Dokumenten-Management mit Paperless-NGX

[bowman]

...um Himmelswillen - schreib keinesfalls irgendwas direkt in Container rein! Das ist kein persistenter Speicher!

Sei so gut und halte Dich an die wirklich sehr gute Anleitung. Da steht z.B. unter Punkt 4 ganz klar, wie man ein Bind-Mount auf einen von einem selbst festgelegten Inbox-Ordner im 'normalen' Dateisystem macht:

https://docs.paperless-ngx.com/setup/

Generell sollte Paperless-NGX über docker compose (per docker-compose.yml und .env) konfiguriert werden - dort legst du u.A. den Inbox-Ordner und den Speicherort der erfassten Dateien fest. Ohne ein gewisses Grundwissen zur Funktionsweise von Docker und speziell zur Nutzung per docker-compose geht es nicht, ich empfehle

https://www.amazon.de/Docker-Praxis...p-3836296462/dp/3836296462/ref=dp_ob_title_bk

 

[Migra]

Hallo

ich bin auch gerade am rumspielen mit paperlessngx auf meiner Synology.
Meine bedenken sind einfach:
Was passiert der Programmierer hört auf?
Man hat ausser Foren keinen Ansprechpartner, bei einem Problem. Naja die Pay Anbieter, da kann man meistens den Support auch vergessen.
Was spricht gegen Devonthink ausser dem Preis?
ich suche ne Lösung für mich will mich aber nicht jedes Jahr in ein neues Programm einarbeiten und es sollte für Jahre sein.
Vielleicht könnt ihr mir ja sagen nimm Paperless ist the best and easy, das ist es ja wirklich

danke

 

[aggi68]

Hallo bowman,

nein, keine Sorge, ich schreibe nirgends etwas rein oder verschiebe irgendwas.
Das schaue ich mir mal genauer an, vielleicht setze ich alles noch einmal neu auf mit den neuen Infos.
Kuze Frage noch. Anscheinend läuft es ja bei mir, obwohl ich die Ordner nicht finde. Ich bin gerade dabei, Dokumente zu erfassen. Dabei stelle ich immer auf

Da müsste das System doch lernen und in Zukunft selber zuteilen können oder!? Macht Paperless ngx das auch, wenn ich die Dukumente über diese Fläche reinziehe?

Das würde mir ja vollkommen reichen. Danke ....

 

[bowman]

...Paperless erlernt die zugewiesenen Attribute (Korrespondenten, Dokumententypen, Tags) erst, wenn der den Dokumenten in der Inbox automatisch zugewiesene Posteingangs-Tag entfernt wird:
https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#matching

Wie die Dokumente in die Inbox kommen ist egal, das geht auch über "Datei auswählen".
Generell würde ich aber empfehlen, Paperless nicht auf dem Mac, sondern per docker-compose auf einem NAS laufen zu lassen. Dort kann man dann die Automatisierung viel weiter treiben und z.B. direkt vom MuFu / Dokumentenscanner auf eine SMB-Freigabe scannen und Paperless holt sich dann dort automatisch die neuen Dokumente. Aus meiner eigenen Erfahrung: Bei mir funktioniert der Alltag mit der Dokumentenerfassung im papierlosen Büro nur, wenn ich damit minimalen Aufwand habe. Wenn ich dazu erst einen Rechner aufwecken muss und mit irgendeiner Software interagieren muss nur um überhaupt erstmal zu scannen, bringts das nicht - zumindest bei mir.

Generell nimmt aber der Anteil von Papierpost gefühlt deutlich ab. Glücklicherweise kann man Paperless so konfigurieren, dass es sich Mails mit Rechnungen etc. direkt vom Mailserver schnappt, dazu muss im Mail-Betreff nur das passende Schlüsselwort (z.B. "Rechnung") auftauchen und das Dokument muss als PDF-Anhang vorliegen:

https://docs.paperless-ngx.com/usage/#usage-email

 

[bowman]

Meine bedenken sind einfach:
Was passiert der Programmierer hört auf?

...das kann Dir bei *jeder* Software passieren, auch DevonThink. Nichts ist für die Ewigkeit, aber bei OpenSource-Software mit einem gewissen Verbreitungsgrad wie Papeless ist zumindest die Chance groß, dass jemand anderes das Projekt aufnimmt und weiterführt. Bei Paperless hat das bisher geklappt, Paperless-ngx ist ein Fork von Paperless-ng, das wiederum aus Paperless hervor ging.
Und selbst wenn die Entwicklung von Paperless-ngx komplett eingestellt würde: Das schöne ist ja, das die erfassten Dokumente im Dateisystem des Hosts in sortierten Ordnern abgelegt werden (z.B.: nach Jahr, darin nach Korrespondent) - genau so, wie man es auch manuell machen würde. Wenn Paperless plötzlich nicht mehr laufen würde, hättest Du noch kompletten Zugriff auf alle hübsch sortierten Dokumente, nur die Metadaten wären weg. Du könntest mit beliebiger Software weitermachen...

Man hat ausser Foren keinen Ansprechpartner, bei einem Problem.

...gerade eine grosse, aktive Community ist doch eher ein Garant für Support! Das wäre mir im Consumer-Bereich auf jeden Fall lieber als ein u.U. verschnarchter Hersteller-Support, dem einzelne Privatkunden grundsätzlich ziemlich egal sein können (im Geschäftsbereich ist das natürlich anders).
Es gibt mindestens zwei empfehlenswerte Foren:

- das Forum von Paperless-NGX: https://github.com/paperless-ngx/paperless-ngx/discussions
- das Synology-Forum mit dem Paperless-Tread: https://www.synology-forum.de/threads/paperless-ngx-dms-via-docker-auf-dem-nas.124614/

Trotzdem sollte man sich mit den Grundlagen bzw. dem Funktionsprinzip von Docker / Docker Compose zumindest ein bisschen auskennen und etwas Interesse am Unterbau mitbringen. Dafür wird man mit einer unglaublich leistungsfähingen, nachhaltigen und plattformunabhängigen Lösung belohnt...

 

[aggi68]

...Paperless erlernt die zugewiesenen Attribute (Korrespondenten, Dokumententypen, Tags) erst, wenn der den Dokumenten in der Inbox automatisch zugewiesene Posteingangs-Tag entfernt wird:
https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#matching

Wie die Dokumente in die Inbox kommen ist egal, das geht auch über "Datei auswählen".
Generell würde ich aber empfehlen, Paperless nicht auf dem Mac, sondern per docker-compose auf einem NAS laufen zu lassen. Dort kann man dann die Automatisierung viel weiter treiben und z.B. direkt vom MuFu / Dokumentenscanner auf eine SMB-Freigabe scannen und Paperless holt sich dann dort automatisch die neuen Dokumente. Aus meiner eigenen Erfahrung: Bei mir funktioniert der Alltag mit der Dokumentenerfassung im papierlosen Büro nur, wenn ich damit minimalen Aufwand habe. Wenn ich dazu erst einen Rechner aufwecken muss und mit irgendeiner Software interagieren muss nur um überhaupt erstmal zu scannen, bringts das nicht - zumindest bei mir.

Generell nimmt aber der Anteil von Papierpost gefühlt deutlich ab. Glücklicherweise kann man Paperless so konfigurieren, dass es sich Mails mit Rechnungen etc. direkt vom Mailserver schnappt, dazu muss im Mail-Betreff nur das passende Schlüsselwort (z.B. "Rechnung") auftauchen und das Dokument muss als PDF-Anhang vorliegen:

https://docs.paperless-ngx.com/usage/#usage-email

Das hätte ich auch gern, jedoch würde es für meinen anfallenden Aufwand den Rahmen sprengen. Es ist für mich ein Projekt, die anfallenden Dokumente ein wenig sortiert und digitalisiert abzulegen. Alles nur für den privaten Gebrauch. Mal schauen, vielleicht erweitere ich es ja irgendwann, ist aber z. Z. nicht geplant. Danke für den Tipp ....

 

[Migra]

...das kann Dir bei *jeder* Software passieren, auch DevonThink. Nichts ist für die Ewigkeit, aber bei OpenSource-Software mit einem gewissen Verbreitungsgrad wie Papeless ist zumindest die Chance groß, dass jemand anderes das Projekt aufnimmt und weiterführt. Bei Paperless hat das bisher geklappt, Paperless-ngx ist ein Fork von Paperless-ng, das wiederum aus Paperless hervor ging.
Und selbst wenn die Entwicklung von Paperless-ngx komplett eingestellt würde: Das schöne ist ja, das die erfassten Dokumente im Dateisystem des Hosts in sortierten Ordnern abgelegt werden (z.B.: nach Jahr, darin nach Korrespondent) - genau so, wie man es auch manuell machen würde. Wenn Paperless plötzlich nicht mehr laufen würde, hättest Du noch kompletten Zugriff auf alle hübsch sortierten Dokumente, nur die Metadaten wären weg. Du könntest mit beliebiger Software weitermachen...

...gerade eine grosse, aktive Community ist doch eher ein Garant für Support! Das wäre mir im Consumer-Bereich auf jeden Fall lieber als ein u.U. verschnarchter Hersteller-Support, dem einzelne Privatkunden grundsätzlich ziemlich egal sein können (im Geschäftsbereich ist das natürlich anders).
Es gibt mindestens zwei empfehlenswerte Foren:

- das Forum von Paperless-NGX: https://github.com/paperless-ngx/paperless-ngx/discussions
- das Synology-Forum mit dem Paperless-Tread: https://www.synology-forum.de/threads/paperless-ngx-dms-via-docker-auf-dem-nas.124614/

Trotzdem sollte man sich mit den Grundlagen bzw. dem Funktionsprinzip von Docker / Docker Compose zumindest ein bisschen auskennen und etwas Interesse am Unterbau mitbringen. Dafür wird man mit einer unglaublich leistungsfähingen, nachhaltigen und plattformunabhängigen Lösung belohnt...

Ich danke Dir hast mir die Entscheidung abgenommen, war war echt gut beschrieben von Dir. Man denkt vielleicht auch einfach, was nichts kostet kann nichts sein

Ja ja Probleme hatte ich bis jetzt keine aber kann ja noch kommen
Ach ja ich betreibe Paperless im Container mit MCvlan auf einer DS923+ und bis jetzt läuft alles sehr gut durch bei mir ohne Probleme.

 

[troubadix2004]

für diejenigen die mit dem Iphone Scannen .. Quick Scan hat nun die Möglichkeit direkt in Paperless über die Api zu scannen, Voraussetzungen:

- paperless muss über https laufen
- es muss ein gültiges Zertifikat hinterlegt

 

[bowman]

für diejenigen die mit dem Iphone Scannen .. Quick Scan hat nun die Möglichkeit direkt in Paperless über die Api zu scannen, Voraussetzungen:

- paperless muss über https laufen
- es muss ein gültiges Zertifikat hinterlegt

...ich kann Scan4Paperless empfehlen: https://apps.apple.com/de/app/scan4paperless/id1629964055

Damit geht es auch ohne https und Zertifikat, man muss sich nur in Paperless ein API-Token zur Authentifizierung erstellen. Einen Zugang per https samt Zertifikatserstellung halte ich für den Privatgebrauch für unnötig und zu kompliziert, da die Transportverschlüsselung im Heimnetz nicht nötig sein sollte. Paperless empfiehlt selbst, dieses nicht direkt öffentlich im Netz erreichbar zu machen. Wenn ich von ausserhalb auf meine Dokumente zugreifen will, mache ich das ohnehin per VPN...

 

[ruerueka]

... Einen Zugang per https samt Zertifikatserstellung halte ich für den Privatgebrauch für unnötig und zu kompliziert, da die Transportverschlüsselung im Heimnetz nicht nötig sein sollte. Paperless empfiehlt selbst, dieses nicht direkt öffentlich im Netz erreichbar zu machen. Wenn ich von ausserhalb auf meine Dokumente zugreifen will, mache ich das ohnehin per VPN...

Für privat zuhause stimme ich dir zu, allerdings könnte dir ne App auf dem SmartTV oder einem anderen tollen Gerät dann den Netzwerkverkehr mitschneiden. Schon im Verein muss ich aber "state of the art" und "best practice" umsetzen, also Transportverschlüsselung und "Encrypt data at rest", auch wenn die Kiste nur innerhalb des Vereins-Intranets zugänglich ist. Darum war der Hinweis von @troubadix2004 in #168 hilfreich.

 

[bowman]

Für privat zuhause stimme ich dir zu, allerdings könnte dir ne App auf dem SmartTV oder einem anderen tollen Gerät dann den Netzwerkverkehr mitschneiden.

...wie soll das gehen? Dazu müsste ja der Netzwerkverkehr über das SmartTV als man-in-the-middle laufen. Üblicherweise verbindet man sich direkt mit dem Switch/Router und der leitet an den Server weiter, das sind 'geswitchte', direkte Verbindungen. Die Zeiten von Hubs, wo Netzwerkpakete an alle Teilnehmer verschickt wurden, sind glücklicherweise vorbei...

 

[troubadix2004]

Ich habe Quick Scan App und kann sie sehr empfehlen sie ist extrem vielfältig. Aktuell, wenn es mal schnell gehen muss, scanne das dann auf den Consume Folder den ich über samba freigegeben habe.. was tadelos funktioniert. Mit Quick Scan kann man auch vielfältige Ziele definieren (Icloud, Samba usw, Dropbox, Onedriv, Webdav Google, Pcloud usw) ..

Hatte den Hinweis nur geteilt weil ich dachte das es für den ein oder anderen vielleicht hilfreich sein könnte.

 

[troubadix2004]

Ich hätte noch eine Empfehlung: Paperparrot. Hiermit kann man unter iOS / iPadOS und macOS paperless super bedienen und vor allem, wenn ich das richtig sehe, auch offline nutzen.

https://apps.apple.com/app/id1663665267

Paperparrot ist ein nativer iOS-Client für Paperless-ng(x), geschrieben in Swift.


Features:

• Verbindung zu mehreren Paperless-ngx-Instanzen
• Hinzufügen von Dokumenten in verschiedenen Formaten wie PDF, JPEG, PNG, TXT oder Office-Dokumenten
• Unterstützung für gängige Formate wie PDF, JPEG, PNG oder TXT
• Scanne Dokumente direkt in Paperparrot mit der Kamera deines Geräts oder einem airscanfähigen

Netzwerkscanner

• Sichere Deine Dokumente mit Face-/Touch-ID
• Umfangreiche Suchfunktion
• Unterstützung für Spotlight; Finde Dokumente direkt von Deinem Homescreen
• Erstelle benutzerdefinierte Ansichten um bestimmte Gruppen von Dokumenten schnell wiederzufinden
• Direktes Einfügen von Dokumenten aus anderen

Apps

• Lade Dokumente von deinem Paper-less-ng(x)-Server auf Dein Gerät, um sie auch offline Verfügbar zu halten
• Eingebaute Unterstützung für Push-Benachrichtigungen von Deinem Server

Gerade die letzten Punkte macht die App für mich persönlich zu einer guten DEVONthink Alternative

 

[R.A.]

Interessante Diskussion.

Mich überrascht, daß paperless nicht nur auf einem normalen Rechner läuft, sondern auch auf einem NAS. Hatte ich bisher immer nur für eine relativ dumme Box mit Festplatte und etwas Verwaltungs- und Kommunikationssoftware gehalten.
Aber offenbar ist das auch ein ausgewachsener Server auf dem man Datenbanken, Docker und Programmpakete alle Art laufen lassen kann ...

Dann müßte es ja erst recht gehen, paperless auf einem virtuellen Linux-Server laufen zu lassen. Und da paperless sogar auf einem kleinen Raspberry läuft, müßte da die kleinste Variante reichen (bei wenigen Usern und wenig Traffic):
Beispielserver
Plus natürlich Cloudspeicher - aber da habe ich noch einige GB rumliegen ...

Wäre so etwas vernünftig zu machen?

 

[ruerueka]

Technisch gar kein Problem, aber wenn der Server öffentlich erreichbar ist, musst du dich halt darum kümmern, dass er auch sicher ist. Ein NAS oder Raspi im Intranet hat halt eine andere Risikoklasse.
Schau mal bei Hetzner, die haben Anleitungen, wie man docker auf dem Linuxserver installiert und auch fertig vorbereitete Dienste, wo du einfach deine Images einspielen kannst.