Serienbrief Erstellung

kati11

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Ich bin neu in der Mac-Gemeinde und muss relativ viele Serienbriefe und in Zukunft auch Serien-Emails schreiben. Ich arbeite zur Zeit mit Word (MSO 2011) und verzweifle manchmal an den wesentlich geringeren Möglichkeiten im Vergleich zur Windows-Version. Dort habe ich allerdings zuletzt mit Office 2007 gearbeitet.
Ich denke ja, dass ich einfach noch nicht alle Funktionen gefunden habe, aber die Hilfefunktionen sind einfach unter aller Kanone und nicht wirklich hilfreich.
Gibt es irgendwo eine sinnvolle Unterstützung für Office 2011 vor allem zum Thema Seriendruck. Ich vermisse unter anderem die Möglichkeit einzelne Serienbriefempfänger aus der Empfängerliste auszuwählen, ohne einen Filter anzuwenden und empfinde die Verwendung der weiteren Platzhalter als komplizierter als im Win Word.

Eine Frage habe ich auch zum Excel für Mac. Wie kann ich in einer Zelle einen Zeilenumbruch an einer von mir bestimmten Stelle einstellen? Zellen formatieren >Ausrichtung>Zeilenumbruch ist mir bekannt. Allerdings verschiebt sich der Zeilenumbruch entsprechend der Spaltenbreite immer wieder. Manchmal braucht man es aber konkreter.

Ich bin dankbar für jede Hilfe. Bei "One to One" kennt am sich leider nicht so gut mit Office aus.
Danke
Katrin
 
Danke für den Tipp, den habe ich bereits genutzt bevor ich dieses Forum angeschrieben habe. Leider komme ich da auch nicht weiter.
Meine Datenquelle ist eine Exceldatei und kein Adressbuch oder sonstige Datenbank.
 
Hi Kati11, ich kann dich verstehen. Bei Office Arbeiten bin ich wieder zu Windows zurückgekehrt. Die Funktionen sind umfangreicher und Adobe Acrobat ist auch besser integriert. Ich glaube, dass das von MS so gewollt ist, leider.
 
Nana ... so riesenhaft unterschiedlich sind die beiden da nicht...

Um die Excel-Frage zu beantworten:Ctrl + Apfel + Enter

Einzelnen Serienbrief drucken: Serienbrief-Manager einblenden, zur gewünschten Adresse vorblättern und drucken. Wie das einfacher gehen soll ist mir ein Rätsel. Wenn man seine Daten kennt, kann man auch sagen "Drucken von Datensatz 28 bis 28".


 
Nana ... so riesenhaft unterschiedlich sind die beiden da nicht...[/COLOR]

Stimmt.

Unter Extras den Seriendruck-Manager öffnen, unter 2. Empfängerliste (Excel-Datei in deinem Fall) auswählen und dann den Platzhalter in das Dokument ziehen.
 

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Genau das war übrigens der 1. Treffer bei G..... sogar als Videobeitrag. ;)

@ kati11: Willkommen im Forum.
 
Auch von mir ein herzliches Willkommen im Forum. Ich selbst nutze LibreOffice 3.5 um Serienbriefe zu erstellen. Das Programm ist freie Software und hat ebenfalls einen Assistenten (Extras -> Serienbrief Assistent).
 
Vielen Dank für die nette Begrüßung und die Tipps.

LibreOffice habe ich gleich ausprobiert, bin aber noch nicht bis zur Selektion durchgedrungen. Ich taste mich heran.
Natürlich kann man im Word einzelne Datenbriefe drucken in dem ich mich bis zum jeweiligen Datensatz durchblicke, aber bei 100 und mehr Datensätzen ist das ziemlich ineffizient, wenn man vielleicht 20 Adressen aus der Liste benötigt.

Hat man bei Pages mehr Möglichkeiten zur Selektion? Habe das Programm noch nicht heruntergeladen.
 
Was verstehst Du unter "mehr Möglichkeiten zur Selektion"? Du kannst auch in Word die Daten filtern. Natürlich muss im Datenbestand dann ein Filterkriterium vorhanden sein.
 
Genau das ist das Thema: Manchmal gibt es kein Filterkriterium mit dem man sinnvoll filtern kann. Dann ist es nur der Kunde , A, C, X und was weiß ich noch, der eine bestimmte Info bekommt. In dem Fall konnte man zum Beispiel in Office 2007 in der Adressenliste die betreffenden Adressen einfach auswählen (mit anklicken) und daraus einen Serienbrief nur für diese Gruppe erstellen.
Mir fehlt einfach die Möglichkeit direkt auf die Adressliste zuzugreifen.
Es geht wohl, wenn ich die Daten in mein Adressbuch kopiere, und dieses als Datenquelle nutze, aber da ich das aus verschiedenen Gründen nicht tun will, ist das leider auch keine Lösung.:rolleyes:
 
wenn es ein office-rechner ist, dann sollten die kundendaten auch in deinem adressbuch sein.
wenn du dort auch noch gruppen erstellst ist das sehr hilfreich für dich.

hast du die kundenliste nur als excel-datei?
 
In dem Fall konnte man zum Beispiel in Office 2007 in der Adressenliste die betreffenden Adressen einfach auswählen (mit anklicken) und daraus einen Serienbrief nur für diese Gruppe erstellen.

In Office 2010 (Windows) ist das Auswählen einfacher, weil man die betreffenden Empfänger in der Excelliste aktivieren bzw. deaktivieren kann. Bei Office 2011 (Mac) wird die Excelliste nicht angezeigt. Es werden also alle Empfänger ausgewählt. Wie wäre es denn, wenn du die Excelliste vorher bearbeitest und dann verknüpfst?
 
Ich habe eine neu erstellte Kundenliste, die ich zur Zeit nur als ständig wachsende Exceldatei besitze und ich möchte mir damit nicht mein Adressbuch "zu müllen",da ich diese Kundendaten nicht ständig präsent haben muss und im Sinne der Datensicherheit auch nicht haben will.
In meinem früheren Windowsleben (auch arbeitstechnisch) habe ich sehr viel mit Serienbriefen arbeiten müssen und dürfen und bin deshalb jetzt etwas unzufrieden mit meinen jetzigen Möglichkeiten. Ich hoffe zwar, dass das Problem endlich ist, da sich mein neues CRM-System bereits im Aufbau befindet, aber das hilft halt im Moment nicht weiter. ;-(
 
Ich spreche nicht von deinem Adressbuch, sondern von der Excelliste. Die kann man bearbeiten und dann für die infrage kommenden Serienbriefe unter neuem Namen abspeichern. Das verändert ja die bestehende wachsende Excelliste nicht. Diese kann man dann für die Serienbrieferstellung benutzen und verknüpfen. Ich arbeite selbst mit beiden Systemen (Mac und Windows) und habe das ausprobiert. Es funktioniert auch mit Office 2011. Mit Windows es geht es etwas schneller, weil die Liste angezeigt wird, während man beim Mac die Empfänger erst sehen kann, wenn man in dem Feld unten auf ABC klickt und sich dann die Empfänger einzeln anzeigen lässt.
 
In Office 2010 (Windows) ist das Auswählen einfacher, weil man die betreffenden Empfänger in der Excelliste aktivieren bzw. deaktivieren kann. Bei Office 2011 (Mac) wird die Excelliste nicht angezeigt. Es werden also alle Empfänger ausgewählt. Wie wäre es denn, wenn du die Excelliste vorher bearbeitest und dann verknüpfst?

Dann verschiebe ich ja ständig meine Ordnung in der Liste, die ich für andere Funktionen verwende, ist also auch keine Lösung. Ich glaube ich werde erstmal einfach immer die einzelnen Datensätze heraussuchen und jeden Brief einzeln erstellen und hoffen, dass meine Datenbank bald fertig ist.:)
 
Ich spreche nicht von deinem Adressbuch, sondern von der Excelliste. Die kann man bearbeiten und dann für die infrage kommenden Serienbriefe unter neuem Namen abspeichern.

Vielen Dank, das funktioniert natürlich. Dann hat man allerdings auf die Dauer eine größere Anzahl von Exceldateien die zu verwalten/Löschen sind und muss aufpassen, dass man Informationen nicht verliert. (Da habe ich schlechte Erfahrungen gemacht.)

Ich hatte gehofft, es gibt eine einfachere Lösung.
Aber trotzdem Vielen Dank!!!
 
Wieso, die Excel-Dateien, in die du einen Teil der Adressen kopierst, um Serienbriefe an genau die ausgewählten Personen zu erstellen, kann man danach ja wieder löschen, da dort ja keine Adressen abgelegt sind, die du in deiner Haupt-Excel-Tabelle nicht ohnehin schon hast. Wenn man das konsequent verfolgt, sollte das keine weiteren Probleme machen. Neue Adressen/Kunden wandern in die Haupt-Excel-Datei, für die Serienbriefe, kopierst du die nötigen Daten aus der Haupt-Datei in eine neue, leere Excel-Datei. Diese benutzt du dann, um deine Serienbriefe zu erstellen. Sind diese erstellt, löschst du die eben erstellte Excel-Datei wieder. Datenverlust sollte da nicht auftreten.
 
es gibt wie von einigen beschrieben einfache lösungen, aber man muss einfachheit einfach auch erkennen können.
das problem sitzt in diesem fall wohl vor dem schirm
"zumüllen will ich nicht" aber vorübergehend wäre es hilfreich
interessant wäre für mich welches CRM einzug hält.
ich glaube der win-mac-wechsel war in diesem fall der schlechte weg, solange es auch kein umdenken im kopf gibt.
rigoros alles ablehnen und dann sagen, lieber alle einzeln zu machen ist schon sehr engstirnig.
 
Genau das ist das Thema: Manchmal gibt es kein Filterkriterium mit dem man sinnvoll filtern kann …
Mal übertrieben so formuliert: DANN ist es auch kein Serienbrief ;)

Das Serien- in 'Seriendruck' bezieht sich ja nicht nur auf den personalisierten Text des Briefes, sondern auch auf die Gemeinsamkeiten der Empfänger. Und alles was als für den Versand nötig werden könnende Gemeinsamkeit gebraucht werden könnte, gehört in die Datenquelle als vom Ersteller der Datenquelle festgelegte Felder, nach denen dann eine Gruppe gefiltert werden kann.

Fehlt sowas, ist die Datenquelle unvollständig.
Schön aber an einer Arbeitsmappe als Datenquelle ist ja, quasi beliebig neue Felder selbst erfinden und mit den benötigten Eigenschaften befüllen zu können.

Und da sind wir dann auch beim Ein- und Ausschalten von Datensätzen.
Du bist ja nicht daran gehindert, deine Datenquelle mit einem Feld EinAus zu versehen, das dann vor der Seriendruckverwendung mit einem X für alle beabsichtigten Empfänger befüllt wird; das nach Speichern der Änderungen mit dem Seriendruckhauptdokument verbunden würde (Punkt 2 im Seriendruck-Manager) und wo dann im Filter (Punkt 4) nach Feld EinAus und dem Wert X gesucht würde.

attachment.php


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Übrigens: Außer über den Seriendruck-Manager lassen sich einzelne Adressen – gedacht ist dann aber an eine Adressbuchanwendung – via Extras > Kontakte… oder via Extras > Brief-Assistent… auswählen.

Dass innerhalb einer Excel-Arbeitsmappe einzelne Datensätze bereits vorgefertigt per Klick aktiviert werden können, mag in MSO2007 oder 2010 neu sein; ich kenne es nur aus dem alten MS-Works, dort aber nur im Datenbankmodul, nicht bei der Tabellenkalkulation.
 

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