Dateigröße PDF

[reinhi]

Hallo,

Seit ich im Homeoffice bin, muss ich meine Belege einscannen und per Mail zum Abrechnen in die
Firma schicken.

Mein Scanner ist ein Epson XP-540, als Scanprogramm benutze ich das Mac OS-Bordmittel Digitale Bilder.

Gestern hatte ich ein zweiseitiges, farbiges A4-Dokument mit 300 dpi gescannt. Diese Auflösung ist
die kleinste, die ich wählen kann, wenn ein Farbscan eingestellt wurde.

Als Ausgabeformat hatte ich PDF gewählt. Es hat auch alles geklappt.

Aber: Die fertige PDF-Datei war dann fast 7MB groß. Ist das normal für ein A4-Dokument?

Danke im Voraus für etwas Erhellendes.

Viele Grüße

/Reinhard

 

[Veritas]

Jein. Wenn du die Möglichkeit hast, einen OCR Scan durchzuführen, mach das. Ansonsten wird die ganze Schrift nicht als Schrift, sondern als Bild gesehen und das macht sich bemerkbar. Ich hatte bei 300dpi Rezepte gescannt, waren so um die 240MB, nach dem OCR Scan war es 1/10 der Größe. Und du kannst danach den Text in der PDF suchen. Eine PDF ist ja nur Container, da kann alles drin sein, Prinzipiell hast du so nur ein TIF oder JPEG.

 

[Retnueg]

Du könntes mal versuchen in jpg zu scannen, dann das Bild im Druckmenü = unten links, "Als PDF speichen, anstelle von drucken,
dann schauen, wieviel MB es damit hat

 

[Froyo1952]

Mit SmallPDF online gratis komprimieren.

 

[MiketheBird]

Für Belege reicht in aller Regel 200dpi und eigentlich auch Grautöne, das Original muss eh aufbewahrt werden.
Ja, 7MB ist normal bei deinen Einstellungen.
Ja, kann man mit Bordmittel verkleinern:
mit Vorschau öffnen - Ablage - Exportieren - Format: PDF / Quartz-Filter: Größe reduzieren
und ganz wichtig für Belege: PDF/A erstellen kann macOS endlich auch einfach mit Bordmitteln.

 

[Roman78]

Ich scanne das meiste an Belegen in Schwarz/Weiß, dann sind sie richtig klein, ein paar kb.

 

[dreilinger]

Nur mal so als Vergleich aus DevonThink, brauchbar mit OCR (wichtig für die Größe und Praxis) ist eine PDF A4, farbig so um die 200 kb groß.
Die Auflösung ist dabei nur ca. 800x600 Pixel. Dabei wird mit voller Auflösung gescannt für ein sauberes OCR. Auch 6 Punkt Text wird dabei sauber OCRt. Danach wird die PDF runtergerechnet. Der OCR-Text liegt anschließend unsichtbar auf einer eigenen Ebene.
Meine 20.000 PDFs, viele mehrseitig, nehmen insgesamt nur ca. 10GB ein. Absolut überschaubar.

 

[fozziebear]

7MB bei A4 Farbe mit 300dpi ist nicht viel.
Kannst Du neben PDF eventuell noch die Komprimierungsart einstellen?

Wenn alles nicht hilft, die Auflösung auf 200dpi einstellen. (Falls das geht)
Sonst Graustufen und 200dpi, falls das Deine Firma akzeptiert.

Man könnte sich auch mal mit einer Kurzbefehl-Sequenz "spielen" ob man alle PDFs in einem überwachten Ordner runter-komprimieren kann.

 

[MacEnroe]

Nur mal so als Vergleich aus DevonThink, brauchbar mit OCR (wichtig für die Größe und Praxis) ist eine PDF A4, farbig so um die 200 kb groß.
Die Auflösung ist dabei nur ca. 800x600 Pixel. Dabei wird mit voller Auflösung gescannt für ein sauberes OCR. Auch 6 Punkt Text wird dabei sauber OCRt. Danach wird die PDF runtergerechnet. Der OCR-Text liegt anschließend unsichtbar auf einer eigenen Ebene.
Meine 20.000 PDFs, viele mehrseitig, nehmen insgesamt nur ca. 10GB ein. Absolut überschaubar.

Belege als OCR umgewandelt? Gilt das überhaupt? Ich würde die immer im Original behalten. 200 ppi reichen.

 

[Elebato]

Ich nutze für Scans mit meinem Epson-Scanner Epson Scan 2, damit solltest Du die besten und kompaktesten Ergebnisse erzielen. Hat OCR dabei und erzeugt auf Wunsch auch PDF/A.
Die Software war bei meinem Scanner dabei, sollte bei Epson aber auch online verfügbar sein.

 

[dreilinger]

Natürlich OCR! Eine PDF ohne durchsuchbar zu sein ist für ein papierloses Büro ziemlich witzlos.

Zudem: Scan in 200 dpi, 400 dpi, 50 dpi ...
Es bleibt eine Kopie, völlig unabhängig der Auflösung. Revisionsfest wird das als X1A mit Protokollierung und Archivierung in bestimmten Programmen. Devonthink gehört nicht dazu.

 

[fozziebear]

OCR bedeutet ja nicht, dass man zwingend das Original-Image verliert.
Wobei ich das OCR von Adobe Acrobat schon ein wenig Grenzwertig finde, das greift gleich mal ins Layout ein.

Wenn ich mit meinem MFD scanne, bekomme ich ein schönes (und komprimiertes) Image und im "Hintergrund" liegt der OCR-Text.

 

[Veritas]

7MB bei A4 Farbe mit 300dpi ist nicht viel.
Kannst Du neben PDF eventuell noch die Komprimierungsart einstellen?

Wenn alles nicht hilft, die Auflösung auf 200dpi einstellen. (Falls das geht)
Sonst Graustufen und 200dpi, falls das Deine Firma akzeptiert.

Man könnte sich auch mal mit einer Kurzbefehl-Sequenz "spielen" ob man alle PDFs in einem überwachten Ordner runter-komprimieren kann.

Eigentlich ist es sehr viel. Das Original dürfte nur wenige KB haben.

 

[dreilinger]

hier mal ein kleines Progrämmchen für eine GoBD-feste Archivierung. : https://gobdokumente.de/deutsch.html

 

[HäckMäc_2]

Ich werfe PDF Squeezer in den Ring. Jeden Cent seines Kaufpreises von 11 Euro wert...

 

[reinhi]

Du könntes mal versuchen in jpg zu scannen, dann das Bild im Druckmenü = unten links, "Als PDF speichen, anstelle von drucken,
dann schauen, wieviel MB es damit hat

Danke für den Tipp, danach wurde das Dokument um ca. 50 % kleiner. Ist ja auch schon etwas.

 

[reinhi]

Hallo,

Ich habe jetzt mal Elebatos Vorschlag - Scan mit Epson Scan 2 - befolgt, 200 dpi eingestellt, "Zeitung" als Vorlagentyp, und siehe da, nur noch 159 kB groß.

Danke an alle, jetzt weiß ich's für die Zukunft.

Viele Grüße

/Reinhard

 

[MacKaz]

OCR bedeutet ja nicht, dass man zwingend das Original-Image verliert.
Wobei ich das OCR von Adobe Acrobat schon ein wenig Grenzwertig finde, das greift gleich mal ins Layout ein.

Inwiefern? Das konnte ich in zig Jahren nicht feststellen, der Text wird doch in einem eigenen „Layer“ gespeichert, oder nicht?
Genau das war für mich immer der Gradmesser, an dem ich andere Engines gemessen habe.

 

[Torrelleum]

Ich werfe PDF Squeezer in den Ring. Jeden Cent seines Kaufpreises von 11 Euro wert...

Kann ich bestätigen. Sehr komfortabel, praktisch und zuverlässig, das Programm.

 

[usls1]

…
Ja, kann man mit Bordmittel verkleinern:
mit Vorschau öffnen - Ablage - Exportieren - Format: PDF / Quartz-Filter: Größe reduzieren
…

Und über das ColorSync-Dienstprogramm kann man sich verschiedene Voreinstellungen für die Komprimierung abspeichern.