Smartphone für Projekt- und Zeitmanagement

[iCre]

Hallo zusammen,

ich brauche ein PDA da ich den ollen A5 Timer nicht mehr herum schleppen möchte. Beruflich muss ich einen Haufen Projekte Organisieren daher wäre ein Smartphone statt eines PDAs sehr praktisch.

Nun ich hatte mich aktuell entweder für ein HTC gerät (Desire) oder ein iPhone entschieden. Da ich das Smartphone privat kaufe ist der Preis natürlich schon ein Thema.

Ich habe mir folgende Punkte als recht wichtig überlegt die so ein Phone mitbringen sollte:

1. Kalender online so dass eine Aktualisierung immer möglich ist: Google oder Mobile Me
2. Synchronisation mit dem PC-Laptop in der Arbeit
3. Synchronisation mit dem Mac zuhause
4. wird viel genutzt: Akku ist ein Thema: entweder lange Batterielaufzeit oder die Option ein zweites Akku einzubauen.

Was ich definitiv nicht machen werde ist Spiele spielen.

Daher stellt sich mir die Frage was ihr so empfehlen würdet. We gesagt das Ziel ist es die Zeit die ich habe optimal zu nutzen und daher einen guten Kalender mit todos und wenn möglich Projektplanung gut einsetzen zu können am PC, Mac, und mobil

Aktuell bin ich etwas ratlos was es denn werden sollte: ein älteres gebrauchtes iPhone (welches)?; ein aktuelles iPhone (3Gs 16, 32 GB?) oder vielleicht doch ein android (HTC Desire)?

Optimal würde ich gerne komfortabel mit dem Gerät umgehen können. Ich möchte vorerst keine Syncro mit dem Mailprogramm in der Arbeit (Tobit/David) da hier eh unklar ist wie lange das System genutzt wird und dann würde ich definitiv auf den Arbeitgeber zukommen

Also wie würdet Ihr bei dem angegebenen Ziel vorgehen, und was sind eure Erfahrungen?

Danke

 

[Hauwau]

1. Kalender online so dass eine Aktualisierung immer möglich ist: Google oder Mobile Me
2. Synchronisation mit dem PC-Laptop in der Arbeit
3. Synchronisation mit dem Mac zuhause

Was willst du denn lokal synchronisieren? Kalendar geht ja bei dir anscheinend auf jeden Fall über die Cloud. Kontakte könnte man so auch syncen.

 

[iCre]

Nun ich möchte natürlich auch unterwegs damit "arbeiten" können. Nutze gerne die Zeit in der S-Bahn mit Planungsaufgaben. Daneben brauche ich einen Ort um Notizen und Ideen zu verwalten und zu synchronisieren. Aktuell läuft das alles über einen A5 grossen Timer den ich mir gerne sparen würde wodurch ich dann mobiler und flexibler bin und immer alles dabei habe.

 

[iCre]

Vielleicht würde auch ein iPod touch reichen was ich hier aber vermissen würde:
Sprachnotizen
Camera (Mitnahme von Dokumenten als Bild)

Telefonieren könnte ich ja weiterhin über ein Billighandy und wenn ich es brauche kann ich über WiFi ins Netz.

Aktuell tendiere ich zum iPhone nur weil es ein Gerät ist in dem alles ist, weil die Anbindung an Mac besser ist und weil die Tastatur für mich sehr gut zu nutzen war.

 

[OFJ]

Ich empfehle Dir auf das neue iPhone zu warten und dann zu prüfen, ob es Deinen Anforderungen entspricht. Deine Punkte 1-3 sind für das iPhone kein Problem, aber Nr. 4 ist ggf. erst mit der nächsten iPhone Generation für Dich zufriedenstellend gelöst.

 

[Bom0815]

Hallo iCre,

ich bin selbst Freiberufler und muss auch das ein oder andere Projekt managen, wobei - um das gleich zu sagen - ich kein Team mit Hunderten komplizierter, in jeweils 30 Teilaufgaben gesplitteten Aufgaben führen muss.

Ich nutze mobil mein iPhone, einen Papierplaner habe ich schon lange nicht mehr; "stationär" auf dem Mac nutze ich natürlich iCal, das Adressbuch, Mail und Bento.
Eine große Datenbank à la Filemaker wäre für meine Bedürfnisse zu mächtig, Bento greift in der Desktopversion automatisch auf die Adressbuch- und iCal-Daten zu.
Auf dem iPhone habe ich das mobile Bento installiert, das ebenfalls mit dem Mac syncht.

Allerdings - und das sind zwei Haken ! -: mobil bietet Bento keine Synchronisation mit den Aufgaben in iCal, iCal auf dem iPhone bietet auch keine (!) Anzeige der auf dem heimischen Mac eingegebenen Aufgaben !
Sodem lassen sich nicht alle Bento-Bibliotheken auf dem Mac mit denen auf dem iPhone synchronisieren.

Mein "Management" habe ich nun so organisiert:

- Termine > mit iCal auf dem Mac und iPhone immer synchron
- Notizen > gebe ich täglich zahlreiche ein, werden zwischen iPhone und Mac (hier: Mail) auch immer synchron gehalten; habe mir angewöhnt, Notizen täglich in Termine, konkrete Aufgaben oder in bestehende Dokumente/Konzepte einfließen zu lassen.
- Aufgaben: die pflege ich quasi doppelt: in iCal, dann pflege ich sie auch in Bento ein (kopiere sie aus der Bento-iCal-Bibliothek täglich in eine Bento-Bibliothek, die ich wiederum mit dem iPhone synchronisiere.

Spezielle "to do"-Apps habe ich ausprobiert, aber bewusst nicht mehr im Einsatz, um die Zahl der verwendeten Programme gering und somit übersichtlicher zu halten. Ich habe gemerkt, dass ich schludriger wurde, je mehr Programme am "Selbstmanagement" beteiligt waren.
In Bento kann man Aufgaben und Projekte recht komplex darstellen, man muss sich allerdings die entsprechenden Bibliotheken bzw. Formulare zurecht basteln. Dann hat man, wenn man sich an das kleine Display des iPhone und die etwas andere Menüführung gewöhnt hat, alles immer griffbereit, was man braucht.

Dokumente, die ich immer unterwegs griffbereit haben will, lade ich mir per "Good Reader" aufs iPhone, so habe ich jederzeit PDF-, Pages-, Numbers- oder Word-Dateien griffbereit (wobei Tabellenblätter auf dem iPhone gewöhnungsbedürftig sind, trotz Zoom-Funktion).
Für den Fall der Fälle habe ich alle wichtigen Dokumente auf meiner Onlinefestplatte. Mobileme nutze ich nicht, so muss ich immer nur das iPhone und den Mac synchen.

Bei mir ist die Komplexität mittelmäßig, wie gesagt. Mit der eben beschriebenen Lösung habe ich meine Aufgaben und die wichtigsten Informationen immer recht übersichtlich und sicher parat.

Falls Du wirklich ganz umfangreiche und komplexe Projekte managen musst, wird Dir meine Lösung u.U. nicht weiter helfen. Vielleicht wirst Du dabei auch ohne einen mobilen Computer sowieso nicht auskommen.

Ergänzung: ich habe eine fixe Tageszeit, zu der ich das iPhone und den Mac synchronsiere, und zu der ich die "großen" Arbeiten wie Daten in Tabellen einpflegen etc. mache.

 

[iCre]

Hallo Bom,

super deine Auskunft ist genial. Ich habe so ca. 10-max. 20 Projekte gleichzeitig und einige persönliche Ziele wie jeder halt auch. dazu muss ich Aufgaben in 4 Abteilungen delegieren + Sekretariat und andere Projektleiter. Demnächst kommen noch 1-2 Assis dazu die mir die Arbeit erleichtern sollen.

Von der Komplex.: Ich schätze das niveau ist hoch jedoch nutze ich bisher keine elektronischen Tools. Das Time/system Management ist umfangreich und hatte ausgereicht, nun möchte ich aber wie gesagt den A5 Planer nicht mehr schleppen und brauche noch etwas mehr Übersicht. Kommunikation in der Firma ist eher auf unterem Niveau, also überwiegend emails und das MS Project. Daher kann ich mir ohne weiteres ein eigenes System aufbauen und bin nicht an bestehende Strukturen gebunden.

Noch eine Frage habe ich:
Welcher iPhone würde denn für meine Tätigkeit am besten sein. Ich mache mir am meisten Sorgen um die Batterie wenn man vor allem am WE auch privat seine Ziele verfolgen will. Unter der Woche wird eh am Laptop gearbeitet.

 

[AndyG]

Möglicherweise wäre ein Tool wie "Things" was für dich. Gibt es für iPhone und Mac.

Ich manage damit alle meine Aufgaben und Projekte und kommen wirklich gut damit klar. Vor allem die "Als Nächstes"- und "Geplant"-Funktionen finde ich sehr praktisch und echt hilfreich.
Es ist mit Sicherheit mal einen Blick wert.

Außerdem verwende ich noch das Adressbuch und iCal.

Für Notizen habe ich Simplenotes im Einsatz.

Mehr brauche ich eigentlich nicht um alles im Überblick zu behalten und habe alles Wichtige immer am iPhone dabei.

 

[Hauwau]

Noch eine Frage habe ich:
Welcher iPhone würde denn für meine Tätigkeit am besten sein. Ich mache mir am meisten Sorgen um die Batterie wenn man vor allem am WE auch privat seine Ziele verfolgen will. Unter der Woche wird eh am Laptop gearbeitet.

Wenn eher das iPhone 3GS oder am besten das neue, wenn die Batterie verbessert wird. Die laufzeit ist nicht so die stärke des iPhones

 

[iCre]

Wenn eher das iPhone 3GS oder am besten das neue, wenn die Batterie verbessert wird. Die laufzeit ist nicht so die stärke des iPhones

Sprich das heisst warten oder gibt es schon ein besseres iPhone?

 

[AndyG]

Sprich das heisst warten oder gibt es schon ein besseres iPhone?

Ja, sicher kein Fehler. Dauert eh nicht mehr allzu lange. 7. Juni sollte es vorgestellt werden und kurz darauf dann erhältlich sein.

 

[Rupp]

Also ich persönlich würde bei einem solch ausgeprägten Business-Nutzungsprofil ein Blackberry wählen…

Ich kenn mich jetzt mit den aktuellen Modellen nicht aus, aber für deine speziellen Anforderungen stehen die Blackberry Smartphones / Organizer sehr gut im Ruf.

Das iPhone in Verbindung mit MobileMe ist ja auch nur sone halbe Sache.
MobileMe zu nutzen heißt nicht, dass dein Kalender online verwaltet wird, so wie etwa beim GoogleCalendar. Nein, dass bedeutet nur, dass dein lokaler Kalender automatisch auf MobileMe hochgeladen wird, sobald du was änderst. Bei GoogleCalendar (und anderen calDAV Angeboten) werden die .ics Dateien direkt online auf dem Server gesichert und verändert und beim starten der Kalender-App nur abgerufen.

Zudem würde ich mir das mit Businessdaten und Google nochmal genauer überlegen .

 

[tombe]

Ich arbeite ebenfalls freiberuflich - und nutze ein iPhone für die von Dir beschriebenen Aufgaben:

• Mails, Termine und Kontakte werden über Mobileme synchronisiert. Das funktioniert reibungslos zusammen mit iCal, Mail und Adressbuch auf dem Mac.
• Auf der iDisk von Mobileme liegen auch alle meine Daten, so kann ich auch von unterwegs auf alles zugreifen und z.B. schnell mal einem Kollegen eine Datei zur Verfügung stellen.
• Meine Aufgaben verwalte ich mit Things, sowohl auf dem Mac als auch auf dem iPhone, beides wird synchronisiert, sobald sich beide im selben Wlan befinden (Cloudsynchronisation ist in Arbeit und demnächst verfügbar). Bento kenne und nutze ich auch - für die Aufgabenverwaltung m.E. aber zu fummelig. Ich brauche es für Rechnungsnummernlisten, Auftragsverwaltung etc.

Das iPhone kann ich Dir jedenfalls empfehlen, wenn Du auch sonst mit einem Mac arbeitest. Alles funktioniert reibungslos. Zum Akku: ich lege das iPhone jeden Abends ans Kabel, dann ist es am Morgen fit für den nächsten Tag. Den übersteht es dann aber auch bei intensiverer Nutzung.

Allerdings würde ich - wie bereits erwähnt - auf das neue warten, im Augenblick sieht es ja so aus als wäre es ab Juli o. August verfügbar.

Und noch ein Hinweis: wenn Du Deinen A5-Planer ausrangieren willst: dann ist ja evtl. auch das iPad was für Dich. ich plane auf jeden Fall, das iPad genau für diese Zwecke einzusetzen. Und gerade für Planungsaufgaben und speziell auch Bento macht der größere Bildschirm definitiv was aus.

 

[RD11]

Bei mir läuft's so:

• Termine in iCal und synchronisation mit MobileMe
• Aufgaben gehen ganz gut mit Things. Gibts fürs iPhone und Mac
• Kontakte mit dem Adressbook
• Dokumente sind ebenfalls in MobileMe. Da traue ich Apple ein bisschen eher als Google. Ob ich da wirklich kritisches ablegen würde ?

Ach so, ich hab ein Macbook und ein iPhone 2G. Das iPhone reicht mir (jedenfalls im Moment) völlig aus. Was da wirklich viel Energie benötigt, sind Spiele. Ansonsten ab ans Netz und gut ist.

Beruflich hab ich nen Blackberry Bold. Das ist aber auch nicht der Kracher. Zumindest so, wie er in unserer Firma eingesetzt wird. Er ist halt ziemlich restriktiv eingestellt (ist OK, aber dann doch halt nicht voll ausgereizt)

Aber das iPad könnte ich mir schon als Alternative vorstellen. Hatte früher auch TimeSystem, dann Success in einer kleineren Form. Aber mit meiner jetzigen "Lösung" bin ich ganz zufrieden. Seitenweise Dokumente auf dem iPhone oder auch einem Android mit ähnlichem Formfaktor ist halt ein Kompromiss.
Deshalb evtl. iPad. Und stylisch wirds sicher doch auch werden. Spass muss auch bei trockener Projektarbeit sein ;-)

Reinhold

 

[iCre]

Danke euch allen.

Eine Anmerkung:
Will man ganzheitlich planen dann sollte man seine Freizeit mit inbegriffen haben. Daher würde ich nur mit einem iPhone ähnlichen Ding in Verbindung mit einem Laptop arbeiten. Ich habe dann meine Daten immer griffbereit und wenn ich zuhause bin kann ich auf die Daten auch via Laptop zugreifen.

Das iPad ist für mich weder Fleisch noch Fisch. Ich kann es nicht immer mitnehmen da es zu gross ist und einen Laptop kann es für mich auch nicht ersetzen. Daher ist das Thema für mich weniger interessant. Ich will ja nicht vom A5 Planer auf ein ähnlich grosses iPad wechseln.


Noch zwei Punkte:

1. Dieses Things habe ich schon mal gelesen. Wie ist es wenn ich dieses Programm aber wechselnd nutzen will:
Zuhause: Mac
Unterwegs: iPhone
in der Arbeit: PC
geht das dann auch irgendwie über Internet wie es eben bei iCal möglich ist?

2. Warum soll nun iCal schlechter sein als er Kalender von Google. Das habe ich nicht ganz verstanden.

Danke