Hilfe! Alle Emails landen in einem Ordner Office 2016 - keine Struktur - Umzug von Windows

[redfighters]

Hallo,

ich habe mir nun ein Macbook gegönnt und auch in Office 2016 für Mac Home and Business investiert.

Soweit läuft alles. Nur irgendwie bekomme ich Outlook nicht richtig eingerichtet.

Bei meinem Win Office 2013 habe ich in Outlook 3 Emailkonten. Diese werden bei Office Win in der ganz linken Spalte als jeweils 1 Ordner angezeigt. Alsoxxxx@gmx.de, xxxxx@googlemail.com und yyyyy@googlemail.com.

Die einzelnen Kontoordner enthalten dann jeweils die Postfächer wie Posteingang, Entwürfe, Postausgang, gesendete Objekte. Alle abgerufenen Emails landen dann automatisch im entsprechenden Posteingangsordner der einzelnen Konten. also alle gmx Mails in dem Posteingangsordner zu xxxx@gmx.de usw.

Die einzelnen Konten habe ich dann in einer *.pst Datei gesichert und auf den Mac kopiert.

Dort kann ich auch die drei pst Dateien importieren und die Ordnerstruktur erscheint genau so, wie in Office 2013 Win in der linken Spalte. Mit allen Unterordnern zu den einzelnen Konten und Postfächern, wie es sein soll. Leider werden die Konten nicht importiert, sodass ich diese manuell einrichten muss.

Wenn ich im Mac Office 2016 dann die Konten einrichte, werden diese jedoch nicht den einzelnen importierten pst Dateien zugeordnet.

Office Mac 2016 hat ja in der linken Spalte die Einträge Posteingang, Entwürfe, Gesendete Elemente, Gelöschte Elemente, Junk Email und das Verzeichnisch intelligente Ordner.

Jetzt habe ich zusätzlich das Problem, dass alle Konten in diesen einen Posteingang Ordner laden. Egal ob gmx oder googlemail.

Ich habe dann alle importierten Ordner gelöscht, alle Konten wieder gelöscht, Outlook komplett neu installiert. Ich dachte okay, erst Konten einrichten, dann wird die Struktur wie in Win Office 2013 erstellt, anschließend importiere ich die pst Dateien wieder und kopiere sie dann manuell in die entsprechenden Ordner.

Nur leider wird gar keine Ordnerstruktur für die einzelnen Konten angelegt. Alle Emails, egal von welchem Konto gesendet, egal von welchem Konto empfangen landen in dem eh vorhandenen Posteingangsordner oder gesendete Elemente.

Ich möchte einfach wie im Win Office 2013, dass ich in der linken Spalte jeweils einen Ordner pro Konto habe und sich darin jeweils für die entsprechende Emailadresse der Posteingang, die Entwürfe, etc befinden. Wenn ich dann eine Email schreibe, wird sie automatisch dem entsprechenden Konto zugewiesen.

Ich bin ratlos, da ich das nun seit 10h nicht auf die Reihe bekomme.

Das Mac Outlook Bild zeigt die Struktur nach dem Anlegen von drei Konten und das Win Office Bild zeigt, wie es dort eingerichtet wurde und wie ich es gerne im Mac Office hätte.

 

[avalon]

So gemacht wie hier beschrieben?

https://support.office.com/de-de/ar...-für-Mac-6cc48404-a65c-4b8c-a12a-95a905249414

z.B.
HINWEIS Wenn Sie zuerst ein Konto hinzufügen, können Sie PST- oder OLM-Archivdateien immer noch später über Datei > Importieren importieren. Wenn Sie umgekehrt zuerst importieren, können Sie später Ihr Konto über Extras > Konten hinzufügen.

Ansonsten kann dir sicher User fa66 helfen, der ist ein Ass in MS Office.
Ich kann auch nur googlen, da ich Outlook meide.

 

[TKL]

Menü Outlook > Menüeintrag "Einstellungen…" > Persönliche Einstellungen > "Allgemein" > Ordnerliste > Option "Ähnliche Ordner von verschiedenen Konten gruppieren" => aktiv?

(Bezeichnungen/Einträge lauten bei Outlook 2016 ev. etwas anders - hab hier gerade nur die 2011er Version …)

 

[redfighters]

@avalon
Das ist nur der Hinweis wie man aus Dateien importiert. Das klappt ja auch. Ich kann nur den Importen kein Konto zuweisen. Importiere ich die pst Datei, so ist zwar de Struktur da, aber kein Konto. Füge ich ein Konto ein, wird das nicht mit der importierten pst verknüpft und alle Emails landen im Posteingangsordner. Allerdings nicht in denen der importierten Struktur.

@TKL
Ob ähnliche Ordner verschiedener Konten gruppieren aktiviert ist oder nicht macht keinen Unterschied. Auf dem Bild vom Mac Outlook sind drei Konten eingerichtet. Es werden auch die Mails aller Konten abgerufen. es gibt halt nur diesen einen Posteingangsordner wo alles drin landet und nicht pro Konto einen. Andere Ordner bekomme ich auch nicht, wenn ich die Schaltfläche aktiviere oder deaktiviere.

 

[fa66]

Jetzt habe ich zusätzlich das Problem, dass alle Konten in diesen einen Posteingang Ordner laden

Es handelt sich um einen Abruf jener Konten via POP3?
Falls ja: Das beobachtete Verhalten war bei den MSO:mac-Emailprogrammen (Entourage2001, 2004, 2008 bzw. Outlook2011; und jetzt offenbar auch Outlook2016) immer schon so.
Also éin Posteingangsordner in der Navigationsleiste für alle eingehenden Emails aller eingerichteten POP3-Konten.

Für eine kontoweise Einzelansicht bedarf es der Filterung durch entweder »Intelligente Ordner« – oder durch die Umleitung oder dem Weiterverschub eingehender Emails über Regel in von Hand angelegte lokaler Ordner (die dann etwa benannt mit dem Namen des Emaildienstleisters ebenfalls in der Navigationsleiste erscheinen).

 

[redfighters]

Hallo,

es sind alles pop3 Konten. Bei Outlook 2013 in Windows wurden automatisch die Ordner generiert und ich musste keine Regeln erstellen. Geht das irgendwie auch hier.

Ich habe bislang pop-Konten verwendet, weil ich meine Emails auf dem Rechner haben möchte auch, wenn Sie beim Emaildienst gelöscht worden sind.

 

[redfighters]

Wie kann ich denn intelligente Ordner anlegen, die das Filtern übernehmen.
Das gefällt mir alles gar nicht. Ich habe mir extra Office 2016 zugelegt, um das neue Outlook zu haben. Was die Windows Version schon 2007 konnte, ist bei Office für Mac nicht mal in 2016 möglich?

 

[TKL]

@fa66 hat natürlich recht!

(Nachdem ich schon mehrfach in diversen Foren "belehrt" wurde, wie Old-School das POP3-Protokoll wäre und mich manchmal ein Gefühl beschleicht, als wäre ich der Letzte, der es noch verwendet, hatte ich nicht daran gedacht, daß die Konten vom Typ POP3 sein könnten.)

Ansonsten kann ich - um weiteren Enttäuschungen und Verwirrungen vorzubeugen - nur dazu raten, sich möglichst schnell von der Vorstellung zu verabschieden, Outlook für den Mac hätte - abgesehen von der Namensgebung (ein kluger Schachzug der Marketing-Experten bei Microsoft!) - besonders viel mit Outlook unter Windows zu tun (vor allem was Funktionsumfang, Stabilität und ganz allgemein die "Ausgereiftheit" der Software betrifft).

 

[fa66]

Geht das irgendwie auch hier.

Nein.
Also nicht bei POP3.

IMAP- und Exchange-Konten werden in der Navigationsleiste jeweils separat dargestellt – außerhalb des Bereichs »Auf meinem Computer« (bei den von TKL angedeuteten Anzeigeoptionen) – weil diese eben nicht »auf dem Computer«, sondern serverresident sind.

In the old times gab’s bei Entourage (und OutlookExpress) mal eine POP3-Option »Online-Zugriff«, die einen IMAP-artigen Zugriff simulierte, als IMAP noch ein meist kostenpflichtiges Extra bei den Emaildienstleistern war. Dabei wurden die Eingänge ebenfalls separiert. Da sich das Kostenargument gewöhnlich erledigt hat, wurde diese Funktion ebenfalls zugunsten echtem IMAPs ad acta gelegt. — Mal abgesehen davon, dass du die Emails ja offenbar ohnehin lokal vorliegen haben willst, und sich diese Funktion dir folglich verboten hätte.

Wie gesagt:
Entweder IMAP nutzen — oder bei POP3 via Filterung »Intelligente« oder eigene via Regel bestückte Ordner verwenden.

 

[redfighters]

Das ist ja echt Schulnote 6!!!!

Ich arbeite sehr viel mit Outlook, eben auch auf der Arbeit. Deshalb wollte ich es in der aktuellen Version weiter nutzen.

Heißt jetzt aber auch, wenn ich mir Ordner intelligent oder mit Regel anlege, kann ich nicht später einfach Kontenweise exportieren, um so Mails auf ein anderes System zu bringen. Ich kann glaube ich auch keine pst Dateien erstellen zum exportieren, die Win kompatibel sind richtig? Nur olm ist möglich, kein pst richtig?

 

[tocotronaut]

Nein, outlook für mac nutzt keine pst/ost dateien, wie outlook unter windows.

Es sind komplett unterschiedliche programme.

Die emails werden hier jeweils als einzelne datei gespeichert.

 

[TKL]

Unter Windows wurden deine drei Konten getrennt voneinander angezeigt, weil Outlook per Default für jedes eingerichtete E-Mail-Konto eine eigene PST-Datei angelegt hat (dieses Verhalten läßt sich vom Benutzer auch ändern, machen aber wohl die wenigsten).
Outlook für Mac verwendet jedoch pro Identität (entspricht in etwa einem Profil in der Windows-Version) ausschließlich einen einzigen Ordner, genannt "Data Records", der in entsprechenden Unterordnern alle Elemente (Mails, Kontakte, Ereignisse etc.) als einzelne Dateien enthält (der eigentliche Inhalt befindet sich also nicht wie bei der Windows-Version in einer monolithischen pst-Datei), sowie eine Datenbank "Database" (u. a. für den Index); daher ist es technisch gar nicht möglich, das Konzept, wie du es von der Windows-Plattform kennst, 1:1 auf den Mac zu übertragen.
Wenn du dir in Outlook für Mac deine Nachrichten also auf zumindest ähnliche Weise anzeigen lassen willst, mußt du diese Struktur - wie von @fa66 angedeutet - irgendwie "simulieren".

 

[fa66]

Heißt jetzt aber auch, wenn ich mir Ordner intelligent oder mit Regel anlege, kann ich nicht später einfach Kontenweise exportieren

Richtig; das ist so.

Die Vorredner haben ja bereits beschrieben, dass Outlook:mac (wie Mail auf dem Mac schon früher) zu einer einzeldateibasierten Datenverwaltung übergegangen ist, weil eine Datenbank vom Schlage einer PST oder der Datei Datenbank von Entourage extreme Nachteile für die differenzorientierte Datensicherung wie für TimeMachine, aber auch die Volltextsuche von Spotlight ist.

MS muss wohl, wenn ich das richtig einschätze, einen Heidenaufwand betreiben, um unter Windows einen monolithischen Block einer PST für WindowsSearch durchsuchbar zu halten. Schon Entourage2004 und 2008 auf dem Mac führte neben der Datenbank eine Einzeldatei-Schattendatenbank in ~/Library/Caches/Metadata/Microsoft/, um TimeMachine und Spotlight bedienen zu können (also ein irres Doppeltgemoppelt). Dabei hat’s MS unter Windows immerhin den Vorteil, Hersteller beider Softwares zu sein; auf dem Mac muss MS sich den Bedingungen eines fremden Betriebssystemherstellers unterordnen.

Was unter Outlook:mac freilich nicht sein muss, und daher ein nachzuvollziehendes Ärgernis, sind die recht begrenzten Exportmöglichkeiten. Abseits von Designentscheidungen hätte man sicher auch nach Zeit oder nach Konten exportieren lassen können. Hat man aber nicht.

Eigene oder Intelligente Ordner sind leider nur Ansichten innerhalb der Identät (bis v2011 so genannt) bzw. des Profils (seit v2016 so wie unter Windows benannt). Ich selber verwende MSO2016 nicht; während der Ort der Outlook2011-Identität(en) noch recht nachvollziehbar war – was einer Sicherung der Identität am Stück unabhängig von einer OLM-»Archiv«-Datei vereinfachte, müsste ich selber den (Standard-)Ablageort eines Outlook2016-Profils immer wieder nachlesen (EDIT: nebenbei, das ist: ~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Outlook/Outlook 15 Profiles/Main Profile/). Und ob solch ein(e) Profildatei(-Ordner) wie weiland die Identität dann auch mal so eben auf einem anderen Rechner zum Wiederherstellen der Arbeitsoberfläche genutzt werden kann (immer an etwaige rechnerspezische Metadaten denken!), wüsste ich auch nicht mehr.
EDIT Ref: Location of Outlook 2016 Profile (Identity) | OfficeforMacHelp.com.