Mit welcher Software kann ich Mails archivieren?

[Nicolas1965]

Liebe MacProfis,

seit 2008 haben sich eine Menge Mails angesammelt.
Zur Organisation haben wir lokale Postfächer/ Ordner angelegt (z.B. Projekt 1).
Wir würden jetzt gerne die älteren Mails (z.B. vor 2012) aus dem Programm Mail in ein Archivprogramm verlagern.

Die von uns angelegten Ordner sollten "übernommen" werden, also möglichst keine neue Systematik.
Die Mails werden idealerweise mit allen beigefügten Dateien archiviert; auch mit Inhalten, die auf "entfernte Inhalte" zugreifen, also Bilder nachladen möchten.

Uns ist wichtig (oberste Prio), dass sowohl die Archivierung an sich als auch der Zugriff auf die archivierten Inhalte absolut reibungslos und sicher (fehlerfrei) funktioniert.

Habt Ihr da einen Tip für uns?

Grüße

Nic

PS: Pro Jahr erhalten wir etwa 10.000 Mails

 

[256SSD]

Ich würde die wichtigen Mails, die ich aufheben will, als PDF speichern. Fertig.

 

[Nicolas1965]

Ich würde die wichtigen Mails, die ich aufheben will, als PDF speichern. Fertig.

Na ja, welche Mail in geschäftlicher Korrespondenz ist nicht wichtig?

Vielen Dank für Deinen Vorschlag, aber aufgrund der Menge der Mails ist Dein Vorschlag faktisch nicht praktikabel.
Außerdem sind da noch die gesendeten Mails in ähnlicher Größenordnung.

Grüße

Nic

 

[robertm]

Uns ist wichtig (oberste Prio), dass sowohl die Archivierung an sich als auch der Zugriff auf die archivierten Inhalte absolut reibungslos und sicher (fehlerfrei) funktioniert.

Zugriff mittels welchem Programm? Nach wir vor Mail?

 

[Nicolas1965]

Zugriff mittels welchem Programm? Nach wir vor Mail?

Nicht unbedingt.

Die GUI sollte unkompliziert sein. Aber wenn ich für die Recherche in "alten" Mail in eine andere Applikation müsste, wäre das kein Problem - wäre vielleicht sogar besser getrennt.

 

[Longisland]

Keine Ahnung ob es was taugt aber im MacAppstore findest du den EmailArchiver.
Auf der Webseite des Programmierers gibt's ein Video.

 

[Nicolas1965]

Keine Ahnung ob es was taugt aber im MacAppstore findest du den EmailArchiver.
Auf der Webseite des Programmierers gibt's ein Video.

Danke, den habe ich trotz Suche nicht gefunden. Sehe ihn mir mal an.


Edit: Auf den ersten Blick wohl durchaus geeignet. Die Trial auf der Herstellerseite werde ich ggf. ausprobieren. Scheint in den letzten Jahren gereift zu sein.

Edit2: Kurzer Test: PDFs werden recht zügig erzeugt. Leider kann das Programm immer noch nicht mit Umlauten oder scharfem S umgehen. Das kann beim Auffinden bestimmter Mail über die Suchfunktion hinderlich sein.
Die PDFs werden in Unterordner nach Jahr und darunter nach Monat abgelegt. Das macht auf den ersten Blick einen aufgeräumten Eindruck. Das PDF trägt Datum und Uhrzeit sowie den Betreff im Dokumentnamen. Da unsere Postfächer bereits die große Klammer bilden, könnte das durchaus so gehen. In einigen PDFs ist die Formatierung der Mail verloren gegangen. Die Information ist da, schwer zu lesen. Wir müssen noch etwas "brüten"! Was wir sehr positiv beurteilen, ist die Ablage als PDF. Das Archiv hat also unabhängig von Plattform oder Applikation Bestand.

 

[mikne64]

Hallo,

warum nicht selbst mit Mail selbst exportieren?

A better way to archive email in Apple Mail
http://www.cnet.com/how-to/a-better-way-to-archive-email-in-apple-mail/

Viele Gruesse

 

[Nicolas1965]

Hallo,

warum nicht selbst mit Mail selbst exportieren?

A better way to archive email in Apple Mail
http://www.cnet.com/how-to/a-better-way-to-archive-email-in-apple-mail/

Viele Gruesse

Hallo mikne,

das wäre ein guter Weg für den Export. Man könnte das Postfach für Postfach machen und könnte auch verifizieren.
Der Zugriff mit dem Re-Import ist recht umständlich. Alternativ könnte man einen einfachen anderen EMail-Client nehmen, um dort die Postfächer zu importieren.
Dann hätte man die Mails parat, ohne sie in Mail halten zu müssen.

Muss ich mir mal überlegen. Danke für den Tip.

Nic


Edit: Gerade mal versucht. Da ist unter Umständen schon erhebliche manuelle Nacharbeit erforderlich. Hat aber den Vorteil, dass man "im Archiv" wie in einem Mailprogramm blättern kann.

 

[tomtom007]

Einfach auf einen IMAP Server legen und gut ist. Bei den Rechnern die die Mails nicht sehen bzw. synchronisieren sollen einfach Ordner nicht Abonnieren.Oder eigenen Malikonto einrichten. Damit hast eine gute lange weile noch Zugriff von wo auch immer du willst.

Ich habe mehrere Bekannte die sammeln 10 GB Mails in ihrem Postfach. Geht gut und ist Problemlos...

 

[Nicolas1965]

Einfach auf einen IMAP Server legen und gut ist. Bei den Rechnern die die Mails nicht sehen bzw. synchronisieren sollen einfach Ordner nicht Abonnieren.Oder eigenen Malikonto einrichten. Damit hast eine gute lange weile noch Zugriff von wo auch immer du willst.

Ich habe mehrere Bekannte die sammeln 10 GB Mails in ihrem Postfach. Geht gut und ist Problemlos...

tomtom007 vielen Dank für Deine Anregung. Allerdings kann ich da nicht ganz folgen. Ist für mich zu technisch. Trotzdem ein Danke dafür.

Grüße

Nic

 

[tomtom007]

Na wie rufst du deine Mails heute ab? per POP oder IMAP ... oder vielleicht sogar Exchange?

Wenn du die Mails per POP abfrufst, dann ziehst du die Mails immer Lokal auf deinen Rechner. Bei IMAP liegen die Mails / Ordner immer auf dem Server des Providers und alle Endgeräte rufen immer eine Kopie ab (gelesen/ungelesen wird synchronisiert).

Wenn du die Mails auf einen IMAP Server lässt, dann sind die über Jahre dort gesichert und du kannst von überall darauf zugreifen.

Noch fragen? Melde dich...

 

[Nicolas1965]

Na wie rufst du deine Mails heute ab? per POP oder IMAP ... oder vielleicht sogar Exchange?

Wenn du die Mails per POP abfrufst, dann ziehst du die Mails immer Lokal auf deinen Rechner. Bei IMAP liegen die Mails / Ordner immer auf dem Server des Providers und alle Endgeräte rufen immer eine Kopie ab (gelesen/ungelesen wird synchronisiert).

Wenn du die Mails auf einen IMAP Server lässt, dann sind die über Jahre dort gesichert und du kannst von überall darauf zugreifen.

Noch fragen? Melde dich...

Ok, verstanden.

Puh, jetzt muss ich tatsächlich erst mal nachsehen, wie wir das für die Postfächer meiner besseren Hälfte eingestellt haben.

Für mich ist IMAP eingestellt. Der Ursprung der Installation meiner besseren Hälfte ist aus 2008. Könnte sein, dass wir da noch auf POP sind. Löschung auf dem Server erfolgt ca. 4 Wochen nach Sync (das habe ich gerade aus der hintersten Ecke meiner grauen Zellen rausgekitzelt ;-) .

Was wäre bei einer Umstellung von POP auf IMAP zu beachten?

 

[tomtom007]

Du musst darauf achten, dass du die Mails auch wirklich Lokal hast, sonst werden dir beim entfernen des Kontos (leider kenne ich kein Mailprogramme wo das einfach zu ändern ist) die Mails mit gelöscht. Dann einfach neu als IMAP einrichten und die Mails auf den Server kopieren (Posteingang, Ablage Ordner erstellen usw..)
Achte darauf, dass du genug Speicher hast. Und Vorsicht bei der Telekom, dan werden neue Ordner immer auf 90 Tage Löschdatum gesetzt.

Meine bekannten haben 25 GB Platz auf dem IMAP Server. Da liegen dann schon sein paar Tausend Mails ohne Probleme. Und die sind sogar auf dem Telefon ohne Probleme verfügbar.

Was verwendest du derzeit ? Mail und welcher Provider? Wie gesagt...achte auf t-online.de!! Da haben schon etliche ihre ganzen Mails verloren.

 

[Nicolas1965]

Was verwendest du derzeit ? Mail und welcher Provider? Wie gesagt...achte auf t-online.de!! Da haben schon etliche ihre ganzen Mails verloren.

Wir sind bei unterschiedlichen Dienstleistern. Die arbeiten jeweils mit einem privaten Rechenzentrum zusammen. Bei Telekom oder t-online haben wir nix.

Der Hauptgrund für unsere Überlegung, Mails zu archivieren ist, Apple Mail zu "entschlacken".
Wieviel GB an Mails und Anhängen sind denn sinnvoll in diesem Programm zu verwalten?

Der Effekt des zusätzliche Backups ist willkommen, war aber gar nicht der Anstoß (drängt sich aber immer mehr in den Vordergrund).

 

[tomtom007]

Dann ist es ja gut...

Mail muss man nicht unbedingt entschlacken. Und es hat ausserdem noch den Vorteil, dass TM oder ein CCC Backup die Mails alle sichert. Wenn man einen neuen Rechner installiert und das Mail Konto einrichtet dann sind gleich wieder alle Mails da... Also ein super Service und das ganze noch ständig verfügbar.

Mail ist entschlackt mit IMAP... Und wenn man nicht alle Ordner syncronisiert bzw. ein Ablage Mail Konto einrichtet, dann sind die Mail halt auch nicht auf jedem Rechner der mit dem Mailkonto verbunden/nicht verbunden ist. Aber der Rechner der die Mails aus dem IMAP Ordner alle hat fährt wohl bei euch auch eine Sicherung und dann habt ihr zusätzlich noch alle Mails auf eurem Backup.

 

[Nicolas1965]

Ihre Postfächer sind nur auf einem Rechner - TM hängt da dauernd dran. Ein kürzlich erfolgter HW-Wechsel ist absolut schlank in 2h durchgelaufen.

Ich habe ab nächster Woche zwei Rechner, einen mobilen und für's Büro neu einen Mini. Da bin ich auch ganz entspannt. In diesem Fall ist es (prozessual) sinnvoll, alle Mails auf beiden Rechnern zu haben - und auch hier gibt es regelmäßige Backups.

Ich werde jetzt noch die entsprechenden Möglichkeiten von DevonThink prüfen und dann beraten wir nochmal. Mein Schätzchen hat ihre Daten halt am liebsten "unterm Kopfkissen" - und da es Daten ihres Geschäftes sind, tun wir für sie, was sie haben möchte.

Grüße

Nic

 

[wschwarz]

Der Thread ist zwar schon etwas älter, aber ich bin bei meiner Suche nach einer Mail Archivierung hier drüber gestolpert. Ich verwende seit kurzen Mail Archiver X und bin ganz zufrieden. Einzig störend ist für mich die englische Bedienung, obwohl das Programm in Deutschland entwickelt wurde. Auf der Homepage gibts auch eine kostenlose Testversion. Falls du noch auf der Suche bist, ist das vieleicht das passende.