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App zum digitalisieren von allem Papierkram?

Diskutiere das Thema App zum digitalisieren von allem Papierkram? im Forum Mac OS Apps.

  1. picknicker1971

    picknicker1971 Mitglied

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    Ich habe das mit einem MFC Farblaser von Brother gelöst und scanne OCR mit FineReader Pro.
    Daten speichere ich mit Ordnerstruktur in der iCloud, welche ich aber regelmäßig mit CCC clone.
    Wenn man ein hohes Scan-Anfangsaufkommen hat, lohnt sich ein dezidierter Doku-Scanner.
    Ich habe die letzen 3 Jahre und einzelne wichtige Dokumente (zb Geburtsurkunde) detailliert gescannt und entsprechend abgelegt. Altere Dokumente hab als „Bulkscan“ Jahrweise verarbeitet (z.B. PKV 2010) und als eine große Datei abgelegt.
    Die o.g. Lösung mit fortlaufender Nummerierung und Paginier-Stempel ist sicherlich die eleganteste Lösung.
    Ich lege die wichtigen Dokumente immer noch physisch in entsprechenden Ordner ab.
    Bei mir geht es beim papierlosen Büro primär um Archivierung und Schutz vor Verlust durch Feuer, Wasser, ... und als permanenter Expat um die ständige Verfügbarkeit meiner Dokumente.
     
  2. lefpik

    lefpik Mitglied

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    DevonThink wird von Euch sehr oft empfohlen, kostet aber halt auch seinen Preis.
    Was kann DT besser als die Software, die bei einem neuen Epson DS-410 oder Brother APS-2200 (beide so 230-250 Euro) mitgeliefert wird?
    Sorry für die Frage, aber ich weiß es wirklich nicht.
    Ich bin nur Heimanwender und möchste einfach nur meinen Papierkram als PDF speichern und, wenn es geht auch nach Inhalten suchen.
     
  3. Veritas

    Veritas Mitglied

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    DEVONthink verwaltet Dokumente. Braucht man nicht zwingend.
     
  4. lefpik

    lefpik Mitglied

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    Stimmt, eine Verwaltung brauche ich nicht. Das mache ich selber.
     
  5. Schiffversenker

    Schiffversenker Mitglied

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    Wo liegt der Vorteil in einer Dokumentenverwaltungssoftware gegenüber einer Ordnungsstruktur im Finder kombiniert mit Tags und Spotlight/Findersuche?
    Bessere Verschlagwortung (schreckliches Wort), Ausgabe mehrerer zusammenpassender Dokumente, Kurzfassungen?
    Verwaltet DT nur PDF oder kann es mit allen Arten von (Text-)Dokumenten umgehen, also auch rtfd oder odt? Vielleicht sogar Safari-.webarchive? (Kann man sicher auch auf deren Seite lesen, aber vielleicht haben Anwender da ja Erfahrungen, wie gut das jeweils funktioniert)
     
  6. Veritas

    Veritas Mitglied

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    Ich hab da auch E-Mails mit Bestellungen, Verträgen usw. drin, sodass mein Posteingang immer leer ist. Alle PDFs sind durchsuchbar abgelegt und ich kann sie mobil auch abrufen. Du kannst auch Webseiten durchsuchen und Inhalte laden. Textdateien sind ebenfalls bei mir drin.
     
  7. dreilinger

    dreilinger Mitglied

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    @Fidefux

    Warum braucht man bei DevonThink ein separates Programm zum aufrufen der PDFS?

    Ich nutze seit 9 Jahren DevonThink mit einem scansnap. Es sind bei mir ca. 17.000 Dokumente. Alle PDFS haben nur eine Gesamtgrösse von 8GB.
    DevonThink legt die PDFs alle in einem Ordner ab. Diese greife ich mit Chronosync ab und kopiere sie in den CloudOrdner.

    Die CloudPDFs werden dann auf meine PCs synchronisiert. Da habe ich dann Copernic um in den Daten per Volltextsuche zu suchen.

    Im einfachsten Fall finde ich meine Dokumente dann über Spotlight.


    Ich würde hier auch nicht sparen wollen. Das ist eine Lebensentscheidung seine Papiere konsequent zu digitalisieren. Und ein riesengroßer Komfortvorteil. Für sowas wurden Computer erfunden. Keine überladene Pinwand mehr. Keine tausend Zettel mehr die überall rumliegen. Kein sentimentaler Karton mit Postkarten und Eintrittskarten mehr. ORDNUNG.

    Mach es nicht halbherzig.

    Hinweis bei DevonThink. Entweder OSX bis elCapitan oder dann wieder Catalina. Sonst gibt es Anzeigeprobleme bei den PDFs.
     
  8. Fidefux

    Fidefux Mitglied

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    ? Braucht man nicht, aber wie kommst du darauf?

    Finde es tatsächlich einfach bequemer (und auch zukunftssicherer), ein Dokument nicht noch in einem anderen Programm (DevonThink) einsortieren zu müssen. Wenn es nur um die Digitalisierung von (privaten) Dokumenten geht, ist eine gute Ordnerstruktur sinnvoll und ausreichend. Die Dinge lassen sich alle mit Spotlight finden und können leichter gesichert werden.

    Auch kann man die Ordnerstruktur einfach und ohne Probleme zu andere Systeme mitnehmen (Windows, Linux). Man ist plattformunabhängiger.
     
  9. dreilinger

    dreilinger Mitglied

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    Devonthink hilft ungemein bei einem einfachen und vor allem schnellen workflow.
    Scan - OCR - PDF - runterrechnen der PDF - tagen - automatische Namensgebung - einsortieren in intelligente (virtuelle) Ordner - die große OriginalPDF löschen

    Und weil DevonTHING die nativen PDFs in einem Ordner speichert ist es zukunftssicher. Wichtig sind nur deine PDFs. Die sind ja nativ da, im System "chaotische Lagerhaltung".
    Die Datenbank, deine Struktur, kannst du jederzeit aus diesen PDFs wieder nachbilden. Klar, es ist Arbeit die Kriterien deiner intelligenten Ordner wieder zu erstellen. Aber es geht!
    Auch kannst du jederzeit ein Archiv mit der Struktur deiner virtuellen Ordner exportieren.
    Also, genau das, was du wünschst, macht Devonthink.

    Aber auch hier: kein Backup, kein Mitleid!
    Es muss einem klar sein, dass man, wenn man alles digitalisiert, auch die Verantwortung für seine Daten hat!
    Daten in der Cloud hin oder her, es ist bei mir ein Bestandteil meiner Sicherungen.
     
  10. Veritas

    Veritas Mitglied

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    Gerade die Automatisierungen sind ja die Stärke. Suche alle PDFs in denen Adobe und Rechnung steht und verschiebe sie in Ordner Rechnungen Geschäft. Oder Webseiten downloaden und überwachen.
     
  11. TheRocka

    TheRocka Mitglied

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    Habe gerade hier alles gelesen und für mich entschieden, die Digitalisierung mit dem iPhone und der Funktion „Dokument Scannen“ in der Dateien App zu versuchen. Die Ordnerstruktur wähle ich selber und bleibe systemunabhängig.
    Leider sind die gescannten Dokumente zu groß. Zwei Seiten sw in einer PDF belegen knapp einen MB. Kann man die Grundeinstellung ändern oder kennt jemand eine Automatisierung zum verkleinern? Möglichst auch unter iOS, dann wäre es ein Workflow. Ansonsten müsste man halt bei Bedarf ein Script am Mac drüber laufen lassen. danke für Hilfen und Ideen.
     
  12. picknicker1971

    picknicker1971 Mitglied

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    Ich habe für den Fall der Fälle PDF Squeezer, aber halt auf dem Mac und nicht iOS
     
  13. TheRocka

    TheRocka Mitglied

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    Hab gerade PDFify entdeckt....das kann OCR und Größenreduzierung. Das letzte Update ist schon etwas her, aber dafür ist es kostenlos und ohne Werbung. Der Entwickler sieht es als Werbung für seine anderen kostenpflichtigen Apps an....sieht bisher ganz gut aus. Muss da nur noch die Automatisierung hinbekommen.
     
  14. mj

    mj Mitglied

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    Ich nutze eine Kombination aus Brother DCP-L2540DW Multifunktionsgerät (S/W Drucker sowie Scanner mit Flachbett und Dokumenteneinzug), Adobe Acrobat Professional 9.5, Hazel, Dropbox/iCloud und meiner eigenen Ablagestruktur.

    Der Scanner ist nicht explizit gewählt sondern einfach nur weil er gerade da war. Ich habe 2016 auf die Schnelle ein Multifunktionsgerät gebraucht und dieses war bei Best Buy im Angebot, also habe ich zugeschlagen. Sehr zufrieden soweit, macht keine Probleme und tut genau was er soll. Mehrere Geräte ins Büro zu stellen kommt nicht in Frage, ich will mir mein Büro nicht zukleistern mit Zeug sondern möglichst leer und aufgeräumt halten (typisch Minimalist eben).

    Adobe Acrobat 9.5 deswegen, weil ich in zeitaufwendigen Tests herausgefunden habe, dass keine andere Software an die ORC-Qualität dieser mittlerweile doch fast 10 Jahre alten Acrobat-Version rankommt. Nicht mal das ganz neue Acrobat DC konnte da mithalten, die restlichen Konkurrenten waren sämtlich unter ferner liefen zu finden, insbesondere wenn ein Dokument mehrsprachig war. Außerdem fehlt den meisten die Fähigkeit manuell Duplex zu scannen (sprich: erst alle Vorderseiten, dann alle Rückseiten, dann in Software entsprechend sortieren). Da das alte Acrobat unter macOS 10.15 leider nicht mehr läuft nutze ich dafür mittlerweile eine Windows VM. Die gescannten Dokumente werden dann entweder händisch benannt und einsortiert oder mit zufälligem Namen auf den Desktop abgelegt. Dort werden die Dokumente dann wiederum von Hazel gescannt um sie zu verarbeiten, abzulegen, automatisch E-Mails vorzubereiten, die Dokumente in Listen einzutragen, etc.

    Sämtliche Dokumente werden final in meiner Dropbox oder in iCloud abgelegt. Geschäftliche Dokumente die relevant sind für die Steuer werden mit Hazel außerdem automatisch in den mit meinem Steuerberater und Buchhalter geteilten Ordner kopiert und inhaltlich in eine Liste eingetragen, so dass er direkt Zugriff darauf hat falls benötigt.
     
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