Büro: private Ordnerablage verscannen und ordnen. - Eure Ideen sind gefragt

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mATriX2305

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Hallo zusammen,

mit meinem neuen Multifunktionsgerät, einem Epson Stylus Photo PX830FWD möchte ich in den nächsten Wochen meine private Papierablage weitest gehend digitalisieren. Wie bzw. mit welchen Tools geht das eurer Meinung nach am sinnvollsten.

Meine aktuellen Überlegungen gehen in die Richtung, dass ich den verscannten Dokumenten nach einem festzulegenden Schema Dateinamen verpasse. Gescannt soll im PDF Format werden. Abgesehen von den Dateinamen überlege ich, ob es ggfs. Sinn macht die PDF-Dokumente nach Aperture 3 zu importieren, um sie dort zu verschlagworten und leichter auffindbar zu machen.

Da ich mir selbst noch nicht ganz schlüssig bin, wie der richtige bzw. sinnvollste Weg ist, bin ich an euren Ideen interessiert.

Viele Grüße und danke für euren Input.
 
;)...schon klar, dass das eine andere Preisklasse ist.
 
Überschlage mal den voraussichtlichen Arbeitsaufwand und die erwartete Zeiteinsparung. Für die meisten Privatleute lohnt das nicht.
 
joachim14 schrieb:
Überschlage mal den voraussichtlichen Arbeitsaufwand und die erwartete Zeiteinsparung. Für die meisten Privatleute lohnt das nicht.
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Lass ihm doch den spass, ich habe zwei Aktenordner Abends in 5 Stunden durchgescannt mit OCR
 
Danke für eure Tipps und sorry, dass ich auf mein eigenes Thema erst jetzt wieder eingehen kann. Ich möchte ja mit den vorhandenen Bordmitteln eine Lösung finden und nicht noch einmal zusätzlich Geld in die Hand nehmen.
 
mATriX2305 schrieb:
Wie bzw. mit welchen Tools geht das eurer Meinung nach am sinnvollsten.
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Ich verwende Adobe Acrobat Professional für die Texterkennung der gescannten PDFs. Sollte Dir Acrobat zu teuer sein, ist PDFpen Pro (http://www.smilesoftware.com/PDFpenPro/) eine sinnvolle Alternative.

Ich nutze bislang keine zusätzliche Software zur Verwaltung der PDFs, sondern verwende Dateinamen mit Datum, Name und Kurzbeschreibung. Dazu kommen Ordner, z.B. Hauptordner für Kategorien wie «Rechnungen» und Unterordner für die Jahre. Für die Suche nutze ich Spotlight. So begebe ich mich nicht in Abhängigkeit einer proprietären Software und kann man PDFs auch problemlos mit anderen Macs synchronisieren, aber auch auf mobilen Geräten wie iPhone und iPad nutzen.
 
joachim14 schrieb:
Überschlage mal den voraussichtlichen Arbeitsaufwand und die erwartete Zeiteinsparung. Für die meisten Privatleute lohnt das nicht.
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Für mich hat sich das Scannen auch privat gelohnt. Einerseits sparte ich viel Platz, andererseits kann ich nun sehr effizient auch auf alte Briefe, Rechnungen usw. zugreifen. Früher gammelten all die Unterlagen vor sich hin, es gab keine sinnvolle Zugriffsmöglichkeit und irgendwann wurden sie entsorgt.

Aufwand sparen kann man dadurch, dass man nur neuere Unterlagen benennt und so weiter. Ältere Unterlagen findet man via Spotlight immer noch gut genug.
 
Eine ordentliche Verzeichnisstruktur und aussagekräftige Dateinamen - und schon hast du eine Lösung die unabhängig von jeder Software und auf jedem Betriebssystem nutzbar ist.
Auch das Erstellungsdatum hilft dir zukünftig weiter wenn du die Dokumente zeitnah einscannst - bei der initialen Datenübernahme und dem "Altbestand" nützt dir dies aber erstmal nix.
Umgehen kann man das evtl. mit einem sinnvollen Datum am Anfang des Dateinamens - zB JJJJ-MM-TT, das normale Datum TT.MM.JJJJ ist für die Sortierung nicht gerade nützlich.

Wenn du in der Mac-Welt bleibst hast du auch noch die Farbetiketten und Stichworte die du im Kommentarfeld hinterlegen kannst zur Unterstützung.
 
Ich warte aktuell darauf, was das deutsche Startup doo.net rausbringt. Ab heute startet die Beta, zu der in Etappen eingeladen wird, wenn man sich zuvor registriert hat.
 
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Hast Du bereits doo.net getestet? Die Idee dahinter ist ja wirklich gut, insbesonders wenn auch alle emails gescannnt werden, die attachements geladen und getagged werden. Parallel macht ja Smarchive und andere noch Wind, wobei einige voll auf die Cloud setzen.
 
mit - Yep - scannen und verschlagworten, ich bin zufrieden !
 
klapop schrieb:
Ich warte aktuell darauf, was das deutsche Startup doo.net rausbringt. Ab heute startet die Beta, zu der in Etappen eingeladen wird, wenn man sich zuvor registriert hat.
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Hast du eine info, wann die iOS Versionen erscheinen?

Wie groß ist deine Datenbank?

Klappt der Sync problemlos?

Gruß

Steffen
 
Spotlight und intelligente Ordner sind ja schon mal ganz mächtige Werkzeuge, wenn es um die Wiederauffindbarkeit der Dokumente geht. Ich glaube, ich würde jedes Jahr stumpf alle Scans in einem Ordner speichern und dann mit den oben genannten Mitteln arbeiten. Müsste eigentlich für privat ausreichen.
 
Computerhirni schrieb:
Spotlight und intelligente Ordner sind ja schon mal ganz mächtige Werkzeuge, wenn es um die Wiederauffindbarkeit der Dokumente geht. Ich glaube, ich würde jedes Jahr stumpf alle Scans in einem Ordner speichern und dann mit den oben genannten Mitteln arbeiten. Müsste eigentlich für privat ausreichen.
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Mittlerweile denke ich das dies auch beruflich die einzig sinnvolle Lösung ist ....

Diese ganze Abhängigkeit von einem Programm ist Käse bzw. Langsam .... Habe doo.net mit 160 Fotos und 5 PDF Dateien gefüttert und das scrollen ist bereits jetzt hakelig ....

Nicht auszudenken was los ist wenn ich dort 20 Gb Dokumente eingepackt habe ....
 
Nutze seit kurzem DEVONthink Pro Office in Verbindung mit einem Fujitsu ScanSnap 1500m und kann diese Kombination nur wärmstens empfehlen. Zugegebenermaßen erfordert das Programm Zuwendung, einfach mal so loslegen ist nicht drin. Aber wenn man sich die paar Stunden Zeit nimmt hat man ein fantastisches Werkzeug sowohl für den Büroalltag als auch für die Organisation des Privatarchivs.
 
faarikaal schrieb:
Nutze seit kurzem DEVONthink Pro Office in Verbindung mit einem Fujitsu ScanSnap 1500m und kann diese Kombination nur wärmstens empfehlen. Zugegebenermaßen erfordert das Programm Zuwendung, einfach mal so loslegen ist nicht drin. Aber wenn man sich die paar Stunden Zeit nimmt hat man ein fantastisches Werkzeug sowohl für den Büroalltag als auch für die Organisation des Privatarchivs.
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Hab ich auch rumstehen, ABER noch kein Sync und daher sehr eingeschränkt nutzbar !
 
Sync? Kannst du mir kurz erläutern, was du damit meinst? Geht es um das Nutzen einer Datenbank auf mehreren Rechnern?
 
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