papierloses Büro - Ordner synchronisieren

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slugg

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Hallo und guten Morgen,

ich habe jetzt angefangen alle Rechnungen und alles was man eben nicht unbedingt in Papierform braucht ein zu scannen und die Originale wegzuschmeißen - ich hasse Papierkram!

Da das ja durchaus wichtiges Zeug ist, würde ich das Ganze auf meinem MacMini speichern und auf 2 externen Festplatten sichern (man weiß ja nie..).

Hierfür bräuchte ich eine Software, die nur diesen einen Ordner inklusive aller Unterordner auf die 2 Externen sichert. Gibt es so etwas? TimeMachine sichert ja alle Daten, die sich auf dem MacMini befinden, oder?

LG und danke für eure Hilfe,
slugg
 
TimeMachine kann man auch sagen was er nicht sichern soll. Also theoretisch somit auch "nichts sichern außer Ordner bliblablubb".
Zum automatischen Sichern auf 2 verschiedene Platten fällt mir mit Bordmitteln nichts ein außer fummeligen Spriten oder einer Software wie CCC mit Zeitplan.

Hinweis am Rande: wenn es sich bei den eingescannten Dokumenten um Belege handelt, die theoretisch irgendwann für irgendwas wieder gebraucht werden außer zum Anschauen (Buchhaltungsbelege, Beweise vor Gericht, ...) dann reicht einfaches Einspannen und aufheben mit Hausmitteln nicht aus wegen der Manupulationsmöglchkeit.
 
Wichtige Sachen wie Versicherungsscheine usw. hebe ich schon auf. Kaufbelege für Anschaffungen wie MacBook, Fernseher usw. auch.
Aber Dinge die ich meiner Meinung nach eh nie brauche und normalerweise nur nicht wegschmeißen würde weil ich ein schlechtes Gewissen hätte, werden eingescannt und das Original anschließend vernichtet.

Ist es überhaupt notwendig 2 Backups zu haben oder ist das mehr Panikmache?
Die Wahrscheinlichkeit 2 Festplatten zu verlieren ist eigentlich recht gering, oder?


LG
 
Relativ gering... Eigentlich reicht es aus meiner Sicht, solche Dokumente ab und zu mal auf eine weitere Platte manuell zu kopieren. Das kann ja eine billige, langsame 39-EUR-Platte sein.
 
Ansonsten eine App wie ChronoSync oder Synchronize!Plus X gekauft und ein entsprechendes Zenario eingestellt sowie mit einem Zeitplan versehen, fertig!

Um bestimmte Ordner auf verschiedenen Rechnern synchron zu halten nutze ich wuala
 
Für das "papierlose Büro" solltest du dir mal Devonthink pro anschauen ... kostet allerding 99 Euro.
Einscannen - Texterkennung und eine ordentliche Suchfunktion ist aber für so einen Zweck fast unverzichtbar ... das gleiche Gewühle was du mit Zetteln hast willst du doch nicht auf dem Mac fortführen ;)
 
roedert schrieb:
Für das "papierlose Büro" solltest du dir mal Devonthink pro anschauen ... kostet allerding 99 Euro.
Einscannen - Texterkennung und eine ordentliche Suchfunktion ist aber für so einen Zweck fast unverzichtbar ... das gleiche Gewühle was du mit Zetteln hast willst du doch nicht auf dem Mac fortführen ;)
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Sehe ich auch so, wobei das wohl etwas zu weit gehen wird bei dem TE. Ich meine: Er kann ja Unterordner machen wie "Haushalt" und dann seinen Kaufbeleg vom IKEA-Küchentisch scannen und die Datei mit "IKEA_Kuechentisch" versehen. Oder verstehe ich das Problem falsch?

Ich habe hier für sowas ChronoSync im Gebrauch und muss sagen, dass es ganz schick ist und auch mit dem Zeitplan sehr angenehm funktioniert!
 
Für das papierlose Büro bräuchte ich dann schon Devonthink Pro Office, oder? Zumindest wirbt die Firma mit dem "papierlosen Büro"

Eigentlich wollte ich ursprünglich auch eine solche Software verwenden, mich hat jedoch die Software an sich abgeschreckt. Wenn der Programmierer irgendwann seine Software mal einstellt ist das alles in Datenbanken gespeichert, an die ich ohne Software nicht mehr heran komme. Wenn ich das einfach als Ordner mache, kann ich jederzeit, egal ob mit Windows, Linux, Mac oder was auch immer, darauf zugreifen. Momentan sind es einfach PDFs und gespeicherte eMails in Ordnern.
Was meint ihr dazu?
 
Der Faktor "Datenbank" und "Einstellen der Software" sollte Dich nicht davon abhalten. Die Frage ist eher, ob es für die paar Zettel nicht mit Kanonen auf Spatzen geschossen ist. Ferner: Auch solch ein Tool und das Drumherum bedarf Zeit, was viele Menschen immer vergessen. Du kannst Dir das gerne kaufen, ich finde es aber zuviel des Guten für Deine Anforderungen.
 
Ich wurde dem TE auch davon abraten, habe mir das Stück Software auch benutzt und die Einarbeitung um überhaupt die Hälfte der Funktionen zu kennen bzw in einen vernünftigen Workflow zu integrieren ist doch Ordentlich und benötigt daher einiges an zeit zur Einarbeitung.

Mit einer vernünftigen ordnerstruktur und aussagekräftigen Dateinamen sollte das schon ganz gut passen.
 
ich nutze für devonthink pro office auch das programm chronosync.
einmal wird die komplette datenbank auf ein NAS geschoben und dann zusätzlich in einem 2. job alle von devonthink erzeugten PDFs in den googleDrive-ordner die dann online gespiegelt werden. darüber hinaus timecapsule und hin und wieder eine komplettsicherung mit superduper.

ich bin noch sehr schwer begeistert über das "papierlose" büro. ein datenbankprogramm wie devonthink ivbm. dokumentenscanner macht die sache erst richtig rund. allerdings braucht es gut und gerne ein jahr bis man sich eingearbeitet hat.

auch sollte man von anfang an anfängerfehler vermeiden.
zum beispiel ist es kontraproduktiv ganze ordner in einem PDF abzuspeichen. jedes einzelne dokument sollte auch als einzelne PDF vorliegen.
man kann das im nachhinein zwar auseinanderklamüsern, ist aber aufwendig.
eine anmerkung: devonthink speichert die daten nativ als PDF. man kommt also an seine daten auch mit anderen programm herran.
allerdings sind die PDFs unabhänig der ordnerstrucktur chaotisch gespeichert.

die eigene elektronische datenbank, genau dafür wurden computer gebaut!
 
Gut dann hat sich das schon erledigt ;) Da ich nun seit 3 Tagen am Einspannen und Abspeichern bin, habe ich mir viele Gedanken über die Ordnerstruktur gemacht, und eine, zumindest im Moment, ordentliche Lösung gefunden.
Alles ist gut benannt, mit Datum (zumindest Jahr und Monat, Rechnungen bzw. Garantieunterlagen kann man ja nach 2 Jahren eh aussortieren) und Bezeichnung. Ich denke, dass das so schon passt ;)

ChronoSync werde ich mir gleich mal anschauen



edit: Wer speichert denn ganze Ordner als PDF? Das man da nicht mehr raus kommt, ist klar ;) Ich habe einen realen Ordner auch so als Ordner angelegt, einzelne Register wieder als Unterordner und jede Seite bzw. jedes Dokument (ein Brief mir 3 Seiten z.B.) hat seine eigene PDF.
 
du kannst ja darüberhinaus deine PDFs eine volltexterkennung machen lassen. dann kannst du auch nach textinhalten über spotlight suchen.

ein großen vorteil möchte ich aber von devonthink dennoch erwähnen.

man scannt sein blatt hochauflösend ein. dann wird eine PDF mit OCR erzeugt. danach wird die PDF in der auflösung geschrumpft und gespeichert. das große original wird gelöscht. so sind meine ca. 8.000 dokumente nur 3GB groß und haben trotzdem den luxus der durchsuchbarkeit.
dies ist alles automatisiert.
blatt in den scanner, fertig. die dokumente werden auf textinhalt untersucht und in intelligente ordner einsortiert.

wichtig ist , dass du jetzt erstmal anfängst deine dinge zu scannen. den rest kann man bei bedarf später immer noch nachholen. und, natürlich, solltest du deine arbeit sichern. den das IST arbeit!
 
Das ist nicht nur Arbeit, sondern auch unwiederbringlich verloren wenn etwas schief geht ;)
Etliches ist schon im Ofen gelandet.
 
slugg schrieb:
...mich hat jedoch die Software an sich abgeschreckt. Wenn der Programmierer irgendwann seine Software mal einstellt ist das alles in Datenbanken gespeichert, an die ich ohne Software nicht mehr heran komme....
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Die "Datenbank" ist auch nur eine Ordnerstruktur im Dateisystem (kann man sich mit "Paketinhalt anzeigen" auch ansehen). Die Baumstruktur der Dokumente findet man dort zwar nicht wieder, aber alle Dokumente sind 1:1 mit dem orginalen Namen dort abgelegt.

Aber wenn du keine eigene Software nutzen willst, solltest du zumindest die eingescannten Dokumente mit einer OCR-Software in "durchsuchbare PDFs" konvertieren - dann hilft dir ja auch schon die Suchfunktion des Mac weiter.

Erleichtert wird das ganze nochmal durch einen Scanner mit automtischem Einzug.
 
ich muss das meiste ja 10 jahre für das finanzamt aufbewahren. aber das nun nicht mehr zu hause sondern weit weg in einer garage.
platz, ordnung, die regale und pinnwand sind lehr, herrlich! und das beste: endlich finde ich dinge wieder und das schnell ohne stundenlanges suchen!




ps. auch die riesen scheiß stapel von weiberzeitschriften sind weg..., mein frau hat die rezepte herausgenommen, gescannt und dann den mist entsorgt - aus freien stücken!!!!!
 
richtig! ich habe schon die ganze zeit überlegt wie das hieß: paketinhalt!

nicht jedes syncprogramm ist in der lage sich paketinhalte anzeigen zu lassen und dinge daraus zu syncen - cronosync kann das.
 
Der Scanner mit automatischen Einzug lohnt mMn nicht für Privatanwender. Die 5 Briefe die ich in der Woche bekomme und einscannen will, kann ich auch drauf legen ;) Wichtiger ist mir da eine gute Qualität, ich habe den Canon Lide 210. Der macht seine Sache sehr gut.

Das mit dem OCR habe ich bisher versäumt, gibt´s da was um das nachträglich zu machen?

LG
 
mac*berlin schrieb:
Um bestimmte Ordner auf verschiedenen Rechnern synchron zu halten nutze ich wuala
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Verstehe ich das richtig als eine Art Dropbox Klon, der sich aber auf mehr als den reinen Dropbox Ordner als Arbeitsmittel versteht?
 
slugg schrieb:
Das mit dem OCR habe ich bisher versäumt, gibt´s da was um das nachträglich zu machen?
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OCR ist nur ein Stück Software die aus einem PDF ein "duchsuchbares PDF" macht - da sollte es verschiedene Möglichkeiten geben....
 
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