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Digitales Einschreiben, Archiv, etc mit Rechtssicherheit
ich habe mir über die Bundesdruckerei ein digitales Signaturzertifikat gekauft und dieses auf meinen neuen Personalausweis (nPA) geladen. Mit dem Zertifikat, einem Kartenleser und einer speziellen Anwendung kann ich nun PDF-Dokumente signieren und mit einem Zeitstempel versehen.
Ich suche nun eine Möglichkeit den Versand, die Archivierung und auch deren Dokumentation rechtssicher abzuwickeln. Ich stelle mir das Vorgehen folgendermaßen vor:
1. ich erzeuge das PDF-Dokument und signiere es.
2. das signierte PDF-Dokument wird über eine Anwendung/Web-Frontend auf einen Server geladen. Gleichzeitig gebe ich den Empfänger an.
3. der Empfänger bekommt eine Nachricht das ein signiertes und verifiziertes Dokument für Ihn bereitsteht und einen Link zum Download/ zur Ansicht.
4. der Empfänger lädt sich das Dokument bzw. schaut es sich an
5. ich erhalte eine Empfangsbestätigung das sich der Empfänger das Dokument am Datum/Uhrzeit angeschaut hat.
- diese Metadaten stehen auch weiterhin zu diesem Dokument zu Verfügung und können auch (von mir) nicht verändert werden.
- das Dokument wird über diese Anwendung auch archiviert.
Kennt Ihr eine Anwendung bzw. einen Dienstleister die/der dieses Vorgehen ermöglicht?
Quergedacht: Versende deine PDFs per De-Mail, dann gelten sie pro forma als rechtssicher zugestellt, und mMn dient das De-Postfach auch als gesichertes Archiv.
Was mdiehl sagt ist richtig. Der Empfänger muss auch ein De-Mail-Konto haben aber so richtig durchgesetzt hat sich diese Form der elektronischen Kommunikation (noch) nicht wirklich. Ich selbst habe sogar zwei De-Mail-Konten (web.de und t-online.de) aber bislang kam ich bezüglich Rechnungsversand immer mit "normaler Email" aus. Für die Kommunikation mit Behörden und einzelnen Unternehmen finde ich De-Mail aber sehr gut.
Ein Kunde von mir hat mal versucht, von seiner Standardmailadresse an mein De-Mailkonto zu schreiben aber das hat dann auch nicht geklappt und er meinte, meine Emailadresse wäre verkehrt.
Wenn dem TE und seinen Geschäftspartnern ein schneller rechtssicherer Austausch von elektronischen Dokumenten mit Versende/Empfangs/Lesebestätigung wichtig ist, sollte er seine Adressaten eben zur Eröffnung eines De-Mail Kontos »ermuntern«.
Geschäftspartner ohne De-Mailkonto müssen eben weiter per Einschreibebrief bedient werden.
Die Telekom hat das mit der De-Mail vor einiger Zeit ziemlich forciert und es gab Prämien (z.B. Konzertbesuche) wenn man ein entsprechendes Konto eröffnet. Als ich dann im Telekomshop war um mich verifizieren zu lassen musste ich mit vier unterschiedlichen Mitarbeitern sprechen. Keiner wusste so richtig wie die Identifikation funktioniert, es musste in der Zentrale angerufen werden um die Formalitäten zu klären etc. Teilweise haben sie auch gesagt, dass sie das im Shop nicht mehr machen würden etc.
vielen Dank für Eure zahlreichen Antworten. Das es offenbar keinen allgemeinen Standard gibt an dem sich alle beteiligen ist schade, lässt sich aber wie so oft nicht ändern. Selbst bei der digitalen Signatur gibt es ja verschiedene Signaturen ... Die De-Mail finde ich schon mal ganz gut und ich denke, dass ich das mal testen werde. Letztlich muss ich jeden meiner Partner und Kunden zu einem System "überreden" ... Die Anmeldung bei der De-Mail sollte bei mir eigentlich nicht mehr so umständlich sein, deshalb habe ich ja die online Funktion meines nPA inkl. Signatur freigeschaltet Wenn das nicht funktioniert ist das System ja ad absurdum geführt ...
Ist ähnlich wie dropbox.
man legt ein Dokument dort ab und schreibt eine unverschlüsselte stinknormale email, dass ein neues dokument bereitliegt. Die andere seite loggt sich dann ein und bearbeitet das dokument.
ich wollte es nur mal in die runde geworfen haben...
es trifft nicht ganz dein anforderungsprofil (da man nicht sehen kann, was der andere genau mit der datei macht), aber vielleicht findest du etwas passendes, wenn du in der richtung weitersuchst.
Danke für Deine Antwort. Meinst Du das von brainloop? Dann müsste ich für jeden Kunden und Partner einen getrennten Bereich mit unterschiedlichen Zugangsberechtigungen und verschiedene Datenräumen einrichten, oder?
Japp, wir nutzen das von Brainloop... Sollte jetzt aber keine werbeveranstaltung werden.
Haben aber auch nur wenige externe firmen mit denen wir darüber Daten tauschen.
Ja, es gibt für jeden Partner getrennte Bereiche.
Aber es sollte auch nur eine weitere Möglichkeit aufzeigen:
Dass man nicht immer jede mail einzeln verschlüsseln muss, sondern eventuell auf verschlüsselte Räume zur zusammenarbeit zurückgreifen kann.
schön wäre es, wenn man direkt bei eingang eines dokumentes in den Dataroom eine email-benachrichtigung ausgelöst werden würde - das geht aber bei uns nicht.
Diese ganzen Sachen mit "Zugestellt" / "gelesen" /bearbeitet etc. kann der Empfänger bei der Lösung natürlich auch immer abstreiten.
