Mail: Etiketten (farbige Fahnen) funktioniere nicht korrekt

[drhouse]

Hallo liebe Gemeinde,

Ich wäre sehr dankbar wenn man mir helfen kann

Wir arbeite mit Apple Mail und habe 7 Mailkonten eingerichtet, wir verwenden 4 Rechner. Es sind gesamt ca. 62.000 Mails im Posteingang. Ich verwende auf jedem Rechner exakt die selben Zugangsdaten, auch die selben Ports im Posteingang und gesendet. Zur Sortierung verwende ich Etiketten. Wenn eine neue Mail mir zugeordnet wird, bekommt sie die gelbe Fahne, Mails die meine Kollegin bearbeitet die lilane Fahne etc. Ist eine Mail erledigt bekommt sie die grüne Fahne. Soweit das Prinzip.

Nun zum Problem. Wenn ich eine Etikett verändere, z.B. von Fahne gelb zu Fahne grün, ändern sich zwar die Farbe des Etiketts, bleibt aber im Ordner gelb. Siehe dazu Screenshot anbei!


Das passiert nicht bei jeder Mail, sondern nur ab und zu. Wenn man aber den ganzen Tag arbeitet, hat man nach einigen Tagen einige Mails in den jeweiligen Etiketten-Ordner, die dort nicht hingehören. Das macht die Sache so unübersichtlich, dass wir auf ein anderes Programm weichen müssen, wenn wir das Problem nicht lösen.

Ich kann das Problem kurzfristig lösen indem ich auf "Postfach > wiederherstellen" klicke. Dann synchronisiert das Programm einen kompletten Arbeitstag und dann sind die Etiketten wieder korrekt. Nach ein paar Tagen Arbeit sammeln sich wieder etliche Etiketten in den jeweiligen Etikettenordner an, die dort nicht hingehören.

Bitte um Hilfe!

Vielen Dank!

 

[agrajag]

Es könnte nicht schaden zu wissen, welche macOS(Apple-Mail)-Versionen im Spiel sind und welche(r) Mailprovider.

 

[agrajag]

Wenn ich es richtig verstehe, werden die Etiketten korrekt auf den Server synchronisiert? Dann scheint das Problem bei Apple Mails zu suchen zu sein.

Für den Fall, daß ihr euch parallel schon mal nach Alternativen umsehen wollt, kann ich MailMate wärmstens empfehlen. Der kostet zwar 50€ (30 Nutzungstage!!! Trial), aber für eine berufliche Nutzung sollte das kein Problem sein. Zudem bietet der Entwickler einen wirklich exzellenten Support. Der eigentliche Punkt an MailMate ist aber, daß es einen sehr guten Tagging-Support hat. Ihr würden bei MM dann für jeden Bearbeiter ein Tag anlegen. Der Vorteil hier wäre, daß man auch mehrere User an eine Mail Taggen könnte (falls es überhaupt bei euch vorkommen könnte). Ein Blick in die Doku ist angeraten, da die wirklich guten Features nicht gleich ersichtlich sind.

Alternativ bietet Thunderbird bzw. Postbox ebenfalls Tagging-Support.

Die farbigen Flaggen sind im Grundegenommen Tags, die auf dem Server als Keywords gespeichert werden. Bei Thunderbird/Postbox weiß ich es nicht, aber MailMate versteht auch die Flaggenfarben von Apple Mail.

 

[drhouse]

Danke für die Antwort! Wir verwenden MacOS Sierra 10.13.6. und die Mailverserion 11.5

Es ist richtig, dass der Server die Farben richtig synchronisiert, daher denke ich auch, dass es nur an Apple Mail liegen kann. Wie ich in den Foren gelesen habe hatten auch andere bereits das Problem, jedoch wurde auch nie eine Lösung dazu gefunden.

Wie sieht es bei den genannten Mailsystemen aus. Es wäre gut wenn ich in der Mail einen Kommentar für einen Kollegen hinerlassen kann, welcher natürlich der Kunde nicht sieht. Also ich tagge eine Mail zb gelb und schreibe einen Kommentar dazu.

 

[agrajag]

Wie sieht es bei den genannten Mailsystemen aus.

Meinst du jetzt MailMate? Der Vorteil des Taggings gegenüber den Flaggen ist, daß zu beliebig viele Tags definieren und auf eine Mail anwenden kannst. Bei den Flaggen ist es eine Entweder-Oder-Entscheidung. Du könntest also eine Mail mit dem zugewiesenen Mitarbeiter taggen und dazu noch z.B. Status-Tags, wie z.B. inprogress, onhold, waitingonreply, tobeanswered etc.pp.

Die Menge an Tags wird nur vom verwendeten IMAP-Server begrenzt. Der Exchange-IMAP erlaubt keine Custom-Tags. (Ich greife auf den Exchange in der Firma via DavMail zu, der Keywords in Kategorien übersetzt.) Und andere IMAP-Server haben ein festes Set an Keywords. Ich meine es war Kerio, bei dem man 3 festgelegte Keywords nutzen kann. Und andere wiederherum haben (fast) gar kein Limit.

Man sollte also Tagging mit bedacht einsetzen. Das ist auch für einen selbst besser die Übersicht zu halten.

Man kann in den MailMate-Einstellungen unter Tags die Tag-Keyword-Definitionen anlegen. "Display Name" ist das, was MailMate dir anzeigt und "IMAP Keyword" ist das, was auf dem Server gespeichert wird. Wenn ein Gmail-Account eingerichtet ist, kannst du zu jedem Tag auch noch das passende Gmail-Label angeben.

Ich bin da faul und nenne alle 2 bzw. 3 Werte gleich, also z.B. "urgent, urgent, urgent". MailMate bietet derzeit leider nicht die Möglichkeit die Tag-Definitionen zu synchronisieren. In ~/Library/Application Support/MailMate liegt u.a. die Datei Tags.plist, welche man auf andere Rechner verteilen kann. MailMate davor vorsichtshalber beenden, damit es nicht u.U. die Datei wieder überschreibt.

Solange man nicht allzu häufig Tags erstellt/löscht, denke ich, sollte es kein großes Problem sein.

Im Zweifel einfach mal ausprobieren. Genug Zeit gibt es ja. Und wenn ihr Fragen habt, könnt ihr mir die stellen. Die Mailing-Liste ist auch sehr nett und Benny schreibt da fleissig mit. Hier hab u.a. ein paar Links zu einer Video-Reihe zu MailMate auf Youtube gedropt

Es wäre gut wenn ich in der Mail einen Kommentar für einen Kollegen hinerlassen kann, welcher natürlich der Kunde nicht sieht. Also ich tagge eine Mail zb gelb und schreibe einen Kommentar dazu.

Wo schreibst du den Kommentar hin?