Fahrtkosten potentiellem Kunden korrekt in Rechnung stellen.

Gregors Apfel

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Hi ihr Lieben,

ich war heute bei einem pot. Kunden zu einem persönlichen Gespräch eingeladen. Angefahren bin ich mit dem PKW.
Vorab haben wir vereinbart, dass ich die Fahrt und die Zeit in Rechnung stellen werde (mit seiner Mitarbeiterin).

Da ich normalerweise sämtliche Kundengespräche direkt in meiner Gegend bzw. bei weiten Entfernungen per Zoom&Co. führe, war das heute "Neuland".

Wie rechnet ihr den die Kosten für solche Anfahrten ab?
Eine Pendlerpauschale oder via Festbetrag?

Danke und liebe Grüße
Gregor
 
Wir haben bei uns in der Firma eine pauschale für 50–100 km und alles darüber hinaus wird mit 0,30Cent/km. berechnet.
Zusätzlich wird noch ein vergünstigter Stundensatz bei allem, was über 1h. an Fahrzeit ist berechnet.
 
Pro gefahrenen Kilometer.

Wenn du den Kunden nicht abschrecken möchtest, mache eine Vorabrechnung (kann man wieder im Warenwirtschaftssystem löschen)
Bei Bestellung oder was auch immer du machst, "wird der Betrag mit der Bestellung verrechnet" als Zusatztext.

Beispiel 2 Stunden warst du unterwegs. Dein Stundensatz + je Kilometer 0,35 € (Ist bei der Golfklasse der ca. Kilometerwert)

Wenn du den Kunden nicht mehr sehen möchtest, 0,60 € pro gefahrenen Kilometer + Stundensatz
 
Wir haben bei uns in der Firma eine pauschale für 50–100 km und alles darüber hinaus wird mit 0,30Cent/km. berechnet.
Zusätzlich wird noch ein vergünstigter Stundensatz bei allem, was über 1h. an Fahrzeit ist berechnet.

Man kann um seinen Standort drei Kreise in größer werdendem Abstand ziehen.
In der Zone 1 gilt Pauschale a, in Zone 2 Pauschale b, in Zone drei Pauschale c.

Das kann u.U besser sein als mit 30 Cent oder mehr pro Km zu rechnen.
Sind Anfahrt, Angebote zu teuer hast du keine Aufträge und keine Kunden.
 
Man kann um seinen Standort drei Kreise in größer werdendem Abstand ziehen.
In der Zone 1 gilt Pauschale a, in Zone 2 Pauschale b, in Zone drei Pauschale c.

Das kann u.U besser sein als mit 30 Cent oder mehr pro Km zu rechnen.
Sind Anfahrt, Angebote zu teuer hast du keine Aufträge und keine Kunden.
Leider nichts Neues für mich, ich bin Angestellter, daher habe ich da leider keine handhabe. Und ja, Du hast damit vollkommen recht, weil bei uns werden hin und Rückweg *0,30cent/km. berechnet. Da ist der ien oder andere Kunde dann doch eher zu einem anderen Dienstleister gegangen.
 
Wie rechnet ihr den die Kosten für solche Anfahrten ab?
Im Rahmen eines Auftrags steht das bei mir im Vertrag,
ausserhalb von einem Auftrag ist das Vertrieb und kostet nichts.

"Potentieller Kunde" wäre bei mir Vertrieb und würde ich keine Rechnung stellen, ggf. auch mit einer kurzen Nachricht "entgegen der vorherigen Vereinbarung mit X erlaube ich mir keine Abrechnung ..." etc. Das würde ich dann intern als Vertriebs&Marketingkosten buchen.

Bei den Verträgen gibt es alle Varianten, von All-In Kalkulationen mit inkludierten Reisekosten bis hin zu über 2 Euro pro Kilometer und Reisezeit gleich Arbeitszeit. Es hängt halt davon ab was der Kunde will und wie irre ggf ein Einkauf agiert. Im Falle eines durchgeknallten Einkaufs und wenn es wahrscheinlich Anschlussaufträge geben wird, dann bietet sich für den ersten Vertrag eine All-In Kalkulation an, nur mal als Tipp.
Eine Pendlerpauschale oder via Festbetrag?
Die Pendlerpauschale ist ein steuerlicher Fahrtkostenzuschuss auf das Gehalt von Abhängig Beschäftigten aus dem Bundesreisekostengesetz und einige Ebenen weg von einer Betriebswirtschaftlichen Kalkulation von Kundenaufträgen = da bist du gedanklich als Unternehmer gerade in einem völlig falschen Universum unterwegs ;-).

Als Unternehmer weisst du was dein Auto pro Kilometer an Vollkosten produziert und wenn nicht, frag deinen Steuerberater, um das aus Buchhaltung und Fahrtenbuch raus zu rechnen. Du wirst dich wundern was da an Kilometerkosten heraus kommt, wenn man es richtig und komplett betrachtet (Vollkosten heisst auch mit Abschreibung ggf. auf dein Carport und und und). Dann musst du die Entscheidung treffen, ob du auf Mobilitätskosten einen Profit erzielen willst oder nicht. Ich rate dringend dazu, die Sharing Community funktioniert nur im Kommunismus, also wenn du da hin willst ... Meist wirst du mit deiner normalen Marge bei Beträgen landen die typisch für normale Fahrzeuge zwischen 70 Eurocents und etwas über einem Euro liegen (Hybrid und Elektro ist teurer).

Im Fall des Falles und Einzelabrechnung beim Kunden hatte ich 2022 typischerweise 1,20 Euro pro Kilometer in den Verträgen stehen (der typische Mittelklassediesel, was dazu führt dass ich in bestimmten Regionen mit Fahrverbot keine Aufträge mehr annehme). Gerade heutzutage muss es dem Kunden bewusst sein was es kostet wenn du vor Ort bist und Transparenz ist auch ganz hilfreich, weil in dem Bereich Mobilität unsere Grüne Inflation gerade locker die 20 Prozent Marke knackt mit Tendenz noch (viel) weiter zu steigen. Wer sich die Mobilitätswende wählt, muss sie auch bezahlen.

Ein anderer Fall sind verschachtelte Verträge, wenn da in der Rechnungskette mehr Leute mitverdienen wollen, zum Beispiel Projektvermittler, dann nimmt man als Kompromiss in der Kette gerne die Pendlerpauschale zur Vereinfachung, was darin begründet liegt, dass viele diese als durchlaufende Posten in deren eigene Buchhaltung auf dem Reisekostenknoten buchen (und der kann nix anderes, also Faulheit). Auch da habe ich es oft erlebt, dass unten voll abgerechnet wird und in der Kette dann irgendeiner anders mischkalkuliert und beim Kunden etwas völlig anderes ankommt.

Festbeträge für Fahrten nehme ich nicht, das überlasse ich der Mischkalkulation von Handwerksbetrieben. Was allerdings regelmässig vorkommt, wenn getrennte Honorare für remote und vor Ort abgeschlossen werden müssen (auch davon rate ich zur Vermeidung von Scheinselbstständigendiskussionen eigentlich ab), sind Reisekostenpauschalen pro Tag, bei denen dann Fahrtkosten, Unterkunft und Mehrkosten mischkalkuliert sind.
 
Zuletzt bearbeitet:
Ich habe als Selbstständiger einen bestimmten Umkreis, in dem ich Fahrtkosten nicht berechne (eigentlich stelle ich sie auch generell höchst selten in Rechnung). Bei Erstgesprächen mit Kunden kommt das nicht gut (und Kundengewinnung darf auch gerne mal etwas Einsatz und Kapital kosten) und wenn ein Auftrag dann zustande kommt, machen die 30 Cent pro Kilometer den Braten auch nicht mehr wirklich fett.
Zudem habe ich die wegfallenden Wegkosten auch als gute Werbung kennengelernt. Die Kunden freuen sich wenn man ihnen sagt, die An- und Abfahrt wäre frei und selbst wenn man mal 50 Kilometer fährt: dann sind es halt Kosten, die zum Job mit dazu gehören.
 
Hi ihr Lieben,

danke für die zahlreichen Rückmeldungen.
Bei kurzen Anfahrten bis ca. 50 Kilometer rechne ich nie ab.

Bisher hatte ich „Kundenbesuche“ bei längeren Distanzen nur via Remote gemacht.
Hier sind es nun aber insgesamt 368 Kilometer.

Werde das mit 0,79€ / Kilometer inkl. eben der gebundenen Zeit kalkulieren.
 
Ich habe als Selbstständiger einen bestimmten Umkreis, in dem ich Fahrtkosten nicht berechne (eigentlich stelle ich sie auch generell höchst selten in Rechnung).
Genauso halten wir das auch, wenn es darum geht einen neuen Mandanten zu gewinnen. Sollte das nicht klappen, dann gehört das zum unternehmerischen Risiko und wir machen uns eher Gedanken darüber, warum es nicht gelungen ist den Mandanten für uns zu gewinnen.
 
dann gehört das zum unternehmerischen Risiko
Na ja, die Kosten habt ihr ja trotzdem. Auch wenn ihr eine Mischkalkulation macht. ;)

Wir argumentieren so, es muss nur der Kunde die Kosten tragen, der die Kosten auch verursacht und nicht alle Kunden.
Wenn der Entscheider nicht total auf den Kopf gefallen ist, wird er den Vorteil erkennen und liebend gerne die Kosten für den Außendiensteinsatz zahlen. Wenn der Kunde sagt: Ach nö, ich will alles umsonst, weißt du gleich wo die Geschäftsbeziehung hingeht.

Mein Chef nimmt übrigens pro Stunde 186,20 EUR für mich. Der Kunde muss für Unterkunft, Essen/Bewirtung aufkommen, zuzüglich den besagten 0,35 EUR/Kilometer. Brutto versteht sich.

Da uns die Kunden die virtuelle Tür einrennen, überlegen wir, ob wir die Preise ordentlich anziehen. :whistle:
Es nervt schon ungemein, dass wir durch die halbe Welt fahren müssen, nur weil der Kunde nicht per Fernwartungssoftware auf sein System arbeiten möchte.
 
Leider nichts Neues für mich, ich bin Angestellter, daher habe ich da leider keine handhabe. Und ja, Du hast damit vollkommen recht, weil bei uns werden hin und Rückweg *0,30cent/km. berechnet. Da ist der ien oder andere Kunde dann doch eher zu einem anderen Dienstleister gegangen.

Die 30 Cent decken zwar kaum die Kosten, haben aber Signalwirkung.
Lieber den Tages- oder Stundensatz anheben. Sollte bei guter Arbeit soweit gut verhandelbar sein.
Spesen dagegen sollten eher bescheiden sein.

Ich verlange 0,50 € zuzüglich MwSt. Da kommt man bei einem Mittelklassefahrzeug kaum mehr hin.
Habe mal gekuckt, was ein Polestar-Leasing bei wenigen KM kostet. Da stehen ohne Energiekosten 0,70 € zu Buche.
 
Leider nichts Neues für mich, ich bin Angestellter, daher habe ich da leider keine handhabe. Und ja, Du hast damit vollkommen recht, weil bei uns werden hin und Rückweg *0,30cent/km. berechnet. Da ist der ien oder andere Kunde dann doch eher zu einem anderen Dienstleister gegangen.

Richtig, daher hatte ich das mal erwähnt.

Bei uns war das z.B so das auf Grund riesiger Baumaßnahmen natürlich auch Ausschreibungen stattfanden. Damit erntet man dann Anbieter die von sonst wo herkommen und meistens auch unter Limit geschossen haben. Nach dem die erste Runde gelaufen war, alles halb fertig und nach dem auslaufen der Gewährleistungsfristen war dann ganz schnell klar das man sich von dem ein und anderen Dienstleister ganz schnell trennen musste nur weil die nichts besseres zu tun hatten als dann 800 und mehr Euro nur für Anfahrten aufzurufen.

Viele sind direkt auf nur Grund der horrenden Anfahrtskosten aber mal ganz schnell rausgeflogen.

Ich mein man kann das natürlich machen wenn man mit seiner alten "Baustelle" nach Ende der Gewährleistung nichts mehr zu tun haben möchte.
Als Leistungsnehmer kann man auch sagen, bei manchen Firmen ist das auch gut so.

So wurden dann z.B Wartungsaufgaben an Betriebe vergeben die man schon kennt und und eben um die Ecke residieren.
 
Ich verlange 0,50 € zuzüglich MwSt. Da kommt man bei einem Mittelklassefahrzeug kaum mehr hin.
Habe mal gekuckt, was ein Polestar-Leasing bei wenigen KM kostet. Da stehen ohne Energiekosten 0,70 € zu Buche.

So ein E-Auto verbraucht selbst im Winter gerade einmal 25kwh / 100km. Da bist Du mit 20 cent/km
eigentlich gut bezahlt. Die Leasingrate des Fahrzeuges, oder die Versicherung sind Fixkosten sind keine zusätzlichen
Kosten die bei Dir anfallen, weil Du den Kunden zur Geschäftsanbahnung besuchst.
 
Die Leasingrate des Fahrzeuges, oder die Versicherung sind Fixkosten sind keine zusätzlichen
Kosten die bei Dir anfallen, weil Du den Kunden zur Geschäftsanbahnung besuchst.
Und woher kommt das Geld für Leasingrate und Versicherung etc.? Deiner Logik nach ja von den anderen Kunden, falls keine Geschäftsbeziehung zustande kommt! Ne ne, Verursacher-Prinzip!
 
So ein E-Auto verbraucht selbst im Winter gerade einmal 25kwh / 100km. Da bist Du mit 20 cent/km
eigentlich gut bezahlt. Die Leasingrate des Fahrzeuges, oder die Versicherung sind Fixkosten sind keine zusätzlichen
Kosten die bei Dir anfallen, weil Du den Kunden zur Geschäftsanbahnung besuchst.

Zu kurz gesprungen. Grenzkosten sind als kurzfristige Preisuntergrenze gangbar, langfristig müssen alle Kosten bezahlt werden.

Ich habe nicht das Problem von Akquisitionsfahrten.

Der Kunde muss mir auf irgendeine Art und Weise mein AUto bezahlen, entweder über Reisespesen oder über einen anonymen Anteil am Stundensatz.
Im Übrigen kann durch zuviele Akquisitionsfahrten eine Nachzahlung am Leasingende vorkommen und dann sind da doch Kosten neben dem Strom.
Jeder kann kalkulieren wie er will, ich kalkuliere, wie ich es für mich für richtig halte.

Es ist immer eine Abwägung zwischen Geld (mit einem Auftrag) verdienen und Geld (zunächst) verschenken.
 
Wenn es vereinbart war, ist es doch kein Problem. Evtl künftig im Vorfeld eine AB schreiben, dann ist schon alles klar.

Wie viel Benzin hast du denn für diese Fahrt getankt? ca. 50€ bei knapp 400 km? Dann wären 50€ Pauschale doch super, wäre für mich als Kunde auch nachvollziehbar. :)
 
Wenn es vereinbart war, ist es doch kein Problem. Evtl künftig im Vorfeld eine AB schreiben, dann ist schon alles klar.

Wie viel Benzin hast du denn für diese Fahrt getankt? ca. 50€ bei knapp 400 km? Dann wären 50€ Pauschale doch super, wäre für mich als Kunde auch nachvollziehbar. :)
Hi dodo,

ich habe für ca. 62,- Euro getankt und insgesamt 5,5 Std. Fahrzeit gehabt - Da ich hierfür quasi den halben Tag gefahren bin (mit dem Privat-PKW), habe ich im Vorfeld bewusst das Zoom-Meeting angeboten - aus ökonomischen und aus zeitlichen Gründen.

Wunsch war aber, dass wir uns live und in Farbe beschnuppern. Daher habe ich bewusst darauf hingewiesen, dass ich dies zeitlich und in Hinblick auf die Fahrtkosten in Rechnung stellen würde - Ich habe jetzt eine Pauschale von 0,99€ / KM (Zeit, PKW-Nutzung, Betriebskosten) angesetzt.

Liebe Grüße
Gregor
 
Hi dodo,

ich habe für ca. 62,- Euro getankt und insgesamt 5,5 Std. Fahrzeit gehabt - Da ich hierfür quasi den halben Tag gefahren bin (mit dem Privat-PKW), habe ich im Vorfeld bewusst das Zoom-Meeting angeboten - aus ökonomischen und aus zeitlichen Gründen.

Wunsch war aber, dass wir uns live und in Farbe beschnuppern. Daher habe ich bewusst darauf hingewiesen, dass ich dies zeitlich und in Hinblick auf die Fahrtkosten in Rechnung stellen würde - Ich habe jetzt eine Pauschale von 0,99€ / KM (Zeit, PKW-Nutzung, Betriebskosten) angesetzt.

Liebe Grüße
Gregor
Hier sind es nun aber insgesamt 368 Kilometer.

Ich sehe Unheil.

Heisst "Privat-PKW" etwa du bist mit einem Fahrzeug gefahren das nicht im Betriebsvermögen ist und möchtest einem Kunden eine Rechnung ausweisen in der pro Kilometer belastet wird? Wann war deine letzte Aussenprüfung?
 
Aber doch nicht deswegen.
Er kann auch Rechnungen über beanspruchtes Lungenvolumen ausstellen. Wenn das bezahlt wird, freut sich das FA.

Er kann als Kosten in seiner Steuererklärung halt nur die übliche steuerrechtliche Pauschale ansetzen.

Wir haben zwei Geschäfte und 3 alte Schleifer. Da ist nix im Betriebsvermögen.
Für BEtriebsstättenfahrten und Fahrten zum Kunden werden die relevanten Pauschalen steuerlich in Ansatz gebracht; die Rechnungsposition wird wird als gewöhnlicher Umsatz verbucht. MwSt. ggf. nicht vergessen.
 
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