Emails archivieren mit Mail ?

[Flupp]

Die Emails werden vom Server geholt per IMAP, es läuft Tiger, doch es werden immer mehr !
10'000 Emails pro Mitarbeiter sind keine Seltenheit mehr.

Wir haben schon mit lokalen Postfächern experimentiert, was aber nur den Server entlastete, nicht jedoch den Mac.

Wie kann ich einige Emails auslagern, dass:
1) der Server entlastet wird
2) das Programm Mail entlastet wird
3) die archivierten Emails aber trotzdem noch durchsucht werden können
4) der Benutzer das alleine verwalten kann ?

 

[mazedlx]

warum heben sich mitarbeiter korrespondenz in form von 10.000 mails pro mann und nase auf?

 

[knarx]

stimme grds. mazedix zu.

Gmail oder Gmail for your domain
In Mail dann löschen, was man nicht mehr braucht oder einfach regelmäßig, bei Suchwunsch einach in Gmail direkt suchen.

 

[svmaxx]

Und wieso werden bei IMAP die mails vom Server geholt? Bei POP3 ja, aber IMAP liegt doch auf dem Server.
Bei 10000 mails pro Mitarbeiter wundere ich mich aber auch ein wenig. Evtl. sollte der gesamte Arbeitsablauf mal überdacht werden

bye, M.

 

[elastico]

10.000 Mails sind doch nicht viel? Bezogen auf welchen Zeitraum? Jeden Monat? Jedes Jahr? Oder in der Summe über 10 Jahre?

Ich würde bei der Fragestellung die Zahl 10.000 erstmal ausblenden und darüber nachdenken, wie man mit Mail E-Mails archivieren kann. So etwas wäre in der Tat ganz praktisch.
Also quasi einen Schwung von Mails (vom IMAP) Konto auf den lokalen Rechner (oder ein Netzlaufwerk) pumpen. Möglichst als durchsuchbares Archiv. Dann könnte man z.B. 1x im Jahr die Mails älter als 2 Jahre archivieren. Braucht man doch noch mal etwas, dann einfach das Archiv öffnen und durchsuchen.

Würde mich auch interessieren

 

[Flupp]

Weil es wichtig ist, nach zu sehen wer wann wo was gemacht hatte. Oder wer wem welchen Auftrag erteilt hatte, etc.
Am Arbeitsablauf kann ich nichts ändern, schon versucht.

Es muss IMAP sein, damit zwischen den Computer gewechselt werden kann (Büro, Unterwegs und Zuhause).

Unser "bester" Versuch war es, einen lokalen Ordner "2005" zu erstellen und alle Emails aus der Zeit dort hinein zu verschieben und den Order zu verschieben. Die ausgelagerten Emails wurden dann auch von Spotlight gefunden, soweit super, aber beim Öffnen mit Mail gab es Schwierigkeiten.

Gibt es eine Möglichkeit diese "sauber" zu reimportieren oder mit einem anderen Mailprogramm/Email-Viewer zu öffnen ?

 

[Cakedrummer]

Ich habe im Prinzip das gleiche Problem, auch wenn es bei mir "nur" um 1500 Mails geht. Wie bekomme ich die denn vom IMAP-Server runter? Unter Windows / Outlook hätte ich sie einfach in einen persönlichen Ordner exportiert und bei Bedarf in Outlook geladen und gesucht.

Die Mails müssen also nicht mal ständig verfügbar sein, ich will sie nur archivieren. Die ganze IMAP-Geschichte wird mir nämlich so zu langsam.

 

[elastico]

Ohne selbst IMAP im Einsatz zu haben (ich hadere noch mit mir): Das mit dem Ordner - geht das evtl. auch in Mail?
Also einfach ein neues "Postfach" anlegen (lokal wählen) und dann per Drag&Drop die Mails aus dem IMAP-Konto in diesen Ordner ziehen? Findet dann ein Download statt oder nur einer Verlinkung?

 

[VXRedFR]

Hi!

ich mache das alle 6 Monate mit Mail so.
Ich erstelle mir einen Intelligenten Such-Ordner mit den entsprechenden Daten (zwischen xx.xx.XXXX - usw...)
- Dann lege ich mir noch einen Neuen Ordner in Mail an den ich z.B. Archiv 2005/1 nenne.
- Verschiebe als nächstes per Drag&Drop die Nachrichten aus dem inteligenten Suchordner in den "Neuen Ordner"
- Der Ordner wird dann per Drag&Drop auf die Platte in mein MailArchiv verschoben. (bei mir)

Spotlight kann weiter suchen und Mail macht diese Mails auch alle auf, auch die mit Anhang, da ich das schon seit gut 1,5 Jahren so einsetze und oft Mails suche die älter sind klappt das so einwandfrei...

 

[elastico]

Ich erstelle mir einen Intelligenten Such-Ordner mit den entsprechenden Daten (zwischen xx.xx.XXXX - usw...)
- Dann lege ich mir noch einen Neuen Ordner in Mail an den ich z.B. Archiv 2005/1 nenne.

Über das "+" unten? Also in Mail-Sprache: Ein "Postfach" und im folgenden Dialog wählst Du "Lokal"?

- Verschiebe als nächstes per Drag&Drop die Nachrichten aus dem inteligenten Suchordner in den "Neuen Ordner"
- Der Ordner wird dann per Drag&Drop auf die Platte in mein MailArchiv verschoben. (bei mir)

Spotlight kann weiter suchen und Mail macht diese Mails auch alle auf, auch die mit Anhang, da ich das schon seit gut 1,5 Jahren so einsetze und oft Mails suche die älter sind klappt das so einwandfrei...

Also tatsächlich - wie ich es beschrieben hatte. Sprich: Beim Drag&Drop werden die Mails ggf. vom Server herunter geladen und lokal gespeichert. Danach kannst Du sie bedenkenlos vom IMAP-Server löschen, korrekt? Oder werden sie gar automatisch vom IMAP gelöscht durch die Drag&Drop-Aktion?

Das klingt jedenfalls sehr gut wenn das so geht.

 

[Rothlicht]

Hab auch ein nettes Programm zum eMail verwalten gefunden.
Evtl. ja ganz hilfreich:

minge/emailbackuppro/

 

[timbajr]

Sitz grad an keinem Mac, aber man kann doch einstellen, ob die Mails lokal oder aufm Server gespeichert werden, auch bei IMAP.

 

[Magicq99]

Oder werden sie gar automatisch vom IMAP gelöscht durch die Drag&Drop-Aktion?

Ja das werden sie. Zumindest bei meinem .Mac Account und der verwendet ja auch IMAP.

 

[elastico]

Vielen Dank für die Info!!!

 

[_JoAs]

Hi!

ich mache das alle 6 Monate mit Mail so.
Ich erstelle mir einen Intelligenten Such-Ordner mit den entsprechenden Daten (zwischen xx.xx.XXXX - usw...)
- Dann lege ich mir noch einen Neuen Ordner in Mail an den ich z.B. Archiv 2005/1 nenne.
- Verschiebe als nächstes per Drag&Drop die Nachrichten aus dem inteligenten Suchordner in den "Neuen Ordner"
- Der Ordner wird dann per Drag&Drop auf die Platte in mein MailArchiv verschoben. (bei mir)

Spotlight kann weiter suchen und Mail macht diese Mails auch alle auf, auch die mit Anhang, da ich das schon seit gut 1,5 Jahren so einsetze und oft Mails suche die älter sind klappt das so einwandfrei...

das widerspricht halt der Anforderung #2 von Flupp

warum heben sich mitarbeiter korrespondenz in form von 10.000 mails pro mann und nase auf?

ich finde das nicht viel - gerade in großen Unternehmen bekommt man viele Mails. Ich habe die Angewohnheit, nach einem Kalenderjahr die Mails in ein Archiv zu verschieben, da man immer mal wieder nachschauen muss (auch in einer Mail, die man vor 2 oder 3 Jahren erhalten hat - gerade da Projekte über mehrere Jahre laufen)..

Gruß
jo

 

[VXRedFR]

das widerspricht halt der Anforderung #2 von Flupp

Also wie gesagt ich habe damit überhaupt keine Probleme und mache das schon ein ganzes Stück so. Irgendeinen "Tod" muss er ja sterben, entweder alles unorganisiert auf dem IMAP-Server lassen und jeder beschwert sich, oder nochmals den Versuch mit dem exportieren auf die lokalen Rechner und vom IMAP-Server löschen. Dafür muss er dann halt über Spotlight suchen.

Spotlight kann das sehr gut, das merke ich hier selber fast täglich.
Einfach oben im Spotlight Feld noch "art:mail" zum Suchtxt schreiben und schon werden nur Mails angezeigt, egal ob in Mail oder als .emlx auf der Festplatte.
Was nicht geht, ist über APFEL-F im Finder nach Mails zu suchen...