Wie signiert Ihr eure PDF-Rechnungen am Mac?

[Anton-Ritter]

(...)

Ich drucke elektronische Rechnungen folglich immer noch aus (sowohl gestellte als auch erhaltene) und archiviere auf Papier.
Umweltgedanke hin oder her - wenn ich bei einer Prüfung wegen fehlender Papierrechnungen ärger kriegen würde fände ich das reichlich uncool

Charlie

Aber in dem Moment wird sie ja zu einer Papierrechnung - auch wenn sie nie mit der Post kam.
(Das bedeutet, so lange man es nicht verrät, darf man sehr wohl Email-Rechnungen verwenden - nur eben vorher ausdrucken)
- Ein Kunde von mir wollte auch mal unbedingt eine Rechnung per Post - natürlich hat er sie auch bekommen, denn so groß ist der Aufwand auch wieder nicht (ich schreibe nicht so viele Rechnungen im Jahr...) aber es erschließt sich mir absolut nicht, wo der Unterschied zwischen einer bei mir und einer beim Kunden ausgedruckten Rechnung liegen soll.

- Wollten die Finanzämter das wirklich prüfen, so bräuchten sie auch noch den entsprechenden Umschlag mit Poststempel und am besten noch der Rechnungsnummer drauf ... So ein Unfug...

 

[laazmaaz]

hmm,

ich hab die rechnung in indesign gebaut. unterschrift einmal eingescannt, und mit "multiplizieren" ins dokument eingebaut. pdf-export: fertig.

bis jetzt hatte ich damit noch nie probleme.

 

[muellermanfred]

Von wegen papierloses Büro ...

Manches ist auch nur eine Frage der Geschäftsbedingungen: Wenn der Kunde vorher einwilligt, kann ich die Rechnungen auch in einem paßwortgeschützten Bereich für ihn vorhalten. Die Zugangsdaten hat er persönlich per Post erhalten; der Speicherbereich ist dadurch authentifiziert, daß nur ich als Domaininhaber ihn beschicken kann.

Per mail gibt's keine Rechnung, sondern nur die Nachricht, daß eine vorliegt, zusammen mit einem Link.

Die PDF werden per Bowser geöffnet und von dort gedruckt. Wenn jemand partout unterschriebenes Papier braucht, kann man da einen Button einbauen, der mir automatisch 'ne mail schickt: "Hallo, der xy braucht Papier!"

Geht doch ...

 

[Lor-Olli]

Es gibt leider Finanzämter (Beamte…) die nur ans Papier glauben! Es MUSS einen Papierauszug geben, ob selbst ausgedruckt, oder per Post und unterschrieben war nicht das Problem, solange die Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entsprach (Adr., Nr., Firma etc.). Durch regelmäßige Wohnortwechsel kenne ich nun so einige Finanzämter, aber die Unterschiede wurden in der Regel vom bearbeitenden Beamten gemacht. Papier gewinnt…

 

[JürgenggB]

Hallo Users,

was mir befremdlich an diesem gesamten Thread aufstösst
– und damit bin ich ja wohl nicht alleine – dass ich für das
Finanzamt die Rechnungen gedruckt parat halte, ist zumindest
für mich klar. Jedoch habe ich noch nie in meinem Geschäfts-
leben (ca. 30 Jahre) Rechnungen mit einer Unterschrift ver-
sehen – es sei denn, die Rechnung wurde in BAR beglichen.

Kann mich allerdings auch nicht erinnern, welche mit
Unterschrift erhalten zu haben.

Es kam auch kein kundenseitiges Monieren wegen
fehlender Signatur.

Gingen an mir in meinem hohen Alter Neuerungen
vorbei ohne dass ich seitens Kunden und Steuer-
berater Nachricht bekam oder stehe ich irgendwie
psychisch auf dem Schlauch?


Irritiert

Jürgen

 

[hkphil]

hmm,

ich hab die rechnung in indesign gebaut. unterschrift einmal eingescannt, und mit "multiplizieren" ins dokument eingebaut. pdf-export: fertig.

bis jetzt hatte ich damit noch nie probleme.

Zu viel der Mühe: Rechnungen müssen nicht unterschrieben werden, (höchstens Quittungen). Und wenn man schon etwas rechtsverbindlich unterschreibt, dann schon "in echt" und nicht mittels gescannter Handschrift.

Der Grund, die Unterschrift besser wegzulassen: Der Kunde könnte ja schalkhafterweise vor Deine Unterschrift auch noch handschriftlich einfügen: "Betrag dankend bar erhalten".

 

[worf]

aber es erschließt sich mir absolut nicht, wo der Unterschied zwischen einer bei mir und einer beim Kunden ausgedruckten Rechnung liegen soll.

Nun ja der Unterschied ist der das der Kunde halt die rechnung vor dem Druck auch manipulieren könnte.Manche Leute sollen ja sehr kreativ sein um Steuern szu spaaren (ähmm zu hinterziehen).

Die Signatur hat ja zwei Aufgaben zum einen den Ersteller des Dokuments auszuweisen und die Integrität des Dokuments nachzuweisen.

Ich kann mich an Zeiten erinnern wo rechnungen ausschliesslich auf Durchsclagspapier gedruckt werden durften. Der zweite Ausdruck im Laser printer könnte ja schon ein anderer sein als der erste ;-)



LG Worf

 

[Lor-Olli]

Unterschrift ist nicht nötig, aber ein Papierauszug, auch bei elektronisch erstellten Rechnungen. Ich hatte mal viele Kleinstbeträge-Rechnungen auf CD gebrannt - mit dem Ergebnis, dass ich 400 Rechnungen nochmal ausdrucken durfte. inhaltlich hat sich natürlich nichts geändert aber der "PapierSachbearbeiter" war glücklich… Gleiches habe ich auch schon mit elektronischen Kontoführungsdaten erlebt.

 

[Mr. D]

In meiner vorherigen Firma war ich mit dem Projekt betraut, unsere Kundenrechnungen signieren zu lassen. Es gibt nur ein paar Dienstleister in Deutschland, die überhaupt verifiziert sind, das zu tun. Dazu gehört die Post und auch die Telekom. Wir haben uns für die Telekom, bzw. deren Tochter Global-Esign (https://www.global-esign.com/) entschieden. Es funktionierte so, dass wir per sftp unsere PDF-Rechnungen auf ihre Server geladen haben und diese dort per Batchprozess signiert und in ein anderes Verzeichnis zusammen mit der Signaturdatei gelegt wurden, wo sie dann wiederum von uns geholt wurden, auch per SFTP. Das ist natürlich ein anderes Volumen gewesen, da es dabei um zigtausende von Mails im Monat ging. Aber nur mal so als Info am Rande.

 

[CharlieD]

Aber in dem Moment wird sie ja zu einer Papierrechnung - auch wenn sie nie mit der Post kam.
(Das bedeutet, so lange man es nicht verrät, darf man sehr wohl Email-Rechnungen verwenden - nur eben vorher ausdrucken)

Jain.
Grundsätzlich zwar schon richtig, aber die Signatur der Rechnung soll in diesem Falle eigentlich auch sicherstellen, dass sie nicht verändert wurde.
Und das kann man, gerade wenn man auch noch Acrobat im Haus hat, ja sehr leicht vor dem Ausdrucken tun.

Grundsätzlich müsste man eine elektronische Rechnung ausdrucken und die BEIDEN Files (also die Rechnung und die Signatur) Dokumentensicher archivieren.

Charlie

 

[lari]

Jain.

Grundsätzlich müsste man eine elektronische Rechnung ausdrucken und die BEIDEN Files (also die Rechnung und die Signatur) Dokumentensicher archivieren.

Charlie

Wieso beide Files? Ich denke die Sig muss auf oder in der pdf-Rechnung sein.
ansonsten könnten die Kunden doch einfach die elekt.Signatur von der Mail nehmen, die ich mit diesem Opensource-Teil anfertige

 

[Anton-Ritter]

Nun ja der Unterschied ist der das der Kunde halt die rechnung vor dem Druck auch manipulieren könnte.Manche Leute sollen ja sehr kreativ sein um Steuern szu spaaren (ähmm zu hinterziehen).

Die Signatur hat ja zwei Aufgaben zum einen den Ersteller des Dokuments auszuweisen und die Integrität des Dokuments nachzuweisen.
(...)

Jain.
Grundsätzlich zwar schon richtig, aber die Signatur der Rechnung soll in diesem Falle eigentlich auch sicherstellen, dass sie nicht verändert wurde.
Und das kann man, gerade wenn man auch noch Acrobat im Haus hat, ja sehr leicht vor dem Ausdrucken tun.
(...)

Klar könnte der Kunde die elektronische Rechnung verändern - aber da hilft auch keine elektronische Signatur (manche hier verwechseln das offenbar mit einer Unterschrift ), denn wenn er sie anschließend ausdruckt braucht er ja dem Steuerbeamten nicht auf die Nase zu binden, dass er sie nicht auf dem Postweg erhalten hat... - Wie ich schon sagte (und andere auch) der Ausdruck ist bei mir und beim Kunden nicht zu unterscheiden (abgesehen vom Druckermodell ) daher ist das alles im Grunde genommen Blödsinn.

Auch eine Rechnung per Post kann verändert werden - mit genügend krimineller Energie kann man das Logo einscannen, die Rechnung nachbauen und Wunschbeträge eingeben etc... - es gibt auch da keine absolute Sicherheit.

Solange die Buchhaltung von Kunde und Rechnungsteller nicht direkt verglichen werden ist die elektronische Rechnung genau so sicher oder unsicher wie die Papiervariante (im Gegenteil, die elektronische lässt sich zumindest mit einer elektronischen Signatur versehen, die Papiervariante bleibt immer nur ein nettes Stückchen Papier).

 

[Anton-Ritter]

(...) oder stehe ich irgendwie
psychisch auf dem Schlauch?


Irritiert

Jürgen

... ein bischen - es geht um elektronische Signaturen

 

[JürgenggB]

... ein bischen - es geht um elektronische Signaturen

Aber auch darin erschliesst sich mir kein Sinn!
habe ich doch in meiner Ausbildung vor Jahrzehnten
gelernt, wie man Dokumente fälscht.

Und heute ist es ja noch einfacher!

Und – es ist sehr wohl in diesem Thread die Schreibe
von hand-Signaturen – und dies warf bei mir die Frage
auf

Gruss Jürgen

 

[Anton-Ritter]

(...)
Und – es ist sehr wohl in diesem Thread die Schreibe
von hand-Signaturen – und dies warf bei mir die Frage
auf

Gruss Jürgen

Das waren aber eben auch solche, welche die pflichtgewordene Signatur von Onlinerechnungen mit der Handunterschrift vermischten...

Grüße,
A.-R.