Umfrage: Online-Rechnungen mit qualifizierter Signatur

[uhlhorn]

Hi,

ich habe das Problem, dass ich keine genauen und verbindlichen Information zum Umgang mit Online-Rechnungen habe. Sicher ist, dass die Daten für 10 Jahre archiviert werden müssen, und das geht nicht sicher auf normalen CDs oder DVDs.
Im Moment bin ich noch am recherchieren und habe redmark.de angestiftet eine Fachartikel dazu zu schreiben. Denn man bekommt nirgendwo eine verbindliche Auskunft. Das Bundesministerium der Finanzen verweist mich an die zuständigen Finanzämter, doch diese antworten einfach nicht.

Ich wüsste gerne wie die Selbständigen unter Euch mit dem Problem umgehen.

Details zu dem Problem findet Ihr unter:

Es ist noch ein vorläufiger Artikel und wird später vervollständigt, wenn die genauen Infos vorliegen.

 

[Al Terego]

hi uhlhorn.
bei deiner umfrage fände ch mehrfachnennungen prima.
interessantes thema. für mich als solotänzer momentan eher zu vernachlässigen. noch.
ich archviere solche dateien als textfiles auf festplatte, drucke sie mir parallel aus und habe einige infos und begleitunterlagen der unternehmen, die mir solche rechnungen zukommen lassen, ebenfalls auf diese art archiviert.
gruß, al

 

[avalon]

Hallo und danke für die Info.

Ich hasse diese Bürokraten für deren Wohlbefinden ich auch noch arbeite.

Ich versende der Einfachheit halber auch Rechnungen per PDF, insbesondere ins Ausland. Die Dateien werden in einem Programm (Revolver) generiert.

Ich werde wohl nicht noch extra, neben dem üblichen Backup, ein Backup auf "sicheren" Medien machen.

Ich bekomme, wie viele andere auch, diverse Rechnungen per e-mail.
Möchte ich das nicht, muss ich für Papierrechnungen extra bezahlen.

Wieso um alles in der Welt reicht den ein Papierausdruck wie früher nicht mehr aus.
Manipulationsgefahr?

Wenn ich will, kann ich jede Papierrechnung verändern.

Also, was soll das.
Diese Gehirnpupse unserer Bürokraten sind einfach unerträglich.

 

[asylum]

Ich hab mal zu deiner Frage meinen 'Praxishandbuch Buchfuehrung und Steuern' befragt und da steht drin:

nach §14b UStG müssen Sie von jeder Ausganzrechnung ein Doppel erstellen und über einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahren

Die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt auch für alle Rechnungen, die Sie von anderen Unternehmern erhalten haben. Die Rechnungen müssen über den gesamten Zeitraum von 10 Jahren lesbar sein.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.
(..)
Alle Rechnungen müssen im Inland aufbewahrt werden. Nur bei einer elektronischen Aufbewahrung, die eine Fernabfrage (Online-Zugriff) ermöglicht, dürfen die Rechnungen im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahrt werden.

Also gesetzlich würde ich jetzt mal annehmen, dass es egal ist.
Kannst ja alle paar Jahre ne kopie der DVD / CD machen...?

 

[Lor-Olli]

Wenn europäisches Recht vor deutschem gilt, dann müssten DVD/CD genügen, denn in Irland und England werden elektronische Datenträger anerkannt. Da gibt es sicher wieder ein paar Spezialisten in irgendwelchen Finanzämtern, die da ein paar Einsprüche geltend machen, und um den (Un)Sinn komplett zu machen handhabt das jedes Finanzamt anders. Habe bei jedem Umzug immer wieder neue Einfälle / Überraschungen erleben dürfen!

 

[CharlieD]

Oiso, ich drucke die Rechnungen aus und archiviere den Ausdruck "normal" in Papierform. Obwohl man das eigentlich auch elektronisch speichern müsste.

Ich hatte erst vor ein paar Monaten eine Ust.-Prüfung, und da hat der Prüfer dies ohne irgend ein Problem als ausreichend anerkannt.

Grüße
Charlie

 

[uhlhorn]

Danke erstmal für Eure Antworten.
Mir ging es nicht so sehr um die Ausgangsrechnungen. Die kann man ja ausdrucken und wegheften. Die sind auch kein Problem.

Es geht um die Eingangsrechnungen, welche man teilweise als PDF o.Ä. bekommt und die seit 2004 über eine so genannte „qualifizierte Signatur“ verfügen müssen, damit man sie für einen Vorsteuerabzug verwenden kann. Eine Signatur kann man aber nur an den original Daten überprüfen. Daher schreibt der Gesetzgeber vor, dass diese Dateien archiviert werden müssen.
Dazu hätte ich gerne Informationen.

 

[uhlhorn]

Mehrfachnennung

hi uhlhorn.
bei deiner umfrage fände ch mehrfachnennungen prima.

Macht es Sinn? Kann ich es ändern? Was würdest Du denn mehrfach nennen wollen?

 

[CharlieD]

Es geht um die Eingangsrechnungen, welche man teilweise als PDF o.Ä. bekommt und die seit 2004 über eine so genannte „qualifizierte Signatur“ verfügen müssen, damit man sie für einen Vorsteuerabzug verwenden kann.

Ja, genau um die geht es auch in meinem Posting.

Wie gesagt, ich drucke die nur aus, un d archiviere diese Ausdrucke.
Gab, wie ebenfalls gesagt, bei der letzten Ust.-Püfung keinerlei Beanstandung!

Grüße

Charlie

 

[asylum]

Mhh also zum Thema Sicherung der elektronischen Rechnungen steht in meinem Buechlein nur, dass die Signatur so gesichert werden muss, dass sie jederzeit nachpruefbar ist - wie das genau erfolgen soll, wird nicht erlaeutert

 

[uhlhorn]

Gab, wie ebenfalls gesagt, bei der letzten Ust.-Püfung keinerlei Beanstandung!

Vielleicht Glück gehabt. Das Finanzamt weiß nämlich selbst noch nicht wie es genau laufen soll. Aber ich arbeite an einer Klärung.

 

[uhlhorn]

Mhh also zum Thema Sicherung der elektronischen Rechnungen steht in meinem Buechlein nur, dass die Signatur so gesichert werden muss, dass sie jederzeit nachpruefbar ist - wie das genau erfolgen soll, wird nicht erlaeutert

Es gibt da noch die GDPdU vom Bundesministerium der Finanzen: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
Das PDF befindet sich hier.

Ich weiß aber noch nicht, ob es auch für Selbständige gilt.

 

[AxlF]

Wo ist denn das Problem die Rechnungen auszudrucken und zu den anderen zu Heften die man auf Papier bekommt?

Also ich mache es so, und denke dass es es auch in Ordnung ist.

 

[asylum]

Das Problem ist, dass du wenn du die Rechnung nur ausdruckst, nicht nachweisen kannst, dass es auch eine "gueltige" Rechnung ist.
Wenn du eine Rechnung als PDF zugeschickt bekommst, dann muss sie eine Signatur [in welcher Form auch immer] enthalten - sonst kann sie nicht anerkannt werden und du kannst deinen Vorsteuerabzug verlieren

 

[AxlF]

Also ich dachte dass diese digitale Signatur eben nur für Dateien gilt, und für die digitale Speicherung auf Median.

Sobald ich diese Ausdrucke ist es kein Unterschied mehr ob es ursprünglich als Datei kam oder per Post in einem Umschlag.

So richtig signiert ja auch fast keiner Digital. Also die Rechnung die ich von Apple bekommen habe ist sicher nicht digital signiert, da es einfach nur eine Mail war. Ohne PDF etc. Einfach ein txt Dokument...

 

[uhlhorn]

Nein, die qualifizierte Signatur kann man nur an Dateien prüfen, doch sie gilt für alle online zugesandten Rechnungen. Bekommst Du eine Rechnung per PDF (oder ähnlich), dann musst Du die Signatur prüfen! Das Prüfprotokoll, die Rechnung und – falls nicht eingebettet – die Signaturdatei müssen archiviert werden! Und das ist völlig unabhängig davon, ob Du sie ausdruckst oder nicht.
Wichtig: Aufpassen beim Archivieren auf CD und DVD. DVDs beispielsweise verlieren teilweise schon nach einem halbem Jahr die Daten! Wichtig ist ein sicheres Speichermedium mit Defekt-Management wie Magneto-Optical-Disk oder DVD-RAM! Leider wird die MOD wegen geringer Nachfrage eingestellt. Bleibt nur noch die DVD-RAM.

Inzwischen habe ich erfahren, dass die Daten des Buchhaltung-Programms ebenfalls seit 2002 archiviert werden müssen! Bei einer befreundeten Firma hat sich eine Steuerprüfung angekündigt und will u.A. auch die Daten prüfen!
Die in meinem Artikel verlinkte „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ bezieht sich nämlich genau auf diesen Aspekt der digitalen Steuerprüfung!

Es bleibt also spannend!

 

[AxlF]

hm.

Das ist doch aber total bescheuert. Wenn ich jetzt noch Anfangen muss, DVD-RAMs zu Sammeln, nur weil Telekom online signierte Rechnungen schickt.
Sonst kenn ich kein Unternehmen von dem ich signierte Rechnungen bekomme.

Und was passiert wenn das Speichermedium kaputt geht? Sind dann alle Rechnungen die da drauf waren steuerlich nicht mehr verwertbar?

 

[CharlieD]

Naja, 1&1 signiert, Ingram Micro signiert, usw. Is wohl mittlerweile schon Standard.

Auch das mit der GDPdU Richtlinie stimmt schon so, wie Uhlhorn das ausgeführt hat.

Und theoretisch kann Dir das FA den Vorsteuerabzug verwehren, wenn Du dich nicht daran hälst.

Allerding denke ich, dass es noch einige Jahre dauern dürfte, bevor man das wirklich so streng handhabt; die meisten Prüfer / Finanzämter wissen noch nicht wirklich, wie sie das in der Praxis umsetzen sollen...

Charlie

 

[uhlhorn]

Auch das mit der GDPdU Richtlinie stimmt schon so, wie Uhlhorn das ausgeführt hat.
…
Allerding denke ich, dass es noch einige Jahre dauern dürfte, bevor man das wirklich so streng handhabt; die meisten Prüfer / Finanzämter wissen noch nicht wirklich, wie sie das in der Praxis umsetzen sollen...

Die GDPdU bezieht sich auf die digitale Steuerprüfung, denn die Buchhaltungsdaten müssen archiviert werden! Es reicht nicht die Journale und die Kontoblätter zu drucken und auszuheben!

Meine Mutter ist Buchhalterin und betreut mehrere Firmen. Sie wollte das auch nicht glauben, dass man die Buchhaltungsdaten aufheben muss. Doch es haben sich jetzt 2 Prüfungen angekündigt, bei einer wurde explizit eine digitale Steuerprüfung gewünscht. Nun ist helle Panik.

Zur Archivierung der Online-Rechnungen (Buchhaltungsdaten und Online-Rechnungen sind zwei verschiedene paar Schuhe!): Ich habe es noch nicht gehört, dass Rechnungen von den Prüfern herausgenommen wurden oder gar einen ein Verfahren wegen Steuerbetrugs angehängt bekommen hat, nur weil er die Rechnungen nicht archiviert hat, aber das Gesetzt gibt es so her und es ist nur eine Frage bis es auch so durchgesetzt wird. Wer möchte gerne der Erste sein?

Gruß
Gerhard

 

[Hemi Orange]

Ich würde einen Steuerberater fragen und kein Halbwissen von macuser.de anwenden.