Kundenverwaltung mit Excel !kompliziert!

[QuickSilverEX]

Hallo,

bei mir im Geschäft, laufen jeden Tag Zahlungen über das EC-Gerät.
Auf den EC-Belegen steht immer die Kontonummer/BLZ der jeweiligen Person.
Jetzt würde ich gerne jeden Tag, nach dem Abschluss, diese Nummern in einem Excel Dokument eintragen.
So könnte ich sehen, welche Nummer wie oft bei mir einkauft, welche Summe er ausgibt, um wie viel Uhr er kommt etc.pp.

Mit Excel kenne ich mich eigentlich schon recht gut aus, allerdings weiß ich bei dieser Überlegung überhaupt nicht, wie ich daran gehen soll.
Z.B. müsste Excel auch selbstständig erkennen, dass ich eine Zahl eintippe, die möglicherweise schon vorhanden ist und diese dann zusammen führt usw.

Falls einer weiß wie man sowas macht, oder wie ich anfangen sollte, bitte hier melden =)
Danke!

 

[THX1138]

Versuch's mal mit einer Pivot-Tabelle.

 

[QuickSilverEX]

Pivot-Tabelle kenne ich nur aus sample-files
Was das genau ist und wie man es benutzt weiß ich leider überhaupt nicht.
Kannst du mich aufklären?

 

[peterg]

Hallo,

Dein Geschäft lässt Dir ja noch viel Zeit und die Warenwirtschaft ist wohl auch sehr übersichtlich gestaltet... ;-)

Versuchs mal mit der Hilfe-Funktion. THX1138 hat Dir ja schon einen wichtigen Begriff genannt.

Gruß
Peter

 

[THX1138]

Mit einer Pivot-Tabelle kannst Du Daten übersichtlich zusammenfassen. Nachdem Du den Quellbereich angegeben hast, wird (vorzugsweise in einem neuen Tabellenblatt) eine übersichtliche Gliederung angezeigt, in die Du Zeilen- und Spaltenfelder hineinziehen kannst. Ich weiß, daß das jetzt mehr Fragen aufwirft, als es beantwortet, aber eine umfassende Erklärung dieser Funktion würde diesen Rahmen sprengen. Du wirst aber schnell den Dreh bekommen, wenn Du ein wenig damit herumexperimentierst.

 

[QuickSilverEX]

@THX1138
Danke für deine Hilfe.
Was du da schreibst habe ich so auch ungefähr im inet gelesen.
Sprich die Pivot-Tabelle stellt schon vorhandene Datensetze übersichtlich dar.
Problem ist, dass ich die Daten noch nicht erfasst habe und mich noch frage wie ich die Daten am sinnvollsten eingebe.

Ich könnte z.B. eine Tabelle machen in der steht DATUM; UHRZEIT; KONTONUMMER/BLZ; BETRAG

Dort würde ich dann immer jede Kontonummer mit Betrag und Uhrzeit eingeben. Jetzt würde ich aber nicht sehen, ob ich eine Kontonummer vielleicht schon einmal eingetippt habe, oder das dieser Kunde schon öfters da war diesen Monat etc.

Ich glaube ich muss mir erstmal gedanken über den allgemeinen Aufbau dieser Datenbank/Tabelle machen, bevor ich weiter machen kann.

 

[wegus]

Entgegen der weitläufigen Annahme handelt es sich bei Excel um ein Kalkulationsprogramm!

Die Anwendung hier hat mehr etwas mit Datenbanken zu tun! Es ist definitiv ein Fehler Excel zur Datenhaltung zu benutzen. Das erlebe ich täglich im Berufsleben immer wieder, wenn Anwender mit zerschossenen "Datenbeständen" aufkreuzen. Nat. ist dann immer Excel Schuld. Die wenigsten Menschen nehmen eine Gabel zum Suppe essen, viele aber Excel zur Datenhaltung

 

[Hemi Orange]

Die Anwendung hier hat mehr etwas mit Datenbanken zu tun! Es ist definitiv ein Fehler Excel zur Datenhaltung zu benutzen.

Du hast ja recht, aber hier geht es glaube ich nicht darum, gleich mal mit einer Kanone wie Filemaker auf die Spatzen zu schiessen. Wenn jemand noch nicht mal weiß, was eine Pivot-Tabelle ist, wie willst du da gleich in eine DB einsteigen?

Er/sie kann doch erstmal mit Excel anfangen und die Daten erfassen und dann später entscheiden, ob diese Info was taugt oder nicht. Falls ja kann man immer noch eine richtige Datenbank dafür einsetzen. Das Spreadsheet hat man in 5 Minuten da rein migriert.

 

[Hemi Orange]

Ich könnte z.B. eine Tabelle machen in der steht DATUM; UHRZEIT; KONTONUMMER/BLZ; BETRAG

Jetzt würde ich aber nicht sehen, ob ich eine Kontonummer vielleicht schon einmal eingetippt habe, oder das dieser Kunde schon öfters da war diesen Monat etc.

Du machst einfach folgendes:
- alle Daten die dich interessieren (s.o.) in einzelne Spalten eingeben
- jede Spalte sauber formatieren (Datumsformat etc.)
- jede Spalte bekommt eine Überschrift
- darunter erfasst du täglich jeden Beleg in einer Zeile mit allen Angaben

Du brauchst dir keine Gedanken machen, was schon mal war etc. Den Rest macht der Pivot-Assistent. Erklärt sich fast von selbst.

 

[Jabba]

@wegus
Naja, so dramatisch sehe ich das nicht, in diesem Falle handelt es sich doch nicht um grosse Datenbestände... und wenn er z.B. (um bei Office zu bleiben) Access nehmen würde, so steht er immer noch vor dem gleichen Problem: Wie gebe ich das am gescheitesten ein.
Ansonsten gebe ich Dir natürlich Recht.

@QuickSilverEX
Ich glaube, Dein Wunsch bei der Eingabe schon Auswertungen zu erhalten, lässt sich nur mittels VBA und einer dort erstellten benutzerdefinierten Eingabemaske realisieren.
Die hat mehrere Textfelder und ein Listfeld, was ev. Treffer schon Anzeigt. Gleichzeitig werden dann die Daten bei "OK" in Deine Tabelle geschrieben.

Es könnte auch ohne VBA gelöst werden, aber etwas aufwendiger bei der Eingabe.
1. Du gibts die Daten in der Tabelle ein (z.B. mit der vorgefertigen Datenmaske, dann sind die Felder auch da wo sie hinsollen)
2. Du gibst die Kontonummer nochmals in einem anderen Blatt (wegen Überischtlichkeit) ein, und zwar in ein spezielles Feld.
3. Auf dieses Feld beziehen sich dann weitere Funktionen, die diese Zahl auswerten... Ganz einfach z.B. Zählenwenn & Summewenn.
D.h. Deine eingegebene Zahl wird Suchkriterium genommen und mit dieser dann Dein Datenbestand (Bereich) durchsucht und addiert, bzw. es wird bei Zählenwenn die Anzahl ausgegeben. z.B. Kontonummer 3 mal = 3 Einkäufe.

Das hört sich wesentlich komplizierter an, als es ist. Absolut gruselig und leider zu Zeiten der Pivottabellen fast vergessen sind die Datenbankfunktionen, mit den man mit einfachsten Formeln Auswertungen vom Daten erlangt, die so aussehen, als hättest Du ein gewaltiges VBA Modul zusammengebastelt. (DBANZAHL und Kollegen) Auch gibt es prima Formeln, die in einer Tabelle z.B. Top-Ten Werte geben. Mit KGRÖSSTE suchts Du Dir z.B. Deine höchste Einnahme raus (oder zweit, dritt etc.) und mit SVERWEIS das dazugehörige Datum.

Ich hoffe, ich habe geholfen und nicht verwirrt!

 

[Hemi Orange]

Ich glaube, Dein Wunsch bei der Eingabe schon Auswertungen zu erhalten, lässt sich nur mittels VBA und einer dort erstellten benutzerdefinierten Eingabemaske realisieren.

Ich hoffe, ich habe geholfen und nicht verwirrt!

Warum kompliziert wenn's auch einfach geht?

Einfach die Pivot-Tabelle auf die Spalten beziehen und per Button aktualisieren, fertig. Dann wird jede neue Eingabe im Report reflektiert. Zählen, wie oft eine Kundennummer dabei ist, ist mit Pivot tausend mal einfacher als mit DB-Funktionen. Einfach das Feld "Kundennummer" in den Inhaltsbereich ziehen und "Anzahl" als Funktion angeben.

Man kann wunderbar mehrere unabhängige Pivot-Tabellen auf einen Datenbestand blicken lassen und jeweils verschiedene Auswertungen machen (nach Umsatz, nach Anzahl Einkäufe etc.).

Pivottabellen sind mit das Beste an Excel. Damit kann man alles mögliche anstellen.

 

[Jabba]

Warum kompliziert wenn's auch einfach geht?

Heee, reiss da nichts aus dem Zusammenhang...
Sicher geht vieles mit Pivottabellen, aber eben nicht alles. DU und die anderen habt ihm ja schon die Pivotgeschichte vorgeschlagen, da muss ich es doch nicht zum x-ten mal wiederholen.

Stattdessen habe ich zwei weitere Wege aufgezeigt, somit hat unsere Threadstarter 3 Möglichkeiten, seine Projekt zu realisieren... wer weis, vielleicht gibt es auch eine Mischung aus den dreien.
cuuuu

EDIT:

Pivottabellen sind mit das Beste an Excel. Damit kann man alles mögliche anstellen.

Nöö, VBA ist mit das Beste an Excel, damit kann man auch Pivattabellen erstellen und manipulieren...

 

[QuickSilverEX]

Hallo,
danke für eure Hilfe!
@Jabba
Lustiges User-Bild, ich kann mich gar nicht auf Deinen Text konzentrieren=)
Vielleicht habe ich auch deswegen übersehen, was "VBA" genau ist.

Habe ich das richtrig verstanden, dass man eine Datenmaske erstellen kann, die sagen wir mal 4 bis 5 Zellen hat, wo ich meine Daten eintippe und z.B. auf Enter drücke und Excel dann alle Daten aus den Zellen in ein neues Dokument bzw Datenbank schön formatiert packt?

@Hemi Orange
Diese Pivot-Tabelle scheint sehr interessant zu sein. Könnte eine Pivot-Tabelle Daten auch aus z.B. 10 Dokumenten auslesen und auswerten, vorausgesetzt diese 10 Dokumente sind alle gleich aufgebaut?
Möglicherweise kann ich mir die Eintipperei sparen, wenn ich von meinem EC-Karten Anbieter, alle Informationen die ich brauche, am Ende eines jeden Monats als Excel-Datei bekommen sollte. Dann hätte ich z.B. am 31.12.06
ca. 6 Excel Dateien, die ich dann mit Hilfe der Pivot-Tabelle auswerten könnte.

So eine Pivot-Tabelle könnte ich dann vielleicht auch für meine monatlichen
Abschlüsse gebrauchen?! Ich habe für jeden Monat eine Excel-Datei mit verkaufter Stückzahl, Kunden, Umsatz, Ausgaben etc. pp.
und diese Dokumente sind alle gleich aufgebaut.

Danke

 

[Hemi Orange]

Könnte eine Pivot-Tabelle Daten auch aus z.B. 10 Dokumenten auslesen und auswerten, vorausgesetzt diese 10 Dokumente sind alle gleich aufgebaut?

Ja geht.
Pivot-Assistent>Mehrere Konsolidierungsbereiche

Möglicherweise kann ich mir die Eintipperei sparen, wenn ich von meinem EC-Karten Anbieter, alle Informationen die ich brauche, am Ende eines jeden Monats als Excel-Datei bekommen sollte. Dann hätte ich z.B. am 31.12.06
ca. 6 Excel Dateien, die ich dann mit Hilfe der Pivot-Tabelle auswerten könnte.

Das wäre natürlich das allerbeste. Wenn du diese Daten einigermaßen günstig bekommen kannst, ist das auf jeden Fall die bessere Variante. Du sparst deine Arbeitszeit und die Fehlerwahrscheinlichkeit ist geringer.
Das muß nicht zwangsläufig eine Excel-Datei sein. Wenn die dir ein einfaches flatfile in ASCII o.ä. schicken reicht das auch. Excel kann das einlesen.