Brauche Hilfe beim Umsetzen von Word-Vorlagen

[Wolfgang2]

Einen wunderschönen guten Tag

Mit meinem Umstieg auf Apple bin ich dann auch mit Office auf den Mac gewechselt. Nun habe ich alte Vorlagen, die seit Jahren im Word im Kompatibilitätsmodus laufen und eben nun nicht mehr kompatibel sind. Zu den Vorlagen gehören auch Briefköpfe.

Grundsätzlich geht das in der Form, dass man Textfelder über ein leeres Blatt verteilt und dann eine Reihenfolge festlegt, mit der man dann per Cursorbewegung (auch per Tastatur) sich dort durchhangelt. Aktuell kann ich zwar das Textfeld auf dem Worddokument platzieren, aber ich komme dort nur per Maus hin, nicht per Tastatur.

Hat da einer eine Idee, wie man:
a) per Tastatur da hin kommt
b) die Reihenfolge der Textfelder editieren kann
c) einzelne Textfelder aus der Reihenfolge grundsätzlich rausnehmen kann?

Herzliche Grüße
Wolfgang

 

[fa66]

Zur Ausgangslage:
In welchem Format/in welchen Formaten liegen die »alten« Vorlagendateien vor?

Word2, Word5 (auf dem Mac war’s sehr beliebt) und Word6/95 sind allesamt hüben wie drüben faktisch unbrauchbar.
Bleibt alles ab Format Word97-2004 und neuer.

Welche Word-Version ist die aktuell installierte?

Redest du bei jenen »Textfeldern« tatsächlich nur von diesen – oder sind in den alten Vorlagen ggf. auch noch »Positionsrahmen« verbaut?

Textfelder können »verkettet« sein. Allerdings wechselt man dann nicht mit Cursor oder Maus in diese hinein, sondern wenn Textfeld 1 vollgeschrieben ist, wandert die Einfügemarke automatisch zum Weiterschreiben ins mit #2 gekennzeichnete Textfeld.

Kann es ferner sein, dass eigentlich von »Textformularfeldern« (aus den »Formularsteuerfeldern«) die Rede ist (Menüband »Entwicklertools«?
Zwischen diesen kann in einem anderweitig gesperrten Dokument mit der Tabtaste weiternavigiert werden. Die Reihenfolge entspricht der Reihenfolge im Absatz bzw. der Reihenfolge der Absätze, in die jene »Textformularfelder« eingefügt sind.

Bitte mehr Hintergründe offenbaren.

 

[Wolfgang2]

Hallo

Also erst mal Danke für die Antwort. Die von mir verwendeten Vorlagen habe ich irgendwann mal im vorigen Jahrtausend gekauft, auf meine Bedürfnisse angepasst und bisher einfach immer nur verwendet. Da ich aktuell aber darauf gar nicht mehr zugreifen möchte, sondern eher von einer leeren Word-Datei aus einfach einen neue Vorlage erstellen möchte (die darf dabei durchaus so aussehen wie die alte), ist mir im Grunde gleich, wie die alte Datei aussieht.

Also: Ich habe Word 2018, habe eine leere Word-Datei und möchte eine Vorlage erstellen. Hier füge ich Textfelder ein an bestimmten Stellen und die möchte ich in einer festzulegenden Reihenfolge durchlaufen. Ich muss also zum Beispiel mit "Shift-Tab" oder "fn-Tab" oder was auch immer an den Anfang des nächsten Feldes kommen und ich muss irgendwo die Reihenfolge editieren können. Das ist mein Problem.

Herzliche Grüße
Wolfgang

 

[fa66]

Du verstehst das Konzept, dass Textfelder (und andere Objekttypen in einem Dokument) als eine Art Ebene aufgefasst werden können, die oberhalb (oder je nach Einstellungen auch unterhalb) der eigentlichen Textebene platziert sind, und dass sie an dieser in einer spezifischen Weise verankert sind?

Die Aktivierung separat eingefügter Textfelder funktioniert über die Tab-Taste (und Umschalt+Tab, wenn’s rückwärts gehen soll). Voraussetzung ist aber, dass eines der Textfelder (etwa das erste) mit der Maus (oder ihrem Äquivalent) aktiviert wurde. Aus der Fließtextebene gibt’s sonst keinen Weg heraus.

Die Reihenfolge der Tab-Sprünge entspricht – wie angedeutet – der Reihenfolge der Verankerungen der Textfelder in den Absätzen der Fließtextebene – was bei einem Dokument, dass etwa nur éinen Absatz (¶) hat und an dem sonst nur alle Textfelder verankert sind, recht unübersichtlich werden kann.

Ist aber ein Textfeld erstmal aktiviert, hat es auch den Fokus für die Texteingabe.

Du sollstest dein Vorhaben von der konkreten Dokumentvorlage und was sie leisten soll abhängig machen. Insbesondere wirst du nicht umhinkommen, dich mit den Eigenschaften von Textfeldern (Positionierung, Umfluss, Verankerung, Bewegung – oder auch Nichtbewegung – relativ zum Fließtext u.v.a.m.) auseinanderzusetzen. Sonst geht das schief.

Bastel mal mit einem Testdokument und zuerst zwei, dann drei Textfeldern rum. Denke auch an das Einschalten aller Steuerzeichen; widrigenfalls wirst du keine Vorstellungen von der Position der Felder und ihrern Beziehungen untereinander und zur Fließtextebene bekommen.

Bastel nach Rechtsklick + Objekt-/Form-Eigenschaften auch mal an den Optionen und deren Auswirkungen rum. Lerne nach Einfügen etwa eines Fotos in ein Textfeld, dass das Foto einen eigenen Objektrahmen hat – den du aber hakeligerweise für einen Rechtsklick (um in dessen Objekteinstellungen zu gelangen) mit der Maus mglw. nicht sofort triffst.

Eine allumfassende Antwort wird dir hier keiner geben können. Nur auf jeweils idealerweise éine gerade aufkommende Problemstellung jeweils zu antworten versuchen.

PS: »Aus dem letzten Jahrtausend« heißt ja nicht per se, dass jene Vorlagen unbrauchbar werden. Wie gesagt, Word97- (oder neuere) Vorlagen mögen ihre Zipperlein haben, aber dass sie gar nicht mehr funktionieren, ist nicht zu erwarten (anders als abgehangene Word2-Schinken von 1991).

 

[Wolfgang2]

> PS: »Aus dem letzten Jahrtausend« heißt ja nicht per se, dass jene Vorlagen unbrauchbar werden.

Doch, die letze Version auf der die Dinger liefen war Word 2010 und mit der habe ich bis heute gearbeitet. Schließlich ging es nur um das Schreiben von Büchern. Und aktuell steige ich eben einfach mal auf eine neue Version um. Deshalb erstelle ich ja auch komplett neu.

Und das andere, ok es ist mir klar, dass ich - so ich für jedes Problem 1.000 Seiten Buch lese - ich auch irgendwann eine Lösung für dieses Probleme finde. Aber ich will ja nicht nur von Textfeld zu Textfeld kommen, ich will dann natürlich im mehrzeiligen Textfeld editieren und was eingeben und dann im nächsten Textfeld weitermachen usw.

Und eine mögliche Antwort wäre vielleicht ein solches Buch?

Oder auch: Wenn das alles mit Textfeldern nicht geht, mit was macht man das denn heute?

 

[TommiWe]

Moin!
Redest Du jetztvon einem Brief oder einem Buch? Wie auch immer. Word bietet schon ganz viele fertige Vorlagen an. Vielleicht schaust Du Dir die mal an und erstellst eine neue Briefvorlage für Dich.
Es gibt diverse Möglichkeiten, Objekte wie z. B. Textfelder in einem Dokument zu platzieren. Das kann auch schon mal recht komplex und verwirrend sein. Bei Briefen bietet es sich an, eine vorhandene Vorlage abzuändern. Dann sollte es beim Knicken des Breifes für den Umschlag (Falzmarken) auch keine Probleme geben.
Pages biete übrigens auch ganz viele schicke Vorlagen und ist aus meiner Sicht etwas einfacher gestaltet, wenn man Objekte auf einer Seite platzieren will.
Liebe Grüße Tommi

 

[Wolfgang2]

> Wie auch immer. Word bietet schon ganz viele fertige Vorlagen an.

Microsoft macht immer sehr viel. Aber nix davon ist wirklich fertig.
Und das scheint mir beim Mac ähnlich zu sein.

 

[TommiWe]

Hmm. Meinst Du jetzt die Vorlagen?

 

[fa66]

Schließlich ging es nur um das Schreiben von Büchern.

Dann rate ich eh zum sparsamen Umgang mit Textfeldern.

I.
Word ist kein rahmenorientiertes Layoutprogramm (wie Publisher, Indesign oder Xpress).
Word2008:mac und Word2011:mac haben zur »Standard-« und »Layoutansicht« noch eine »Veröffentlichungslayoutansicht«, die an Publisher erinnert und die (mangels Publisher für Mac) an diesem orientiert war. Mit Word2016:mac ist diese wieder eingespart worden, teils weil sie auf dem Mac kaum jemand genutzt hat, teils wohl, um Word:mac und Winword funktionell wieder weiter aneinander anzugleichen.

Das war der einzige Versuch, Word (und eben nur für Mac) ein bisschen Layoutprogramm einzuhauchen.

Textfelder, besonders wenn sie mehr als hier und da mal für ein samt Beschriftung zu platzierendes Bild oder Diagramm, oder als Textbox für Erläuterungen o.ä. verwendet werden, in Word immer sperrig gewesen. Vor allem, wenn bisweilen über Jahre angehäuften Kenntnisse über das Verhalten beim Setzen oder Weglassen bestimmter Objekteinstellungen nicht (oder eben noch nicht) vorhanden sind. Du bekommst graue Haare, wenn ein eben aufgezogenes Textfeld aus irgendeinem, dir spontan nicht einleutenden Grund verspringt, sich irgendwie nicht von der Blattkante, über die es plötzlich hinausragt, zurückbewegen lässt.

Übrigens: alles keine Dokumentdefekte, sondern Bedienungsfehler, die auf Unkenntnis oder das Übersehen von gerade jetzt wirkenden Beziehungen zwischen der Position des Textfelds, der Verankerungsposition an einem Absatz und einem Millimeter mehr oder weniger Verschub des Textfeldes beruhen. Sowas passiert jedem, der sich an komplexe Layouts mit Textfeldern heranwagt. Da hilft nur: probieren, Fehler machen, scheitern, neu probieren, weniger Fehler machen, …

II.
Und Briefvorlagen? Du hattest in #1 von »Briefköpfen« geschrieben.
Wiederholtes gehört in die Kopf- und die Fußzeile. Ob man ein Firmenlogo darin ausgerechnet mittels Textfeld arrangieren muss, hängt fraglos vom Einzelfall ab; oft genügt es, das Grafiklogo anhand seiner eigenen Objekteinstellungen zu platzieren.

Bleibt die Anlage eines Anschriftenfelds an der DIN-gemäßen Stelle für den Fensterumschlag.
Da taugt ein Textfeld aber auch nur zur manuellen Befüllung der Anschriftdaten; will man hingegen Serienbrieffelder verwenden, um diese aus einer Anschriftendatenquelle zu befüllen, dürfen sich die schon nicht mehr in einem (für den Seriendruckmanager unerreichbaren) Textfeld befinden.

Bei mehrseitigen Briefvorlagendateien (bei der anders befüllte Folgeseiten ja mal erscheinen, ein andermal aber nicht) wird – so habe ich den Eindruck – das heilige Wissen über deren Verfertigung eher priesterkastenartig vom Großmeister auf seine Jünger weitergegeben. Anders kommt man nicht in die Gnade der Erleuchtung der Reihenfolge im Spiel von »Abschnittsumbruch« und »erste Seite anders« für wechselnde Kopf-/Fußzeileninhalte. Oder kennt jemand ein Word-Lehrbuch, in dem der Fall nachvollziehbar und einleuchtend beschrieben wäre?

 

[Wolfgang2]

Hmm. Meinst Du jetzt die Vorlagen?

Ja natürlich. Einen Brief kann ich Faxen, ich kann in in einen normalen Umschlag packen, oder einen DL10-Umschlag mit Fenster usw. und ein richtiger Brief ist direkt für alles geeignet.

Das beginnt bei den Falzmarken, geht über die zusätzliche Adresse im DL10-Freifeldfenster und geht hin bis zu einem Layout das gut aussieht und nicht direkt für jedes Briefe den gesamten Toner verheizt.

Und sowas hat Microsoft nicht. Die haben einen Rudel Künstler angeheuert, die Bewerbungsbriefe schreiben für Künstler. Ich brauche aber was, was für den Rest der Menschheit gedacht ist.

Dann rate ich eh zum sparsamen Umgang mit Textfeldern.

Das war damals meine Hauptanwendung, Briefe habe ich nur vergleichsweise wenig geschrieben. Hier geht es um eine neue Briefvorlage.

Word2008:mac und Word2011:mac haben zur »Standard-« und »Layoutansicht« noch eine »Veröffentlichungslayoutansicht«, die an Publisher erinnert und die (mangels Publisher für Mac) an diesem orientiert war. Mit Word2016:mac ist diese wieder eingespart worden, teils weil sie auf dem Mac kaum jemand genutzt hat, teils wohl, um Word:mac und Winword funktionell wieder weiter aneinander anzugleichen.

Willst du mir damit sagen, dass ich nun fürs Briefeschreiben ein anderes Programm brauche?

Bleibt die Anlage eines Anschriftenfelds an der DIN-gemäßen Stelle für den Fensterumschlag.
Da taugt ein Textfeld aber auch nur zur manuellen Befüllung der Anschriftdaten; will man hingegen Serienbrieffelder verwenden, um diese aus einer Anschriftendatenquelle zu befüllen, dürfen sich die schon nicht mehr in einem (für den Seriendruckmanager unerreichbaren) Textfeld befinden.

Aber genau das habe ich im vorigen Jahrtausend und zu Beginn desselben mit Word bereits gemacht. Ich habe meinen BK angepasst mit den Daten einer Bekannten und für diese öfter mal einen Satz Serienbriefe gedruckt. Also mit dem Word bis 2010 ging das.

Wiederholtes gehört in die Kopf- und die Fußzeile. Ob man ein Firmenlogo darin ausgerechnet mittels Textfeld arrangieren muss, hängt fraglos vom Einzelfall ab; oft genügt es, das Grafiklogo anhand seiner eigenen Objekteinstellungen zu platzieren.

Meine Fußzeile - also die in meinem Briefformular - ist sehr spartanisch. Hier steht nur Seite ... von ... auf der rechten Seite. Und vom Layout her ist die erste Seite anders. Nur da gehören die Adressdaten usw. hin.,

Oder kennt jemand ein Word-Lehrbuch, in dem der Fall nachvollziehbar und einleuchtend beschrieben wäre?

Naja, der Titel eines solchen Buches wäre m.E. eben Bauch eine denkbare Antwort gewesen.

 

[fa66]

Willst du mir damit sagen, dass ich nun fürs Briefeschreiben ein anderes Programm brauche?

Nein.
Will sagen: Weder für Briefe (und deren Dokumentvorlagendateien) noch für dicke Bücher brauchst du in Word-Dokumenten per se Textfelder. In den Fällen, in denen sie nützlich sind, sollten sie sparsam und mit Bedacht eingesetzt werden.

Schnelle, absatzspezifische Formatierungen bekommt auch mit Formatvorlagen hin.

Aber genau das habe ich im vorigen Jahrtausend und zu Beginn desselben mit Word bereits gemacht.

Hierzu eine Korrektur meinerseits: Seriendruckfelder sind in Textfeldern zugelassen. Ich habe das mit Formularsteuerelementen (und dabei dann Textformularfelder) durcheinandergeworfen. In Formulardokumenten befinden sich Formularsteuer in »geschützten« Bereichen des Dokuments. Um Textfelder fürs Befüllen erreichen zu können, müssen sich diese aber in einem ungeschützten Bereich des Dokuments befinden. Folglich sind Formularsteuerelemente in Textfeldern ausgeschlossen.

So oder so: Außer dann einem Textfeld für das Anschriftenfeld wird der Rest des Briefes auf der Ebene des Fließtexts geschrieben. Letztlich geht es um das strukturelle Einfachhalten einer solchen Dokumentvorlage.

Du hast angedeutet, die bisherigen Dokumentvorlagen so einfach nur benutzt zu haben. Daher, und wenn du dir nunmehr selbst solche Vorlagen bauen willst:
Fühlst du dich fit im eigenständigen Platzieren von Textfeldern in selbstverfertigten Dokumentvorlagendateien? Sind dir gewöhnlich zu erwartende Fallstricke bei Platzierung und Verankerung geläufig? (Ich habe ja weiter oben solche Konflike angedeutet.)

Falls nicht, wirst du üben müssen. Das kann man dir aus der Ferne nicht abnehmen – und das kann dir auch kein Lehrbuch abnehmen.

Meine Fußzeile - also die in meinem Briefformular - ist sehr spartanisch.

In Briefvorlagen geht’s ja auch eher um die Inhalte von Kopfzeilen. Dort ist ja typischerweise das Firmenlogo und andere Kopfangaben drin – aber eben nur auf der Erstseite. In der Fußzeile – aber auch hier nur die erste – dann etwa Vorstandsnamen und Bankverbindung; und seitenübergreifend die Seitenzahlen und Seite x von y.


Übrigens:
Kommerzielle Hersteller von Dokumentvorlagen (etwa http://www.add-in-world.com/ (http://www.add-in-world.com/katalog/#word)) fabrizieren gewöhnlich für Windows. Die Vorlagendateien (.dotm o.ä.) selbst sind aber auch auf dem Mac verwendbar. Um daranzukommen sind die .msi- bzw. .exe-Pakete erst unter Windows zu installieren, um dann die im Office-Vorlagenordner abgelegte Vorlagendatei auf den Mac in den entsprechenden Ordner zu kopieren.