Rechnung per eMail

[wike63]

Ich habe mal im §14 UStG nachgesehen. Es ist richtig, dass eine Rechnung nicht unterschrieben sein muss. Dies ist bei uns eine "persönliche Note". Ich habe mal in den Rechnungen geblättert, die ich so bekommen habe. Ein Teil ist förmlich, ohne Unterschrift und s/w, wonach ein eigener Ausdruck vom Original nicht zu unterscheiden wäre. Andere machen es wie ich, sie unterschreiben mit Namen oder setzen einen Firmenstempel darunter. Der Deutsche Wetterdienst schreibt z.B. darunter, die Rechnung sei maschinell erstellt und ohne Unterschrift gültig. Die Stadt macht dies im Übrigen genauso. Die meisten Rechnungen, z.B. Conrad, enden mit dem Satz "zahlbar rein netto innerhalb der nächsten 10 Tage" ;-)

Also bedarf eine Rechnung, unter Beachtung des §14 UStG, kein Merkmal, dass diese als Original auszeichnen würde. Im Gegenteil, in §1 steht:
(1) ... Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg zu übermitteln.

Die Einschränkung bei der Übermittlung auf elektronischem Weg besteht nach Nummer 3 darin, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein muss. Dies kann die elektronische Signatur sein, es kann aber auch ein Verfahren sein, dass eben diese Echtheit nachweisen kann (3.2).

Das kann ich einmal mittels eines FAX gewährleisten, sofern ich tatsächliche Stand-Alone-Fax-Geräte nutze und den Sendebericht aufhebe.

Ich kann aber auch die Mail (das pdf-Dokument) verschlüsseln und dem Empfänger den Entschlüsselungscode in anderer Form mitteilen. Dann eine Empfangsbestätigung senden lassen und die Vorgaben des UStG sind aus meiner Sicht erfüllt.

 

[Nickless]

Seit dieser Aufbewahrungspflicht einer Rechnung für den Kunden, bzw. der Pflicht einer Zertifizierung durch den Rechnungssteller, schicke ich Rechnungen wieder per Post raus. War für mich persönlich der einfachste Weg, denn so muss ich mich mit dem Thema nicht weiter auseinandersetzen …

 

[pipe]

Ob es in der Praxis wirklich so hart ist wie im Gesetz steht kann ich nicht sagen, aber der Onlineanbieter Collmex gibt seinen Kunden recht gute Tipps auf seiner Web-Seite:

http://www.collmex.de/elektronische_rechnung_per_email.html

 

[MacEnroe]

So eine Signatur ist mal wieder typisch Deutschland.
Unnötige komplizierte Bürokratie ohne Ende.

Ich habe für mich beschlossen diesen Quatsch einfach zu ignorieren. Ich verschicke meine Rechnungen ganz normal per E-Eail an meine Kunden. Und bekomme auch Rechnungen(teilweise auch von großen Firmen ohne Signatur) per E-Mail die ich ausdrucke und abhefte. Und wenn der Steuerprüfer kommen sollte behaupte ich, ich habe alles per Post bekommen. Viel Spaß dabei das Gegenteil zu beweisen.

Genauso mache ich es auch. Und der Steuerprüfer wird auch nicht
bei jeder Rechnung nachfragen, wer die ausgedruckt hat... ist doch
am Ende egal.

Mal was anderes. Muss ich eigentlich die Orginale meiner Rechnungen vorhalten. Oder genügt eine Kopie? Oder kann ich Sie auch einscannen und Digital vorhalten?

Gruß Jens

Du kannst die natürlich bei Bedarf "Nachdrucken". Ich hefte aber immer
eine Kopie bei mir ein. Brauche ich ja für das Finanzamt dann sowieso.

 

[yens]

Welcher Rechnungen meinst Du yens? Die, die an Dich gestellt werden?

2nd

Ja genau die.

Gruß Jens

 

[Sterling]

Wenn der Kunde einwilligt, geht es auch ohne Rechnung.

Na, na, na, MacEnroe! Finanzamt liest mit! Ich hoffe, Du meinst damit etwas anderes, als Du geschrieben hast! Oder war das Unterbewusstsein in diesem Fall schneller als die Wortfindung? Solche Sätze können böse enden.

Was das Thema betrifft:
Unser Studio legt großen Wert auf Tradition und deshalb senden wir Rechnungen grundsätzlich per Postweg. Eine Rechnung als PDF-Dokument und per E-Mail-Anhang zu versenden, hat den Nachteil, dass Kunde X behaupten kann, diese nicht erhalten zu haben. Technische Gründe sind vielseitig und allein die Absendung laut Protokoll hat keinen Bestand im Sinne einer ordentlichen Zustellung, falls Kunde X sich strikt weigern sollte, der Zahlungsaufforderung Folge zu leisten. Der Kunde ist nämlich nicht dazu verpflichtet, regelmäßig seinen elektronischen Briefkasten abzurufen und selbst wenn er den Eingang bestätigen sollte, zwingt ihn niemand, das Dokument einzusehen! Unternehmen, die gerne angeben, ihre Server wären abgestützt (kommt ja sogar regelmäßig bei der Telekom vor), bringen das Rechnungswesen zum Erliegen und am Ende wartet man länger auf die Begleichung einer Rechnung, als bei der guten alten Briefzustellung. Was Provider ihren Kunden senden, hat damit nichts zu tun, denn wir haben keine Einzugsermächtigung für die Konten unserer Kunden – wäre aber schön!

Wünsche Euch ein schönes Wochenende, den Rest machen die Praktikanten.

- Sterling

 

[Gerks82]

An Privatpersonen können nicht-signierte Rechnungen geschickt werden.

An Unternehmen sollten diese im Idealfall signiert sein, damit sie vom Kunden nicht beanstandet werden kann (was i.d.R. aber eh nicht der Fall ist da zuwenig Durchblick). Selbst ist man dann, meiner Meinung nach, dann aus dem Schneider. Der Empfänger muss die digitale Rechnung aber mit einem Zeitstempel versehen und entsprechend archivieren. Sonst ist die Rechnung ungültig und er muss für die 19% die er abgezogen hat Zinsen bezahlen bis zur Vorlage einer gültigen Rechnung. Also wenn er "erwischt" wird.

Es ist also nicht getan wenn eine Seite die Rechnung signiert. Die andere Seite muss auch mitspielen bzw. einem selbst kann es egal sein. Nur hat der Kunde u.U. dann den ganzen Ärger.

Grundsätzlich bin ich aber der Meinung - druckt ein Kunde sich die Rechnung aus kann keiner mehr so richtig nachvollziehen wo die herkam. Ist "nicht legal" aber muss ja der Kunde wissen - er kann die Rechnung ja auch beanstanden und bekommt dann eine per Post.

Interessieren würde es mich mal wie der Staat was signiert und digital archiviert, etc.

Um auf das Thema zurückzukommen: mit g*Sales (http://www.gsales.de) kann man Rechnungen schreiben und auch mit dem Signaturportal (http://www.signaturportal.de) verknüpfen, so dass signierte Rechnungen die Empfänger erreichen.

Grüsse
Göks