Office 2019 Outlook - Archivordner - Speicherort - Aufteilung Unterordner - Suchfunktion defekt

[paxi999]

Guten Morgen!

Ich habe gerade festgestellt, dass der Archivordner von Outlook 2019 für MAC inzwischen fast 100 GB groß ist.
Hier haben sich Geschäftsemails der letzten 5 Jahre angesammelt....
Nun habe ich ein wenig Sorge, dass aufgrund der Dateigröße irgendwann Probleme auftreten, bzw. im schlimmsten Fall die Emails verloren sind.
Unter Windows hatte ich früher, für jedes Jahr eine separate PST-Datei anlegt, um hier diesem Dateigrößenproblem entgegenzuwirken.

Natürlich kann ich auch in der Mac Version verschiedene Ordner unter "mein Computer" anlegen - aber werden die auch in separaten Dateien gespeichert, oder schmeißt der MAC doch wieder alles in eine große Sammeldatei???

Hier dann auch gleich meine zweite Frage: TimeMachine hin oder her, eigentlich würde ich die Archivdateien lieber auf unserem Server speichern. Geht das? und wo werden die Daten tatsächlich gespeichert?

Danke Euch!

P.S.: Wie auch bei vielen anderen Usern funktioniert die Suchfunktion bei Outlook auch immer nur nach einer Neuindizierung. Superlästig - gibt es hier inzwischen Abhilfe???

 

[fa66]

Hallo im Forum.
Von mir leider keine »Lösung«.

dass der Archivordner von Outlook 2019 für MAC inzwischen fast 100 GB groß ist.

Und kann m.W. bis zu 3,5TB groß werden (also jeder einzelne).

aber werden die auch in separaten Dateien gespeichert,

Jedes einzelne Objekt wird in Outlook:mac in einer einzelnen Datei gespeichert, wie du bemerken wirst, wenn du dir den Verzeichnisbaum unter bspw. ~/Library/Group Containers/UBF*.office/…/Data Records/Messages/0T/0B/0M/0K/*.olk*message nachschaust. Das wirst du aber vermutlich nicht meinen.

Dateien vom Typ .pst werden von Outlook:mac nicht erzeugt. Das Gegenstück .olm wiederum ist nur mit Outlook:mac verwendbar.

Falls sich in der Sache zwischen Outlook2011 und 2019 nichts geändert haben sollte,…
…kommt neben dem Export nach den im Export-Dialog abgeboteten Bereichen (also E-Mail, Kontakte usw.) noch das Ablegen einzelner Email-Ordner als .mbox infrage (D&D des Ordners aus der Navigationsleiste etwa auf den Schreibtisch) infrage. Mit den üblichen Beschränkungen des Formats MBOX.
…kommt für eine geordneten Export (etwa nur von Emails eines Jahres) die Zuordnung einer »Kategorie« zu den betreffenden Objekten, dann der Export jener Kategorie infrage. Das Ergebnis ist eine OLM-Datei mit dem zum Export festgelegten Inhalt.

So oder so dienen diese »Archive« nur der Datensicherung für einen eventuellen Wiederimport. Diese OLMs können freilich auch auf einem Server abgelegt, also dort außerhalb deines Rechners gesichert werden. Aber auch das wirst du vermutlich nicht meinen.

Am Hilfreichsten dürfte sein, die Email-Daten (außer zur lokalen Ansicht) überhaupt auf Servern zu belassen. Also auf diese nur via IMAP oder ExchangeServer zuzugreifen. Ob und inwieweit das bei dir realisierbar ist, kann ich nicht beurteilen.