Dokumentenverwaltung - Welche Dokumente braucht man im Original?

[Fantin]

Hallo!

Ich gehe immer mehr dazu über Post und andere Sachen zu scannen und mit Evernote zu verwalten und das eigentliche Stück Papier dann wegzuwerfen.
Dabei habe ich mir immer wieder die Frage gestellt, welche Art von Dokumenten man denn wirklich im Original braucht wenn man sie als Scan vorliegen hat. Oder anderst gefragt, was kann nach dem Scannen besten Gewissens in den Papierkorb?
Kann man diese Frage pauschal überhaupt beantworten?

Wie handhabt ihr das?

Danke, Julius

 

[Deep4]

Steuer-relevanten Kram würde ich im Original behalten, ebenso - falls vorhanden - Rechnungen von Ärzten etc. Das will die Kasse in der Regel im Original haben. Sonst gibt es aber eigentlich nix, was man zwingend bräuchte. Geräte die noch Garantie haben, da würde ich auch die Belege aufbewahren...

 

[Fantin]

Danke, dass hilft schonmal weiter!

 

[gauloisesbert]

Geburtsurkunde schon im Müll gelandet?

 

[Fantin]

...und Fahrzeugbrief!

 

[pentex]

Geburtsurkunde schon im Müll gelandet?

Also wegwerfen würd ich sie zwar nicht, aber hier in einer "modernen" Verwaltung, reicht mir eine Mail oder ein Fax mit der Geburtsurkunde für die Beantragung eines Personalausweises. Ansonsten finde ich die Idee alles zu scannen gar nicht so abwegig. Wobei ich auch vieles im Original behalten würde, wie z.B. die VBL-Bescheinigungen für meine Rentenansprüche, wenn ich nur einen anständigen Scanner dafür hätte. Flachbett und Dokumentenmanagement ist ja doof. Okay wenn man es schon immer und kontinuierlich macht ist das mit dem Flachbett auch nicht schlimm. Aber für die Aufarbeitung von 6-20 Leitzordnern wäre ein Dokumentenscanner wünschenswert, aber der kost ja gleich 300 Euro...

Ach ja, Zeugnisse, Berufsurkunden und gesiegelte Urkunden würde ich auch immer behalten.

 

[le_petz]

Noch mal die Frage. Aber bitte nicht nach Gefühl antworten.
Es geht um Versicherungsscheine. Habe bei meiner Risikolebensversicherung gelesen, dass die Versicherung nur auszahlt, wenn der Schein im original vorliegt. Stimmt das? Habe bislang (fast) alles eingescannt. Klar, beurkundete Unterlagen natürlich nicht, aber Rechnungen usw. reichen völlig als PDF, es sei denn man will etwas außerhalb der Gewährleistung, dann muss man die Spielchen mitspielen (Ikea beisp.). Nun habe ich etwas Sorgen wegen der Versicherungen, also muss man von der Hausrat, Riester usw. die Scheine haben?

 

[MacMaitre]

Stelle diese Frage schriftlich Deiner jeweiligen Versicherung!

 

[Bitcruncher]

Noch mal die Frage. Aber bitte nicht nach Gefühl antworten.
Es geht um Versicherungsscheine. Habe bei meiner Risikolebensversicherung gelesen, dass die Versicherung nur auszahlt, wenn der Schein im original vorliegt. Stimmt das? Habe bislang (fast) alles eingescannt. Klar, beurkundete Unterlagen natürlich nicht, aber Rechnungen usw. reichen völlig als PDF, es sei denn man will etwas außerhalb der Gewährleistung, dann muss man die Spielchen mitspielen (Ikea beisp.). Nun habe ich etwas Sorgen wegen der Versicherungen, also muss man von der Hausrat, Riester usw. die Scheine haben?

Wohl kaum. Stell Dir vor Dein Haus brennt ab und dann zahlt die Versicherung nicht weil Dein Versicherungsschein verbrannt ist

 

[Schiffversenker]

Wohl kaum. Stell Dir vor Dein Haus brennt ab und dann zahlt die Versicherung nicht weil Dein Versicherungsschein verbrannt ist

Ich würde da bei den meisten Versicherungen zumindest mit Ärger und Verzögerungen rechnen.
Lohnt das den riesigen Platz- und Lebensglückgewinn, den das Scannen und Wegwerfen von fünf Blatt Papier erzeugt?


Scan doch mal alle Unterlagen ein und poste sie hier.
Dann bekommst du sicher sehr detaillierte Auskünfte.
Okay, nur von uns, nicht von den Leuten, die hinterher entscheiden, ob's wichtig war oder nicht…

 

[MacMaitre]

...da ich alles mögliche einscanne und direkt vernichte was nicht nach Zeugnis und Urkunde ausschaut ein kleiner Nachruf: Meine "Renten" Direktversicherung hat mir "nur" eine Durchschrift des Versicherungscheines gesendet.

 

[Schiffversenker]

direkt vernichte was nicht nach Zeugnis und Urkunde ausschaut

Denk' daran, daß auch ein Bierdeckel eine Urkunde darstellt.
Also jedenfalls, wenn du in Deutschland lebst.
(Wenn du in der Kneipe bezahlt hast, musst du ihn nicht aufheben, das Finanzamt sieht ihn, entgegen der anderslautenden Straf-Rechtssprechung, sowieso nicht als Dokument an, der Staat ist da flexibel und die Gerichte natürlich auch, aber ich wollt's nur erwähnen, daß nicht "Urkunde" draufstehen muß, damit es eine Urkunde ist.)

 

[erikvomland]

Wohl kaum. Stell Dir vor Dein Haus brennt ab und dann zahlt die Versicherung nicht weil Dein Versicherungsschein verbrannt ist

Dann ist dein Book + Sicherung aber vielleicht auch weg. cloud wäre da vielleicht die einzige berechtigug für diesen Fall.
Warum man aber vielleicht gerade mal 2 Leitzordner ohne Not wegwerfen soll und sich dann den Rest des Lebens mit Portierung von wechselnden Filesystemen
beschäftigen sollte erschliesst sich mir nicht so ganz..

Ps.: Dann kann ich sämtliche bilder z.B. von meinen Eltern vor 50 jahren erstmal einscannen un dann verbrennen ? Wozu ?

 

[kos]

Warum man aber vielleicht gerade mal 2 Leitzordner ohne Not wegwerfen soll...

Da stimme ich zu. Ich scanne mittlerweile auch und hefte Papier einfach nur noch ab. Ist der Ordner voll kommt er in den Keller. Wenn ich in 10 Jahren mal Langeweile habe blättere ich kurz durch und schmeiße die Hälfte weg.

 

[Schiffversenker]

Ich würde nichts so einfsch wegschmeißen, ein halbvoller Leitzordner braucht genausoviel Platz wie ein proppevoller. Und auch ein proppevoller braucht wenig Platz.
Ne, im Ernst, ich glaube nicht, daß das Durchforsten in zehn Jahren sinnvoll ist. Außer du hast Langeweile oder magst mal in Erinnerungen schmökern. Das Verhältnis Arbeitstzeit zu gewonnenem Platz ist meistens nicht besonders gut.
Und wenn man dann mal wirklich die alten Unterlagen brauchen sollte, schadet es selten, mehr an der Hand zu haben als die absolut notwendige letzte Seite.

Und die Kinder amüsieren sich vielleicht später mal - ich hab hier noch Unterlagen von den Großeltern, die haben monatlich irgendwelche Versicherungsbeiträge bar eingezahlt. Girokonto hatte damals kaum wer, Lastschrift oder Dauerauftrag gab es nicht. Könnte ich natürlich wegwerfen, nützt mir nix, aber irgendwie finde ich, so ein schmaler Ordner wiegt mehr als ich an Platz und Übersicht gewinnen könnte.
Und eingescannt würde er seine Authenzitität verlieren. Aber wenn einem ab und zu, so alle paar Jahre, mal die Originale in die Finger gelangen…

 

[Ezekeel]

Ich scanne, um die wichtigsten Sachen auch digital zu haben. Ansonsten nach dem Prinzip: Rein in den Ordner --> Voller Ordner in den Keller.

 

[Cosmic7110]

Die Erfahrung zeigt - im Grunde kann man alles wegwerfen

Ich bin ziemlich schlampig was meine Dokumente angeht und finde sie damit selten dann wenn ich sie brauche wir haben 2018 - bis auf Urkunden und Zeugnisse ist das meiste in den entsprechenden KOnten abgelegt und die Kopie landet damit über kurz oder lang in der Tonne

Rechnungen und Kassenbelege in 2 rollierenden "Mappen" - ich entscheid also vorher schon was ich in max 24 Monaten nicht mehr brauche

 

[Bitcruncher]

Warum man aber vielleicht gerade mal 2 Leitzordner ohne Not wegwerfen soll und sich dann den Rest des Lebens mit Portierung von wechselnden Filesystemen
beschäftigen sollte erschliesst sich mir nicht so ganz..

Hä ?....

 

[le_petz]

Der Anruf bei der Versicherung brachte mehr Klarheit.
Lebens- und Rentenversicherungen sind an den Schein gebunden, d. h. bei Auszahlung wird die Vorlage des Originals gefordert (oder bei Abtretung an die Bank als Sicherheit o. ä.). Unfall- und Krankenversicherung laufen im Schadensfall ja auch weiter und daher sind dort keine Originale aufzubewahren. Letztendlich kann immer bei Verlust eine Verlustanzeige ausgefüllt werden und dann bekommt man die Kopie zugesandt. Ich werde jetzt diese Kopien aufbewahren, aber mit allen Nachträgen usw. so verfahren wie bisher; als durchsuchbares PDF auf meinem verschlüsseltem Mac, Nas, Cloud und extern gelagertes TimeMaschine-Backup.

 

[Haskelltier]

Hä ?....

Ganz einfach. Wenn ich Papier abhefte und die Ordner vernünftig lagere, hält das Papier in der Regel ein Leben lang (oder zumindest lang genug), ich habe also nach dem Abheften keinen zusätzlichen Aufwand um die auf dem Papier hinterlegten Informationen lesbar zu halten.
Das ist bei gescannten Dokumenten (und wenn das Papier-Dokument vernichtet wurde) anders, denn da musst du die gespeicherten Daten vor Verlust und/oder Schäden schützen und die Daten ggf. in aktuellere Formate konvertieren, um auch später noch problemlos darauf zugreifen zu können.
Das ist wesentlich aufwendiger (zeitlich und auch teurer, wenn ich die Kosten für Festplatten, Backup und Lebenszeit fürs Scannen mit den Kosten für ein paar Ordner vergleiche) und der Nutzen vermutlich eher gering.