Benötige einen Tipp für meine Dokumentenverwaltung

[Ugeen]

Hallo zusammen,

ich weiß das es zu diesem Thema schon viele Threads gibt, die ich mir bereits durchgelesen habe, trotzdem habe ich für meinen Fall jedoch einige Fragen, die ich mich selber noch nicht so richtig beantworten konnte.

Ich habe derzeit von ScanSnap einen IX1600 inkl. Software. Momentan habe ich einige Dokumente auf meinem Synology NAS in dem einen Ordner und die bisher gescannten Dokumente über ScanSnap in einem anderen. Ich hatte Anfangs große Probleme, dass ScanSnap sich den Pfad auf dem NAS merkt. Historisch bedingt sowie auch dem ScanSnap Fehler geschuldet, habe ich derzeit diesen Zustand. Ich habe mich bereits mit einigen Alternativen wie DEVONthin und Paperless NGX beschäftigt. Dabei hat mich Paperless NGX bisher am ehesten überzeugt. Leider habe ich noch ein altes NAS von Synology (DS210Play), weshalb ich Paperless NGX dort nicht installieren kann. Dies bedeutet, dass ich mir zukünftig ein neues Modell zulegen muss, wenn ich diese Software nutzen möchte.

Bis dahin versuche ich eine Übergangslösung zu finden. Meine Idee ist also die Dokumente über ScanSnap zu scannen und dann in meine manuell erstellte Ordner Struktur zu überführen. Ich habe auf dem NAS bereits eine Indexierung laufen lassen, damit ich zumindest etwas über den Finder suchen kann. Später würde ich dann alle gescannten Dokumente in Paperless NGX überführen. Solange versuche ich das über den Finder zu lösen. Habt Ihr hier die Tipps wie ich mittels Finder die Orga sowie die Suche etwas verbessern kann oder helfen hier Tags oder andere Dinge eher nur bedingt. Macht ggf. eine andere Vorgehensweise etwas mehr Sinn?

Ich freue mich über jeden Tipp.

 

[picknicker1971]

Hallo zusammen,

ich weiß das es zu diesem Thema schon viele Threads gibt, die ich mir bereits durchgelesen habe, trotzdem habe ich für meinen Fall jedoch einige Fragen, die ich mich selber noch nicht so richtig beantworten konnte.

Ich habe derzeit von ScanSnap einen IX1600 inkl. Software. Momentan habe ich einige Dokumente auf meinem Synology NAS in dem einen Ordner und die bisher gescannten Dokumente über ScanSnap in einem anderen. Ich hatte Anfangs große Probleme, dass ScanSnap sich den Pfad auf dem NAS merkt. Historisch bedingt sowie auch dem ScanSnap Fehler geschuldet, habe ich derzeit diesen Zustand. Ich habe mich bereits mit einigen Alternativen wie DEVONthin und Paperless NGX beschäftigt. Dabei hat mich Paperless NGX bisher am ehesten überzeugt. Leider habe ich noch ein altes NAS von Synology (DS210Play), weshalb ich Paperless NGX dort nicht installieren kann. Dies bedeutet, dass ich mir zukünftig ein neues Modell zulegen muss, wenn ich diese Software nutzen möchte.

Bis dahin versuche ich eine Übergangslösung zu finden. Meine Idee ist also die Dokumente über ScanSnap zu scannen und dann in meine manuell erstellte Ordner Struktur zu überführen. Ich habe auf dem NAS bereits eine Indexierung laufen lassen, damit ich zumindest etwas über den Finder suchen kann. Später würde ich dann alle gescannten Dokumente in Paperless NGX überführen. Solange versuche ich das über den Finder zu lösen. Habt Ihr hier die Tipps wie ich mittels Finder die Orga sowie die Suche etwas verbessern kann oder helfen hier Tags oder andere Dinge eher nur bedingt. Macht ggf. eine andere Vorgehensweise etwas mehr Sinn?

Ich freue mich über jeden Tipp.

Nicht sicher ob ich das Problem richtig erfasst habe.
Ich scanne und OCR die Dokumente und lege sie dann entsprechend ab. (YYYYMMDD Dateiname)
Somit kann ich über Spotlight oder Finder suchen/finden

 

[Ugeen]

Nicht sicher ob ich das Problem richtig erfasst habe.
Ich scanne und OCR die Dokumente und lege sie dann entsprechend ab. (YYYYMMDD Dateiname)
Somit kann ich über Spotlight oder Finder suchen/finden

Das stimmt. Ich habe jedoch festgestellt, dass wenn ich einen bestimmten Begriff im Dokument suche, wird mir mehr angezeigt als eigentlich sollte. Vielleicht liegt es auch daran, dass dies Suche nicht so gut ist wie unter Paperless NGX oder ScanSnap.

 

[noodyn]

So ähnlich mache ich das auch. Scan inkl. OCR als PDF. Ablage als YYYY-MM-DD Inhalt.pdf und grob einsortiert in eine Ordnerstruktur wie Versicherungen-Krankenversicherung oder Auto, Wohnung etc. Diese habe ich in Google Drive und synce den Ordner mit dem lokalen Ordner. Somit habe ich alle Dokumente jederzeit zugreifbar.
Paperless habe ich mal getestet, aber ehrlicherweise fehlt mir da der Mehrwert und dazu kommt noch, dass die Ordnerstruktur nicht erhalten bleibt.

 

[Ugeen]

So ähnlich mache ich das auch. Scan inkl. OCR als PDF. Ablage als YYYY-MM-DD Inhalt.pdf und grob einsortiert in eine Ordnerstruktur wie Versicherungen-Krankenversicherung oder Auto, Wohnung etc. Diese habe ich in Google Drive und synce den Ordner mit dem lokalen Ordner. Somit habe ich alle Dokumente jederzeit zugreifbar.
Paperless habe ich mal getestet, aber ehrlicherweise fehlt mir da der Mehrwert und dazu kommt noch, dass die Ordnerstruktur nicht erhalten bleibt.

Interessant. Was ändert sich denn an der Ordnerstruktur wenn ich Fragen darf. Ich hatte es so verstanden, dass Paperless alle Dokumente in einem Ordner hat und die Sortierung auf der Oberfläche anhand der Dokumententypen und Tags erfolgt.

 

[picknicker1971]

Mein generell „Approach“ ist, sich für sowas so unabhängig von Datenbanken/Programmen zu wie möglich, sondern so universal zu bleiben wie möglich.
Wenn ich morgen auf WIN wechslen würde, dann muss ich nur PDFs rüberschieben

 

[noodyn]

Interessant. Was ändert sich denn an der Ordnerstruktur wenn ich Fragen darf. Ich hatte es so verstanden, dass Paperless alle Dokumente in einem Ordner hat und die Sortierung auf der Oberfläche anhand der Dokumententypen und Tags erfolgt.

Genau damit hast du aber dann ja eine zweite Sortierung über der Ordnerstruktur. Also hast du den doppelten Aufwand: Einsortieren in Ordnerstruktur und zusätzlich Tagging. Ich mag es einfach und unabhängig von Datenbanken / Produkten / Metadaten

 

[Ugeen]

Genau damit hast du aber dann ja eine zweite Sortierung über der Ordnerstruktur. Also hast du den doppelten Aufwand: Einsortieren in Ordnerstruktur und zusätzlich Tagging. Ich mag es einfach und unabhängig von Datenbanken / Produkten / Metadaten

D.h. Paperless legt die Dokumente zwei mal an? Einmal im Eingangsordner und nach dem Taggen & Co. erneut?

Wenn ich in der ScanSnap App nach einem Begriff suche bin ich schnell, als wenn ich das über den Finder mache. In beiden Variante greife ich auf die Dokumente zu die auf dem NAS liegen. Liegt es einfach am Finder, dass es länger dauert. Macht hier ggf. ein externes Tool wie Commander One sind, um eine schnellere Suche zu erhalten?

 

[kos]

Der Vorteil von Paperless-NGX ist, dass du dir das sortieren, ablegen, benennen, Ordnerstrukturen sparen kannst.

Du brauchst dich also nicht entscheiden ob die Rechnung deiner Unfallversicherung jetzt in den Ordner "Versicherungen", "Rechnungen" oder vielleicht "Steuern" kommt sondern nummerierst, scannst und heftest einfach der Reihe nach ab.

Ab dem Moment arbeitest du nur noch mit Paperless. Die Suche findet durch OCR problemlos deine Dokumente, und wenn du doch mal ein Original brauchen solltest dann schaust du auf die Nummer und ziehst es dir einfach aus dem Ordner.

Ein automatisch fortlaufender Nummerier (Paginier-) Stempel ist dabei übrigens absolut hilfreich und sehr gut angelegtes Geld.
Paperless-NGX läuft übrigens auch gut auf einem Raspberry Pi, dafür brauchst du nicht unbedingt ein neues NAS kaufen.

 

[Ugeen]

Der Vorteil von Paperless-NGX ist, dass du dir das sortieren, ablegen, benennen, Ordnerstrukturen sparen kannst.

Du brauchst dich also nicht entscheiden ob die Rechnung deiner Unfallversicherung jetzt in den Ordner "Versicherungen", "Rechnungen" oder vielleicht "Steuern" kommt sondern nummerierst, scannst und heftest einfach der Reihe nach ab.

Ab dem Moment arbeitest du nur noch mit Paperless. Die Suche findet durch OCR problemlos deine Dokumente, und wenn du doch mal ein Original brauchen solltest dann schaust du auf die Nummer und ziehst es dir einfach aus dem Ordner.

Ein automatisch fortlaufender Nummerier (Paginier-) Stempel ist dabei übrigens absolut hilfreich und sehr gut angelegtes Geld.
Paperless-NGX läuft übrigens auch gut auf einem Raspberry Pi, dafür brauchst du nicht unbedingt ein neues NAS kaufen.

Ist es denn so wie bei ScanSnap, dass alle PDF Dokumente in einem Ordner liegen und ich mir jederzeit über die Oberfläche die Originaldatei anzeigen lassen kann?

 

[kos]

Kurz: Ja.

Lang: https://docs.paperless-ngx.com/administration/#backup

Da findest du Dateipfade, Strukturen etc - Kurzum, alles was dich eigentlich gar nicht interessieren braucht, außer zur einmaligen Einrichtung einer Backup-Routine.

Bis dahin versuche ich eine Übergangslösung zu finden.

Zur Ausgangsfrage, wenn ich du wäre würde ich mir bis Paperless-NGX läuft (hoffentlich zeitnah) einen Paginierstempel besorgen, scannen und einfach in einen Ordner werfen. Den Inhalt kannst du dann später Paperless füttern, das macht den Rest.

 

[lisanet]

Ist es denn so wie bei ScanSnap, dass alle PDF Dokumente in einem Ordner liegen und ich mir jederzeit über die Oberfläche die Originaldatei anzeigen lassen kann?

Ja.

Du kannst aber auch paperless jederzeit mit Regeln sagen, welches Dokumente das erkannt wurde, nach den Erkennungsmerkmalen benannt wird und in von dir vorgegebene Ordner abgelegt wird.

So kannst du dir eine ganz persönliche Ordnerstruktur bauen, die du jederzeit auch komplett ohne paperless ansehen kannst.

Das sit aber keine Klick-Bunti-Vorgang, sondern du musst dich da schon einwenig in die Dokumentation zu paperless einlesen. Und je nachdem, wo und wie du paperless installiert hast (Docker oder bare-metal) ist es mehr oder weniger einfach, diese Ordner-Struktur für den Finder zugreifbar zu machen.

Ich habe hier paperless in einer Debian-VM mit Docker laufen. Die Ordnerstruktur öiegt dann außerhalb der VM (und damit des Containers) auf einer dauerhaft angeschlossenen TB-SSD. So habe ich jederzeit auch ohne laufendes paperless via Finder u. Spotlight Zugriff auf alle Dokumente.

 

[kos]

Du kannst aber auch paperless jederzeit mit Regeln sagen

Nur noch mal für den TE, das ist wirklich nur ein kann, kein muss.
Paperless funktioniert auch ziemlich gut "out-of-the-box" - Einfach alles rein feuern und du wirst deine Sachen dank OCR trotzdem gut wiederfinden.

Einzelne Dokumente kannst du dir auch jederzeit aus der Weboberfläche ziehen, du brauchst in der Regel keinen extra Zugriff über MacOS auf den Speicherort.

 

[Ugeen]

Ich danke Euch für all Eure Infos.

Ja.

Du kannst aber auch paperless jederzeit mit Regeln sagen, welches Dokumente das erkannt wurde, nach den Erkennungsmerkmalen benannt wird und in von dir vorgegebene Ordner abgelegt wird.

So kannst du dir eine ganz persönliche Ordnerstruktur bauen, die du jederzeit auch komplett ohne paperless ansehen kannst.

D.h. Paperless lernt ständig dazu und weiß zukünftig, wenn ein Dokument mit der Überschrift X von Firma Y kommt, dass das Dokument einen bestimmten Dokumententyp und Tag erhält?

Aufgrund der Historie haben meine Dokumente unterschiedliche Namen. Teilweile auch ohne vorangehendem Datum. Kann dies Paperless beim Import ebenfalls anpassen oder müsst ich hier jedes Dokument anpassen?

 

[figodeluxe]

Ich arbeite auch mit Paperless-NGX.
Ja Paperless lernt ständig mit dazu und erkennt dann z.B. Kontoauszüge von einer Bank und weist so den Dokumententyp und Korrespondent usw. automatisch zu. Du kannst auch mit Workflows arbeiten, zum Beispiel habe ich einen Workflow wo er meine Telekomrechnung aus dem E-Mailpostfach automatisch der Telekom zuordnet Dokumententyp Rechnung und als Titel den aktuellen Monat mit Jahr vergibt. Hier hast du jede Menge Möglichkeiten.
Ein großer Vorteil finde ich das die Dokumente klassisch als PDF im Dateisystem verfügbar bleiben und nicht in einer Datenbank etc. gespeichert sind wo man bei einen Wechsel oder was auch immer mühevoll exportieren muss.

 

[tehabe]

Heute bei Cashys gelesen, dass von Paperparrot eine neue Version erschienen ist, funktioniert entweder mit Paperless oder vollständig offline mit lokalen Dateien