Papierloses Büro und geräteübergreifendes Arbeiten

NuevaYork

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Moin zusammen,

ich plane zeitnah auf ein "papierloses Büro" umzusteigen. Der Grundstein ist schon vorhanden, nur an der Umsetzung hapert es noch.
Direkt vorweg, bei den Daten handelt es sich primär um private Dateien. Also Aufzeichnungen zu Terminen und Meetings, Lerndateien, private Projekte, etc. Datenschutz ist also "eher" zweitrangig.
Ich suche nach keiner Möglichkeit für Kundendaten, da gibt es bereits eine firmeninterne Lösung. Wir verfügen dort auch über privaten Speicherplatz in der Cloud, um ehrlich zu sein möchte ich den aber nicht für meine persönlichen Daten nutzen...

Kurz zur aktuellen Situation:
Aktuell nutze ich einen Mac, zwei iPads (Pro und Mini) und ein iPhone in meinem Alltag. Problem ist dabei, dass auf jedem Gerät "ein bisschen von allem" ist. Und manchmal fange ich Projekt im Büro am iPad an, möchte dann aber zuhause komfortabler am Mac weiterarbeiten. Oder ich möchte schnell auf eine Datei aufm iPhone zugreifen, die aber am Mac erstellt wurde, etc.
Ich hoffe / denke, ihr wisst was ich meine.

Da ich bisher auch schon die meisten Sache scanne und digital abspeicher oder diese direkt digital erstellt wurden, nutze ich derzeit noch Apples iCloud.
Da mein Speicherplatz aber nun wieder voll ist und ich erneut den Umfang erhöhen musste, denke ich über Alternativen hierzu nach. Denn auch das permanente Aussortieren auf eine externe Festplatte ist zunehmend nervig, vor allem wenn man dann spontan auf eine Datei zugreifen muss. Und da ich beruflich viel unterwegs bin, ist das nicht immer ohne weiteres sofort möglich.

Ich habe schon einiges im Internet dazu gelesen, angefangen von Dropbox, über einen eigenen Server hosten oder als NAS zuhause erstellen (fertig gekauft oder selbst zusammengebastelt).
Zuhause habe ich zudem noch ein ungenutztes MacBookPro (2014) und eine nicht benutzte Time Capsule rumliegen, vielleicht ergeben sich damit ja Möglichkeiten abseits der Datenfreigabe am Mac. Ich selber habe aber kaum Ahnung davon und auch die Möglichkeit einer Beratung im Fachmarkt ist derzeit noch immer nicht ohne weiteres möglich.

Vielleicht habt ihr ja ein paar Ideen oder Gedankenanstöße für mich.

Vielen Dank im Voraus,
NuevaYork
 

Ezekeel

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Ich nutze sehr gern für solch Krempel Office 365: OneNote für Notizen und Zettelkasten für Webseiten, kleinere Schnipsel und alles, was man so digital mal finden kann. ToDo für Aufgaben. OneDrive (verschlüsselt) als Datengrab. Alles ist sowohl am Mac zuhause, auf der Windowskiste im Büro, dem iPad und de, iPhone verfügbar. Ergänzend dazu nutze ich GoodNotes für handschriftliches und als Kritzelblock sowie zur Verwaltung und Annotierung von PDF. GoodNotes gibt es auch für den Mac, man kann die damit erstellten Dokumente aber auch als PDF exportieren. Als Scanner nutze ich unterwegs Scanner Pro und im Büro dann eben unsere MFP-Kisten. Damit lässt sich recht gut arbeiten und die Dokumente sind auch plattformübergreifend nutzbar.
 

mj

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Ich arbeite seit Jahren weitestgehend beziehungsweise mittlerweile sogar vollständig papierlos. Bei mir sind die Daten aktuell in iCloud und Dropbox gespeichert, letzteres auch mit diversen geteilten Ordnern (z.B. einen gemeinsamen Ordner mit meinem Steuerberater). Ich würde mir ehrlich gesagt die Mühe mit privaten NAS, privater Cloud oder ähnlichem gar nicht erst machen, das ist es nicht wert. Der Komfort einer professionellen Cloud-Lösung ist unschlagbar.
 
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maba_de

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Der Komfort einer professionellen Cloud-Lösung ist unschlagbar.
gebe ich dir grundsätzlich Recht.
Wobei ein NAS auch nicht schwer zu konfigurieren ist.
Einmal eine Freigabe eingerichtet, Remote Einwahl per VPN oder SFTP und auf dem Mac noch eine App zur Synchronisierung, auf iOS Geräten dann eine App wie Documents oder FileBrowser für den Remote Zugriff, automatischer Bilder Upload etc. - hat man insgesamt in ein paar Stunden eingerichtet.
Nur der Vollständigkeit halber als Info.
 

Didgeridoo

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Ich mache es auch über meine eigene NAS, in Kombination mit DevonThink. Schon alleine wegen dem Datenschutz nur so, dass bietet ja so richtig keine Cloud an. Ist echt nicht kompliziert.
 

MacKaz

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Ich mache das ebenfalls mit Devonthink bzw. Devonthink to go und dem sync tw. über ein NAS und tw. über ein externes Cloudsystem.
Toll: Ich kann sehr flexibel einstellen, welche Datenbanken auf dem jeweiligen Gerät überhaupt vorhanden sein sollen und ob die Anhänge immer oder nur bei Bedarf geladen werden sollen. Auf dem iPhone z.B. brauche ich nun wirklich nicht immer mein ganzes Archiv ;)
 

uwolf

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Ich nutzte hierfür die iCloud, Es funktioniert einfach.
Aber wenndie bei Dir immer zu voll ist:
- entweder die 10€/Moinat for 2TB sind Dir zu teuer oder (oder 3€/Monat für 200 GB)
- Du hast Daten mehr als 2TB (oder 200 GB)
Ersteres imust Du entscheiden, für nix bekommt man halt nix.
Bei letzterem wird es schwierig.
 

rudluc

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Ich kämpfe auch mit mir, meine Diskstation 216+ gegen ein 2TB-iCloud-Abo einzutauschen.
In letzter Zeit bin ich mit meinem NAS überhaupt nicht mehr zufrieden! Das Ding rödelt den ganzen Tag ohne Grund und speziell der Browserzugriff ist extrem lahm. SMB ist zum Glück nicht so langsam.
Bei diesem unnötigen Traffic entstehen schließlich auch Stromkosten beim 24-Stunden Betrieb und irgendwann müssen die beiden Festplatten ja auch ausgetauscht werden.
Mich reizt auch, dass ich alle meine Fotos damit synchronisieren kann, dass keine Duplikate auftreten, usw.

Was mich aber ein bisschen ärgert ist der starre und schwer nachvollziehbare lokale Pfad des iCloud-Verzeichnisses, worin dann alles gespeichert werden muss und auch, dass im iCloud Drive jedes Programm sein eigenes Verzeichnis im Hauptpfad besitzt.
Das ist nicht die Art, wie ich meine Dateien normalerweise archiviere. Ich fände es besser, meine Ordnerstruktur beizubehalten und bei den Ordnern im Einzelfall zu entscheiden, ob sie in die Cloud sollen oder nicht.
 

maba_de

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Die iCloud wäre der letzte Dienst, den ich dafür wählen würde.
Keine selektive Synchronisation, wirklich lahm, fehlende Transparenz bei der Synchronisation - um nur einige Punkte zu nennen.
 
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rudluc

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Was meinst du genau mit "selektive Synchronisation"? Und welcher Clouddienst wäre aus welchem Grund empfehlenswert?
 

mj

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Die iCloud wäre der letzte Dienst, den ich dafür wählen würde.
Keine selektive Synchronisation, wirklich lahm, fehlende Transparenz bei der Synchronisation - um nur einige Punkte zu nennen.
Ich muss an dieser Stelle ausnahmsweise mal eine Lanze für iCloud brechen. So schlecht, wie es in der Vergangenheit tatsächlich mal war, ist es glücklicherweise nicht mehr. Die Performance ist manchmal noch immer grenzwertig, allerdings ist es deutlich besser geworden. Selektive Synchronisation ist mittlerweile möglich, allerdings über eine Blacklist und nicht eine Whitelist. Der Hauptgrund, der für iCloud spricht, ist meiner Meinung nach die gut gelungene Integration in macOS. Der Hauptgrund, der gegen iCloud spricht, ist dass es auf nicht-Apple-Systemen Grütze ist.

Ich nutze für mich persönlich mittlerweile eine gesunde Mischung aus iCloud und Dropbox. Alles, was nur ich brauche, landet in iCloud. Das beinhaltet Fotos, private Dokumente, Desktop, meine Musik, etc. Alles, was ich mit anderen teile oder auf das ich von nicht-Apple-Systemen zugreifen muss landet in der Dropbox. So habe ich sowohl den Komfort der gelungenen Integration als auch die Zuverlässigkeit und Robustheit etablierter Anbieter wie Dropbox.
 

rudluc

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Mich stört an der Dropbox ungemein, dass es erst mit 2TB für 120€ im Jahr losgeht. Ich hätte eine geringere Speicherkapazität sofort genommen, zumal ich das hohe Tempo und die Zuverlässigkeit natürlich auch bemerkt habe.
Andere Clouddienste können das auch, nur Dropbox nicht. Das macht sie für mich unwählbar.
 

maba_de

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Was meinst du genau mit "selektive Synchronisation"? Und welcher Clouddienst wäre aus welchem Grund empfehlenswert?
das ist eine sehr subjektive Sache.
Die iCloud ist gut nutzbar bei den typischen Sachen wie Kalender, Kontakte Mail und Bilder Sync.
Aber wenn es um das Speichern von Daten geht ist praktisch jeder andere Dienst besser.
In anderen Diensten kannst du selektieren, welche Daten du synchronisieren willst, welche dieser synchronisierten Daten dann nur angezeigt werden, welche wirklich lokal vorgehalten werden sollen, zudem hat man sehr schnellen Zugriff auf die Webinhalte, die nicht lokal vorliegen.
Außerdem bieten alle Dienste Schnittstellen an, damit z.B. NAS Systeme ihre Daten mit der jeweiligen Cloud synchronisieren können.
Die iCloud bietet im Vergleich nur die Option, den lokalen Speicher freizugeben. Selektives Synchronisieren oder gar Interaktion mit anderen Geräten wie NAS Systemen ist nicht vorgesehen.
Was mich tatsächlich richtig nervt ist, dass die iCloud je nach Device, manchmal sogar je nach App, Inhalte anzeigt oder nicht, weil Apple hier der Meinung ist, zu entscheiden, was gut für den User ist.

Ich muss an dieser Stelle ausnahmsweise mal eine Lanze für iCloud brechen. So schlecht, wie es in der Vergangenheit tatsächlich mal war, ist es glücklicherweise nicht mehr. Die Performance ist manchmal noch immer grenzwertig, allerdings ist es deutlich besser geworden. Selektive Synchronisation ist mittlerweile möglich, allerdings über eine Blacklist und nicht eine Whitelist. Der Hauptgrund, der für iCloud spricht, ist meiner Meinung nach die gut gelungene Integration in macOS. Der Hauptgrund, der gegen iCloud spricht, ist dass es auf nicht-Apple-Systemen Grütze ist.
also, hier in Deutschland ist die iCloud wirklich langsam - immer noch.
Ich habe die Tage auf eine 8 MB Mail gewartet. Nach 30 Min war sie dann da. Gmail hat die Mail innerhalb einer Minute erhalten. Ich kann nicht ausschließen, dass es ein temporäres Problem war. Aber auch das senden von Mails über die iCloud ist hier extrem langsam.
Bei der Integration hast Du recht. Siehe meine Aussage oben bez. Kalender, Kontakte, Bilder etc..
 
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Veritas

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