde ja dazu führen, das ich die Dateien wieder lokal, also doppelt, habe und das andere Rechner wieder nicht darauf zugreifen können. YEP gefällt mir schon sehr gut, besonders die Cloud(?), also das Ding, das Schlagworte je nach Häufigkeit in verschiedenen Größen darstellt.

Wenn die Spotlight Suche richtig funktionieren würde und ich Tags, die ich an einem Rechner vergeben habe auf einen anderen Übertragen könnte, wäre YEP genau die Lösung die ich suche. Und nachdem was ich gelesen habe bin ich der Meinung, das beides möglich sein sollte und ich irgend wo etwas falsch mache...

 

[Ulfrinn]

Acrobat kann (in der kostenpflichtigen Pro-Version) eine Texterkennung über ein Graphik-PDF laufen lassen, und somit den Inhalt durchsuchbar machen.

 

[zephyr]

Habe mal ein bisschen getestet. PDF Dateien die ich über den Drucker erzeuge werden inhaltlich von Spotlight erkannt, Dateien die ich mit dem Brother gescannt habe definitiv nicht. Ergo kann der Brother MFC 7420 kein echtes "Scan to PDF" sondern macht nur Bilder. Mit der Texterkennung aus AcrobatPro findet Spotlight auch Text in den gescannten Dateien. Zumindest, wenn sie lokal auf dem Rechner gespeichert sind. Auf der externen Platte, die per USB an einen Airport Extreme angeschlossen ist, findet Spotlight die Dateien nicht mehr. In der Privatsphäre von Spotlight ist nichts von der Suche ausgenommen. Dateien die ich auf meiner TM-Platte, direkt per USB angeschlossen, abgelegt habe findet Spotlight. Wo oder wie kann ich denn nun Spotlight dazu bewegen, auch meine externe Platte an dem Airport Extreme zu durchsuchen?

 

[Holgererf]

Hallo Forum,
ich habe mich mit diesem Thema in den vergangenen Tagen auch beschäftigt. Die Programme Papers und Yep 1.8 (deutsch) habe ich jetzt in die engere Wahl geschlossen wobei ich eher zu Yep tendiere (es ist nicht zu wissenschaftlich). Bei Yep 1.8 habe ich aber noch ein Grundsätzliches Problem.
Wenn ich ein Wort in das Suchfeld eingebe, das kein Schlagwort ist, aber in einer PDF Datei vorkommt sucht Yep ewig und die PDF Datei wird nicht gefunden. Wenn ich dieses Wort dann der PDF Datei als Schlagwort zuweise, wird es gefunden. Wenn ich die Freeware Version 1.3 verwende, funktioniert die Suche. Wenn ich ein Wort eingebe, das als Schlagwort nicht vorhanden ist, aber sich in einer PDF Datei befindet, wird es sofort gefunden. So ist es auch bei Pages bzw. bei Yep 2.0. Yep 2.0 gibt es aber nur auf englisch bzw. ich finde es etwas unübersichtlich.
Wer kann mir einen Rat geben.
Danke und Ciao
Holger