Archivierung von eMails aus Apple Mail

[iKiel]

Meine eMails laufen alle über IMAP, d.h., im Grunde sind sie - soweit ich das sehe - eigentlich nur auf dem Server wirklich gespeichert. Nun bin ich als Unternehmer ja verpflichtet, die eMails zu sichern und archivieren, also wären sie ja auf dem Rechner dann doch irgendwie sicherer. Ich habe gesehen, dass Apple Mail eine Archivierung anbietet. Sind die Mails dann dort mit der gleichen Ordnerstruktur abgelegt wie in den normalen IMAP-Ordnern, also Posteingang und Gesendet? Und verbleibt dennoch eine Kopie auf dem eigentlichen Mail-Server, oder werden diese dann von dort verschoben? Ich möchte auch sichergehen, dass ich trotzdem Zugriff auf bereits archivierte Mails habe, also falls ich z.B. nach alten Inhalten suchen würde...

 

[SwissBigTwin]

Wieso nur auf dem Server? Schalt dein Internet aus und du wirst sehen... oh Wunder... deine Mails sind noch da.

In den Accounteinstellungen kannst du wählen, was wie wo. Wird auf dem Server eine Mail gelöscht oder auf einem Endgerät, ist sie natürlich überall weg.

Leg dir lokale Ordner an, dann kannst du die Mail einfach darin speichern... manuell oder per Regel.

 

[tocotronaut]

Archivieren bedeutet, dass die mails in ein Postfach geschoben werden, das als Archiv vorgesehen ist.
Dieses Postfach kann sowohl auf dem Server liegen, als auch lokal im Mailprogramm. Das kann man in den Postfacheinstellungen festlegen.
(im Grunde bdeutet der Knopf Archivieren im Mailprogramm also nur: Verschiebe die Mail in Ordner X.)

Die Emails liegen bei IMAP zwar auf dem Server, werden aber vom Mailprogramm durchaus komplett Lokal auf der Festplatte vorgehalten.
(Das verhalten kann bei anderen Programmen auch anders sein.)

Zum Sichern der Daten kommt - so ist es von Apple vorgesehen - die Time Machine zum Einsatz, die eben auch alle Emails sichert.

Ob dieser Ansatz der rechtlichen Verpflichtung zum Aufbewahren/Archivieren der Emails genügt mag und kann ich überhaupt nicht beurteilen.
(Ich habe mal was von Manipulationssicher gelesen, habe aber wie gesagt auch keine Ahnung von der Thematik.)
Wenn ich Raten müsste würde ich sagen: Guter Versuch, nein das Reicht nicht.
Wie da ein Finanzbeamter drüber denkt wird an in der Höhe des Bußgeldes abzulesen sein...

 

[iKiel]

Wieso nur auf dem Server? Schalt dein Internet aus und du wirst sehen... oh Wunder... deine Mails sind noch da.

Also heisst das, sie werden in jedem Fall gespeichert und via Time Machine eben auch gesichert? Das hört sich gut an.

Leg dir lokale Ordner an, dann kannst du die Mail einfach darin speichern... manuell oder per Regel.

Wie genau mache ich das unter AM? Das liegt insofern gut und schlüssig, weil bei mir auf dem Server schon viele alte Mails liegen, die ich aber nicht löschen möchte. Dann könnte man sie einfach lokal sichern.

@tocotronaut Ja, das ist immer so eine Frage, die sich im Ernstfall stellt. Aber ich denke, alleine, dass ich mir diese Gedanken mache, hebt mich von der breiten Masse ab. Denn ich denke, viele, nein, sehr viele Unternehmer scheren sich überhaupt nicht um solche Fragen

 

[SwissBigTwin]

Wie genau mache ich das unter AM? Das liegt insofern gut und schlüssig, weil bei mir auf dem Server schon viele alte Mails liegen, die ich aber nicht löschen möchte. Dann könnte man sie einfach lokal sichern.

Menüleiste > Postfach > neues Postfach > dann Lokal wählen > Namen vergeben

So kannst du dir ein lokales Postfach, auch mit Unterordner, anlegen.

 

[tocotronaut]

Ich hab das mal eingefärbt.

Blau sind die Bereiche auf dem Server.
Rot ist das was Lokal Liegt.

Du musst im Grunde nur Postfächer unter "Lokal" (oder auf manchen Systemen auch) "On my Mac" anlegen und dort die Nachrichten hinschieben. Thats it.
Time Machine sichert beide Bereiche. Lokal und den Server.

Ja, das ist immer so eine Frage, die sich im Ernstfall stellt. Aber ich denke, alleine, dass ich mir diese Gedanken mache, hebt mich von der breiten Masse ab. Denn ich denke, viele, nein, sehr viele Unternehmer scheren sich überhaupt nicht um solche Fragen

Das mag durchaus richtig sein. Ich denke (hoffe) dass der gute Wille Zählt.

 

[iKiel]

Menüleiste > Postfach > neues Postfach > dann Lokal wählen > Namen vergeben

So kannst du dir ein lokales Postfach, auch mit Unterordner, anlegen.

Anhang anzeigen 302595

Das mag durchaus richtig sein. Ich denke (hoffe) dass der gute Wille Zählt.

Ja es muss auch immer erst einmal jemand da sein, der danach fragt

Danke für die Unterstützung. Ich bin mittlerweile ein großer Fan von Apple Mail, wenngleich mir die Struktur der Ordner auf der linken Seite manchmal ein wenig unübersichtlich erscheint...

 

[SwissBigTwin]

...wenngleich mir die Struktur der Ordner auf der linken Seite manchmal ein wenig unübersichtlich erscheint...

Bei IMAP ist die Ordnerstruktur auf dem Mac oder iPhone/iPad, wie auf dem Mailserver abgebildet.

 

[tocotronaut]

Grundsätzlich ja, aber man kann mit dem Stammordnerpfad da noch etwas Nacharbeiten...

 

[alterjager]

Werden die Mails dann nur verschoben, oder kopiert? Falls man sie auch auf dem Server vorhalten möchte.

 

[SwissBigTwin]

Rechtsklick auf die Mail... dann kannst du wählen... Bewegen oder Kopieren.

 

[alterjager]

Danke.

 

[pc-bastler]

Ich kann dir nur den Tipp geben, dass du dich mal von Experten beraten lässt zum Thema "rechtssichere Archivierung". Die Mails innerhalb des Mailprogramme durch Ordner zu jonglieren erfüllt die Anforderungen nämlich nicht. "Rechtssicher" bedeutet nämlich "Dauerhaft und Unveränderbar", was in einem separaten Mailordner nicht gegeben ist. Weiterhin solltest du dann auch gleich die Themen Datenschutz und Auftragsdatenverarbeitung abklopfen (wenn du weiterhin mit Mailanbietern im Internet arbeiten willst).

 

[fa66]

(Ich habe mal was von Manipulationssicher gelesen, habe aber wie gesagt auch keine Ahnung von der Thematik.)

Mangels juristischer Ausbildung kann auch ich so eine Sache nur logisch und technisch einschätzen.

Emails sind als Textdateien hinterlegt. »Manipulationssicher« kann also nur eine Forderung nach der Feststellbarkeit von Manipulationen sein, nicht deren Unmöglichkeit (widrigenfalls wäre es eine absurde Forderung).

Da aber keines der üblichen Emailprogramme Manipulation überhaupt, geschweige denn rechtssicher, protokolliert, müsste das Dateisystem, der Server oder eine Serversoftware den Zugriff auf und den Änderungsversuch an den Email-Einzeldateien für Zeitpunkte nach Versand bzw. Empfang jener Email von außerhalb des Emailprogramms überwachen und aufzeichnen. Und das fängt dann schon bei nach dem Empfang als Müll beseitigten Grafiksignatur und Werbanhängen an.

 

[pc-bastler]

Emails sind als Textdateien hinterlegt. »Manipulationssicher« kann also nur eine Forderung nach der Feststellbarkeit von Manipulationen sein, nicht deren Unmöglichkeit (widrigenfalls wäre es eine absurde Forderung).

Stimmt, du hast recht, das Wort, das ich suchte war nicht "Unveränderbar" sondern "Manipulationssicher... wobei es durchaus auch einfach möglich wäre, Daten unveränderbar zu sichern, du brauchst dafür nur einen WORM-Datenspeicher (z.B, CDROM, WORM-Tape oder WORM-Storage) zu verwenden. Dann hast du aber wieder mehr Probleme mit dem Datenschutz, wenn nämlich zufällig eine Mail da reingerät, die nicht archivierungspflichtig ist und der Absender verlangt, dass du alle personenbezogenen Daten von ihm (dauerhaft) löschst.
Daher: E-Mail-Archivierung IMMER in Verbindung mit Datenschutz betrachten!

 

[Luna]

ich habe meinen Mails teilweise auch in einem lokalen Ordner - habe sie da jetzt auch im Library Ordner gefunden.
Auf dem Raid im Backup Ordner finde ich sie aber nicht, um sie auf den neuen Mac zu übertragen.
Kann ich sie separat aus dem Library Ordner auf dem Mac Book als Ordner kopieren und im neuen Mac in den Library Ordner reinlegen? oder fehlen dann noch andere Dateien?
Nicht dass ich mir mein ganzes Mail durcheinanderbringe ....