Richtige Archivierung von Dateien!?

[PATTE]

Spotlight macht organisieren überflüssig - Bitte Spotlight verstehen.

Es ist weiss Gott keine Zeitersparniss, wenn man jeden Tag mehrere Hundert Dateien einfach in einen Ordner schiebt und dann versucht nach einer Woche mit Spotlight 10 von den 700 rauszusuchen.

Meine Meinung:
Spotlight ist nur von Vorteil, wenn man eine einzige Datei haben will. Und selbst dann würde ich eine gewisse Ordnung (wie oben auf verschiedenste Weise beschrieben) bevorzugen.

 

[Margh]

Also wenn man Spotlight nutzt, um alle Dateien wiederzufinden, aber die Ordner sonst wie Kraut und Rüben aussehen, dann gleicht der Rechner ja einer Blackbox. Ist doch völlig normal, dass man sich Ordner selber strukturiert. Nur, weil es so intelligente Suchmechanismen gibt heißt das ja nicht, dass man nicht mehr selber organisieren darf/muss/soll/wasauchimmer.

Spotlight erleichtert einfach den schnelleren Zugriff.

 

[toto]

...und möchte dann jeweils in den verschiedenen Fächern die Dateien nach Alter sortieren.

Dann solltest du, wie du schon vermutest, das Datum im Dateinamen unterbringen. Für das sotieren über Dateinnamen dann natürlich am Anfang. Und zwar nach dem Muster "JahrMonatTag" und das am besten ohne weitere Sonderzeichen. Bei einer späteren Bearbeitung müsstest du dann natürlich den Dateinamen ändern.

Gruß Torsten

 

[Magicq99]

Datum in Dateinamen?
Bislang sehe ich im Finder immer (mindestens) das Änderungsdatum. Welchen Sinn hat es dann, in den Dateinamen das Datum noch einmal hinein zu schreiben?

Also ich schreibe auch oft das Datum in den Dateinamen. Wenn die Datei dann irgendwo auftaucht (z.B. in einer Spotlight Suche) kann ich das besser zuordnen.

Allerdings schreibe ich das Datum meistens nicht mit dem Tag, sondern je nach Dokument nur so genau wie nötig, also oft nur Monat und Jahr oder das Jahr alleine.

Meine Vertragskündigung bei O2 hat dann z.B. den Namen "O2 Kündigung - Mai 2004.doc". Wenn die dann irgendwo auftaucht kann ich das anhand des Namens besser zuordnen. Und da ich nicht jeden Tag meinen Vertag kündige, brauche ich auch nicht das exakte Datum. Im Grunde würde mir hier sogar nur das Jahr als Angabe genügen, der Monat als zusätzliche Angabe kann aber nicht schaden. Diese Datei liegt dann ganz einfach unter Dokumente/Archiv. In diesen Ordner schiebe ich immer alle Dateien sobald ich sie nicht mehr benötige, in diesem Fall also nachdem ich die Kündigung abgeschickt hatte. Bis dahin liegt die Datei entweder auf dem Desktop, oder im Ordner "Aktuell", der sich in meinem Benutzerverzeichnis befindet.

Im Ordner "Archiv" liegen die Dateien dann ohne Verzeichnisstruktur direkt drin, über Spotlight finde ich dann immer alles wieder wenn ich es mal benötige.

Darüber hinaus habe ich unter "Dokumente" noch einige Ordner, in die ich Dinge speichere die nicht von mir verfasst wurden, bzw. für andere verfasst habe. So habe ich z.B. einen Ordner "Artikel" in die ich beispielsweise Artikel aus dem Internet speichere die ich aufbewahren möchte. Oder wenn ich für einen Freund einen Brief verfasse, dann speichere ich den in einen Ordner mit seinem Namen.

Für Vorlesungsnotizen (oder Notizen generell) verwende ich keine einzelnen Dateien, sondern jeweils ein OmniOutliner Dokument für eine oder auch mehrere Vorlesungen. Innerhalb dieses Dokuments hab ich dann einzelne Einträge zu bestimmten Themen und einzelnen Vorlesungen, in denen dann auch das Datum steht. Ich bin überhaupt ein großer Fan von OmniOutliner und kann dieses Programm nur empfehlen.

So habe ich das zumindest gelöst und komme damit sehr gut zurecht.

 

[Tobfun]

...
Für Vorlesungsnotizen (oder Notizen generell) verwende ich keine einzelnen Dateien, sondern jeweils ein OmniOutliner Dokument für eine oder auch mehrere Vorlesungen. Innerhalb dieses Dokuments hab ich dann einzelne Einträge zu bestimmten Themen und einzelnen Vorlesungen, in denen dann auch das Datum steht. Ich bin überhaupt ein großer Fan von OmniOutliner und kann dieses Programm nur empfehlen.

So habe ich das zumindest gelöst und komme damit sehr gut zurecht.

Darauf habe ich dort schon verwiesen...

Wurde aber ignoriert, da scheinbar kein Interesse an so etwas besteht.

 

[Magicq99]

Ja, das hatte ich gesehen. Ich wollte nur erwähnen das ich OmniOutliner verwende und wie ich es verwende.

 

[monaco dave]

Gibt es für Omnioutliner eine Deutsche Bedienungsanleitung bzw Handbuch??
Ich kapier nämlich irgendwie nich so das Konzept dahinter und die Bedienung erschließt ich mir nicht aus der Oberfläche.
Vielleicht hat hier jemand Abhilfe!?

Besten Dank vorab!!

 

[Multrus]

YOJIMBO (http://www.barebones.com/products/yojimbo/) ist zwar noch nicht perfekt, aber ist für den Privatgebrauch ganz simpel und zweckmäßig!

Außerdem SPOTLIGHT besitzt doch eine Volltextsuche - oder?

 

[Mirko D. Walter]

Darüber kann man eine Diplomarbeit schreiben.

Am einfachsten ist es meiner Einschätzung nach erst mal grob nach "geschäftlich" und "privat" zu ordnen. Darin dann im Grunde genommen jeweils gleiche Kategorien. Ein Aktenplan kann da recht hilfreich sein, den kann man sich aufbauen, in dem man erst mal notiert, welche Art Unterlagen man hat und ggs. erwartet. Dann gruppiert man die sinnvoll zusammen (z.B. "Eingehende Rechnungen", "Ausgehende Rechnungen", "Korrespondenz mit Finanzamt" in "Finanzen/Buchhaltung", hier ggs. noch nach Jahren untergliedert) und erhält so nach und nach ein hierarchisches System.
Genau so hab ich das vor mehreren Jahren gemacht, als ich nach ELOOffice (DMS) umgestiegen bin. Setze ich nicht mehr ein, hab aber die Ordnung so beibehalten und finde mich damit ziemlich gut zurecht.

Für Projekte habe ich eine eigene Hierarchie aufgebaut nach Thema. Projekte sind bei mir "Eigenentwicklungen" und Themen, an denen ich gerade arbeite. Wenn Dokumente in die andere Hierarchie gehören (z.B. Rechnungen) pack ich die nie in die Projekte - nur ein Alias auf den passenden Ordner.

Für Informationstexte (also irgenwelche PDFs z.B., die ich interessant fand) hab ich wieder eine eigene Hierarchie. Die liegt momentan in DEVONthink - könnte aber genau so 1:1 auch in Verzeichnissen liegen (da kommt die nämlich her). Hier total banal nach Thema und Unterthema (z.B. "Computer", "Mac" oder "Entwicklung", "Windows", ".NET").

Einziges offene Problem sind die Dateinamen. Aus uralter Zeit hab ich mir angewöhnt meinen Dokumenten das Datum mitzugeben und davon komm ich nicht los. Außerdem sind meine Titel tendenziell _lang_.
Und richtig übel finde ich die Trennung zwischen Bookmarks und Dateien. Hier sollte devonTHINK theoretisch auch lösen - aber ich find die Integration in Safari noch etwas mäßig gut.

Aber es geht auch anders. Hatte mal nen Kumpel, der hat seine Entwicklungsprojekte mit so Ordnern wie "gjgjlssdgsg" bezeichnet. Die Sourcen ebenfalls in etwa so. Und er hats überblickt.

 

[StDt]

UP.

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Genau so hab ich das vor mehreren Jahren gemacht, als ich nach ELOOffice (DMS) umgestiegen bin. Setze ich nicht mehr ein, hab aber die Ordnung so beibehalten und finde mich damit ziemlich gut zurecht.
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Gibt es ein empfehlenswertes Programm für MacOSX 10.5, das genau das macht, was auch ELOoffice kann?

Also hauptsächlich Paperless Office, wobei mir das integrierte Einscannen und Archivieren wichtig wäre.