Beratung Dokumentenscanner erbeten

lefpik

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Leider sind die Preise für Dokumentenscanner auf einem Allzeithoch, aber auch ich möchte die freie Zeit
nutzen meine Papierdokumente zu Hause zu digitalisieren.
Es dreht sich dabei um Rechnungen, Briefe, offizielle Unterlagen usw.. Was man halt so hat.

Gerne würde ich nicht mehr als 300 Euro ausgeben, Duplex mit zwei Scanneinheiten und Mehrblatteinzug ist Pflicht.
Da käme z.B. ein Brother ADS-1200/1700 oder ein Epson DS 310/360 in Frage.
Welchen würdet Ihr empfehlen und warum?

Worauf muss ich bei der Software achten? Ist da Brother oder Epson besser?
Funktioniert die OCR Erkennung zuverlässig? Lassen sich nach Stichwörtern durchsuchbare PDFs erstellen,
oder macht das eh keinen Sinn?

Bin für jeden Tipp dankbar.
 
Ich habe mir vor kurzem einen gebrauchten Fujitsu ScanSnap iX500 besorgt. Ich finde es toll, dass ich bspw. direkt ins Google Drive scannen und von dort meine Dateien mit PDF Expert verwalten kann.
 
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Hi,
würde mir einen gebrauchten Fujitsu ScanSnap kaufen, hab mir vor ca einem Jahr einen uralten S510M zugelegt :), hier im Forum, diese Teile sind unkaputtbar.
Franz
 
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Abseits von dem bereits genannten "Quasi-Std" ScanSnap, würde ich Dir zu Brother raten.
Wenn ich mich nicht täusche, dann war der Wechsel zu Catalina Treibermässig eine Hängepartie für ScanSnap Benutzer, von daher ist da m.E. auch nicht alles Gold was glänzt.

Mit Brother habe ich seit Jahrzehnten sehr gute Erfahrungen, was Produkthaltbarkeit und Treiber Support angeht.
Zu der beigefügten SW kann ich Dir nichts sagen, da ich direkt (und ich meine die war bei meinem MFC auch dabei) zu FineReaderOCR Pro gewchselt bin.
D.h. ich rate Dir neben der HW auch noch die SW zu begutachten.

Ich erlaube mir noch ein paar Anmerkungen bzgl. Paperless zu machen:
Ein dezidierter Dokumentenscanner ist super, vor allem am Anfang, wenn man sehr viel "aufarbeiten" muss und generell ein hohes Scanvolumen hat.
Am Anfang hatte ich durch das Aufarbeiten auch ein hohes Scanvolumen. Aber mein normales Scanvolumen sind im Durchschnitt ca 10 Seiten die Woche und da reicht mir ein MFC-Gerät.
Deshalb habe ich mich seiner Zeit für ein Farblaser MFC (von Brother) entschieden und bin sehr zufrieden mit der Entscheidung. Wenn man schon eine guten Drucker hat, dann ist die Überlegung sicherlich eine andere, bei mir war aber auch ein Drucker fällig und ich wollte eine praktische Kopierfunktion ebenfalls haben (SW-mässig sicher mit vorhandenem Drucker bei jedem DokuSanner auch möglich).

Zum Papierlosen-Büro:
Da ich viel ins Ausland reise und lebe, war meine Motivation alle (inzwischen nicht nur die wichtigen) Dokumente immer
a) verfügbar (zB mein Hausstand befindet sich gerade im Übersee-Container) und
b) gesichert (ich musste einmal wg. Bürgerkrieg/Revolution Hals über Kopf fliehen) zu haben.

Ich habe von vielem immer noch die Papierversion in einem Ordner, manches muss man auch aus (steuer)rechtlichen Gründen im Original haben.

Deshalb solltest Du Dir im Vorfeld die Grundsatzfrage der Ablage stellen:
a) Du sortierst die Scans in Ordnern parallel so wie Du es mit den Papieren machst bzw gemacht hast.
zB "Versicherung/PKW/VW Golf/2020/2020-01-04 Rechnung Jahresbeitrag"

b) Du hast eine chaotische Ablage, d.h. Du besorgst Dir einen Paganierstempel und nummerierst die gescannten Dokumente einfach durch und legst sie dann nummerisch ab.
DIe Ablage auf dem Rechner kann dann wie oben oder auch anders sein und die gescannten Dokumente werden der Reihe nach abgeheftet und die physischen Ordner sind zB 1-500, 501-1300, ..
D.h. Dokumentensuche machst Du ausschliesslich auf dem Rechner/digital und suchst bei Bedarf das Original anhand der Nummer auf dem Scan raus.
Der Vorteil ist eine sehr einfache Papier-Ablage, aber der Aufwand gerade beim Anfang alle Dokumente zu Stempeln ist sehr hoch.

Ich persönliche halte nicht viel von Datenbank-SW, da man eine Abhängigkeit schafft und 99% der Dokumente sowieso auf Nimmerwiedersehen auf der Festplatten verstauben, so wie die Papiere in den Ordnern.
D.h. Lesbare PDFs in Ordnern und gut ist

Zu guter Letzt, überleg Dir in wie weit Du Dokumente von den "Altlasten" einzeln scannen willst. Bei einigen älteren Dokumenten wie Geburts-/Eheurkunde sicherlich sinnvoll.
Bei einigen Sachen die älter sind, habe ich einen "Bulkscan" gemacht, zB alle Unterlagen der privaten KV für das Jahr 1999 in den Feeder und als ein grosses File gescannt und so abgespeichert.

Needless to say, aber trotzdem nochmal: Wenn nicht bereits vorhanden, dann überleg Dir eine gute Backup Strategie. Das letzte was Du möchtest ist die Dokumente und damit die ganze Arbeit zu verlieren....
 
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@picknicker1971

Vielen Dank für Deinen ausführlichen Kommentar!

Also die "chaotische" Ablage mit Paginierstempel liegt mir nicht.
Ich werde auf jeden Fall Ordner anlegen, so wie ich es auch im Schrank mache.
D.h. systematisch und chronologisch sortieren.

Ich weiß aber noch nicht, ob es Sinn macht die Dokumente trotzdem mit OCR-Software zu bearbeiten
und sozusagen "durchsuchbar" mache, oder ob das nur Probleme einbringt.
 
@picknicker1971

Vielen Dank für Deinen ausführlichen Kommentar!

Also die "chaotische" Ablage mit Paginierstempel liegt mir nicht.
Ich werde auf jeden Fall Ordner anlegen, so wie ich es auch im Schrank mache.
D.h. systematisch und chronologisch sortieren.

Ich weiß aber noch nicht, ob es Sinn macht die Dokumente trotzdem mit OCR-Software zu bearbeiten
und sozusagen "durchsuchbar" mache, oder ob das nur Probleme einbringt.
Ja, ich habe mich auch für die "sortierte" Ablage entschieden.
Ich denke wenn Du eine gute Ablage-Struktur hast, wirst Du auch ohne OCR die entsprechenden Dokumente bei Bedarf finden.
OCR dauert bei der Erfassung etwas länger und im Zweifel sind die Dokumente auch größer. Andere Nachteile hat man nicht.

Ich scanne 90% mit OCR, gerade was Versicherungsunterlagen o.ä. angeht. Da man dann schnell was (zB Versicherungsbedingungen) in den Pamphleten mit dem Kleingedruckten findet.
Aber auch weil ich viel mit FineReader Pro scanne, da es viele Möglickeiten der Dokumentenbearbeitung/-korrektur hat und dann ist OCR ein "Beiwerk"
Wenn man OCR nicht braucht, ist auch Vorschau m.E. ein sehr gutes Tool um zu scannen.

Und wenn Du auch die Versicherungs Pamphlete und Broschuren etc scannen willst, dann rate ich Dir noch zu einer guten Hebelschere. Rücken abschneiden und die Blätter durch den Feeder jagen.
 
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habe mir einen Epson DS-1660W gekauft. Die Installation war der absolute End 90er Wahnsinn (wirklich, so ein schlechtes Erlebnis hatte ich nie. Verschiedene Websiten von Epson durchscannen zu müssen um die nötigen Tools zu finden - ich habe bestimmt zwei Stunden gebraucht um das Ding zum laufen zu bekommen).

Sobald es mal installiert ist funktioniert er schnell, zuverlässig. OCR ist ebenfalls gut.

Sortieren ist bei mir sehr grob - mit OCR macht das dann Spotlight 🙃
 
Ich habe zum Brother ADS-2800W gegriffen, weil ich damit unabhängig von Software, Treibern und laufenden Systemen bin, denn der scannt auch direkt in ein Netzlaufwerk.
Mit LAN und WLAN bin ich sogar einigermassen flexibel in der Aufstellung. Es gibt da auch günstigere Modelle, auf einen LAN-Anschluss würde ich aber nicht verzichten.
Das trifft sich soweit einigermassen mit den Ansätzen von Picknicker1971.

ABER: Ich würde mich nicht auf Ordner verlassen, das mindert den Nutzen aus meiner Sicht ganz erheblich.
Ich nutze Devonthink, was sowohl die OCR durchführt, als auch (in Ordnern) ablegt und die Synchronisation mit iOS-Geräten erlaubt.
Eine günstigere Alternative unter macOS ist der EagleFiler.
Beide sorgen nicht für (technische) Abhängigkeit, höchstens durch den hohen Gebrauchswert.
Ich halte es in beiden Fällen für besonders wichtig, dass ich mich im Grunde genommen auf die Inhalte konzentrieren kann und nicht zum Teil in gescannten Dokumenten, zum Teil im E-Mail-Archvi und dann noch in Spezialfällen ganz woanders suchen muss.
 
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ABER: Ich würde mich nicht auf Ordner verlassen, das mindert den Nutzen aus meiner Sicht ganz erheblich.
Ich nutze Devonthink, was sowohl die OCR durchführt, als auch (in Ordnern) ablegt und die Synchronisation mit iOS-Geräten erlaubt.
Hilf mir zu verstehen
DevonThink fürhrt OCR durch, was auch ein Scanprogram wie FineReader macht und dann legt DT das in eigene Ordner ab.
Ich habe meine Ordner in der Cloud und kann auch von überall mit allem auf die Daten zugreifem.
Vor allem rede ich nicht über eine Wissensdatenbank, sondern eine Ablage für meine Belege für Steuer, Versicherung etc, pp.. welche im Zweifel einmal am Jahresende für die Steuererklärung rausgesucht werden müssen.

Wo ist jetzt der Mehrnutzen von DT? Ich sehe nur, dass man sich von einer SW "abhänging" macht
 
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Jahresende für die Steuererklärung rausgesucht
Apropos @lefpik
Was ich noch mache
Dokumente welche ich für die Steuer benötige, zB Bestätigung Versicherung, Doppeltehaushaltsführung oder Rechnungen die abgesetzt werden können, welche grundsätzlich aber bei mir woanders abgelgt werden, direkt mit einem Alias in meinen Steuerordner zu verlinken. Das macht es am Jahresende super einfach mit der Steuererklärung.
 
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Hilf mir zu verstehen
DevonThink fürhrt OCR durch, was auch ein Scanprogram wie FineReader macht und dann legt DT das in eigene Ordner ab.
Ich habe meine Ordner in der Cloud und kann auch von überall mit allem auf die Daten zugreifem.
Vor allem rede ich nicht über eine Wissensdatenbank, sondern eine Ablage für meine Belege für Steuer, Versicherung etc, pp.. welche im Zweifel einmal am Jahresende für die Steuererklärung rausgesucht werden müssen.

Wo ist jetzt der Mehrnutzen von DT? Ich sehe nur, dass man sich von einer SW "abhänging" macht
Wenn Du mit einer einfachen Dokumentstruktur, ergänzt um eine gute Suchfunktion, zurechtkommst, gibt es möglicherweise für Dich keinen Mehrnutzen.
Mir hat Devonthink viele „Sorgen“ im Dateihandling abgenommen, schon weil ich nicht bereits bei der Ablage die spätere Relevanz einschätzen muss. Ich möchte nicht (mehr) mit Aliasen arbeiten und ich möchte die gescannten Dokumente auch nicht autonom abgelegt haben.
Vielmehr möchte ich ohne Rücksicht auf den Dateityp etc. einfach alles unter einem Dach haben. Suche ich nach „Hausrat“, finde ich nicht nur die passenden Dokumente (außer ich will das), sondern auch passende E-Mails, Gesprächsnotizen etc. . Ganz gleich, ob das nun PDF, Word, eml, Markdown oder was auch immer ist und was der Ursprung war (Scan, PDF per E-Mail, etc.).
Darüber hinaus erkennt Devonthink auch innerhalb von Scans durchaus „Details“ und schafft es, die hinterher einigermassen sinnvoll in Suchergebnissen mit abzubilden und Assoziationen abzubilden, auf die ich selbst nie gekommen wäre. Das hat schon einige Male dafür gesorgt, meine „Erinnerung“ wieder anzuregen.
Bei Bedarf stelle ich mir in Form von intelligenten Ordnern ein „Projekt“ zusammen, mindestens ein fixes übergreifendes besteht immer für aktuelle Vorgänge (ich arbeite da so ein bisschen nach GTD).
Die Ordner und Dateien lassen sich nebenbei auch sehr gut in anderen Anwendungen verlinken (übergreifend zwischen macOS und iOS), ganz gleich, ob „richtiger“ Ordner, Intelligenter Ordner oder was auch immer.
Der einfache Sync ergänzt das ganze, denn so werde ich auch noch einigermassen unabhängig von Geräten und somit auch irgendwie von Räumen (ich mag und kann dafür keine Cloud-Lösung verwenden, sonst wäre das sicher weniger relevant).

Ich würde das gern noch näher beschreiben, aber zumindest jetzt gelingt mir das nicht. Nicht, weil es nicht noch genügend „Futter“ gäbe, sondern vielmehr, weil Devonthink sehr individuell in der Gestaltung ist und es mir irgendwie nicht gelingt, meine spezifische Nutzung einigermassen gekürzt und verständlich zusammenzufassen.
Wenn ich da noch ne gute Idee habe, melde ich mich und hole das nach ;)
Mir ist übrigens klar, dass es auch andere Wege gibt und man viel der vermeintlichen DT-Vorteile auch anders lösen kann, aber ich will eben weg davon, lauter einzelne Vorgänge immer im Kopf haben zu müssen. Im Zweifel ist DT halt meine liebste Suchmaschine :)

Du hast jedenfalls absolut Recht: Eine gewisse Abhängigkeit besteht und ich würde nicht so schnell macOS und Devontechnologies verlassen können ;)
 
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Moin, es wird Zeit mal unsere Dokumente (die mehrere Ordner füllen, hier müsste aber auch mal ausgemistet werden) zu digitalisieren. Dafür würde ich mir einen gebrauchten ScanSnap zulegen, ich denke an den S1500. (Oder besser S500/510, bekommt man noch günstiger und reicht mir aus)
Weis jemand, wie es hier mit der M1 Kompatibilität aussieht?

VG
B.
 
Ich rate bei Druckern und Scannern immer zu Geräte, die autark arbeiten und im Netzwerk eingebunden sind. Diese können Scans dann direkt per E-Mail senden oder in einer Netzwerkfreigabe ablegen. Die direkt angeschlossenen Geräte machen mir zu viele Probleme bei Systemwechseln.
 
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Ok, danke.
Dachte hier wahrgenommen zu haben das ScanSnap der Quasistandard ist.
Wenn man die Fujitsu Software nicht braucht, könnte doch dann auch Finereader reichen?
Ich will einfach nur ganz simpel in Ordner scannen.

Was wäre denn sonst ein günstiges Gerät? Man braucht das ja eigentlich nur zum Start, danach reicht der Mehrzweckdrucker mit
Scanfunktion.
VG
B.
 
Moin, es wird Zeit mal unsere Dokumente (die mehrere Ordner füllen, hier müsste aber auch mal ausgemistet werden) zu digitalisieren. Dafür würde ich mir einen gebrauchten ScanSnap zulegen, ich denke an den S1500. (Oder besser S500/510, bekommt man noch günstiger und reicht mir aus)
Weis jemand, wie es hier mit der M1 Kompatibilität aussieht?

VG
B.
Das hat mit dem Prozessor wenig zu tun, sondern mit dem Betriebssystem und den vom Hersteller zur Verfügung gestellten Treibern.
Am besten mal auf der ScanSnap Seite schauen
 
Quasistandard ist ja nicht immer gut, gerade bei FSC gab es in den letzten Jahren mehrfach Probleme mit mangelndem nicht aktualisierten Treibern, etc.
Deshalb haben hier mehrere User zu autonom arbeitenden Scannern geraten (gerade wenn Du nur in Ordner scannen willst).
Lies doch die Beiträge noch mal genau durch.
Darin findest Du auch konkrete Empfehlungen für Brother, je nach Budget und benötigten Anschlüssen gibt es da verschiedene Modelle.
 
Ja das ist bestimmt richtig. Autark bedeutet dann aber Ethernet Anschluss und die sind dann direkt teuer.
Ich wollte das richtig günstig gestalten, da der ja nur am Anfang (wenn viel zu scannen ist) gebraucht wird.
Einen Drucker mit Flachbildscanner habe ich bereits und der würde danach ausreichen.
Mehr als 150€ wollte ich nicht für ein Gerät ausgeben das nachher nur rumsteht...

Ich habe gerade mal geschaut. Bis zum S1300 sind die ScanSnap Geräte Big Sur kompatibel.
 
Ja das ist bestimmt richtig. Autark bedeutet dann aber Ethernet Anschluss und die sind dann direkt teuer.
Ich wollte das richtig günstig gestalten, da der ja nur am Anfang (wenn viel zu scannen ist) gebracht wird.
Einen Drucker mit Flachbildscanner habe ich bereits und der würde dann ausreichen.
Mehr als 150€ wollte ich nicht für ein Gerät ausgeben das nachher nur rumsteht...

Ich habe gerade mal geschaut. Bis zum S1300 sind die ScanSnap Geräte Big Sur kompatibel.
In Ordnung, das ist ein Argument.
 
Ich habe gerade mal geschaut. Bis zum S1300 sind die ScanSnap Geräte Big Sur kompatibel.
Nur bedingt, oder?
Mich stört es beim Scannen (gerade wenn man erst mal nen Stapel wegschaffen will) ganz extrem, wenn Disconnects auftreten und das scheint ja der Fall zu sein laut FSC, es sei denn, ich habe da was falsch verstanden. Zumindest ist der 1300i in der Liste aufgeführt.

Edit: Ich habe mir das gerade mal angeschaut, die Brother sind tatsächlich schon wieder „oben“ bei den Preisen, hätte ich nicht gedacht.
 
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