Dokument Management System macOS

iKiel

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Mein Steuerberater hat mich heute damit konfrontiert, dass ich für meine Firma auf kurz oder lang ein Dokument Management System benötigte, um Daten zu archivieren und somit auch keine Papierunterlagen mehr benötige. Zur Zeit speichere ich alles in einem Ordner, der dann wiederum Unterordner usw. enthält, so dass es im Prinzip wie den Ordnern im Regal entspricht. Eingangsrechnungen via eMail werden gesichert und gedruckt, Papierrechnungen eben zusätzlich noch gescannt. Rechnungen und Angebote, die ich über ein Windows-Programm erstelle werden ins PDF-Format konvertiert und dann auch in dem Ordner gesichert. So habe ich prinzipiell einen Ordner, der neben den Unterlagen im Büro das gleiche 1:1 im PDF-Format enthält.
Dieses DMS soll nun - wenn ich es richtig verstanden habe - wohl sicherstellen, dass ich nachträgliche Änderungen dokumentieren kann und sie gegenüber dem Finanzamt sichtbar sind.

Ich habe nun leider keine Idee, was genau damit gemeint ist, wie es funktioniert, was es kostet usw. Vielleicht könnt Ihr mir helfen?
 
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KOJOTE

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Mein Steuerberater hat mich heute damit konfrontiert, dass ich für meine Firma auf kurz oder lang ein Dokument Management System benötigte, um Daten zu archivieren und somit auch keine Papierunterlagen mehr benötige. Zur Zeit speichere ich alles in einem Ordner, der dann wiederum Unterordner usw. enthält, so dass es im Prinzip wie den Ordnern im Regal entspricht. Eingangsrechnungen via eMail werden gesichert und gedruckt, Papierrechnungen eben zusätzlich noch gescannt. Rechnungen und Angebote, die ich über ein Windows-Programm erstelle werden ins PDF-Format konvertiert und dann auch in dem Ordner gesichert. So habe ich prinzipiell einen Ordner, der neben den Unterlagen im Büro das gleiche 1:1 im PDF-Format enthält.
Dieses DMS soll nun - wenn ich es richtig verstanden habe - wohl sicherstellen, dass ich nachträgliche Änderungen dokumentieren kann und sie gegenüber dem Finanzamt sichtbar sind.

Ich habe nun leider keine Idee, was genau damit gemeint ist, wie es funktioniert, was es kostet usw. Vielleicht könnt Ihr mir helfen?
Eine Möglichkeit: DEVONthink

Hier noch eine Besprechung gefunden:
https://larsbobach.de/devonthink-das-bessere-evernote-eric-boehnisch-volkmann/
 

iKiel

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Danke, ich sehe mir das mal an. Solange ich noch das Papier habe, ist es wohl eher ein kleines Thema, aber das wird sich auf kurz oder lang nicht vermeiden lassen.
 

dreilinger

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Wichtig ist, dass deine PDFs durchsuchbar sind. DevonThink ist dafür natürlich DAS Programm. Aber es ist nicht GoBD fest.

Zum wegspeichern für kleines Geld ist vielleicht das was: https://gobdokumente.de/