Suche Komplettlösung zur Dokumentenverwaltung

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Fleeet

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Hey liebe Community!

Folgende Ausgangssituation:

Ich habe meinen Mac neu aufgesetzt und möchte nun eine sehr gute Dokumenten-Verwaltung benutzen. Dabei möchte ich auch unter anderem alle meine Papier-Dokumente einscannen und ebenfalls in diese Verwaltung integrieren. Dass dies ein Haufen Arbeit ist, weiß ich. Ich würde mir zudem wünschen, wenn diese Dokumente cloud-ähnlich abgespeichert werden. Dabei würde ich ungern auf Clouds wie Dropbox, SkyDrive oder GoogleDrive zurückgreifen, einfach aus Datenschutzgründen.

Ich habe zudem noch eine "AirPort Extreme" Station liegen, die ich im Moment nicht nutze. Kann ich mir damit, und in Kombination mit den externen Festplatten nicht einen Mini-Server einrichten?

Nun zu meiner Frage: Hat jemand schon eine Ähnliche Vorstellung gehabt / ausgeführt und kann Programme (auch iOS fähig) empfehlen? Ich habe den Scanner "Canon imageFORMULA P-208" und da wird gleich "Evernote" mitgeliefert. Parallel gibt es noch das Microsoft-Programm Onenote. Hat jemand Erfahrungen damit?

Ich würde mich wirklich freuen, wenn mir jemand dazu Tipps geben könnte, bevor ich mit dem Scannen anfange. Jedes Programm nutzt nämlich meines Wissens nach eigene Dokumentenformate, sodass ich mir natürlich keine doppelte Arbeit machen möchte.

Vielen Dank im Voraus :)

Daniel
 
pdf Dateien in Ordner Struktur im Finder ist es bei mir geworden trotz Devonthink USW....
 
Hi,

da stellt sich schon die Frage, um was es geht. Sollen einfach alle Dokumente eines Privatmannes bzw. einer Privatfrau gescannt werden oder stehen dahinter Kunden bzw. Mandanten/Klienten? In welche Abläufe soll das eingebunden werden? Ist z.B. die Anbindung an eine Adressverwaltung sinnvoll?

Als Privatmann, der viel unterwegs ist, scanne ich alle Dokumente von Versicherungen, Banken, Versendern, ... und was es so aufbewahrungswürdiges gibt. Dann habe ich meine Leitz-Ordner-Struktur aus dem Büro in eine Ordner-Struktur im Finder übertragen. Etwas Lehrgeld habe ich bei den Dateinamen bezahlt. Alle Institutionen und Sachen bekommen einen Kurznamen und werden nach dem System "Kurzname Datum Schlagwort" gespeichert, also z.B. "Barmer 20140424 Einkommensnachweis". Der Kurzname erübrigt sich, wenn für alles und jedes ein Ordner angelegt wird.

Die Spezialprogramme sind mir alle zu aufwändig und mein Horror wäre, in fünf Jahren alles neu organisieren zu müssen, weil es das Programm nicht mehr gibt oder ich keinen Mac mehr nutzen kann.

Peter
 
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Volle Zustimmung zu peterg!

Ich habe das „Vergnügen“, meine beruflichen Sachen auch in Papierform vorhalten (und archivieren) zu müssen.
Spezialprogramme sind dabei – wegen der fraglichen Zukunftssicherheit – viel zu heikel. Ordnerstrukturen im Leitz- und im Finder-Bereich möglichst gleich halten: das erleichtert Vieles und ein einheitliches Namens- bzw. Kürzelsystem ist enorm hilfreich (um nicht zu sagen: die Voraussetzung) aller Ablage- und Wiederfindensfragen.
 
@Peter: Wie machst Du das mit den eingescannten Dokumenten, die Originale sofort vernichten? Plane ebenfalls wegen Papierberg und dem schnelleren Umstieg ein einscannen und ablegen in "Finder" Ordnerstrukturen... bin mir nur unsicher wie ich mit den Originalen verfahren soll...
 
Ich habe bisher die originale anschließend vernichtet, wenn es sich um Rechnungen die man nicht für Garantie oder so braucht sowie allg. Schriftverkehr handelt. Einzig aufgehoben habe ich Versicherungssachen und Finanzamt Krams ...
 
MacMaitre schrieb:
Wie machst Du das mit den eingescannten Dokumenten, die Originale sofort vernichten?
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Kommt platzsparend in einen alten Karton vom Druckerpapier........

MacMaitre schrieb:
Plane ebenfalls wegen Papierberg und dem schnelleren Umstieg ein einscannen....
Zum Vergrößern anklicken....
Ganz wichtig ist eine ordentliche Texterkennung nach dem Einscannen .... dann wird auch die Suche in den Dokumenten möglich.

Habe auch das Geld in Devonthink Pro investieret und es nicht bereut ......
Läuft und wird gepflegt auf meinem iMac, die DB wird Devonthink-intern auf ein Devonthink auf den Mac-Server gesynct (leider kein Serverdienst, sondern eine online laufende Anwendung) - diese ist dann auch schön über das aktivierte Webfrontend von überall aus nutzbar.
 
Hi,

mache das wie @jenso. Die Unterlagen sind unterschiedlich lang aufzubewahren. Das meiste kann nach sechs Monaten vernichtet werden - manches ist drei Jahre, einiges zehn Jahre und mindestens so lange aufzubewahren, wie die Verträge laufen (z.B. Kreditverträge beim Hausbau). Ab und zu wird ausgemistet...

Wie gesagt - es kommt auf das Umfeld an. Ausgangsrechnungen kann man besser über die Fakturierung recherchieren, Eingangsrechnungen dagegen nicht (es sei denn, man macht auch noch eine Art Lagerverwaltung). Dienstleister haben noch mal andere Anforderungen.

Wenn ich einen festen Platz zu Hause hätte, würde ich mir das ganze sparen. Denn was nutzt es mir, wenn ich die Dinge im Heimbüro und auf dem Computer habe? Da ich jedoch viel für Monate unterwegs bin, ist ein elektronisches Archiv ganz praktisch. In einem Unternehmen bzw. wenn ich selbständig wäre, sähe das vermutlich anders aus. Dann bringt auch der Aufwand spezieller Programme etwas.

Peter
 
MacMaitre schrieb:
@Peter: Wie machst Du das mit den eingescannten Dokumenten, die Originale sofort vernichten? Plane ebenfalls wegen Papierberg und dem schnelleren Umstieg ein einscannen und ablegen in "Finder" Ordnerstrukturen... bin mir nur unsicher wie ich mit den Originalen verfahren soll...
Zum Vergrößern anklicken....
Jetzt wo schon ein Link von blatternet gepostet worden ist, kann man hier eig. schon den nächsten Link einwerfen:
http://www.blatternet.de/papierloses-buero-kombination/
 
Klasse, vielen Dank für eure Antworten.

DEVONthink hört sich meiner Meinung nach sehr gut an. Und da ich noch Student bin, würde ich auch den Edu-Rabatt bekommen. Aber welche Version ist die sinnvollste? Devonthink Pro? Und dann zusätzlich die iOS Version "togo"?

@peterg: Genau, es ist rein privat bei mir. Ich bin ebenfalls oft monatelang an anderen Orten, und wollte daher gerne alle Dokumente sehr ordentlich und strukturiert überall vorfinden können. Es hat nichts mit Kundendaten oder Adresssystemen zu tun.


Ich habe noch nicht genau verstanden, wie das mit der Speicherung von Devonthink aussieht. Sind alle Dokumente lokal gespeichert, oder auf einem Server? Ich habe nämlich ebenfalls einen kleinen "Raspberry Pi" Computer, den ich in Kombination mit meinen externen Festplatten gerne als Mini-Server nutzen möchte.

Wäre das dann nicht möglich, diesen Server als Speicherort für die Devonthing-Datenbank zu nehmen?

Hat jemand da ähnliche Erfahrungen?

Beste Grüße und nochmals danke!
Daniel
 
Nochmals ein kleines Update...

Ich habe mir die Testversion von DEVONThink Pro Office heruntergeladen. Auf den ersten Blick fand ich es eher unübersichtlich, was aber auf Grund einiger Erfahrungsberichte zu erwarten war.

Gescannt habe ich mit dem Canon P-208, leider hat das nicht genauso funktioniert, wie ich mir das vorgestellt habe. Ich konnte nicht "direkt in das Programm scannen", sondern musste zudem einen Speicherort angeben, was natürlich nicht Sinn der Sache ist.

Ich bin daher im Moment noch dabei, meine gesamten Dokumente einzuscannen und als PDF zu speichern. Das Importieren kommt dann später.

Stimmt es, dass die Speicherung in der LIBRARY vom Mac geschieht, und nicht in der database, die man sich aussucht (unter Dokumente)?


Zudem habe ich noch eine generelle Frage: Folgende Situation...

Router steht im Nebenraum (leider ein etwas älterer, somit des öfteren Schwierigkeiten). Ich habe überlegt, ein Netzwerkkabel zu ziehen, und ein neues WLAN mit meiner AirportExtreme zu erstellen. Gibt es eine sinnvolle Möglichkeit, sowohl meine AirportExtreme, als auch meinen neuen Raspberry Pi zu verwenden? Ich möchte eine tolle Cloudlösung mit Datensicherung und DEVONThink erstellen. Sinn der Sache ist natürlich, dass ich auch via iPhone / iPad auf meine Dokumente aus Devonthink zugreifen kann.

Ich hoffe, jemand kann mir bei meinen Angelegenheiten helfen, und etwas Klarheit in meine Gedanken bringen ;-)

Vielen Dank!

Daniel
 
Fleeet schrieb:
...Ich konnte nicht "direkt in das Programm scannen", sondern musste zudem einen Speicherort angeben, was natürlich nicht Sinn der Sache ist.....
Zum Vergrößern anklicken....

Lässt sich über die in DT beigefügten Scripte und Ordneraktionen aber auch ganz gut lösen .... alles was in dem "Scanner-Ordner" landet wird automatisch in DT importiert, "geOCR't" und das Orginaldokument in dem Ordner gelöscht.
 
Ich nutze dafür Evernote muss aber Sachen das ich mir Devonthink nicht nie genau angesehen habe da es mir vor 1-2 Jahren zu komplex erschien.
 
Dann möchte ich die Gelegenheit nutzen, um nach guten Anleitungsvideos für Devonthink zu fragen?
 
bluesaturn schrieb:
Dann möchte ich die Gelegenheit nutzen, um nach guten Anleitungsvideos für Devonthink zu fragen?
Zum Vergrößern anklicken....

selber ausprobieren ist wohl immernoch das beste wenn man sich einen eigenen workflow erarbeiten möchte.
 
Das habe ich schon gemacht. Hm, ich fand es irgendwie komisch. Ich habe es auch nicht geschafft, meinen Lieblingseditor zu nutzen (SubEthaEdit). Na gut, dann probiere ich es noch einmal.
 
Auf der HP von denen ist ein kurzes aber wie mac*berlin schon sagt > Trailversion laden und testen.

Ich werde mir das auch ansehen, bin aber darauf angewiesen viele Daten im beruflichen Alltag mit dem iPhone zu erfassen (Bilder, eMails etc.) und benötige eine integrierte ToDo + Reminder.
Daher die Mobile Version muss ebenso gut sein wie die Mac Version und das ist bei der DT to Go wohl nicht der Fall.
 
Zuletzt bearbeitet:
ok nach wenigen Tagen testen ist Devonthink raus, da ist Evernote wesentlich intuitiver !
 
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